Rutin för Fakturering. Inloggning till ekonomisystemet Sidan 1 (13) Fakturering steg för steg. Registrering av faktura

Transkript

1 Sidan 1 (13) Fakturering steg för steg Registrering av faktura Registrering av fakturaunderlag (utan väntande faktura) Påföra avgifter - Dröjsmålsränta Borttag av underlag för räntefakturor. BESTÄLLNING AV FAKTUROR Rutin för Fakturering Inloggning till ekonomisystemet Logga in via Insidan. Välj Ekonomisystem i högermenyn

2 2(13) Inloggningsbild Fakturering steg för steg Allmänt Inledande beskrivning av systemet Faktura kan skapas genom manuell registrering av fakturaunderlag eller integrering av fakturor. Integration kan göras från ett antal andra system men även genom integration av påförda dröjsmålsräntor och avgifter. När manuella fakturaunderlag har registrerats och färdigstämplats ska fakturautskrift beställas. Detta beställs via menyvalet - - Fakturering. Menyvalet - Fakturering startar ytterligare processer inom kundreskontran. Först sker ytterligare kontroller innan fakturautskrift sker. Efter fakturautskrift sker bokning av kundreskontran, därefter utskrift av debiteringslista och sist uppdatering av huvudboken. 1. Faktureringsunderlag Ute i verksamheterna görs ett underlag som sänds till respektive ekonomifunktion alternativt KSK som registrerar fakturan. Bild på faktureringsunderlag för inregistrering av faktura (Blanketten finns vid högermeny på sidan)

3 3(13) FAKTURERINGSUNDERLAG Förvaltn/enhet Kundnr: Org.nr/pers.nr: Vår referens: Telefon: Namn: Er referens: Adress: Postadress: Beskrivning Antal ápris Belopp Momskod Momskoder: 0 = ingen moms 1= 25% moms 2 = 12 % moms 3 = 6% moms Ansvar Slag Verksamhet Aktivitet Område Objekt Projekt Belopp Beslutsattest Sign Summa kronor Beslutsattest: Fyll i uppgifter om förvaltning, namn, adress och referenser. Beskrivning: Antal och á-pris: Belopp: Vilken vara eller tjänst som skall faktureras Om dessa kolumner används räknar datorn ut beloppet på fakturan Denna kolumn kan användas om man inte vill specificera antal och á-pris Momskod: Kontering: Underskrift: Här anges kod för den moms som skall debiteras. (se även skatteavsnittet, moms) 1 för 25 % 2 för 12 % 3 för 6 % 0 för 0 % Kontot där intäkten skall redovisas Attestberättigad KUNDREGISTER För att kunna fakturera en kund måste kunden finnas upplagd i kundregistret. Kontroll om kunden finns i kundregistret.

4 Funktionen når man i menyn Kundreskontra Kunder 4(13) Ta för vana att alltid kontrollera att kund finns upplagd innan du börjar fakturera. Samtliga fält i kundregistret är sökbara. Ställ fråga. Skriv in person- eller organisationsnummer. Visa svar. Anteckna kundnumret på faktureringsunderlaget. Kund får inte läggas upp igen om kunden finns i kundregistret. Upplägg av ny kund Om kund ej finns upplagd. Registreringsregler för Kundregistret: Skapa ny post. Fyll i organisationsnummer/personnummer Organisationsnummer eller personnummer skall alltid finnas. När du trycker ENTER tilldelar maskinen ett kundnummer. Personnummer: t.ex (ej ) Företagets namn före AB, HB och liknande (FÖRETAGET, AB) Efternamn före förnamn och kommatecken efter efternamnet följt av mellanslag (ANDERSSON, ANDERS) Registreringen i Kundregistret skall göras med VERSALER Ortnamn förkortas inte

5 Spara uppgifterna med diskettknappen. 5(13) Anteckna kundnumret på faktureringsunderlaget. Nu är det dags för fakturering. 2. Registrering av fakturan i Aditros kundreskontra a) Gå in i systemet via Kundreskontra Fakturering Fakturaunderlag Fakturaunderlaget i Aditro är indelat i tre olika delar Fakturahuvud Fakturarader Kontering Registrering av faktura Fakturahuvud Då du kommer in i funktionen är du redan inloggad till en Fakturagrupp. Varje förvaltning har faktureringsgrupper med en eller flera verksamheter för sin fakturering. Kontroll sker mot angivna värden. Det fakturaunderlag du registrerar kommer att knytas till aktuell Fakturagrupp. Du måste byta Fakturagrupp om den inte stämmer, med hjälp av funktionen Byt som finns som knapp på verktygsraden.

