Filspecifikation. för överföring av fakturor, påminnelser eller inkasso till Visma Collectors via fil. [ Version ]

Transkript

1 för överföring av fakturor, påminnelser eller inkasso till Visma Collectors via fil [ Version ]

2 SYFTE Syftet med denna postbeskrivning är att säkerställa att Visma Collectors erhåller tillräcklig mängd information för att kunna utföra sina åtaganden rörande hantering av kundfordringar på bästa sätt från fakturering till kravkedjans slut. Detta kräver att Visma Collectors erhåller komplett information vad avser: Fordringsägare (Posttyp 10) Gäldenär (Posttyp 20) Fordran (Posttyp 30, 40 och 50) Kostnader (Posttyp 60) Delbetalning (Posttyp 90) Observera att obligatoriska data beskriven i detta dokument avser fakturainformation i fil. För information om start påminnelse eller inkasso kan filen förenklas. Kontakta Visma Collectors för mer information. REVISIONSHISTORIK Rättning av typ och längd för fältet debiteras i posttyp Rättning av fälttyper och förtydligande kring faktureringsavgift Uppdaterat posttyp 10, Brevmall med PDF Uppdaterat posttyp 60, Kostnadsnamn med FAKT Kontaktperson hos Visma Collectors är: IT Chef Magnus Linné Tfn: Fax: E-post: magnus.linne@visma.com 2 (12)

3 Notera att nedanstående filutseende endast är ett förslag. Komplettering av postlayout på detaljnivå såsom nya fält eller ändrade fältlängder eller mer övergripande bör inte innebära några hinder. Vi diskuterar gärna alternativ postlayout för att åstadkomma smidigaste kommunikationslösning mellan er och vår organisation. Posttyper 00 Inledningspost 10 Fordringsägare 20 Gäldenär 30 Faktura 50 Leveransadress 60 Kostnad 90 Delbetalning 99 Slutpost Ett separat ärende inleds med uppgift om fordringsägare (10), en eller flera gäldenärsposter (20), varefter en eller flera fakturaposter (30) tillika fakturarader (40) följer. En fil innehållande tre nya ärenden skulle kunna innehålla följande serie poster (se bifogad fil EXEMPEL1.DAT): Formatering Textfält Alla textfält trimmas på mellanslag både i början och slutet innan de sparas hos Visma Collectors. Datum Datumfält skall skickas i åtta positioner Exempel: Numeriska fält Belopp skickas i formen nollutfyllda med två decimaler Exempel: kr anges som kr anges som Inledningspost 10 Fordringsägare // Faktura 1 20 Gäldenär 30 Faktura 50 Leveransadress 60 Kostnad 10 Fordringsägare // Faktura 2 20 Gäldenär 30 Faktura 50 Leveransadress 99 Slutpost 3 (12)

4 POSTTYP 00 - STARTPOST Fast värde Posttyp, start av fil 00 Ja Text Levererande system NAVISION Nej Datum Produktionsdatum Ja 4 (12)

5 POSTTYP 10 - FORDRINGSÄGARE Fast värde Posttyp för fordringsägare 10 Ja Text Klientnummer hos Visma Ja Text Avdelning hos Visma 0001 Ja Text Kundnummer Ja Text Startposition FAKTURA Nej PÅMINNELSE INKASSO LÅNGTID Text Brevmall NORMAL KREDITFAKTURA MOMSFRI PDF Nej 5 (12)

6 POSTTYP 20 - GÄLDENÄR Fast värde Posttyp för gäldenär. 20 Ja Text Kundnummer Ja Text Namn Företaget AB Ja Text Adressfält 1. Skall enbart c/o Andersson Nej användas för c/o-adress eller som extra namnfält Text Adressfält 2 Storgatan 1 Ja Text Landskod SE Ja Numeriskt Postnummer Ja Text Postort VÄXJÖ Ja Numeriskt Person/organisationsnummer Ja Text Telefonnummer Nej Text Mobilnummer Nej Text E-postadress info@company.se Nej Text Gäldenärstyp HU - Huvudgäldenär Ja ME - Medsökande BO - Borgenär Numeriskt Kundtyp Nej Gäldenärstyp Finns flera medsökande/borgenärer skall posttypen repeteras. Faktura skickas enbart till huvudgäldenären Kundtyp Kod för kundtyp, förslagsvis enligt Skatteverkets koder för juridisk form Personnummer/organisationsnummer Visma Collectors hanterar organisationsnummer och personnummer enligt RSV:s rekommendationer. Vid lagring används tolv positioner. Personnummer kompletteras med två tilläggssiffror för sekel (18, 19 eller 20), exempelvis > Organisationsnummer kompletteras med tilläggssiffran 16 framför organisationsnumret. Siffran 16 har alltså ingen anknytning till sekel, utan visar enbart att det handlar om ett företag, en myndighet eller liknande. Om nordiska personnummer är aktuella kan fältet personnummer utökas till fjorton positioner. Danska, finska och norska personnummer anges då genom att ange landskoden (DK, FI, NO) som prefix. 6 (12)

