DNR: Kontorsstöd som molntjänst 2012 Version Avropsförfrågan. Kontorsstöd som molntjänst Support

Transkript

1 Avropsförfrågan Support 1

2 1 Avropande organisation Malmö stad Grundskoleförvaltningen Mats Johnsson Rönnbladsgatan 1 B Malmö Kontaktperson Mats Johnsson mats.johnsson@malmo.se Fredrik Selarp fredrik.selarp@malmo.se Ramavtalsområde Kammarkollegiets upphandling:, ärendenummer Kontraktets giltighetstid Ursprunglig giltighetstid Beskrivning av myndigheten Myndigheten är ansvarig för de elevadministrativa, administrativa och pedagogiska systemen i grundskoleförvaltningen. Myndigheten önskar utveckla den pedagogiska lärmiljön för att möta brukaren dvs. personal och elever på ett mer ändamålsenligt sätt. Genom att integrera de olika systemen finns möjligheten att utveckla dagens parallella processer till synkroniserade processer med ett gränssnitt för brukaren. Myndigheten arbetar idag med Google som lärplattform. Målsättningen med avropet är att avropa support för systemhandläggarna inom Google Apps for education och de integrationer som finns idag för att kunna möta behoven för samtliga användare (ca ). 5 Beskrivning av nuvarande IT-miljö I den nuvarande IT-Miljön finns ett antal system. Extense (IST) är grundsystemet för den elevadministrativa hanteringen för grundskolan och gymnasieskolan, till detta är kopplat Hypernetlösningar för vuxenutbildning, kulturskola och förskola. Grundskola och gymnasieskola arbetar med Nova schem som schemaprogram. I grundskolan arbetar man med omdömesstrukturen och frånvarosystemet i Skola 24, i gymnasieskolan arbetar man med Dexter(IST) angående frånvaro och omdöme. Grundskolan och gymnasieskolan arbetar med GoogleApps for education som lärplattform. Användarkonto genereras från det elevadministrativa systemet Extens. 6 Behov och volymer Myndigheten har redan ett avtal med Google Apps for education. Myndigheten önskar att utveckla miljön och möta den utveckling som behövs och för detta kan extern support behövas. Avropet gäller totalt köp av supporttjänst för :- sek exkl mervärdesskatt. 2

3 7 Kravspecifikationen Leverantören skall vara Google Partner eller ha genomfört minst tre integrationsprojekt mellan Google Apps och verksamhetssystem i offentlig sektor. Dokumentation ska vid förfrågan tillhandahållas. Redogör för ovan efterfrågade uppgifter i fritextfältet och bifoga eventuella intyg/dokument (Fritextsvar) Leverantören ska vara klassad i nivå 3 utefter Kammarskollegiets kompetensnivåmodell Allt supportmaterial som tas fram vid förfrågan ska tillfalla Malmö stad, grundskoleförvaltningen 7.1 Dokumentation och hjälpfunktioner Leverantören ska, utifrån de arbeten som genomförs, tillhandahålla dokumentation om så krävs av Malmö stad 7.2 Genomförande Leverantören ska lämna support med timtaxa uppdelad på 15 min intervall det vill säga att timpriset delas upp i fyra delar. Leverantören fakturerar i efterhand per påbörjad 15 min intervall utifrån. Då avropets debiterbara summa är debiterad avslutas kontraktet eller avslutas senast Redogör för ovan efterfrågade uppgifter i fritextfältet och bifoga eventuella intyg/dokument (Fritextsvar) 7.3 Leverans Leverantören ska vara nåbar för support under kontorstid under arbetsveckan måndag till fredag. 3

