Handbok. Pagero Autogiro Pro

Transkript

1 Handbok Pagero Autogiro Pro

2 AUTOGIRO Avtal med banken Innan ni kan börja använda tjänsten Autogiro tecknas ett avtal mellan er och banken. Ni sänder sedan in en testfil till Bankgirocentralen. Testfilen ska innehålla både medgivanden och betalningsuppdrag. När testfilen godkänts av Bankgirocentralen kan riktiga betalningsfiler skapas och sändas. I samband med att ert företag skriver avtal med er bank om Autogiro finns det ett antal punkter att ta ställning till: Spärr mot krediteringar I avtalet kan ert företag ange att krediteringar inte är tillåtna. Om ett betalningsuppdrag som ni sänder till Bankgirocentralen innehåller en kreditering, kommer det att avvisas och inte vidarebehandlas av Bankgirocentralen. Den redovisas på listan Formatfellista av Bankgirocentralen. Omförsök När ni tecknar avtal med er bank bestämmer ni om Bankgirocentralen ska göra omförsök i täckningskontrollen. Ni kan avtala om upp till tre omförsök. Nedan beskrivs hur omförsöken går till: 1 På betalningsdagens morgon överför Bankgirocentralen en datafil till samtliga betalares banker. Banken godkänner uttaget från betalarens bankkonto, om det finns pengar på bankkontot. Obs att då täckningskontrollen sker tidigt på betalningsdagens morgon, måste betalaren ha tillräckligt belopp på sitt bankkonto redan bankdagen före betalningsdagen. 2 Om banken inte godkänner uttaget meddelar de Bankgirocentralen detta. Bankgirocentralen redovisar denna betalningspost till betalningsmottagaren i listan Täckningskontrollista.Om betalningsmottagaren inte valt omförsök, markeras betalningsposten med kommentaren Täckning saknas. Om betalningsmottagaren valt omförsök markeras betalningsposten med kommentaren Förnyad täckning.

3 3 Följande bankdag gör Bankgirocentralen ett nytt försök för de betalningsposter som markerats med Förnyad täckning föregående bankdag. Om banken inte godkänner betalningen denna gång heller, görs förnyade försök tills antingen antalet omförsök som avtalats uppnåtts eller till dess att betalningen godkänns av betalarens bank. 4 Om betalningen inte godkänts vid det sista omförsöket, redovisar Bankgirocentralen det till betalningsmottagaren på Täckningskontrolllistan med kommentaren Täckning saknas. Betalarnummer och vägningskod Betalarnumret i Autogiro används för att identifiera era betalare och för att koppla betalaren till rätt bankkontonummer. Varje betalare måste därför ha ett unikt betalarnummer. Som betalarnummer kan ni använda olika typer av begrepp som ni använder i ert kundregister för att identifiera era kunder. För att öka säkerheten i Autogiro innehåller avtalet en uppgift om vägningskod för betalarnumret. Beroende på vilken vägningskod ni angivit i avtalet, kontrollerar Bankgirocentralen betalarnumret utifrån exempelvis 10-modulkontroll. Obs: Använd endast den typ av betalarnummer som ni avtalat om med er bank. Tabellen nedan visar vilka kontroller som finns tillgängliga och vilken vägningskod ni skall ange i avtalet. I Pagero Autogiro Pro väljer man mellan vägningskod 3 och 5. Typ av betalarnummer Vägningskod Bankkontonummer (rekommenderas ej) 1 Personnummer 2 Annat nummer som skall kontrolleras enligt 10-modul 3 Annat nummer som skall kontrolleras enligt 11-modul 4 Annat nummer som inte skall kontrolleras 5

