Handledning. Att skicka elektronisk fristående Svefaktura 1.0 via eprinter Apoteket Farmaci

Transkript

1 Handledning Att skicka elektronisk fristående Svefaktura 1.0 via eprinter Apoteket Farmaci Expert Systems kundtjänst: E-post: Tel:

2 Senast Uppdaterad: Exder Apoteket Farmaci eprinter Sida 2 av 11 Innehållsförteckning 1. Användarhandledning för Apoteket Farmaci Affärsprocessbeskrivning Introduktion Affärsavtal, EDI-avtal och meddelandeflödet Referenser Priser Rabatter Artiklar Adresser Avrop/Order Avgifter Faktura Kreditfaktura Returer Betalningsvillkor Bilaga Valuta Handledning Fakturering Övriga Obligatoriska fält, generellt Moms Enheter Identifiering av köparen Fakturalayout Testfakturorna Testning mot köpare Sändningsrapporter Felhantering Ni skriver ut fakturan men fakturan kan inte läsas in i ert bolag, ex att fakturanummer saknas Fakturan läses in i Exder och skickas men uppfyller inte fakturamottagarens krav Uppstartsrutin för leverantören Uppstartspunkter... 11

3 Senast Uppdaterad: Exder Apoteket Farmaci eprinter Sida 3 av Användarhandledning för Apoteket Farmaci I den här handledningen beskriver vi hur du använder Exder för att skickaa en fristående Svefaktura 1.0. Apoteket Farmaci effektiviserar fakturahanteringsprocessen och vill att leverantörna bidrar till detta genom att skicka elektroniska fakturor till. Leverantörerna sparar portokostnader och brevpapper samt gör en insats för miljön. Målsättningen är att så småningom helt eliminera pappersfakturor. 2. Affärsprocessbeskrivning Introduktion För denna process sker order helt manuellt tex man kan få ordern via telefon,e-post eller fax mm. Fakturan skickas i format Svefaktura 1.0 (utgående från leverantör) Affärsavtal, EDI-avtal och meddelandeflödet Fristående faktura kan användas både vid köp hos avtalad leverantör eller vid direktupphandling, dvs. avtal saknas men inköpsvärdet är lågt. I de fall en faktura refererar till ramavtal mellan köpare och säljare gäller dessa villkor. Svefaktura är framtagen för att kunna användas utan att e-kommunikationsavtal tecknas mellan parterna Referenser Referens ska alltid anges. Refernes är sexsiffriga kostnadsställe tillsammans med ett namn. Ex , Anders Andersson. Du kontrollerar referensen hos din kontaktperson på Apoteket. Om fakturan är order- eller abonnemangsbaserad ska även ordernummer eller abonnemangsnummer anges som referens Priser Priser anges per artikel, kvantitet och à-pris. Eventuella rabatter ska specificeras i fakturan.

4 Senast Uppdaterad: Exder Apoteket Farmaci eprinter Sida 4 av Rabatter Rabatter används inte på fakturan. Priser visas alltid som nettopris Artiklar Det är inga formkrav på artikelnummer, GTIN eller leverantörens artikelnummer kan användas i fakturan. Det viktigaste är att den beskrivande texten gör att köparen kan godkänna fakturan Adresser Köparens och leverantörens adress skickas i klartext i fakturan. Leveransadress ska anges i fakturan. Ni kommer att få en inloggning av Apoteket AB i deras leverantörsportal där ni hämtar aktuella adresser Avrop/Order Det finns möjlighet att hänvisa till ordernummer i fakturan, men order ingår inte i denna samverkansprocess Avgifter Eventuella avgifter kan skickas som separat elektronisk faktura. I vissa falla kan ränta och avgifter även påföras på nästa faktura. Överenskommelse om räntefakturering sker mellan parterna. Betalningsvillkor varierar och bestäms mellan parterna. Avgifter kan anges på radnivå i fakturan om det är överenskommet med köparen Faktura Leverantören skapar och skickar fakturan. En leverans motsvarar en faktura. Fakturan ska innehålla förklarande fritext om det underlättar kontroll och godkännande. Fakturor som avser tjänster kan specificeras per fakturaperiod, med en period per faktura. Det är viktigt att de referenser köparen behöver finns med i fakturan. Referens består av namn på beställaren samt kostnadsställe. Det är ok att skicka faktura både med avrundning till hela kronor och med kronor och ören. Överenskommelse om avrundning eller inte sker per leverantör. Faktura får ha negativa rader men måste ha positivt totalbelopp. Om det blir negativt totalbelopp ska en kreditfaktura skickas Kreditfaktura Kreditfaktura skall innehålla debetfakturanummer Returer Returer, t.ex beroende på fel i godset korrigeras med kreditfaktura Betalningsvillkor Betalningsvillkor är något som leverantör kommer överens om tillsammans med Apoteket Bilaga Det är inte möjligt att bifoga någon bilaga till fakturan Valuta Valuta presenteras alltid i SEK.

