E-faktura adressering och fakturakrav

Transkript

1 Sida 1 (11) E-faktura adressering och fakturakrav Den här bilagan riktar sig till leverantörer som vill skicka elektronisk faktura till Stockholms stads förvaltningar eller bolag. Bilagan innehåller teknisk information och förutsättningar för att kunna skicka e-fakturor till staden. Dokumentet riktar sig främst till er som leverantör men kan även vara stöd för den systemleverantör eller VAN-tjänst ni samarbetar med för att kunna skicka e-fakturor. Innehåll 1. Fakturainnehåll Teknisk information för e-fakturor PEPPOL BIS Billing Inköpsfaktura Faktura med referenskod Periodisk faktura Svefaktura 1.0 via PEPPOL Inköpsfaktura Faktura med referenskod Periodisk faktura Svefaktura 1.0 via VAN-tjänst Inköpsfaktura Faktura med referenskod Periodisk faktura Exempel Inköpsorder PDF Sekretessfakturor Elektronisk adress och PEPPOL-ID Kontakta oss... 11

2 Sida 2 (11) 1. Fakturainnehåll En faktura ställd till Stockholms stads förvaltningar/bolag ska innehålla: Fakturadatum Unikt fakturanummer Köparens namn och fakturaadress PEPPOL-ID eller GLN-kod per förvaltning/bolag Inköpsordernummer eller Referenskod Avtalsnummer/Avtals-ID Orderradnummer Artikelnummer Ert namn och er adress Ert företags säte Ert organisationsnummer Ert momsregistreringsnummer Uppgift om ni har F-skattebevis Vad varan/tjänsten avser (ev. specifikation i fakturabilaga) När varan/tjänsten levererades Betalningsvillkor, förfallodatum Bank- eller plusgiro Belopp (nettobelopp, momsbelopp samt bruttobelopp) Valuta Momssats Vid befrielse från moms ska hänvisning till relevant bestämmelse i momslag, momsdirektiv eller annan uppgift om att omsättningen är skattebefriad anges. Vid eventuell räntefakturering eller kreditnota ska fakturanummer för ursprungsfakturan anges. Samlingsfakturering får enbart ske om aktuell förvaltning/bolag så önskar. Huvudregeln är en order per faktura och leverans, delfakturering är godkänt. Fakturor och bilagor som omfattas av sekretess ska kodas enligt särskild anvisning. All väsentlig information ska finnas på fakturan. Finns det inte specifika segment för viss information i e-fakturan kan meddelandefältet nyttjas på fakturahuvudnivå eller radanteckning på artikelnivå.

3 Sida 3 (11) 2. Teknisk information för e-fakturor Elektroniska fakturor tas emot i två olika format och skickas på olika sätt beroende på om ni skickar de via PEPPOL eller till vår VAN-tjänst (Tieto): E-faktura i formatet PEPPOL BIS Billing 3.0 tas endast emot via PEPPOL. E-faktura i formatet Svefaktura 1.0 tas både emot via PEPPOL och via vår VAN-tjänst Tieto. För adresseringsmöjligheter, placering av referens, ordernummer, avtal etc. i de olika formaten, se information i följande avsnitt 2.1, 2.2 och PEPPOL BIS Billing 3.0 E-fakturor i formatet PEPPOL BIS Billing 3.0 skickas via PEPPOLnätverket. Dessa fakturor måste alltid adresseras direkt till respektive förvaltning eller bolags PEPPOL-ID. Se bilagan Elektronisk adress och PEPPOL-ID för information om vilket PEPPOL-ID ni ska skicka fakturan med. E-fakturor via PEPPOL kan inte kuverteras. Fakturabilagor kan tas emot till elektroniska fakturor. Primärt önskas bilagor i formatet PDF/A-1 (internationell och svensk standard för digitalt långtidsbevarande, SS-ISO :2005). Samtliga format som kan tas emot är dock: PDF, TXT, JPEG, JPG, TIF, TIFF, GIF och PNG Inköpsfaktura Har ni mottagit ett inköpsordernummer ska detta alltid anges som referens. Inköpsordernummer genereras generellt av stadens inköpssystem och visas i den sveorder eller PDF-order som har skickats till er (se avsnitt Exempel Inköpsorder i PDF). Inköpsordernumret samt annan information om ordern, behöver ligga i rätt fält i PEPPOL-fakturan från er för att kunna hanteras av oss. Inköpsordernummer (1) <cac:orderreference><cbc:id>inköpsordernummer</cbc:id> </cac:orderreference>

