Autogiro 3L Pro Autogiro. Copyright VITEC FASTIGHETSSYSTEM AB Sida 1 av 14

Transkript

1 Autogiro Sida 1 av 14

2 Innehåll STYRPARAMETRAR FASTIGHETER... 3 KONTRAKTSPARTEN... 3 Om annan person än avimottagaren skall stå för autogirobetalningen... 4 KONTRAKTET... 5 AUTOGIRO EXPORTER... 5 Betalningsunderlag. Skapa fil till autogiro... 5 Saldo till Autogirofilen... 8 Medgivandandeunderlag. Rapportera betalar autogiro... 9 AUTOGIRO IMPORTER Återredovisning Betalningar Återredovisning medgivanden Rapporter KREDITERING AV AUTOGIROAVI SOM HAR SKICKATS FÖR DRAGNING KREDITERING AV AUTOGIROAVI SOM INTE HAR SKICKATS FÖR DRAGNING Sida 2 av 14

3 Hyres- & avgiftsadministration Registervård - Styrparametrar Fastighet Betalning via autogiro är en överenskommelse mellan företag och företagets kunders. Autogiro innebär att pengar förs över automatiskt, från kundens bankkonto till företagets, samma dag som fakturan/avin förfaller till betalning. (OBS: Det går att skicka postgiro-autogiro genom bankgiroautogiro. Prata med postgirot för mer info) Hanteringen av autogiro sker i följande steg: Styrparametrar fastigheter Funktionen ska vara påslagen i Styrparametrarna fastigheter. Ange kundnummer som företaget fått sig tilldelat av bankgiro eller postgiro. Används autogiro PG, kompletteras även denna med redovisningsnummer för medgivande. Detta nummer används när filen rapportera betalare skickas. Kontraktsparten Hyres- & avgiftsadministration Registervård Kontraktsparter/Kunder Här markeras när kontraktsparten har gett sitt medgivande under fliken hyresgäst. Markering anges genom att ange 1) var företag ska skicka betalningsuppdraget. Partens registrerade betalarnummer ska också anges. 2) Betalarnummer är kopplat till bankkonto (hos Autogiro) som ska belastas/tillgodogöras vid utförande av betalningsuppdrag. Betalarnummer kan vara part ID, personnummer. Sida 3 av 14

4 3) Betalarstatus måste sättas till rapporterad ny eller rapporterad kontoändring om parten finns registrerad hos Autogiro. (I annat fall skapas inget betalningsuppdrag) 1) Autogiro - vart betalningsuppdrag skickas. 2) Betalarstatus 3) Betalar nr. Nytt kopplat till bankkonto. Om annan person än avimottagaren skall stå för autogirobetalningen 1) Om inte personen finns upplagd i Kontraktsparter/Kunder så skall den läggas upp. Lägg upp personen enligt ovan med betalarstatus, betalarnummer och bankkonto. 2) På avimottagaren i Kontraktsparter/Kunder under fliken hyresgäst läggs autogirobetalarens personnummer in. Det görs i fältet enligt nedan. I autogirofilen kommer då ovanstående personnummer med istället för nedanstående angivna org/personnummer som är angivit under fliken grundinfo. Sida 4 av 14

5 Autogirobetalaren behöver inte finnas med på kontraktet. Kontraktet Hyres- & avgiftsadministration Registervård - Kontrakt/Avtal På kontraktet under fliken avisering måste alltid anges om debitering ska ske vi autogiro. Autogiro exporter Hyres- & avgiftsadministration Betalningar/Krav & Ränta Autogiro - exporter Betalningsunderlag. Skapa fil till autogiro Filen skapas till Autogiro med betalningsuppdrag. Skapa fil till autogiro. Skicka sedan filen/-erna via överföringsprogram till bankgiro- eller postgirot. Vilka avier som har skrivits till filen kan också tas ut i en rapport se - lista skickade autogiroavier. Denna rutin kan man ångra via ångra skapade betalningsunderlag. Sida 5 av 14

6 Det sker en märkning av vilka autogiroavier som har skickats för dragning. Information sparas på alla avier som har skrivits till en autogirofil och därmed får antas har skickats iväg för dragning. Varje skapande av en fil märks med ett jobb-id, som i ett senare läge kan backas, dvs. om jag kommer på att jag har missat att ta med några avier i filen så backar jag först de som skrivits till en fil för att sedan skapa om filen med alla aktuella avier. När man skapar Betalningsunderlag. Skapa fil till autogiro har man möjlighet att välja på kontrakttyp, fastighet, byggnad, referensnummer. Öppna ångra skapade betalningsunderlag. Välj det Jobb-ID som ska backas. Sida 6 av 14