4 7.4 Leveranskontroll Leveranskontroll sker vid avstämning mellan leverantör och Malmö stad månadsvis. Avstämningen ska inte debiteras Malmö stad, avstämningen genomförs med i avropet angiven kontaktperson för leverantören och i avropet angiven kontaktperson för Malmö stad. 8 Faktureringsvillkor och rutiner Malmö stads faktureringsrutiner ska följas. Faktureras månadsvis i efterskott 30 dagar netto alternativt att projektet faktureras i helhet i efterskott 30 dagar netto Betalning och fakturering Betalning 30 dagar netto. Betalning sker enbart för utförd leverans av beställd tjänst. Samtliga fakturor ska vara elektroniska. Se villkor avseende elektroniska fakturor. Leverantören skickar en månatlig faktura med den samlade debiteringen för föregående månad. För övrigt gäller att: Mervärdesskatt ska redovisas separat. Fakturerings-, expeditions- eller påminnelseavgifter får ej förekomma. Fakturan ska innehålla uppgift om beställarens namn, kundnummer, referensperson, mottgaradress, etc. Fakturan ska innehålla uppgift om leverantörens plus-/bankgiro nummer, organisationsnummer, innehav av F-skattebevis samt namn, adress och telefonnummer. Fakturan ska innehålla specifikation, ersättningskostnad, specificerad moms etc. Felaktig faktura ska krediteras. Faktureringsrutiner kan komma att förändras. Faktura ska ställas till respektive avropares förvaltnings eller enhets fakturaadress. Dröjsmålsränta utgår enligt Räntelag (1975:635). Elektroniska fakturor Beställaren kräver elektronisk fakturering baserat på de standarder, Svefaktura eller SFTI Fulltextfaktura, som tagits fram genom SFTI (Single Face to Industry). Alla fakturor ska ställas till en gemensam faktureringsadress enligt exempel nedan. Fakturorna ska även innehålla, av beställaren, angiven referens. Förvaltningskod och förvaltningsnamn Scanningenheten 4

5 Enhetens namn Malmö 9 Språk Avropssvaret ska vara på svenska. Svenska språket ska tillämpas i tal och skrift i alla avseenden som rör detta avrop och påföljande avtalsperiod. Avtalade konsulter skall kunna kommunicera i skrift och tal på svenska och engelska i ev. kommunikation med aktuella systemleverantörer. 10 Pris och prismodell Pris ska anges i SEK exklusive mervärdesskatt per påbörjad 15 min intervall samt redovisas i pris per timme. Pris ska omfatta samtliga kostnader förenade med uppdraget enligt villkoren i denna avropsförfrågan. Redogör för ovan efterfrågade uppgifter i fritextfältet och bifoga eventuella intyg/dokument (Fritextsvar) 11 Dokument Kravspecifikation enligt punkt 7 i avropet Kontraktsutkast bifogas i samband med tilldelningsbeslut Personuppgiftsbiträdesavtal bifogas i samband med tilldelningsbeslut 12 Krav på redovisning i avropssvaret För varje avsnitt finns ett antal krav, och vid tilldelningsgrund ekonomisk mest fördelaktiga även kriterier, samt frågor om specifika beskrivningar. Krav är obligatoriska och måste vara uppfyllda, medan kriterier (börkrav) endast är önskemål som medför ett mervärde för beställaren och som anbudsgivaren premieras för i utvärderingsfasen. Beskrivningar och redogörelser är en viktig del av anbudsgivningen. Därav ska svar med beskrivning och redogörelse vara tydliga och uttömmande. 5

6 För varje krav, kriterium eller fråga finns utrymme för förtydligande/beskrivning i ett kommentars-/fritextfält där anbudsgivaren lämnar information när så efterfrågas. Likaså kan kommentarsfältet användas för förtydligande beskrivning. Samtliga kostnader som förknippas med de krav och kriterium, som anbudsgivaren uppger att den uppfyller, ska inkluderas i det offererade anbudspriset. Leverantörerna ska redovisa i avropssvaret enligt ovan angivna kriterier Leverantören ska svara mot de punkter som finns i avropsförfrågan. DNR: Tidpunkter och frågor All information och kommunikation i samband med denna upphandling hanteras och besvaras skriftligt via till mats.johnsson@malmo.se samt till fredrik.selarp@malmo.se samt brevledes till: Malmö stad, Grundskoleförvaltningen Fredrik Selarp Rönnbladsgatan 1 B Malmö. Frågor avseende avropsförfrågan ställs, via , till mats.johnsson@malmo.se samt till fredrik.selarp@malmo.se senast Frågor som inkommer efter den kommer inte att besvaras. Svar på frågeställningar (avidentifierade) skickas, via , till samtliga som hämtat ut handlingarna. Endast skriftliga svar är bindande för beställaren. Frågor, från beställaren, riktade till anbudsgivare under anbudsutvärderingen, ställs och besvaras skriftligt via Sista anbudsdag Anbudet ska vara upphandlande myndighet tillhanda senast : Helt eller delat anbud Anbud ska inlämnas på hela uppdraget. En (1) leverantör kommer att antas. Bilagor eller information med villkor för utförandet som finns i anbudet, men som beställaren inte har efterfrågat eller som inte motsvarar kravställningen, accepteras inte som en del av det antagna anbudet. 16 Muntlig presentation Leverantören ska på begäran av beställaren muntligen presentera sitt anbud. Presentationen avser att förtydliga eventuella frågeställningar och ska inte betraktas som förhandling

