Så sänder ni elektroniska fakturor till Lantmännen

Transkript

1 Informationspaket för leverantörer Så sänder ni elektroniska fakturor till Lantmännen Basware Corporation Copyright Basware Corporation All rights reserved

2 2 (6) Bästa leverantör till Lantmännen, Lantmännen har nu möjlighet att ta emot e-fakturor via Basware. Följ instruktionerna nedan för att börja fakturera Lantmännen elektroniskt. Elektroniska fakturor innebär både miljö- och kostnadsbesparingar för alla inblandade. För att skicka e-fakturor behöver ni ha ett avtal med en e-fakturaoperatör. Om ni för närvarande inte har möjlighet att skicka e- fakturor och ni väljer en annan operatör än Basware är det viktigt att ni säkerställer att denna operatör har ett samtrafikavtal med Basware. Gör så här: STEG 1. Kontakta er e-fakturaoperatör Lämna detta dokument till er e-fakturaoperatör och meddela att ni kommer att börja skicka e-fakturor till Lantmännen via Basware. Säkerställ att de har ett samtrafikavtal med Basware. STEG 2. Skapa en testfaktura Generera en testfaktura i enlighet med nedan beskrivna innehållskrav (punkt 1.5) samt Lantmännens krav på Referens samt Inköpsordernummer (punkt 1.6 och 1.7). STEG 3. Sänd testfakturan Kontrollera med er operatör att de routar testfakturan till Lantmännens testbolag. Se nedan! OBS! Lantmännen har en specifik e-fakturaadress för testfakturor: Bolag Org.nr GLN Lantmännen TEST av E-faktura Gäller alla bolag OBS! Meddela Lantmännen på e-invoice@lantmannen.com innan ni sänder testfakturan! STEG 4. Feedback av kunden Lantmännen granskar testfakturan. Om fakturan uppfyller Lantmännens krav på innehåll ges klartecken att sända skarpa fakturor. Om fakturan inte uppfyller dessa krav blir ni ombedda att korrigera fakturan och vid behov upprepa steg 2 och 3. STEG 5. Börja sända e-fakturor Vänligen kontakta Lantmännen på e-invoice@lantmannen.com då ni sänt den första skarpa fakturan, så verifieras det att den har kommit fram och att den innehåller rätt information. Med vänlig hälsning Lantmännen

3 3 (6) SPECIFIK INFORMATION BETRÄFFANDE LANTMÄNNEN SOM MOTTAGARE AV E-FAKTURA 1.1 Fakturatyper Lantmännen önskar att erhålla debetfakturor, kreditfakturor samt eventuella räntefakturor elektroniskt. För att förenkla fakturahanteringen föredrar Lantmännen en faktura per order framför samlingsfakturor. 1.2 Format Basware kan hantera alla standardformat för e-faktura. Godkänt format styrs genom samtrafikavtalet mellan er e- fakturaoperatör och Basware. 1.3 Fakturabild Fakturabilder som bifogas e-fakturan skall vara i PDF format. Om fakturabild inte är bifogad eller är i annat format än PDF genereras en fakturabild i systemet, vilken nödvändigtvis inte innehåller alla uppgifter som ni vill förmedla. 1.4 Bilaga Bilagor som bifogas fakturan skall vara i PDF format. 1.5 Fakturainformation Vänligen se till att följande information finns tillgängligt på era e-fakturor till Lantmännen. Det mesta av denna information krävs enligt lag, medan övrig information är viktig för att möjliggöra automatisk fakturahantering för Lantmännen. Vänligen notera att fakturor som inte innehåller obligatorisk (x markerade) fakturainformation kommer att avvisas. = Obligatoriskt () = Ej obligatoriskt men av vikt för automatisering av fakturaprocessen. Fakturafält Beskrivning Svefaktura mappning Leverantörens e-fakturaadress Ex. GLN kod () Invoice/SellerParty/Party/ Leverantörens namn SellerParty/Party/PartyName/Name Leverantörens postbox SellerParty/Party/Address/Postbox Leverantörens gatuadress Om ej postbox finns inkludera gatuadress SellerParty/Party/Address/StreetName Leverantörens postnr SellerParty/Party/Address/PostalZone Leverantörens stad SellerParty/Party/Address/CityName Leverantörens org.nr. eller VAT nr. SellerParty/Party/PartyTaxScheme/ CompanyID Leverantörens bankuppgifter Bankgiro, Plusgiro eller kontonummer Invoice/PaymentMeans/ PayeeFinancialAccount/ID Leverantörens IBAN nummer IBAN eller BBAN Invoice/PaymentMeans/ PayeeFinancialAccount/ID Leverantörens SWIFT kod /Invoice/PaymentMeans/ PayeeFinancialAccount/ FinancialInstitutionBranch/FinancialInstitution/ID Vår referens () SellerParty/AccountsContact/Name Mottagarens e-faktura adress En av de adresser som är listade i e-faktura adresslistan för bolag inom Lantmännen (GLN) Mottagarens namn BuyerParty/Party/PartyName/Name Fakturanummer /Invoice/ID Fakturadatum /Invoice/IssueDate