6 6(13) Ange kundnummer. Då kundidentiteten anges sker kontroll mot fakturaregistret för att kontrollera om ofakturerade underlag finns. Se bild på nästa sida För att fortsätta registreringen måste du ta med de underlag som ej tidigare fakturerats: Välj Avbryt, Underlag OK Nu kommer du in på fakturan. Fyll i verksamhet i fakturahuvudet och komplettera med uppgifter om fakturadatum, förfallodatum samt bokföringsdatum. (Uppgifterna kan även hoppas över här, för att i stället fyllas i då fakturering beställs. Om datum anges både på fakturaunderlaget och i faktureringsbeställning, kommer datum från underlaget att skrivas ut på fakturan. )

7 7(13) Uppgifter om fakturamottagaren (adress mm), kan ändras på det aktuella fakturaunderlaget. Detta görs via knappen Fakt.adress. OBS: Ändrade uppgifter påverkar inte kundregistret. Övriga uppgifter. I samband med registrering av fakturaunderlag kan vissa kompletteringar/ ändringar göras gällande text, ränte- och kravstopp. Kompletterade, ändrade uppgifter gäller endast för aktuellt fakturaunderlag. En fritext som avser fakturan i sin helhet kan också anges här, genom att trycka på knappen Fritext då markören står i denna del av bilden. Gå vidare med page down för att komma till fakturarader Avsnitt om fakturarader ( se särskilt avsnitt) Nu fyller du i specificerade uppgifter om fakturan. Obligatoriska uppgifter är belopp, momskod och artikelbenämning. Pil ner. Avsnitt om konteringsrader ( se särskilt avsnitt) Kontera fakturan. FÄRDIGSTÄMPLA Registrering av fakturaunderlag (utan väntande faktura) Fyll i kundnummer TAB, fyll i verksamhet. Fakturarader Om Verksamhet angivit i bildens övre del, kommer denna att visas på resp fakturarad. I sådana fall är det inte möjligt att ändra verksamhet på enskild fakturarad. Eventuell text för Avser kan anges längre ut till höger på fakturaraden.

8 8(13) From dat och Tom dat behöver ej fyllas i. Man kan endast fylla i from dat om man vill. Du måste minst fylla i belopp, momskod och artikelbenämning. Om det finns ett artikelregister, ställ dig i artikelnummer och F4 och välj artikel. Då väljs dels artikel och kontering automatiskt. MOMSKODER (se även skatteavsnittet, moms) 1 för 25 % 2 för 12 % 3 för 6 % 0 för 0 % För varje fakturarad som du gör, så kan en eller flera konteringar enligt nedan göras. Bilden som innehåller fakturarader är scrollningsbar, vilket innebär att ett "oändligt" antal fakturarader per faktura kan registreras. Denna del är även "scrollningsbar" i sidled, vilket innebär att inte alla fält syns samtidigt på bilden. En fritext som avser en speciell fakturarad kan också anges här, genom att trycka på knappen Fritext då markören står i denna del av bilden. Fortsatt registrering fakturaunderlag Kontering Varje fakturarad skall konteras med en eller flera intäktskonteringar. Obligatoriskt är ansvar, slag och verksamhet. (Om uppgifter om kontering registrerats i styrtabell för aktuell verksamhet så presenteras dessa värden som förslagskonteringar. Förslag hämtas från Verksamhet, och Artikelregister. Skulle både verksamhet och artikel innehålla konteringar i samma koddel gäller den kontering som finns i verksamhet.

9 9(13) 4. Färdigstämpla Tryck på knappen färdigstämpla när du är klar. Nedanstående bild kommer upp. Nu har du skapat en faktura. Välj ny faktura om fler fakturor skall göras och avbryt om du är klar. Kreditfaktura Kreditfaktura registreras enligt samma metod som vanlig faktura som beskrivits ovan, men med negativt belopp. Påföra avgifter - Dröjsmålsränta Kontroll om det finns några dröjsmålsräntor att debitera. Innan fakturaunderlag skapas i systemet i bilden Fakturering skall överföring av dröjsmålsränta/avgifter göras som finns lagrade i vänteregistret. Detta görs via menyvalet: Kundreskontra Fakturering Påföra avgifter Rutinen skall alltid köras innan fakturorna skapas i rutinen Fakturering. Nu kan Du se de poster som väntar på överföring, - klicka på Förslagslista. Poster under 10 kr debiteras ej och skall tas bort. Tryck därefter på STARTA och gå vidare till bilden Fakturering för att skapa fakturorna. Här anges den fakturagrupp som avses Se giltiga värden. Dröjsmålsräntor under 10 kr tar vi inte ut. Skriv därför in 10 tom Väljer Du : Påföras befintligt underlag lägger systemet dröjsmålsräntan på ev ny faktura. Väljer Du: Båda - skapas en räntefaktura om befintlig faktura saknas och om dröjsmålsräntan är över 25kr. Förslag: Välj Båda

10 10(13) Fakturor på dröjsmålsräntor under 10 kronor måste tas bort från systemet. Borttag av underlag för räntefakturor. För att kontrollera underlag under 10 kronor ange 0-10 kronor. Kontrollera Förslagslista De fakturor som understiger 10 kronor tas bort med krysset. Därefter bekräfta med ok.

