Så skickar ni elektroniska fakturor till. LRF Konsult AB

Transkript

1 Så skickar ni elektroniska fakturor till AB

2 Information till leverantörer 2 (6) Bästa leverantör, AB kan nu ta emot e-fakturor via. Det här dokumentet innehåller viktig information för dig och din e-fakturaoperatör samt beskriver steg för steg hur ni kommer igång. E-fakturering ger miljö- & kostnadsbesparingar för alla parter. För att skicka elektroniska fakturor behöver ni ha en e-fakturaoperatör. Om ni för närvarande inte har möjlighet att skicka e-fakturor kontakta gärna på activation.services@basware.com så hjälper de er att hitta en lösning. Gör så här: STEG 1. Kontakta er e-fakturaoperatör Säkerställ att er operatör har samtrafik med. Lämna detta dokument till dem och meddela att ni kommer börja skicka e-fakturor till AB via. STEG 2. Skapa första fakturan Nästa steg är att skicka första fakturan. Säkerställ att alla obligatoriska fakturafält (enl. Bilaga 1) finns med. Observera även s krav på referens och leveransadress (se sid 4). STEG 3. Skicka första fakturan a) Kontrollera med er operatör att de vidarebefordrar fakturan till AB. b) Informera AB via e-post faktura@lrfkonsult.se när ni skickar första fakturan. STEG 4. Feedback från AB kommer granska den första fakturan. Därefter blir ni eventuellt ombedd att korrigera nästa faktura, eller så ges klartecken för fortsatt sändning av nya fakturor. STEG 5. Börja sända e-fakturor När alla steg ovan är genomförda kan ni börja skicka elektroniska fakturor till LRF konsult AB. Om ni eller er e-fakturaoperatör har frågor eller behöver hjälp, tveka inte att kontakta på activation.services@basware.com, de kommer att göra allt de kan för att hjälpa er! Med vänlig hälsning AB AB Gustavslundsvägen 141 A, SE Bromma, Sweden Tel Fax

3 Information till leverantörer 3 (6) A. Allmän information kring e-fakturor 1. Fakturatyper Giltiga fakturatyper är debetfakturor, kreditfakturor och räntefakturor. 2. Samlingsfaktura LRF tar inte emot samlingsfakturor elektroniskt eftersom detta minskar möjligheterna för automatisk fakturahantering. Samlingsfakturor kan också kräva en kundspecifik layout, vilket ökar kostnaden för alla inblandade parter. 3. Format Godkänt format styrs genom samtrafikavtalet mellan er e-fakturaoperatör och, vilket vanligtvis är samma format som er e-fakturaoperatör kan hantera. 4. Fakturabild Fakturabilder ska bifogas i PDF-eller TIFF-format. Om det inte bifogas någon fakturabild, eller om den är i ett annat format, genereras en standardiserad fakturabild automatiskt. 5. Bilagor behöver även i fortsättningen få in eventuella bilagor tillsammans med fakturan. Om er e- fakturalösning inte stödjer detta så ta kontakt med AB innan ni går vidare. Godtagna filformat för bilagor är TIFF, PDF och HTML. Om ni önskar sända bilagor i annat format, vänligen kontakta. B. E-fakturaadresser Försäkra er om att ni har rätt e-fakturaadress i fakturan. Fakturor utan en giltig e-faktura-adress kommer inte att nå AB. Bolag Organisationsnummer E-fakturaadress AB C. Fakturainnehåll Information som måste ingå i era elektroniska fakturor till AB finns i bilaga 1. Alla sifferfält ska inkluderas utan någon formatering (t.ex. organisationsnummer och bankkonto ). OBS: Fakturor som inte uppfyller kraven kommer att avvisas av AB. AB Gustavslundsvägen 141 A, SE Bromma, Sweden Tel Fax

4 Information till leverantörer 4 (6) D. Kompletterande information 1. Referens Referens är en hänvisning till ett kostnadsställe inom AB och är viktig för den automatiserade fakturahanteringen. Ange alltid referens enligt överenskommelse med AB (Kostnadsställe är 7 tecken långt och består av den 3-ställiga förkortningen KST följt av ett 4-ställigt nummer ex. KST1234 ). Kontakta AB om ni är osäker på vilket värde ni ska ange. 2. Leveransadress Leveransadressen är viktig för för att säkerställa mottagande enhet. 3. Köparens namn Om referens saknas är det av stor vikt att det framgår namn på personen som lade beställningen, varför vi önskar att detta alltid inkluderas på fakturan 4. Kontraktnummer AB använder kontraktnummer för automatisk matchning av fakturor mot kontrakt. Det är därmed av stor vikt att kontraktnummer är inkluderat på fakturan i de fall som det existerar. Vänligen kontakta AB för att säkerställa att ni använder korrekt kontraktsnummer. Kontaktinformation Företag e-postadress Telefonnummer AB faktura@lrfkonsult.se Service Desk support.center.scandinavia@basware.com AB Gustavslundsvägen 141 A, SE Bromma, Sweden Tel Fax