4 4 (6) Förfallodatum /Invoice/PaymentMeans/ DuePaymentDate Bruttobelopp /Invoice/LegalTotal/ TaxInclusiveTotalAmount Nettobelopp /Invoice/LegalTotal/ TaxExclusiveTotalAmount Momsbelopp Undantag vid omvänd skattskyldighet och momsfri försäljning /Invoice/TaxTotal/TotalTaxAmount Valutakod 3 tecken lång valutakod (t.ex. SEK) /Invoice/InvoiceCurrencyCode Beställarreferens Se sektion 1.6 RequisitionistDocumentReference/ID Ordernummer Om det finns en inköpsorder skall den inkluderas. Se sektion 1.7 () cac:invoiceline/cac:orderlinereference/cac:order Reference/cac:BuyersID Följesedelsnummer Om en enda följesedel finns, anges referens på fakturanivå, om flera följesedlar finns, listas de på fakturarad. Kod DQ = följesedel. () AdditionalDocumentReference Radnummer cac:invoiceline/cac:orderlinereference/ cac:buyerslineid Artikelnummer cac:invoiceline/cac:item/ cac:standarditemidentification/cac:id 1.6 Krav på information angående referens Referens är en hänvisning till en person eller avdelning inom Lantmännen och är viktig för den automatiserade fakturahanteringen. Ange alltid referens enligt överenskommelse med Lantmännen. D.v.s. LantID, förnamn efternamn eller kostnadsställe. Swecon Anläggningsmaskiner AB skall alltid ha ett numeriskt kostnadsställe angivet som referens. Deras kostnadsställe skall ha uppsättning (t.ex. 2030). Lantmännen Maskin AB kan ta emot referenser i form av LantID, förnamn efternamn eller kostnadsställe. Deras kostnadsställe ska ha följande uppsättning eller / (t.ex eller 1920/21). Bolagen inom Lantmännens fastighetsgrupp (*) kan ta emot referenser på 5 tecken 1NNNN eller 2NNNN. Beställaren ska uppge en korrekt unik referens vid beställningstillfället. Resterande bolag skall ha förnamn efternamn eller LantID angivet som referens. Ett LantID består av de tre första bokstäverna i för och efternamnet samt ett löpnummer (t.ex. SVEAND00 för Sven Andersson). 1.7 Krav på information angående inköpsorder Lantmännen använder inköpsordernummer för automatisk matchning av fakturor mot inköpsorder. Det är därmed av stor vikt att inköpsordernummer är inkluderat på fakturan i de fall som det existerar en inköpsorder. Observera att referens krävs även för fakturor med inköpsorder. Om beställning skett via Ariba måste detta inköpsordernummer anges i fältet som anges ovan för Ordernummer samt alltid börja med PAL. Det är även viktigt att ange Radnummer och Artikelnummer (se fält ovan) för att vi ska kunna matcha fakturaraderna mot inköpsordern.

5 5 (6) 1.8 E-faktura adress Använd någon av följande GLN koder för att adressera e-fakturan till önskat bolag. Adressen är helt avgörande för leverans av e-fakturan till kunden och om den saknas kommer fakturan inte att nå Lantmännen. Bolag Org.nr GLN Lantmännen TEST av E-faktura Gäller alla bolag Bolag Org.nr GLN Lantmännen Ek för (inkluderar även Lantbruk) Swecon Anläggningsmaskiner AB Lantmännen Maskin AB Lantmännen Maskin AS LMB Danmark A/S Lantmännen Cerealia AB Lantmännen Cerealia AS Lantmännen Cerealia A/S Lantmännen Cerealia OY Lantmännen Aspen AB *Lantmännen Fastigheter AB *Agconfas AB *Lantmännen Förvaltningsfastigheter AB *Lantmännen Novare AB *Lantmännen Produktionsfastigheter AB *Lantmännen Byggnads AB *Lantmännen Norr Fastigheter AB *Lantmännen Fastigheter i Östergötland AB *Lantmännen Odal Fastigheter AB *Nedflo Förvaltnings AB *Tygelsjötomter AB *Lantmännen Fastigheter Syd AB *Lantmännen Fastigheter Mitt AB *Lantmännen Anguis AB *W.Weibull AB *Vassen Fastigheter AB *Lantmännen Fastighet i Kävlinge AB *Lantmännen Service AB *Nacka Skarpnäs Fastigheter AB *Fastighets AB Slätpricken *Lantmännen Fastigheter i Kävlinge 2 AB *Fastighets AB Grodden *Grodden Galgvreten 3:6 i Enköping AB *Tingshuset 1 i Mölndal AB *Mejsel 24 i Lidköping AB

6 6 (6) *Fastighets AB Kungsholmsgatan *Lantmännen Alfa AB *Lantmännen Fastigheter i Jönköping AB Bolag med en * ingår i Lantmännens fastighetsgrupp 1.9 Kontaktinformation Lantmännen Shared Service Center Camilla Söderlin e-invoice@lantmannen.com Basware AB Customer support support.center.scandinavia@basware.com