Fakturering med Kundreskontra

Transkript

1 Fakturering med Kundreskontra Genom att använda e-bokföringens modul Fakturering med Kundreskontra kan du skapa fakturor och hålla koll på din kundreskontra i e-bokföringen. Inställningar Innan du börjar skapa fakturor är det några inställningar som ska göras. Gå till sidan Bokföring Arkiv Grunduppgifter och välj fliken Fakturering. (Om fliken inte finns måste du först aktivera modulen Fakturering med kundreskontra eller Fakturering för enskild firma på fliken Produktdelar.) Fyll i rutan senaste nummer fakturor. Du anger numret på den senaste fakturan du skapade via ditt tidigare faktureringsprogram så fortsätter e-bokföringen på samma nummerserie. Har du inte fakturerat tidigare anger du numret före det fakturanummer du vill börja på. (Vill du att första fakturan ska få nr 1001 anger du 1000 i rutan.) Fyll i senaste nummer offerter och avier på samma sätt. En avi är en faktura som det inte går att skicka påminnelse på. (Det kan t.ex. användas av föreningar som skickar avi på medlemsavgift för nästa år.) Mata även in ditt momsregistreringsnummer i rutan Momsreg.nr. Vidare finns grundinställningar för nya kunder och nya artiklar de kan sedan finjusteras för varje enskild kund eller artikel du registrerar. Bocka för i rutorna längst ner om du ska använda tilläggstjänsterna Autoavprickning eller e- faktura eller om du vill kunna göra skatteavdrag för Husarbete på fakturan. Mer om dessa moduler finns i de separata instruktionerna Autoavprickning, e-faktura och ROT-avdrag. Glöm inte att spara samtliga grunduppgifter när du är klar. e-bokföring Instruktion 1

2 På fliken Kundreskontra finns inställningar för betalningspåminnelse och dröjsmålsränta. Se över om du vill göra några ändringar där. Om du har en Logotyp som du vill ha med på fakturan går du till fliken Logo. Klicka på Bläddra och sök fram filen. Du kan importera filer av typen jpg, gif, tiff, bmp, wmf eller eps med en storlek på max 51,2 kb. Klicka på Importera logotype. Du får ett meddelande om att logotypen importerats alternativt ett felmeddelande om det inte gick bra. e-bokföring Instruktion 2

3 Välj fliken Dokument. Där kan du se hur fakturan kommer att se ut genom att klicka på Visa. Om du behöver justera storleken på loggan gör du det i rutan Skala logotypstorlek med. Spara inställningen och klicka på Visa på nytt för att se om det blev lagom. Har du ingen logga skriver du in ditt företagsnamn i rutan Namn på offert/faktura. Om du saknar någon uppgift på fliken Organisationen som du vill ha med i sidfoten på fakturan kan du använda rutorna Valfri fakturafotsrubrik / text. Du kan t.ex. skriva Plusgiro i vänstra rutan och ditt plusgironummer i högra för att få med Plusgirot på fakturan. När inställningarna av grunduppgifter är klara är det dags att se över inställningarna på sidan Bokföring Årsinställningar Kontokopplingar. Under avdelningen 2. Kund finns kopplingar som gäller faktureringen. Bokför du enligt kontantmetoden är det Försäljning (förslag) du behöver ställa in. Ange det konto som du oftast bokför fakturerad försäljning på. Ange även konto för Husarbete fordran Skatteverket om du har aktiverat funktionen för att göra avdrag för Husarbete. Bokför du med Faktureringsmetoden kontrollerar du även de övriga kopplingarna. Spara Kontokopplingarna när du är klar. Fakturera När inställningarna är klara kan du börja skapa fakturor. Det gör du genom att välja Fakturering Skapa ny Ny Kundfaktura i menyn. e-bokföring Instruktion 3

4 Börja med att ange vem som ska ha fakturan genom att klicka på listan Välj vid rubriken Kund. Du kan välja mellan befintliga kunder i kundregistret eller, om det är en ny kund, Snabbregistrera kund. Väljer du snabbregistrera kund visas formulär för mer kundinfo och du kan mata in uppgifterna för kunden. Om rutan Spara till kundregister är ikryssad kommer kunden att sparas till registret och nästa gång du skapar en faktura kan du välja den här kunden direkt i listan. e-bokföring Instruktion 4

5 När du fyllt i kunduppgifterna är det dags att ange vad som ska faktureras. Klicka på listan Välj under rubriken Artikel. Välj en befintlig artikel i listan eller, om det är en ny artikel, Snabbregistrera artikel. Då öppnas formuläret för att ställa in en artikel. Ange benämning, antal, à-pris exklusive moms, momssats och artikeltyp. Om du vill sortera artiklarna i vallistan på något annat än benämningen kan du även ange en artikelkod. Bokför du enligt Faktureringsmetoden behöver du ange vilket försäljningskonto artikeln ska bokföras på. Har du kontantmetoden behöver du inte tänka på bokföringskonto i det här läget. Det anger du först vid bokföring av inbetalningen. Du kan lägga till ytterligare artiklar genom att klicka på Ny rad och skriva in extra text på fakturan genom att klicka på Ny textrad. När du är klar klickar du på Spara och tilldela nummer. Fakturan får ett fakturanummer och sparas. En förhandsgranskning av fakturan visas på skärmen. Är du nöjd med fakturan kan du skriva ut den. Snyggast blir det om du väljer Skapa PDF och skriver ut PDF-filen. Dåfår du även med eventuell logotyp på fakturan. Vill du justera eller lägga till något på fakturan klickar du på Ändra och kommer då tillbaka till formuläret där du skapar/ändrar fakturan. När du är nöjd med fakturan och inte vill ändra något mer klickar du på Stäng faktura. Då låser du fakturan så att den inte längre går att ändra eller makulera. Fakturan förs över till Kundreskontran och går nu att pricka av som betald. e-bokföring Instruktion 5

6 Bokföra Fakturan När fakturan är stängd kan du som bokför enligt Faktureringsmetoden (Bokför fakturor direkt) bokföra den fakturerade försäljningen genom att gå till sidan Bokföring Konteringar Journaler. På fliken Kundfakturor klickar du på Visa för att lista stängda men ej bokförda fakturor. Bocka först i rutan Visa intäktsverifikation om du inte bara vill se vilka fakturor som ligger för godkännande utan även hur verifikationerna kommer att se ut. Om du bara vill godkänna fakturor fram till ett visst datum anger du vilket brytdatum du vill använda i datumrutan. Förvalt datum är sista dagen i det aktuella räkenskapsåret. Du kan ändra hur fakturan konteras genom att klicka på länken ändra under fakturanumret. Då visas ett formulär för manuell kontering där du kan justera konteringen. När du är nöjd klickar du på Godkänn samtliga nummersatta verifikationer. Då skapas en verifikation per faktura och du kan skriva ut en journal över de godkända fakturorna. Fakturajournalen kan sedan återfinnas under Bokföring Rapporter Bokf. journaler. Du som bokför enligt kontantmetoden bokför normalt inte fakturan förrän kunden har betalat. e-bokföring Instruktion 6