Bilaga 3 Faktureringsrutiner Dnr: /

Transkript

1 Bilaga 3 Faktureringsrutiner stockholm.se Utbildningsförvaltningen Avdelningen för utveckling och samordning Hantverkargatan 2F Stockholm Växel

2 Innehåll 1 Inledning 3 2 Fakturering Innehåll i faktura Adresseringsmöjligheter Referenser Automatisk fakturamatchning 6 2 (6) Upphandling av stöd- och utbildningstjänster kring digitalisering för stadens pedagogiska verksamheter

3 1 Inledning Ansvaret för att göra merparten av Stadens avrop ligger decentraliserat hos Stadens förvaltningar. Vissa av Stadens förvaltningar har valt att samordna sina avrop, medan andra har avropsansvaret nära verksamheten. Staden har en decentraliserad fakturahantering där de olika verksamheterna ansvarar för sin egen fakturahantering. Vid tilldelning av detta Avtal kommer all fakturahantering att ske i Stadens gemensamma ekonomisystem, Agresso. Stadens faktureringsrutin ska främja god internkontroll, effektiva administrativa processer samt möjlighet till transparent uppföljning av gjorda avrop och kostnader. I takt med att Stadens ekonomisystem och inköpsverktyg utvecklas är det viktigt att Leverantörens faktureringsrutin anpassas till denna utveckling. 2 Fakturering All fakturering ska ske via det formatet som definieras av Staden. Leverantören är införstådd med att formatet för fakturering kan komma att förändras under Avtalstiden. Staden ser företrädesvis att elektroniska fakturor används. Staden i dagsläget tar emot fakturor via formatet Svefaktura enligt SFTI standard. Instruktioner för hur Leverantören ansluter sig till e-faktura samt en uppdaterad version av kraven kopplade till elektronisk fakturering, se avsnitt 2.2 Adresseringsmöjligheter samt 2.3 Referenser i denna bilaga. Alla kostnader ska faktureras på ett sådant sätt att det underlättar Stadens administrativa processer. Huvudregeln är att all väsentlig information ska finnas på fakturan. Informationen ska vara lätt och tydlig att förstå. Leverantören ska, om Staden önskar, skicka bilaga till Svefaktura enligt SFTI-standard, det vill säga SFTI- ObjectEnvelope. Bilagan ska syfta till att underlätta för Stadens fakturahanteringsprocess. En mer teknisk beskrivning över de olika fälten i Svefakturan, utifrån Stadens krav, förmedlas i samband med att Leverantören ansluter sig till Svefaktura. Fakturering ska ske månadsvis i efterskott och efter det att Tjänsterna som omfattas av fakturan fullgjorts. Betalningstiden ska vara trettio (30) dagar från fakturadatum. Faktureringsavgifter eller Upphandling av stöd- och utbildningstjänster kring digitalisering för stadens pedagogiska verksamheter 3 (6)

4 liknande påslag ska inte utgå. Villkor som anges i faktura, men som inte omfattas av avtalade villkor är inte bindande för Staden. Vid försenad betalning har Leverantören rätt att debitera dröjsmålsränta enligt räntelagen (1975:635). Betalningspåminnelser ska skickas digitalt, om Staden önskar. Betalningspåminnelser ska skickas till aktuell verksamhets angivna e-postadress. Fordran som inte ställts till Staden senast sex (6) månader efter utförd leverans ska anses förfallen. All justering av faktureringsrutiner ska vara kostnadsfri under hela Avtalstiden. 2.1 Innehåll i faktura En faktura ställd till Staden ska innehålla: Avtal (Vid Svefaktura anges detta i attributet CT för element AdditionalDocumentReference) fakturadatum unikt fakturanummer förvaltningsnummer KST Tjänst Tjänstebeskrivning datum när Tjänsten levererades verksamhetens namn och fakturaadress beställarens namn GLN-kod till aktuell förvaltning (förmedlas i samband med att Leverantören ansluter sig till e-faktura) referens (Se mer information om referens under nedan rubrik 2.3 Referens ) Leverantörens namn och adress Leverantörens säte (kan utelämnas om postorten i Leverantörens adress är densamma som Leverantörens säte) Leverantörens organisationsnummer Leverantörens momsregistreringsnummer uppgift om Leverantörens F-skattebevis pris betalningsvillkor, förfallodatum bank- och eller plusgiro belopp (nettobelopp, momsbelopp samt bruttobelopp) valuta momssats 4 (6) Upphandling av stöd- och utbildningstjänster kring digitalisering för stadens pedagogiska verksamheter