4 Betalaren i Autogiro Medgivanden allmänt För att betalningsmottagaren skall få dra betalningar från betalarens konto, skall betalaren lämna ett medgivande till mottagaren. Betalaren kan teckna medgivanden på två sätt: Genom att fylla i, underteckna och skicka en blankett (Autogiroanmälan, medgivande eller BG 600 P) till ert företag. Genom att lämna medgivande via sin Internetbank. Vid varje förändring, när er kund tecknar ett nytt medgivande eller vid makulering av medgivande, får betalaren en bekräftelse från sin bank. Nedan beskrivs hur de två typerna av medgivanden går till: Medgivande på blankett 1 Betalningsmottagaren skickar medgivandeblankett till sin kund. 2 Betalaren fyller i blanketten, undertecknar den och returnerar den till betalningsmottagaren. 3 Betalningsmottagaren registrerar medgivandet och sänder uppgifterna till Bankgirocentralen. Betalningsmottagaren arkiverar medgivandet de fått från betalaren, i enlighet med Bokföringslagen. 4 Bankgirocentralen för in uppgifterna om det nya medgivandet i sitt medgivanderegister. 5 Om betalaren eller angivet bankkonto inte finns i medgivanderegistret sedan tidigare kontrollerar Bankgirocentralen att betalarens bank godkänner att bankkontot får debiteras i Autogiro. 6 Bankgirocentralen sammanställer en datafil: Medgivandeavisering, som betalningsmottagaren hämtar från Bankgirocentralen. Filen innehåller bekräftelser på godkända medgivanden och felmeddelanden för avvisade medgivanden. Dessa uppgifter kan betalningsmottagaren även få på lista. Betalarens bank skickar en avisering till betalaren när medgivandet är godkänt av banken.

5 Tidigast sex kalenderdagar efter det att uppgifterna om det nya medgivandet kommit Bankgirocentralen tillhanda kan betalningsmottagaren utföra den första betalningen från betalarens konto. Elektroniskt medgivande Elektroniskt medgivande innebär att betalarna kan lämna, ändra och makulera sina medgivanden via sin Internetbank. För betalningsmottagaren innebär elektroniskt medgivande en enklare hantering då processen automatiseras. 1 Betalaren registrerar ett nytt elektroniskt medgivande i sin Internetbank. Uppgifter om medgivandet vidarebefordras av Internetbanken via Bankgirocentralen till betalningsmottagaren. 2 Betalningsmottagaren tar emot uppgifter om nya elektroniska medgivanden på en datafil från Bankgirocentralen. Pagero Presentation hjälper er att titta på ankommande material. 3 Betalningsmottagaren kontrollerar att uppgifterna i det elektroniska medgivandet stämmer. Skulle det av betalaren angivna betalarnumret inte stämma, kan betalningsmottagaren ändra det till ett korrekt betalarnummer. 4 Betalningsmottagaren skickar senast inom sex bankdagar svar till Bankgirocentralen om de godkänner eller avvisar medgivandet. 5 Om betalningsmottagaren får uppgifter om elektroniska medgivanden på datafil, skickar betalningsmottagaren tillbaka en datafil med uppgift om medgivandet godkänns eller avvisas. 6 Om betalningsmottagaren får uppgifter om elektroniska medgivanden på listor (blanketter), godkänner eller avvisar denne medgivandet och återsänder listan till Bankgirocentralen. 7 Bankgirocentralen sänder ett meddelande till betalarens Internetbank om att medgivandet har godkänts eller avvisats (i vissa banker aviseras betalaren via post). Mottagarkatalog På Bankgirocentralens hemsida och i Internetbankerna finns en katalog över betalningsmottagare. Bankernas kunder kan söka efter de betalningsmottagare

6 som de önskar göra betalningar till via Autogiro. Genom att delta i mottagarkatalogen, kan ert företag marknadsföra att ni använder Autogiro, vilket kan innebära att fler betalare väljer detta betalningssätt. Kontakta er bank om ni vill delta i Autogirots mottagarkatalog. Testsändning Innan Autogirotjänsten är redo att börja användas, måste en godkänd testsändning genomföras. Så här går ni till väga för att genomföra en testsändning: 1 När ni tecknat avtalet med banken får ni ett välkomstbrev från Bankgirocentralen med besked om att det är klart att genomföra testsändningen. 2 Skapa några medgivanden och betaluppdrag med autentiska data i Pagero Autogiro Pro. Programmet kommer automatiskt att lägga upp betaluppdrag för era testmedgivanden när ni skickar iväg dem till Bankgirocentralen. 3 Sänd datafilen till Bankgirocentralen. Använd det leveranssätt som ni avtalat om med er bank. Ange att det är en testfil ni skickar. 4 Bankgirocentralen tar emot och kontrollerar er testfil. Om filen är korrekt, får ni en skriftlig bekräftelse på att ni kan börja använda Autogiro. Om filen innehåller felaktigheter, blir ert företag kontaktat av Bankgirocentralens kundtestgrupp som upplyser om vad felaktigheterna består i och ger råd om vad ert företag bör göra för att åtgärda dem.

