Kom igång med Avtalsfakturering

Transkript

1 Kom igång med Avtalsfakturering Avtalsfakturering är ett utmärkt verktyg för att hantera återkommande och löpande fakturering, exempelvis vid serviceavtal, hyror, prenumerationer. När du vill skicka flera fakturor till en och samma kund gällande olika perioder är funktionen för avtalsfakturering en suverän lösning. Du sparar mycket tid och får bättre kontroll på hanteringen. Företagsinställningar Om du ska skicka avier på dina avtalsfakturor ska du börja med att ställa in en egen nummerserie för avier. Gå till menyn Arkiv - Företagsinställningar - Fakturering 1 (Affärssystem: Inställningar - Företag - Fakturering 1) och på raden Avi anger du en nummerserie för dina avtalsfakturor. Tänk på att använda ett nummerintervall som ligger utanför de övriga fakturanummerserierna. Funktionen för avisering skiljer sig inte från faktureringen. Skillnaden är att avierna använder sig av en egen nummerserie och att momsen inte skall bokas förrän betalning sker. Om du ska skicka avtalsfakturan som en vanlig faktura istället för avi så används den vanliga fakturanummerserien som är angiven på raden Normal och du behöver då inte ändra några inställningar. Det är på dina avtalstyper du styr om avtalsfakturorna ska aviseras eller faktureras. Läs mer om detta i avsnittet avtalstyper. Avtalstyper Lägg upp de avtalstyper du vill dela in dina avtal i såsom hyra och prenumeration. Det finns ingen begräsning i hur många avtalstyper du kan registrera, vilket är en stor fördel. Avtalstyperna kan användas som avtalsmallar för att snabbare kunna lägga upp nya avtal. Ju mer uppgifter du anger på avtalstypen desto mindre uppgifter behöver du ange när du registrerar nya avtal då många av de uppgifter du angett på avtalstypen automatiskt ligger med på de nya avtal du lägger upp med denna avtalstyp. 1

2 I registret avtalstyper anger du om avtalet skall förlängas automatiskt och i så fall med hur många månader. Det är också viktigt att ange om det är fakturor eller avier som ska skapas vid varje faktureringstillfälle. Skillnaden mellan fakturering och avisering är att vid avisering redovisas momsen inte vid själva aviseringen, utan först vid betalningen av avin. Därför måste du för avtalstypen avisering också ange vilket konto som skall användas istället för artikelns/uppdragsartens normala intäktskonto. Momsen läggs på ett vilande momskonto till dess betalningen sker, då ombokningen görs till rätt intäktskonto och det normala momskontot. På avtalstypen kan du också registrera olika standarduppgifter som automatiskt läggs på de avtal som knyts till avtalstypen, exempelvis ett speciellt fordringskonto för avier. Om avtalet ska vara löpande kan du lägga in ett uppsägningsdatum som sedan bevakas av programmet. Du väljer själv tidsintervallet för bevakningen, kanske vill du ha varningen en månad innan uppsägningsdatum. Varningen sker sedan genom att aktuella avtal automatiskt markeras i avtalslistan och påminnelsen visas till dess du justerat uppsägningsdatum eller avslutat avtalet. Avtalet kan också förlängas automatiskt om du lagt in denna markering på avtalstypen. Gå till menyn Bearbeta - Avtal och därefter menyn Bearbeta - Avtalstyper. Klicka därefter på menyn Arkiv - Ny avtalstyp och du kommer till bilden nedan. Här anger du namn på avtalstypen och gör de inställningar som ska gälla för denna avtalstyp under respektive flik. Klicka därefter på Spara. 2