5 Senast Uppdaterad: Exder Apoteket Farmaci eprinter Sida 5 av Handledning 3.1 Fakturering Nedan följer instruktioner för vad ni behöver tänka på för att det ska fungera smidigt och korrekt Övriga Obligatoriska fält, generellt Förutom de termer som beskrivs i affärsprocessbeskrivningen måste er faktura innehålla vissa saker, dels för att vara en giltig faktura, men även för att den rent tekniskt ska kunna behandlas i överföringen. De saker som måste sändas med i er faktura är följande: Fakturadatum Fakturanummer Leverantörs momsregistreringsnummer 1 Köparidentifikation (Se avsnitt Identifiering av köparen ) Köparens momsregistreringsnummer 2 Leveransdatum Tillämpad momssats 3 Beställarreferens 4 Skattekategori (Standard eller undantag) Skattetyp (F-skatt eller mervärdesskatt) Antal fakturarader o Artikel o Artikelnummer 5 o Enhetspris o Radbelopp Totalt fakturabelopp 1. Detta är i de flesta fall registrerat i Exder och kompletteras i så fall därifrån. Ni kan kontrollera detta under era företagsinställningar på fliken Momsregistreringsnummer. 2. Detta kan kompletteras från Exder, men det förutsätter att köparen är upplagd som partner i Exder och att ett momsregistreringsnummer har registrerats på fliken Betalning under partnerinställningarna. 3. Även detta kan kompletteras från Exder, se vidare instruktioner i avsnittet Moms. 4. Denna avtalas med er köpare, format och typ varierar, för närmare information se affärsprocessbeskrivningen i början av dokumentet. 5. Detta är obligatoriskt endast om ni använder er av olika momssatser i fakturan och dessa har satts per artikel, se avsnittet Moms. Om ni inte sänder med ett artikelnummer i er faktura kommer Exder att komplettera med ett generellt artikelnummer till mottagaren. Notera att dessa termer är i tillägg till de specifika bestämmelser som ni finner i affärsprocessbeskrivningen i början av dokumentet Moms En faktura innehåller inte alltid en momssats och därför kan momssatsen hämtas ifrån era inställningar i Exder. Vid uppstart anges standardmoms i Exder. Angiven momssats kan ni själva ändra i Exder under Diverse Momsinställningar Momssatser, eller kontakta Kundtjänst så hjälper vi till. Om ni använder andra momssatser på fakturan än den ni satt som standard, så måste de anges per artikel i Exder. Ni lägger då upp de aktuella artiklarna i Exder och anger den specifika momssatsen på dessa. Ni gör detta under Artiklar Uppdatera artiklar, på fliken Pris.

6 Senast Uppdaterad: Exder Apoteket Farmaci eprinter Sida 6 av 11 Ovan ser ni ett exempel på en artikel upplagd med en momssats på 12%. När ni sedan fakturerar ett av dessa artikelnummer kommer Exder att använda momssatsen som är satt på just den artikeln Enheter De enheter ni sänder i er faktura måste finnas upplagda i Exder. Dessa lägger ni in som externa enheter i Exder. Det gör ni i rutinen Uppdatera företagsinställningar och fliken enheter.