7 PAGERO AUTOGIRO PRO Kommunikation För att kunna skicka filer till Bankgirocentralen behöver ni ett kommunikationsprogram, till exempel Pagero BgLink eller Pagero BgCom. Med hjälp av en kortläsare kopplad till datorn och ett elektroniskt ID-kort (Smart Card) kontrolleras era uppgifter automatiskt mot bankens fullmaktsregister. Filen skickas direkt via er Internetuppkoppling. När ni har något eller båda av dessa program installerat kommer Pagero Autogiro Pro att känna av det. Under menyn Alternativ > Inställningar > Kommunikation ser ni vilket eller vilka av dessa som är installerade. Där väljer ni också vilket ni vill använda. När ni sedan skall sända era filer till Bankgirocentralen startar Pagero Autogiro Pro automatiskt det kommunikationsprogram ni har valt. Programfönster Startsidan I den vy som upptar större delen av skärmen finns startsidan. Startsidan visas varje gång programmet startas. Under välkomsttexten kan viktig information finnas. Gör det därför till en vana att regelbundet läsa dessa texter.

8 Följande information kan förekomma på startsidan: Antal ärenden som för tillfället väntar på att skickas till Bankgirocentralen. Här inkluderas bland annat nya medgivanden och betaluppdrag, makuleringar och godkännande av nya e-medgivanden. Felaktigheter rapporterade från Bankgirocentralen gällande nya betaluppdrag och medgivanden. Antal nya e-medgivanden som behöver godkännas eller avvisas. Antal ej åtgärdade problem som uppstått vid import av information från Bankgirocentralen. Information om nya betaluppdrag som måste skickas till Bankgirocentralen omgående. Information om nya betaluppdrag vars betaldag passerat och som därför behöver justeras innan de kan skickas till Bankgirocentralen. Kategorifältet Via kategorierna, som finns längs programmets vänstra kant, kan ni överblicka och hantera all information i programmet. I Pagero Autogiro Pro finns en sökfunktion som gör det enkelt att hitta just den kund ni letar efter. Ni kan söka på bland annat kundnummer eller namn. Klicka på Sök ovanför kategorifältet för att söka i aktuell kategori. Följande kategorier finns: Kunder Förutom att se en lista på alla era kunder kan ni här även söka efter en viss kund. Medgivanden Här visas befintliga respektive felaktiga medgivanden. Genom att klicka på ett felaktigt medgivande kan ni korrigera felaktigheter för att sända på nytt. Betaluppdrag Förteckning över befintliga respektive misslyckade betaluppdrag. Även här kan ni korrigera de eventuella felaktigheter ett betaluppdrag innehåller. Transaktionshistorik Översikt över de transaktioner som gjorts.

9 E-medgivanden Alla nya elektroniska medgivanden visas här. Bankgironummer Här visas de inställningar som gäller för ert Bankgironummer. Företag Information om företaget (betalningsmottagaren), visas här. Statistik Här finns ett sammandrag över till exempel inlästa filer, kund- och betaluppdragsstatistik, summa debitering/kreditering per dag/månad. Att använda programmet I Pagero Autogiro Pro finns det alltid fler alternativ för att göra en och samma sak. I handbokens anvisningar används ett av alternativen, men det kan givetvis vara så att ett annat sätt passar er bättre. En tips är att alltid högerklicka där ni vill göra en ändring eller liknande. Lämpliga förslag som passar just det ni högerklickar på brukar som regel dyka upp. Två exempel: Istället för att dubbelklicka på en kund för att öppna dess dialogruta, kan ni högerklicka på kundens namn och få upp en anpassad meny. Istället för att gå via menyn Verktyg > Nytt betaluppdrag > Engångsuppdrag då ni ska lägga upp ett nytt betaluppdrag för en existerande kund, kan ni dubbelklicka på kundens namn eller på medgivandet och få upp kundens dialogruta (se bild nedan).