3 TIPS! Om du vill kunna följa upp olika avtalstyper i kundreskontran rekommenderar vi i dagsläget något av följande alternativ: Ge varje avtalstyp ett eget kundfordringskonto, då kan du via rapportcentralen ta ut reskontrajournalen på respektive kundfordringskonto och får därigenom en uppföljning. Alternativt kan du välja att arbeta med resultatenheter på balanskonton. Styr varje avtalstyp till en resultatenhet. Då kan du följa kundfordringskontots resultatenhet i reskontrajournalen. Registrera avtal Uppläggning av ett avtal kan liknas vid uppläggning av en fristående faktura. Det finns en koppling mot kundregistret så att förändringar av adressuppgifter och liknande som görs där, också slår igenom på alla befintliga avtal. Om du inte har lagt in några standarduppgifter på en avtalstyp så hämtas uppgifterna istället från kund, artiklar, projekt och så vidare när du lägger upp ett nytt avtal. Tänk på att vissa uppgifter på avtalet inte går att ändra när du börjat fakturera avtalet, exempelvis startdatum. Standardinställningen är att avtalsnummer är numeriska. Detta är till för att snabba upp registreringen av avtal. När valet Automatisk numrering av avtalen är markerat så innebär det att avtalsnumret blir numeriskt och programmet räknar upp avtalsnumret med 1. Tar du bort markeringen under menyn Arkiv i Bearbeta Avtal kommer fältet för avtalsnummer att vara tomt och du får själv skriva in numret. Vill du använda alfanumeriska avtalsnummer ska du alltså ta bort markeringen för automatisk numrering. 3

4 Nytt Avtal För att lägga upp ett nytt avtal går du till menyn Bearbeta - Avtal och därefter menyn Arkiv - Nytt Avtal och fyller i alla uppgifter som ska gälla för avtalet under respektive flik i bilden nedan. Klicka därefter Spara. 4

5 Faktureringsplan Det skapas en faktureringsplan i programmet baserat på avtalstidens längd, första angivna faktureringsdatum och period fram till nästa faktureringstillfälle. Ett avtal kan exempelvis faktureras en gång per kvartal med en faktura för hela kvartalet eller med tre fakturor om en månad vardera. I planen framgår faktureringsdatum, avtalsperiod för faktureringstillfället, att fakturering har skett och det fakturanummer som genererades (det sistnämnda skapas när fakturan är utskriven och godkänd). I samband med att betalningen bokas i ekonomisystemet så visas även detta i faktureringsplanen. Gå till menyn Bearbeta - Avtal, markera ett avtal i listan och gå till menyn Arkiv - Faktureringsplan för att se faktureringsplanen för detta avtal. 5

6 Fakturera avtal För att fakturera dina avtal går du till menyn Bearbeta - Avtal och därefter menyn Bearbeta - Fakturera/Avisera. Du anger fram till och med vilket datum (avtalets faktureringsdatum) du vill fakturera och klickar OK. Fakturaunderlag kan skapas för avtal med faktureringsdatum fram i tiden. De fakturor som ligger fram i tiden får dagens datum som fakturadatum men förfallodatum blir det som ligger på avtalet. Nu listas de avtal som är godkända för fakturering. Markera kryssrutan under Fakturera för att markera alla avtalen samtidigt eller markera de separata avtal som ska faktureras. Klicka därefter på Fakturera. I bilden fakturera finns möjlighet att skriva in en huvudtext som enbart ska skrivas ut på de avtal som faktureras vid valt faktureringstillfälle. Ligger det en huvudtext på avtalet kommer den tillfälligt ersättas med den du skrivit in för faktureringstillfället. 6

7 När du klickat på Fakturera i avtalsfaktureringen skapas fakturaunderlag under menyn Bearbeta - Fristående faktura (Affärssystem: Bearbeta fakturaunderlag), där de skrivs ut på det sätt som angivits på kunden. Rutinen för avisering skiljer sig inte från faktureringen. Skillnaden är att avierna använder sig av en egen nummerserie och att momsen inte skall bokas förrän betalning sker. Gå till menyn Bearbeta - Fristående faktura (Affärssystem: Bearbeta - Fakturaunderlag) för att skriva ut och godkänna avtalsfakturorna. 7

8 Underhåll och Rapporter Ett avtal kan ändras tills dess att första fakturan är skapad. Efter detta är det enbart vissa uppgifter som kan ändras. Du ändrar eller förlänger avtalet genom att ändra uppgifterna för avtalet, du kan dock aldrig skapa en faktura med ett tidigare faktureringsdatum än den senaste du skapat. Du kan enkelt avsluta ett avtal genom att öppna upp avtalet och på fliken Diverse ange ett datum då avtalet ska vara avslutat. I menyn Rapporter - Rapportcentral finns ett eget rapportavsnitt för avtalsrapporter. Där finns faktureringshistorik som visar vad som är fakturerat på avtalen, avtalslistor som visar information om avtalen samt prognoser som visar kommande faktureringar. 8