4 Sida 4 (11) Orderradnummer 1 (2) <cac:orderlinereference><cbc:lineid>orderradnummer</cb c:lineid></cac:orderlinereference> Artikelnummer 2 (3) <cac:sellersitemidentification><cbc:id>artikelnummer</cbc:i D></cac:SellersItemIdentification> Avtalsnummer (4) <cac:contractdocumentreference><cbc:id>avtalsid</cbc:id></ cac:contractdocumentreference> Faktura med referenskod Har ni inte fått en order eller ett inköpsordernummer från beställaren, ange annan referenskod som beställaren meddelat. En beställarreferens kan exempelvis vara: Kostnadsställe, kundnummer, kontraktsnummer, objektsnummer, etc. Referenskoden får maximalt vara 25 positioner och är alfanumerisk och (ej punkt (.), kommatecken (,), bindestreck (-) etc. Beställarreferens <cbc:buyerreference>referens</cbc:buyerreference> Periodisk faktura Periodisk faktura är en återkommande fakturering baserad på avtal, abonnemang, förbrukning etc. Om periodisk faktura ska användas sker det i samråd med respektive förvaltning/bolag. Avtalsnummer <cac:contractdocumentreference><cbc:id>avtalsid</cbc:id></ cac:contractdocumentreference> Faktureringsobjekt -<cac:additionaldocumentreference> <cbc:id>objektsid</cbc:id> <cbc:documenttypecode>130</cbc:documenttypecode> </cac:additionaldocumentreference> 1 Orderradnummer ska anges i faktura som avser varor, men behöver inte anges i faktura som avser tjänster. 2 Artikelnummer behöver inte anges i faktura som avser tjänster.

5 Sida 5 (11) 2.2 Svefaktura 1.0 via PEPPOL E-fakturor i formatet svefaktura 1.0 kan skickas via PEPPOLnätverket. Fakturan adresseras till respektive förvaltning/bolags PEPPOL-ID. Se bilagan Elektronisk adress och PEPPOL-ID för information PEPPOL-ID. E-fakturor via PEPPOL kan inte kuverteras. Vår GLN-kod ska i Svefaktura 1.0 som skickas via PEPPOL anges i fältet: Invoice/cac:BuyerParty/cac:Party/cac:PartyIdentification/cac:IDide ntificationschemeagencyid="9 Fakturabilagor kan tas emot till elektroniska fakturor. Primärt önskas bilagor i formatet PDF/A-1 (internationell och svensk standard för digitalt långtidsbevarande, SS-ISO :2005). Samtliga format som kan tas emot är dock: PDF, TXT, JPEG, JPG, TIF, TIFF, GIF och PNG Inköpsfaktura Har ni mottagit ett inköpsordernummer ska detta alltid anges som referens. Inköpsordernummer genereras generellt av stadens inköpssystem och visas i den sveorder eller PDF-order som har skickats till er (se avsnitt Exempel Inköpsorder i PDF). Inköpsordernumret samt annan information om ordern, behöver ligga i rätt fält i PEPPOL-fakturan från er för att kunna hanteras av oss. Inköpsordernummer (1) och Orderradnummer 3 (2) <cac:orderlinereference> <cac:buyerslineid>orderradnummer</cac:buyerslineid> <cac:orderreference> <cac:buyersid>inköpsordernummer</cac:buyersid> </cac:orderreference> </cac:orderlinereference> Artikelnummer 4 (3) <cac:sellersitemidentification> <cac:id>artikelnummer</cac:id> </cac:sellersitemidentification> 3 Orderradnummer ska anges i faktura som avser varor, men behöver inte anges i faktura som avser tjänster. 4 Artikelnummer behöver inte anges i faktura som avser tjänster.

6 Sida 6 (11) Avtalsnummer (4) identificationschemeid="ct">avtalsid</cac:id> </AdditionalDocumentReference> Faktura med referenskod Har ni inte fått en order eller ett inköpsordernummer från beställaren, ange annan referenskod som beställaren meddelat. En beställarreferens kan exempelvis vara: Kostnadsställe, kundnummer, kontraktsnummer, objektsnummer, etc. Referenskoden får maximalt vara 25 positioner och är alfanumerisk och (ej punkt (.), kommatecken (,), bindestreck (-) etc. Beställarreferens <RequisitionistDocumentReference> <cac:id> REFERENS </cac:id> </RequisitionistDocumentReference> Periodisk faktura Periodisk faktura är en återkommande fakturering baserad på avtal, abonnemang, förbrukning etc. Om periodisk faktura ska användas sker det i samråd med respektive förvaltning/bolag. Avtalsnummer identificationschemeid="ct">avtalsid</cac:id> </AdditionalDocumentReference> Faktureringsobjekt identificationschemeid="acd >OBJEKTSID</cac:ID> </AdditionalDocumentReference>