11 11(13) BESTÄLLNING AV FAKTUROR Funktionen för Beställning av fakturor når man i menyn enligt ovan Kundsreskontra Faktura Fakturering Bilden är alltid ifylld när du kommer in i den. Faktureringsbilden Att beställa fakturor i Kundreskontran Starta alltid faktureringen med att välja Ny och sedan Definitiv. Använd inte valet, Förslag - i fältet: Beställningen avser Fyll i fakturagrupp from tom. Annars kommer alla fakturagrupper med. Vill du begränsa urvalet för faktureringsbeställning kan du här ange debiteringstyp. E = engångsfaktura K = kontraktsfaktura I = integrerad faktura P = påförd faktura Kombinerade debiteringstyper är EI och PI Du kan lämna fältet blankt. Beställningen kommer då att omfatta samtliga debiteringstyper.

12 12(13) I fältet Skapade av står din egen användaridentitet angiven. Ska du beställa för någon annan handläggare anger du den användaridentiteten här eller % för samtliga handläggare. Vill du fakturera för en viss verksamhetskod, då sätter du den här. Annars behöver du inte fylla i något. Utskriftstyp Bocka för: PG (används för alla fakturor, som ska skrivas ut som pappersfakturor med inbetalningskort PlusGiro.) BG (används för Autogiro, som ska skrivas ut som pappersfakturor med inbetalningskort Bankgiro.) efaktura (används för alla e-fakturor.) Svefaktura används för alla Svefakturor (Inte aktuellt för närvarande) Fyll i, förfallodatum, eventuellt fakturadatum samt bokföringsdatum Utseende av faktura samt val av skrivare: Utseende faktura Här finns nu endast 2 olika kombinationer som Ni får välja beroende på var fakturorna skall skrivas ut: HP (utskrift lokalt) - Välj då ALLTID en fakturaskrivare (T.ex FAKT1KSK) Kombinationen HP och TITTA får aldrig förekomma då skapas inga fakturor till kunden. EBREV (Utskrift av fakturorna sker hos utskriftscentralen. En fil skickas tisdagar och fredagar för utskrift av fakturorna.) Vid valet EBREV skall alltid skrivarvalet vara TITTA. Inga fakturor skrivs ut lokalt men en utskriftsfil skapas och bokföring sker vid körningen av fakturorna. Det är dessa 2 kombinationer som gäller beroende på hur Ni vill ha fakturorna utskrivna. Det behövs endast 1 körning. Utskrift deb lista Ange: Lokal skrivare från listan TITTA = Egen skrivare MIN = flera fakt/sida STD = En faktura/sida Se även knappen sortering Ange = Bokföring Hur skall listan för bokföringsutskrift se ut? Ja = Endast kontering Nej = Kontering och fakturanummer Hur skall posterna se ut i huvudboken? J = Alla med samma kontering slås i hop N = Varje faktura får en egen rad i bokföringen. Använd det som passar bäst Välj skrivare

13 13(13) Utseende debiteringslista Utskrift av debiteringslista kan ske från lokal eller den egna skrivaren. Sortera med en faktura per sida alternativt flera fakturor löpande. Bokföringsposter skall anges med sorteringsordning för fakturorna med endast kontering alternativt både kontering och fakturanummer. Glöm ej att bocka i bokföring avstämning så att posterna bokförs. I samband med beställning av definitiv faktureringskörning skall man innan körningen startas, via textknappen "Förslagslista" kontrollera att alla fakturor i bunten kommer med. Kontrollera listan innan du startar körningen. Är Förslagslistan tom Backa ur bilden genom att trycka på Avbryt och Spara inte! Starta inte jobben! Då skapas tomma filer som ställer till problem! Är allt OK Klicka på Starta Nu får du upp status på beställningen i rutan till vänster i bilden. Kontrollera i Köhanteraren att alla Jobb skapas. Varje körning ger minst 5 jobb. Om du kör autogiro och efaktura blir det ytterligare jobb. Fellista - Fakturakontroll, Kontrollera att Status = OK (ej Fel) Utskrift Fakturaunderlag Faktura Bokning (= rapport saknas eller är tom) Avstämning fakturor Kontrollera Debet = Kredit Faktura Deblista Denna fil lagras i ekonomisystemet och sparas som bokföringsunderlag. Fellista och Avstämning fakturor skall sparas som redovisningsmaterial i 10 år. Debiteringslistan spara på fil. Om körning av förslagslista startas bildas endast två jobb i köhanteraren. Inga fakturor skriv ut. Vill man att fakturorna skall skrivas ut måste man gå tillbaks och visa svar samt ändra till - Definitiv och - STARTA REGLER VID HANTERING AV KUNDFAKTUROR ENLIGT ARKIVLAGENS BESTÄMMELSER Stansunderlaget är tillsammans med debiteringsjournalen verifikation och skall förses med fakturanummer och sparas som redovisningsmaterial i tio år. Stansunderlaget skall konteras och attesteras av kontoansvarig. Registreras inte kundfakturor på Er egen förvaltning kan de lämnas till Kommunstyrelsekontoret för registrering. Används körorder, arbetssedlar e t c som underlag till kundfakturor skall alltid bevakning av att alla nummer i serien faktureras eller att underlag för makulering finns i verifikationspärmen.