10 I denna dialogruta kan ni ändra kundens person- och medgivandeuppgifter, lägga till nya betaluppdrag samt ta bort kunden ur databasen. Kunder Allmänt Nedan följer en kort beskrivning av den process som det ofta innebär att få betalt från en ny autogirokund. 1 Betalaren undertecknar ett medgivande och godkänner därigenom att betalningsmottagaren får begära uttag från betalarens bankkonto. Det finns två sätt för betalaren att lämna ett medgivande: Till betalningsmottagaren via blankett. Till sin Internetbank (e-medgivande). 2 Betalningsmottagaren sammanställer betalningsuppdragen i en datafil och sänder den till Bankgirocentralen 3 På betalningsdagen kontrollerar betalarens bank att tillräcklig behållning finns på betalarens konto. 4 Om tillräcklig behållning finns, sätts pengarna in på betalningsmottagarens bankkonto. 5 Betalningsmottagaren får redovisning av betalningar från Bankgirocentralen. 6 Betalaren får meddelande om utförda betalningar från sin bank. Så här går det till att lägga till en ny kund (betalare) i Pagero Autogiro Pro: 1 Välj Verktyg > Ny Autogirokund eller Inmatning > Ny Autogirokund. 2 Skriv in information om kunden i dialogrutan som visas. Obs att det är viktigt att skilja på om kunden är en privatperson eller ett företag. 3 Ange medgivandeinformationen som är knuten till kunden. Mer information om detta finner ni nedan.

11 4 Även betaluppdrag kan fyllas i direkt genom att klicka i rutan Lägg till Betaluppdrag. Mer information om detta återges nedan. 5 Spara. 6 När alla kunder är inmatade kan ni se en uppställning över dessa genom att välja kategori Kunder > Visa alla kunder. Medgivanden Allmänt Ett medgivande är det som talar om att ni som betalningsmottagare får ta betalt av er kund genom att dra pengar från dennes konto/bankgiro. Medgivande innehåller information om kunden, namn, kontonummer/bankgironummer, personnummer/organisationsnummer och betalarnummer. Betalarnummer Betalarnummer i Autogiro används för att identifiera betalningsmottagarens betalare och för att koppla betalaren till rätt kontonummer. Varje betalare måste därför ha ett unikt betalarnummer. Som betalarnummer kan systemet använda olika typer av begrepp som betalningsmottagaren använder i sitt kundregister

12 för att identifiera sina kunder, till exempel personnummer eller kundnummer. Obs: det är viktigt att den typ av betalarnummer som används i programvaran stämmer överens med vägningskoden ni angivit i avtalet med er bank. Så här anger ni medgivandeinformationen i Pagero Autogiro Pro: Betalarens kontonummer Kontonummer anges med clearingnummer till vänster och kontonumret till höger. Om kontonumret är ett Nordea personkontonummer ska det anges med clearingnummer Personnummer eller organisationsnummer Personnumret anges enligt formatet ÅÅÅÅMMDD-DD-DD-XXXX. Programmet formaterar automatiskt personnumret om det skulle vara inskrivet med ett annat format. Om organisationsnummer används skall det alltid börja med 00. Betaluppdrag Allmänt När Bankgirocentralen godkänt de medgivanden ni sänt är det dags att skicka betaluppdrag. I betaluppdraget anges de uppgifter banken behöver för att i rätt tid kunna dra korrekt summa. Följande saker ska finnas med i ett betaluppdrag: Typ av betaluppdrag Välj om ni vill skapa ett engångsuppdrag, perioduppdrag eller kreditering. Betaldag Det datum då pengarna ska dras från betalarens konto/bankgiro. Periodicitet Här anges hur ofta pengar ska dras, till exempel engångsuppdrag, månadsvis eller kvartalsvis. Antal Här anges antalet gånger dragning ska ske. Om engångsbetalning eller kreditering har valts kan inte antal anges.