5 vid befrielse från moms ska hänvisning till relevant bestämmelse i momslag, momsdirektiv eller annan uppgift om att omsättningen är skattebefriad anges vid eventuell räntefakturering ska fakturanummer för ursprungsfakturan finnas angiven vid eventuell kreditfaktura ska fakturanummer för ursprungsfakturan finnas angiven (vid hänvisning till fler debetfakturor är det ok med hänvisning till fakturerad period för aktuella debetfakturor) förslag på kontonummer, om tillämpbart diarienummer och Dokid, om angett vid avrop Alla belopp ska avrundas till två decimaler. Staden ska kunna definiera strukturen på informationen ovan. Exempel på en sådan definition är om det ska vara obligatoriskt med diarienummer för samtliga Tjänster eller enbart vissa. 2.2 Adresseringsmöjligheter Det finns två olika möjligheter för Leverantörer att adressera elektroniska fakturor till Staden. Leverantören väljer vilket av nedan alternativ de vill använda: Alternativ 1: Fakturan adresseras direkt till respektive förvaltning, via aktuell GLN-kod för respektive förvaltning. Alternativ 2: Adress används för att adressera en grupp av förvaltningar, det vill säga en e-fakturaadress används för att kuvertera fakturan till flera förvaltningar, som en grupp. Oavsett alternativ är det alltid förvaltningens GLN-kod som används som köparens identitet i fakturan Adressering utan kuvert (Alternativ 1) Varje förvaltning inom Staden har en unik GLN-kod för adressering av e-fakturor. Denna adress anges i den elektroniska fakturan för att kunna dirigera fakturan mellan e-fakturaväxlar och till aktuell förvaltning. Leverantören ska därav meddela sin e-fakturaväxel respektive förvaltnings e-fakturaadress (GLN-kod). Observera att för alternativ 1 används inte Stadens organisationsnummer som adress på fakturan Adressering med kuvert (Alternativ 2) Om Leverantörens ekonomisystem stödjer adressering av elektroniska fakturor med kuvert där identiteten i fakturan kan skilja sig från den i kuvertet är detta alternativ att föredra. Fördelen med Upphandling av stöd- och utbildningstjänster kring digitalisering för stadens pedagogiska verksamheter 5 (6)

6 alternativ två är att Leverantörens e-fakturaväxel endast behöver känna till ett färre antal identiteter för Staden, därmed förenklas konfigurationsarbete. Observera att detta enbart gäller e- fakturaväxeln, beställarens identitet ska alltid identifieras med en GLN-kod. Exempel på kuvert som Stadens e-fakturaväxel kan ta emot är: SBDH och SOAP i Svefakturan Om alternativ 2 adressering med hjälp av kuvert används ska organisationsnumret användas som mottagarens identitet i kuvertet. Stadens e-fakturaväxel har operatörsadress TIETOSE. 2.3 Referenser Beställarreferens används för att distribuera fakturan till korrekt mottagare i Stadens ekonomisystem. Referensen ska alltid uppges av beställaren i samband med avrop. Saknas aktuell referens finns det risk att fakturan betalas efter förfallodatum då det är omständligt att identifiera aktuell mottagare. Leverantören ska i sådant fall inte ha rätt att kräva dröjsmålsränta eller göra gällande någon som helst annan påföljd som en följd av att faktura betalas efter förfallodatum på grund av att referens saknas. Beställarreferens (beställarens referens, eller andra variabler som exempelvis kundnummer, kontraktsnummer, objektnummer etcetera) omfattande maximalt tjugofem (25) positioner och Alfanumeriskt (inte punkt (.), kommatecken (,), bindestreck (-) etcetera). 2.4 Automatisk fakturamatchning Leverantören ska åta sig att inom tre månader efter att Staden begärt, kunna ta emot avrop via pdf-format samt skicka fakturor på sådant sätt att Staden kan identifiera dessa som inköpsfakturor för att möjliggöra automatisk fakturamatchning i enlighet med krav ställda för e-handel. 6 (6) Upphandling av stöd- och utbildningstjänster kring digitalisering för stadens pedagogiska verksamheter