7 Senast Uppdaterad: Exder Apoteket Farmaci eprinter Sida 7 av 11 Exempel på hur det kan se ut när ni använder ett antal olika enheter. Observera att använder ni flera olika enheter som betyder styck så kan ni ange det. I exemplet ovan ser ni att både ST och STYCK kommer att tolkas som styck i Exder Identifiering av köparen Oftast sker detta genom att ni sänder ett kundnummer i fakturan. Det ni måste tänka på är att det kundnummer som ni skickar i er faktura måste matcha rätt kundnummer (Partner-ID) i Exder. Detta för att Exder ska veta vem som är mottagare av fakturan och var fakturan ska skickas. Det betyder att ni behöver lägga upp en partner i partnerregistret för varje kundnummer som ni har i ert affärssystem. Saknar ni kundnummer så kan Exder använda fakturamottagarens organisationsnummer eller fakturamottagarens GLN för att hitta rätt partner i Exder Fakturalayout Vi rekommenderar stark att ni efter att mappning utförts och accepterats inte ändrar er fakturalayout om det inte är absolut nödvändigt. Om ni gör några ändringar i fakturalayouten så kan det påverka hur era fakturor tolkas elektroniskt. Därför är det mycket viktigt att ni först kontaktar Expert Systems för stöd så att vi kan verifiera att ändringar inte medför några problem. Ändrad fakturalayout kan leda till att era fakturabetalningar fördröjs. Eventuell ommappning debiteras löpande. 3.2 Testfakturorna Skicka 10 st fakturor via Exder eprinters virtuella skrivare, 5 av dessa fakturor ska vara kreditfakturor. Meddela oss via support@expertsystems.se att fakturorna är på väg. Vi mappar fakturafilerna och testar dessa. Fakturorna måste uppfylla de krav på innehåll som respektive fakturamottagare har. Det gäller både de obligatoriska fälten samt de mottagarspecifika kraven. Anledningen till att ni ska skicka både debet- och kreditfakturor är att layouten ibland varierar mellan de olika fakturatyperna.

8 Senast Uppdaterad: Exder Apoteket Farmaci eprinter Sida 8 av 11 Tänk på att skicka fakturor så ifyllda som möjligt, t.ex. skickar ni rabatter ibland så skicka med det i någon testfaktura. Skicka minst en faktura som är flersidig. Om det behövs korrigeringar/kompletteringar från er sida meddelar vi detta. När allt är klart för test mot er köpare meddelar vi er detta. Fakturan får inte innehålla några skyddade typsnitt samt fakturan måste skickas som text. En del affärssystem skickar hela fakturor som bilder vilket inte är tillåtet. För flersidiga fakturor måste det vara sidbrytning mellan fakturabladen. Även om ni skickar flera fakturor på samma utskrift måste det vara sidbrytning mellan de olika fakturorna i samma utskrift. 3.3 Testning mot köpare När Exder eprinter är uppsatt kommer ni att genomföra tester med er fakturamottagare. Testningsförfarandet kan skilja sig lite åt beroende på fakturamottagare. 3.4 Sändningsrapporter En rapport med dagens sändningar av fakturor kommer att skickas via e-post till er som avsändare: Här ser ni resultatet av varje skickad faktura. Ni ser även till vilken fakturamottagare (kallas partner i Exder) som fakturan avser. Det är viktigt att varje dag som ni har skickat iväg en eller flera fakturor så måste ni kontrollera att ni har fått följande dagrapport med rätt fakturor. Om det saknas fakturor i dagsrapporten eller ni inte har fått någon dagsrapport alls så har dessa fakturor inte skickats iväg. Dagsrapporten genereras en gång per dygn under natten.