7 Sida 7 (11) 2.3 Svefaktura 1.0 via VAN-tjänst Det finns två olika alternativ för leverantörer att adressera Svefaktura 1.0 till vår VAN-tjänst. Ni väljer fritt vilket av dessa alternativ ni vill använda. Vår GLN-kod ska i Svefaktura 1.0 som skickas via VAN-tjänst anges i fältet: Invoice/cac:BuyerParty/cac:Party/cac:PartyIdentification/cac:ID identificationschemeagencyid="9 Alternativ 1 Adressering utan kuvert: Fakturan adresseras direkt till respektive förvaltning/bolag, via unik GLN-kod till aktuell förvaltning och organisationsnummer till aktuellt bolag/dotterbolag, se bilagan Elektronisk adress och PEPPOL-ID. Alternativ 2 Adressering med kuvert Enbart en adress används för att adressera samtliga förvaltningar, d.v.s. en e-fakturaadress nyttjas för att kuvertera fakturan oavsett förvaltning. Aktuell adress för detta alternativ är Stockholm stads organisationsnummer Bolagen adresseras alltid direkt. Endast en adress används inom respektive bolagskoncern, dvs. respektive moderbolags organisationsnummer ska nyttjas för att kuvertera fakturan oavsett mottagande bolag. Exempel på kuvert som Stockholms stads VAN-tjänst Tieto kan ta emot är: SBDH och SOAP i Svefakturan. Observera: Oavsett alternativ så är det dock alltid respektive förvaltnings/bolags GLN-kod som används som köparens identitet i fakturan, se bilagan Elektronisk adress och PEPPOL-ID. Vår VAN-tjänst Tieto, har operatörs-id: Fakturabilagor kan tas emot till elektroniska fakturor. Primärt önskas bilagor i formatet PDF/A-1 (internationell och svensk standard för digitalt långtidsbevarande, SS-ISO :2005). Samtliga format som kan tas emot är dock: PDF, TXT, JPEG, JPG, TIF, TIFF, GIF och PNG

8 Sida 8 (11) Säkerställ att er e-fakturaväxel (VAN-operatör) har samtrafikavtal med Tieto där också avtalet innefattar bilagehantering för elektroniska fakturor som ska skickas till Stockholms stad via Tieto Inköpsfaktura Har ni mottagit ett inköpsordernummer ska detta alltid anges som referens. Inköpsordernummer genereras generellt av stadens inköpssystem och visas i den sveorder eller PDF-order som har skickats till er (se avsnitt Exempel Inköpsorder i PDF). Inköpsordernumret samt annan information om ordern, behöver ligga i rätt fält i Svefakturan från er för att kunna hanteras av oss. Inköpsordernummer (1) och Orderradnummer 5 (2) <cac:orderlinereference> <cac:buyerslineid>orderradnummer</cac:buyerslineid> <cac:orderreference> <cac:buyersid>inköpsordernummer</cac:buyersid> </cac:orderreference> </cac:orderlinereference> Artikelnummer 6 (3) <cac:sellersitemidentification> <cac:id>artikelnummer</cac:id> </cac:sellersitemidentification> Avtalsnummer (4) identificationschemeid="ct">avtalsid</cac:id> </AdditionalDocumentReference> Faktura med referenskod Har ni inte fått en order eller ett inköpsordernummer från beställaren, ange annan referenskod som beställaren meddelat. En beställarreferens kan exempelvis vara: Kostnadsställe, kundnummer, kontraktsnummer, objektsnummer, etc. Referenskoden får maximalt vara 25 positioner och är alfanumerisk och (ej punkt (.), kommatecken (,), bindestreck (-) etc. 5 Orderradnummer ska anges i faktura som avser varor, men behöver inte anges i faktura som avser tjänster. 6 Artikelnummer behöver inte anges i faktura som avser tjänster.

9 Sida 9 (11) Beställarreferens <RequisitionistDocumentReference> <cac:id> REFERENS </cac:id> </RequisitionistDocumentReference> Periodisk faktura Periodisk faktura är en återkommande fakturering baserad på avtal, abonnemang, förbrukning etc. Om periodisk faktura ska användas sker det i samråd med respektive förvaltning/bolag. Avtalsnummer identificationschemeid="ct">avtalsid</cac:id> </AdditionalDocumentReference> Faktureringsobjekt identificationschemeid="acd >OBJEKTSID</cac:ID> </AdditionalDocumentReference

10 Sida 10 (11) 2.4 Exempel Inköpsorder PDF 1. Leverantör AB Säljgatan STOCKHOLM Sekretessfakturor Fakturor med sekretessuppgifter ska kodas enligt följande standard: Födelseår (2 positioner) Födelsemånad (2 positioner) Förnamn (2 första bokstäverna) Efternamn (2 första bokstäverna) Exempel: Jan Karlsson född maj 1979 kodas 7905jaka

11 Sida 11 (11) 4. Elektronisk adress och PEPPOL-ID Samtliga stadens PEPPOL-ID och GLN-koder återfinns i bilagan Elektronisk adress och PEPPOL-ID. Adressering med PEPPOL-ID eller GLN-kod beror på om ni skickar fakturor via PEPPOL eller VAN-tjänst samt om det är i formatet PEPPOL BIS Billing 3.0 eller Svefaktura Kontakta oss Vid frågor kan ni kontakta oss via mejl: ehandel@stockholm.se