7 17 Avropssvarens giltighetstid Avropssvarets giltighetstid är sex månader efter avropssvarets senaste datum. 18 Utvärdering av svar Den anbudsgivare som uppfyller samtliga krav och har lämnat lägsta pris i anbudet kommer att tilldelas kontrakt. 19 Förutsättning för tecknande av kontrakt För att avropet ska vara förenligt med Personuppgiftslagen (1998:204) måste ett personuppgiftsbiträdesavtal tecknas med Ramavtalsleverantören. 20 Kontaktuppgifter Leverantören ska ange de kontaktuppgifter som efterfrågas nedan. Leverantör accepterar att kontakt under upphandlingen sker med den person som vid inlämnande av anbud anges. 1. Vem från ert företag ska vara inskriven som kontaktperson i avtalet? Uppge namn, telefon- och mobilnummer, e-postadress och postadress. (Fritextsvar) 2. Vilka kontaktuppgifter kommer att gälla för avrop underavtalstiden? (Fritextsvar) 21 Offentlighet och sekretess Absolut sekretess enligt 19 kap. 3 andra stycket offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) gäller till dess att tilldelningsbeslut har fattats i upphandlingen. För tid därefter kan delar av anbud omfattas av sekretess enligt andra bestämmelser i offentlighets- och sekretesslagen. Huvudregeln är dock att alla handlingar blir offentliga efter fattat tilldelningsbeslut. Anbudsgivare som begär att delar av anbudet ska omfattas av sekretess, anmodas ange vilka delar som avses samt skälen till varför sekretess ska gälla för de delarna. Beställaren gör sedan en självständig sekretessprövning utifrån 19 kap. 3 och 31 kap offentlighets- och sekretesslagen och kan inte garantera att anbudsgivarens angivna delar blir sekretessbelagda uppgifter. Begär anbudsgivare inte sekretess kan anbudshandlingar lämnas ut i sin helhet. Ange vilka uppgifter som bör sekretessbeläggas och skälen till denna begäran samt information om vilken skada anbudsgivaren kan drabbas av om uppgifterna röjs. 7

8 (Fritextsvar) 22 Underskrift av behörig företrädare Leverantören ska till anbudet bifoga ett undertecknande av behörig företrädare för leverantören. Se "Bilaga Anbudsbrev". 23 Anbudsutvärdering 23.1 Grund för tilldelning av kontrakt Tilldelningsgrund är lägsta pris Utvärderingsmodell Prövning av anbuden kommer att ske av alla krav som är ställda i förfrågningsunderlaget. 24 Meddelande om beslut att tilldela kontrakt När beslut om antagen leverantör fattats underrättas samtliga anbudsgivare om beslutet via e-post. Det är av stor vikt att angiven e-postadress är korrekt och hänvisar till behörig kontaktperson, eftersom samtlig korrespondens skickas till angiven e-post. Tilldelningsbeslut utgör ingen accept. Civilrättsligt bindande avtal föreligger när ett upphandlingskontrakt, i två exemplar, har undertecknats av avtalsparterna. Avtalsspärr infaller med 10 dagar efter att tilldelningsbeslut har meddelats. 8