7 POSTTYP 30 - FAKTURA Numeriskt Posttyp för faktura 30 Ja Text Fakturatyp F Faktura Ja K Kredit Text Faktura avser CD-skiva Ja Datum Fakturadatum Ja Datum Förfallodatum Ja Numeriskt Betalningsvillkor 30 Ja Numeriskt Räntevillkor 30 Ja Text Fakturanummer Ja Text Fakturanummer att kreditera Nej Numeriskt Räntesats med två decimaler = 8,00 Ja Text Räntekod FAST Ja ÖGR Numeriskt Kapital exklusive moms Ja Numeriskt Faktureringsavgift inkl moms Ja Numeriskt Frakt Ja Numeriskt Öresavrundning Ja Numeriskt Belopp att betala Ja Numeriskt Resterande kapital Ja Numeriskt Resterande ränta Ja Datum Ränta från Nej Datum Ränta till Nej Numeriskt Momssats Ja Numeriskt Momsbelopp Ja Numeriskt Momssats Nej Numeriskt Momsbelopp Nej Numeriskt Momssats Nej Numeriskt Mombelopp Nej Text OCR-nummer Nej Text Valutakod SEK Ja DKK NOK EUR Text Vår referens Anders Andersson Nej Text Er referens Hans Johansson Nej Text Ordernummer Nej Text Avdelning Försäljning Nej Text Kostnadsställe Nej OCR-nummer Om OCR-nummer levereras lagras detta som referens för användande som eventuell referens vid kommande kommunikation,.exemelvis vid återredovisning i betalningsfiler. OCR-sträng på faktura till mottagaren ersätts med Visma Collectors OCR-information. 7 (12)

8 POSTTYP 40 - FAKTURARADER Numeriskt Posttyp för fakturarad 40 Ja Text Artikelnummer Ja Text Artikelbenämning CD-skiva Ja Text Enhet St Ja Numeriskt Antal, fyra decimaler = 1 Ja Numeriskt Apris exklusive moms Ja Numeriskt Rabatt i procent = 50% Ja Numeriskt Summa exklusive moms Ja Text Momssats = 25% Ja Numeriskt Moms Ja Numeriskt Totalt inklusive moms Ja Text Debiteras J - komplett rad N enbart artikelbenämning skrivs ut Ja 8 (12)

9 POSTTYP 50 - LEVERANSADRESS Fast värde Posttyp för leveransadress. 50 Ja Text Namn Visma Collectors AB Nej Text Adress 1 Nej Text Adress 2 Storgatan 16 Nej Text Landskod SE Nej Numeriskt Postnummer Nej Text Postort VÄXJÖ Nej Text Kontaktperson Magnus Linné Nej Text Telefon Nej 9 (12)

10 POSTTYP 60 - KOSTNAD Fast värde Posttyp för kostnad. 60 Ja Datum Datum Ja Text Kostnadsnamn FAKT Ja PÅM IK Numeriskt Belopp Ja 10 (12)

11 POSTTYP 90 - DELBETALNING Fast värde Posttyp för delbetalning. 90 Ja Numeriskt Avibelopp Ja Numeriskt Amorteringskostnad Ja Numeriskt Avikostnad Ja Datum Första betaldatum Ja Numeriskt Intervall 0030 Ja Numeriskt Antal delbet. 12 Ja 11 (12)

12 POSTTYP 99 - SLUTPOST Fast värde Posttyp för kontrollsummor 99 Ja Numeriskt Antal 30-poster Ja Numeriskt Summa postyp 30 Resterande kapital Ja 12 (12)