7 Lista skickade autogiroavier Sida 7 av 14

8 Saldo till Autogirofilen Vid skapande av autogirofilen finns möjlighet att ta hänsyn till eventuella inbetalningar som är gjord på de avier som skickats iväg för autogirodragning. Även avier som är krediterade och betalningsmarkerad med betalningssätt * räknas som betalda/delbetalda. Endast betalningar som är uppdaterade till redovisningen tas hänsyn till. Obs! För att få bästa möjliga hantering rekommenderar vi att matchning av betalningar är gjorda innan filen skapas. Då beställningsbilden för att skapa autogirofilen öppnas är det förvalt att endast ej uppdaterade avier ska skickas med i filen. När denna avmarkeras visas ett val att filen ska ta hänsyn till eventuella betalningar Justera avins belopp med gjorda betalningar. Avmarkera denna om ni önskar skicka totalbeloppet på respektive avi trots betalningar finns. Det finns också möjlighet att skriva en detaljerad lista över de avier som skickas med i filen, alternativt bara detaljer över de avier där justering gjorts för betalning. Observera att filen kan ta upp till tre gånger så lång tid att skapa om ni väljer att justera avins belopp med gjorda betalningar. Sida 8 av 14

9 Medgivandandeunderlag. Rapportera betalar autogiro Filen skapas för medgivandeunderlag under autogiro - exporter. Skapa fil till autogiro Skicka sedan filen/-erna via överföringsprogram till bankgiro- eller postgirot. En rapport skapas direkt till bildskärm som sedan kan skrivas ut till skrivare. Om man önskar kan man skapa endast en journal först. Sida 9 av 14

10 Autogiro importer Hyres- & avgiftsadministration Betalningar/Krav & Ränta Autogiro importer Återredovisning Betalningar Filerna hämtas via överföringsprogram. Filerna läses sedan in i 3L s reskontra med hjälp av Återredovisning Betalningar. Utförda och misslyckade betalningsuppdrag återrapporteras via fil från Autogiro. Det är endast de lyckade uppdragen som läses med hjälp av avireferensnummer. Vid inläsning av denna fil skrivs en rapport ut över vilka betalningar som är inlästa. Det skrivs även ut en journal på dem som inte har blivit inlästa med orsak till misslyckande. Sida 10 av 14

11 Återredovisning medgivanden Vi läser in filen över godkända medgivanden och sätter autogiroflagga på alla kontrakt där kunden har en godkänd status för autogiro i kundregistret, dvs. om Agda Larsson har rapporterad ny i bolag 250 och har två kontrakt i bolag 250 och ett kontrakt i bolag 350 så är det bara kontrakten i bolag 250 som sätts till autogiro. En rapport skrivs ut över vilka kunder som medgivande kommit för och vilka kontrakt som därmed är markerade med autogiro. Inga avier läggs om. Rapporten sorteras/grupperas per bolag/kundnummer/kontraktsnummer. Genom att välja ny/makuleras/nytt konto på kontraktsparten (se ovan) kan delrutinen Återredovisning Medgivanden producera en fil. Rapporterade medgivanden skrivs ut på journal samt betalarstatus förändras på respektive part till rapporterad ny/rapporterad makulerad/rapporterad kontoändring beroende på föregående status, när filen har skapats. OBS: Gäller då personen är avimottagare. Om personen ej är avimottagare skall informationen registreras på hyresgästen/innehavaren som är avimottagare i fältet pers.nr för AG om ej kundens. Finns det ett värde i detta fält skrivs det personnummer till medgivandefilen. Saknas värde i detta fält hämtas personnummer till medgivandefilen från samma ställe som idag, dvs. org/personnummer på kunden. Sida 11 av 14

12 Vid inläsning av godkända medgivande finns möjlighet att uppdatera även skapade, ej förfallna avier. En inställning bestämmer hur ni vill arbeta med detta. Klicka på kugghjulet i knapplistan från programmet Autogiro importer för att nå inställningen. Klicka på fliken med jordgloben för att aktivera inställningen på systemnivå och se därefter till att inställningen är satt till Ja. Rapporter Rapport Avvisade Betalningsuppdrag. Vid inläsning av denna fil får man information om avvisade betalningsuppdrag. Ingen påverkan på databasen, dvs. ingen information i 3l Pro ändras. Rapporten visar vilken kund som avvisandet gäller, vilket avinummer som är avvisat, information om avin (typ, period, förfallodatum, belopp) samt varför den är avvisad. Ex felaktigt betalarnummer. Rapport Makulering/ändringar av betalningar. Med nya betalningsdirektivet har den enskilde betalaren större möjlighet att ändra/makulera autogiron vilket då måste återredovisas till betalningsmottagaren. Vid inläsning av denna fil får man i 3l Pro endast en lista, ingen påverkan görs på information i 3L Pro. Rapporten visar vilken kund som makuleringen/ändringen gäller, vilket avinummer som är makulerat/ändrat, information om avin (typ, period, förfallodatum, belopp) samt varför den är makulerad/ändrad. Ex Makulerad av betalare. Sida 12 av 14