9 Senast Uppdaterad: Exder Apoteket Farmaci eprinter Sida 9 av 11 Genom att logga in i Exder-klienten kan ni också plocka fram en logg som visar alla filer som har kommit. Gå till: menyn Diverse EDI-logg och välj listtyp Utskrifter: Grönt visar att utskriften kunde tolkas och skickas vidare som en elektronisk faktura, rött visar att den är mottagen men innehåller fel. Klickar ni på detaljer så får ni fram utskriftsdetaljer om fakturan och klickar ni på PDF så ser ni hur er ursprungliga utskrift av fakturan ser ut. Ni kan här även se eventuell felorsak. 3.5 Felhantering Huvudsakligen finns det två typer av fel som ni kan behöva åtgärda Ni skriver ut fakturan men fakturan kan inte läsas in i ert bolag, ex att fakturanummer saknas Vanligtvis inträffar det här felet när en faktura inte ser likadan ut i fakturalayouten jämfört med tidigare skickade fakturor. Den/de fakturor som inte kan mappas kommer att generera ett fel-mail till er avsändare. Exempel på felmail se nedan: Fel uppstod vid behandling av utskriftsfilen djb pdf på sidan: 1 Datum: Tid: 09:17:36 Fakturanummer: Felmeddelande: Error getting invoice number! Användar data Användare: djb Klient nummer:

10 Senast Uppdaterad: Exder Apoteket Farmaci eprinter Sida 10 av 11 Mapping: Visma_MAP Åtgärden blir alltid densamma, att korrigera felet och skicka om fakturan. Förmodligen beror felet på att något är fel i er fakturalayout och då behöver ni rätta till det och skicka om fakturan. Om ni inte kan lösa problemet själva så kontakta kundtjänst för support. Om ni skickat en fil med många fakturor kommer de fakturor som är korrekta att skickas vidare till köparen och ni behöver endast korrigera de felaktiga fakturorna Fakturan läses in i Exder och skickas men uppfyller inte fakturamottagarens krav Olika fakturamottagare har olika krav på fakturainnehållet. Några kräver att exempelvis en viss köpare alltid skickar sina fakturor på rätt kostnadsställe eller att ni alltid skickar ett plusgironummer. I exemplet ovan så saknas plusgironumret. Då behöver ni klicka på länken i mailet, logga in med det lösenord som ni har fått av fakturamottagaren, redigera fakturan och sedan slutföra den. Genom att logga in i Exder-klienten kan ni också plocka fram en logg som visar alla filer som har kommit. Gå till: menyn Diverse EDI-logg och välj listtyp Utskrifter: Grönt visar att utskriften kunde tolkas och skickas vidare som en elektronisk faktura, rött visar att den är mottagen men innehåller fel. Klickar ni på detaljer så får ni fram utskriftsdetaljer om fakturan och klickar ni på PDF så ser ni hur er ursprungliga utskrift av fakturan ser ut. Ni kan här även se eventuell felorsak.

11 Senast Uppdaterad: Exder Apoteket Farmaci eprinter Sida 11 av Uppstartsrutin för leverantören Nedan följer en beskrivning på de moment som ni som leverantör ska tänka på inför och under er uppstart av affärsflödet. Följer ni dessa rekommendationer så kommer uppstarten att löpa på smidigt. 4.1 Uppstartspunkter Nr Vad Vem 1 Teckna avtal med Expert Systems om avtal inte redan finns. Du kan skicka Fristående Svefaktura med Exder EDI, Exder efaktura, Exder eprinter samt Exder Link. Leverantör 2 Experts Systems behöver få in följande information: Momsnummer Tekniskt ansvarig hos leverantören Kontaktperson hos Expert Systems GLN nr som fakturorna kommer att skicka ifrån Möjligt datum för uppsättning av fakturor Expert Systems 3 Följande ska gås igenom innan ni kan börja med att skicka faktura: Få information av Expert Systems vilket regelverk som gäller, bl.a. fakturaadresser, referenser. Få information av Expert Systems att det finns en handledning som beskriver hur du går tillväga när du skall skicka e-faktura. Expert Systems 4 Meddela Expert Systems datum när ni kan börja med att skicka e-faktura. Leverantör 5 Få bekräftelse av Expert Systems på att driftsättningen är klar. Expert Systems