5 Information till leverantörer 5 (6) Bilaga 1 Fakturainnehåll i e-faktura till ALLMÄNNA UPPGIFTER Fakturafält Beskrivning Obl. Svefaktura mappning Leverantörens e-fakturaadress Ex. GLN kod Invoice/SellerParty/Party/ PartyIdentification/ ID[@identificationSchemeAgencyID='9'] Leverantörens namn SellerParty/Party/PartyName/Name Leverantörens postbox SellerParty/Party/Address/Postbox Leverantörens gatuadress Om inte postbox finns inkludera gatuadress SellerParty/Party/Address/StreetName Leverantörens postnr SellerParty/Party/Address/PostalZone Leverantörens ort SellerParty/Party/Address/CityName Leverantörens org.nr. och VAT nr. Leverantörens säte Leverantörens bankuppgifter Leverantörens bank SellerParty/Party/PartyTaxScheme/ CompanyID SellerParty/Party/PartyTaxScheme/ RegistrationAddress/CityName Bankgiro eller Plusgiro PaymentMeans/ PayeeFinancialAccount/ID Inget fält finns för detta, förslagsvis läggs detta i fri text Invoice/Note F-skattebevis finns SellerParty/Party/PartyTaxScheme/ ExemptionReason Mottagarens e-faktura adress En av adresserna i E-faktura adresslistan, sid 3. Invoice/BuyerParty/Party/ PartyIdentification/ ID[@identificationSchemeAgencyID=' 9'] Leveransmottagare Se avsnitt D.2. () cac:delivery/cac:deliveryaddress/cbc: Department Leverans gatuadress Se avsnitt D.2. () cac:delivery/cac:deliveryaddress/cbc: StreetName Leverans ort Se avsnitt D.2. () cac:delivery/cac:deliveryaddress/cbc: CityName Leverans postnr Se avsnitt D.2. () cac:delivery/cac:deliveryaddress/ cbc:postalzone Mottagarens namn BuyerParty/Party/PartyName/Name Mottagarens kundnummer Inget fält finns för detta, förslagsvis läggs detta i fri text Invoice/Note Fakturanummer /Invoice/ID Fakturans OCR-nr Kan vara detsamma som fakturanummer () PaymentMeans/PayeeFinancialAccount/ PaymentInstructionID Fakturadatum /Invoice/IssueDate AB Gustavslundsvägen 141 A, SE Bromma, Sweden Tel Fax

6 Information till leverantörer 6 (6) Förfallodatum /Invoice/PaymentMeans/ DuePaymentDate Bruttobelopp /Invoice/LegalTotal/ TaxInclusiveTotalAmount Nettobelopp Totalsumma /Invoice/LegalTotal/ TaxExclusiveTotalAmount Nettobelopp Per momsprocent, d.v.s. vid 25%, 12%, 6% eller 0% moms /Invoice/TaxTotal/TaxSubTotal/ TaxableAmount Momsbelopp Totalsumma /Invoice/TaxTotal/TotalTaxAmount Momsbelopp Valutakod Per momsprocent, d.v.s. vid 25%, 12%, 6% eller 0% moms. 3 tecken lång valutakod (t.ex. SEK) /Invoice/TaxTotal/TaxSubTotal/ TaxAmount /Invoice/InvoiceCurrencyCode Referens Se avsnitt D.1. RequisitionistDocumentReference/ID Köparens namn Se avsnitt D.3. /Invoice/BuyerParty/Contact/Name Kontraktsnummer Se avsnitt D.4. () /Invoice/AdditionalDocumentReference/ cac:id[@identificationschemeid='ct'] Ordernummer /Invoice/AdditionalDocumentReference/ cac:id[@identificationschemeid='order'] FAKTURARADER Fakturafält Beskrivning Obl. Svefaktura mappning Benämning Artikelnummer Anteckning Antal enheter À-pris Moms Tjänst eller vara som faktureras, ev faktureringsperiod Om sådant finns Leveransdag eller följesedel nr Pris per enhet Summa Antal * À-pris AB Gustavslundsvägen 141 A, SE Bromma, Sweden Tel Fax