13 Nya medgivande via Internetbank. Inläsning av medgivande där en fil inte skickats från 3L Pro först utan där medgivandet skett i Internetbanken. Statusändringar sker endast i det/de bolag där betalningsmottagarens bankgironummer finns. (3L Pro letar i betalningssätt eller Stryparametrar Fastigheter) Vi läser in denna fil och sätter autogiro på alla kontrakt där betalaren finns. Det kan ju då gälla flera bolag om bg-numret återfinns i flera bolag. En rapport skrivs ut över vilka kunder som medgivande kommit för och vilka kontrakt som därmed är markerade med autogiro. Inga avier läggs om. Rapporten ska visa all information om betalaren som kommer i filen (personnummer, namn, adress, betalarnummer, kontonummer, vilket/vilka bolag som status ändrats i) samt vilka kontrakt som autogiro har satts på. Rapporten sorteras/grupperas per bolag/kundnummer/kontraktsnummer. Om det kommer kunder i filen som inte har hittats vid inläsningen kommer en upplysning på rapporten. Betalarinformationen skrivs ut lika som på de andra, men fältet för vilka kontrakt som är påverkande skrivs upplysning om att inga kontrakt kan hittas. E-faktura avmarkerar autogiro Vid inläsning av anmälningsfil för e-faktura tas autogiroflagga bort på kontraktet i de fall det finns. Kreditering av autogiroavi som har skickats för dragning Om avin är märkt med att den har skickats för dragning så behålls även kreditavin som en autogiroavi och en upplysning visas Sida 13 av 14

14 Man får därför ingen fråga om att skapa automatiska betalningar. Om förfallodatum är tidigare än dagens datum flyttas förfallodatumet på kreditavin fram enligt inställning på x antal dagar framåt i tiden, d.v.s. samma inställning som används vid avisering. Det innebär att kreditavin går med i autogirofilen nästa gång den filen skapas. Hyresgästen får då tillbaka de pengar som han/hon betalat för mycket. Vi har valt att låta förfallodatumet flyttas fram på kreditavier gällande autogiroavier som skickats iväg i en fil för att ni ska ha möjlighet att skicka med även kreditavin för utbetalning. Gällande kreditavier i autogirofilen låter BGC meddela att om betalningsdatumet på utbetalningen passerats med mer än 5 bankdagar så avvisas betalningen. Har det passerats med 5 bankdagar eller mindre flyttar de fram betalningen till närmsta bankdag. Det är därför möjligt att ni behöver se över era rutiner för när autogirofiler skickas för dragning med hänsyn till förfallodatum på krediter som skickas med. Värt att notera är att en avi som är märkt som att den är skickad för dragning inte skickas med i filen igen. Du kan därför göra urval endast tom ett visst förfallodatum om du vill vara säker på att få med alla avier med förfallodatum bakåt i tiden. Tänk dock på att konsekvenserna om en kreditavi skickas för långt efter sitt förfallodatum enligt informationen från BGC. Kreditering av autogiroavi som inte har skickats för dragning. Vid kreditering är det inte heller förvalt att ta bort autogiromarkeringen, d.v.s. båda avierna fortsätter vara autogiroavier. Fråga kommer om man ska skapa betalning vid uppdatering, saldot blir då 0: - på båda avierna om hela avin krediteras. Inget översänds därmed till autogiro under förutsättning att man skickar saldot (justering av avins belopp med gjorda inbetalningar) Eftersom betalningarna för krediteringarna skapas vid uppdatering är rekommendationen alltså att se till att alla avier är uppdaterade innan autogirofilen skapas! Samma hantering gäller om en autogiroavi som inte har skickats för dragning delkrediteras. Saldot blir då 0: - på kreditavin, men korrekt saldo på ursprungsavin. Endast ursprungsavin kommer skickas med i autogirofilen under förutsättning att man skickar saldot (justering av avins belopp med gjorda inbetalningar)det finns även kontroll på att icke uppdaterade avier som har skickats för dragning inte får raderas. Sida 14 av 14