Här skriver du in ditt tillståndsnummer (kundnummer) som du fått av posten eller banken

Transkript

1 Autogiro För att använda autogiro måste du göra visa inställningar i programmet. Börja med att gå in under formulär Generella inställningar tryck sedan på ikonen Basuppgifter och välj fliken Autogiro. Fältförklaring Kundnummer Här skriver du in ditt tillståndsnummer (kundnummer) som du fått av posten eller banken Kommunikationsprogram Ange sökvägen till ditt kommunikationsprogram som du skall använda dig av och skicka dina filer. Placering av transaktionsfil Här anger du var du vill spara din transaktionsfil som du skapat efter avisering. Skapa/Skicka medgivande fil Här väljer du att skapa/skicka medgivande filen som innehåller information som bankkontonummer, personnummer mm om de hyresgäster som har autogiro. 1

2 För att en hyresgäst skall bli aviserad med autogiro måste vissa inställningar göras på Hyresgästen. Gå in på formulär Hyresgäster markera den hyresgästen som skall ha autogiro. Ändra Betalningssätt till Autogiro. Då kommer det att komma upp en ikon vid sidan om som heter Betalning via autogiro. Tryck på den och följande ruta visas: Fyll i samtliga fält i rutan Autogiro och tryck sedan OK. Du får upp frågan om hyresgästens uppgifter skall skickas med på nästa medgivande fil. Svara då JA på den frågan. 2

3 Nu har du lagt in samtliga grundinställningar för att kunna använda autogiro. Nedan kan du läsa hur du går till väga när du skapar medgivandefil. Börja med att gå in på formulär Generella inställningar tryck sedan på ikonen Basuppgifter och välj fliken Autogiro. Tryck på knappen Skapa/Skicka medgivande fil. Nu kommer en fil att skapas utifrån hyresgäster som du angivit skall vara med på nästa medgivandefil. Om du angivit sökvägen till kommunikationsprogrammet kommer du att kunna skicka filen direkt. Annars får du starta upp erat kommunikationsprogram och skicka medgivandefilen. Ändring och makulering av hyresgäst Om du skall ändra tex bankgironummer på en hyresgäst så går du in på fliken hyresgäster, markerar hyresgästen du skall ändra på och går in på ikonen Betalning via autogiro. Gör dina ändringar och välj OK. Följande dialog visas: 3

4 För att makulera en hyresgäst så trycker du på ikonen Makulering av medgivande. Följande bild visas: Svara Ja här och skicka en ny medgivande fil. 4

5 Avisering Autogiro Du aviserar som vanligt. När du har aviserat välja du att skapa en transaktionsfil. Gå till formulär Avisering/Avier och klicka på ikonen Skapa transaktionsfil och följande dialog kommer upp. Välj vilket bolag som du vill skapa en transaktionsfil för. Sedan markerar du de avier som du vill ska gå med i transaktionsfilen och trycker på Skapa fil för markerade poster eller så trycker du på knappen Skapa fil för allt. Följande dialog visas: Välj Ja om du vill skapa transaktionsfilen eller Nej om du vill avbryta. Du får upp en dialog som talar om att transaktionsfilen är skapad. Välj här OK. 5

6 Vill du att avi(er) inte skall gå med i transaktionsfilen väljer du att högerklicka på avin och välj Ta bot post(er). Har du skrivit över eller tagit bort en transaktionsfil som du inte har skickat kan du skapa om filen. Välj de bolaget som du vill skapa transaktionsfilen för och tryck på knappen Hämta poster från avier. Följande meddelande visas: Funktionen gör det möjligt att hämta/söka upp avier som det ska skapas en transaktionsfil av. De filer som kan hämtas är de som är aviserade och ej betalda eller backade. Fortsätt? Svara Ja och följande dialog visas: Markerar den/de månaderna som du vill skapa transaktionsfilen för och trycker på OK. Se till att du har rätt år inställt. Du kommer tillbaka till dialogen för Skapa transaktionsfil och gör som ovan för att skapa en transaktionsfil. Autogiro inbetalningar För att läsa in autogiro inbetalningar går du in på formulär Reskontra - Inbetalningar. Tyck på ikonen AutoGiro Inbetalning. Under rubriken Matcha inläsning mot finns det tre olika alternativ. den exakta avin den äldsta obetalda avin den äldsta obetalda avin med samma restbelopp som inbetalt Kommer bara betala den avin som har det avinummret Tar den äldsta avin som är obetald. Tar ingen hänsyn till om det är samma belopp eller inte Tar den äldsta avin med samma belopp som Inbetalt. Om inte beloppet stämmer på äldre avier betalar den avin med samma avinummer 6

7 För att hämta den autogiroinbetalningsfilen som du vill läsa in klickar du på ikonen Hämta AutoGiro fil. Och följande ruta visas: Leta du upp filen som du vill läsa in. Markerar filen och trycker på Öppna. Programmet kommer att visa vilka avier som den hittar och kan läsa in. Fältförklaring Avinummer från Auto Inb.datum Belopp Matchande avinummer Status Inbetalt Avinummret som finns i autogiro filen. Det datum som inbetalning av avi gjorts. Det belopp som är inbetalt. Avinummret från ditt program. Vilken status avin har (OK, Ej matchad, Betalt för mycket, Betalt för lite). Visar hur mycket som är inbetalt sedan tidigare på avin Om du högerklickar på en avi som har statusen tex. Ej matchad får du möjlighet att använda Sök efter matchande avi. I dialogen som visas kan du välja att betala en annan avi. För att betalningarna ska utföras trycker du på knappen Alla matchande eller Markerat urval. Trycker du på Alla matchande kommer alla avier med status OK, Betalt för lite eller Betalt för mycket att betalas. Om du bara vill betala vissa av betalningarna i autogiroinbetalningsfilen markerar du den/de avier som du vill betala. Använd Ctrl knappen när du skall markera ett urval avier som inte ligger eftervarandra. Shift om de ligger efter varandra. Tryck sedan på knappen Markerat urval och de avier som du markerat kommer då att bli betalda. 7