13 Belopp Ange det belopp som ska dras från betalaren. Referens Det är möjligt att lägga in ett referensnummer, till exempel fakturanummer. Referensen finns med på återredovisningar från Bankgirocentralen (inte obligatoriskt). Gör så här för att lägga till ett betaluppdrag i Pagero Autgiro Pro: 1 Markera den kund eller det medgivande ni skall lägga till ett nytt betaluppdrag för. 2 Välj Verktyg > Nytt betaluppdrag och ange sedan vilken typ av betalning som ska göras. Engångsbetalning: fyll i betaldag och önskad summa. Perioduppdrag: fyll i första betaldag, periodicitet, antal dragningar och önskad summa. Kreditering: fyll i första betaldag, periodicitet, antal krediteringar och önskad summa. Obs att minusstecken före summan behövs ej. 3 Ni kan se en uppställning över alla betaluppdrag i kategorifältet Välj Betaluppdrag > Visa alla betaluppdrag. Makuleringar Markera önskad kunds medgivande eller betaluppdrag. Välj därefter Makulera och en bekräftelse dyker upp. Efter att makuleringen utförts skapas automatiskt en fil att skicka in till Bankgirocentralen för validering. Återrapportering För att er databas i Pagero Autogiro ska innehålla korrekt information och uppdateras efterhand måste programmet veta när medgivanden godkänts och när dragningar eller makuleringar gjorts. Det sköts med hjälp av elektronisk återrapportering ni hämtar hem filer från Bankgirocentralen för inläsning i Pagero Autogiro.

14 Gör så här för att hämta och läsa in återrapporteringsfiler från Bankgirocentralen: Rapporter 1 Välj Arkiv > Läs in Autogirofiler. 2 När filen hämtats från Bankgirocentralen skall den sparas i: C:\documents and Settings\All users\application Data\Diamo\ Pagero Autogiro Pro\agfiles\incoming och därefter synas i dialogrutan. 3 Markera filen och välj Läs. 4 Er databas kommer att uppdateras med ny information om de åtgärder som gjorts på ditt kundnummer hos Bankgirocentralen. I programmet finns en avancerad rapportgenerator för att ni ska kunna presentera önskad information på papper. Detta kan vara användbart för dig som för någon form av avprickning eller helt enkelt vill kunna spara gjorda transaktioner eller liknande i en pärm.

15 Gör så här för att skapa en rapport i Pagero Autogiro Pro: 1 Välj Arkiv > Visa rapporter. 2 Välj den typ av rapport ni vill skapa. De alternativ som finns är: Betaluppdrag Medgivanden Transaktioner Etiketter i två olika utföranden 3 Gör i högra delen av fönstret de olika urval som rapporten ska baseras på, exempelvis datum och status. 4 Välj Visa rapport. Om ni har behov av en mer kundspecifik rapportmall, vänligen kontakta Pagero.

16 INFORMATION TILL ERA KUNDER Stopp av betaluppdrag Stopp av en enstaka betalning: Betalaren kan stoppa ett enstaka uttag genom att kontakta ert företag senast två bankdagar före förfallodagen. Stopp av samtliga betalningar avseende ett visst medgivande: Betalaren kan stoppa alla uttag avseende ett visst medgivande genom att kontakta sin bank. Alla betalningar som grundas på det medgivande som stoppats kommer att avvisas, till dess att stoppet hävs på begäran av betalaren. Om betalaren inte begärt att stoppet ska hävas inom 45 bankdagar kommer medgivandet att makuleras av Bankgirocentralen. Betalarens bank ger betalaren instruktioner om hur denne ska gå tillväga för att begära att medgivandet ska stoppas. Byte av kontonummer eller bank Om en betalare önskar byta bankkontonummer för sina betalningar i Autogiro, vänder denne sig till sin bank. Makulering av medgivande Betalarens bank kan makulera en betalares medgivanden vid vissa omständigheter, till exempel: Betalaren har avslutat sitt bankkonto i banken. Betalaren har missbrukat sitt bankkonto i banken. Betalaren har gett banken i uppdrag att avsluta medgivandet. Betalarens bank har rätt att avsluta betalarens anslutning till Autogiro 30 dagar efter det att banken underrättat betalaren. Ett medgivande gäller tills vidare. Betalaren kan makulera ett medgivande genom att kontakta sin bank eller ert företag. Medgivandet upphör att gälla senast fem bankdagar efter att återkallelsen kommit betalarens bank eller ert företag tillhanda. Kontakta oss gärna om du har några frågor: Pagero Service Center support@pagero.com