Användarmanual för anläggningar

Transkript

1 Användarmanual för anläggningar Ett IT- system från Stamford AB

2 Innehållsförteckning Användarmanual för anläggningar Allmänt... 4 Användargränssnitt... 5 Att byta lösenord... 5 Anläggning... 6 Notiser... 6 Avgiftskoder... 7 Skapa avgiftskod... 7 Ändra avgiftskod... 8 Radera avgiftskod... 8 Visa spelare... 8 Kopiera markerade avgiftskoder... 9 Förnya markerade avgiftskoder Autogiromedgivanden Autogirobetalningar Förklaring av kolumner Exempel: Ej genomförd betalning Utskriftsfunktion Konteringsunderlag Parametrar Org.nr Bankgiro Anläggningens avgift för autogiro E- post Sökfunktionen Sök spelare Sökning i GIT Hämta över spelare till SITRA Spelarens sida Autogiro Skapa medgivande från anläggningsmodulen Skriv ut medgivandeblankett från anläggningsmodulen Aktivera validerat medgivande Lägg till avgiftskod för spelarens autogiro Exempel färdigt autogiro Radera avgiftskod från medlemmens autogiro Ändra avgiftskod för medlemmens autogiro Ändra anmärkning Makulera medgivande Ändra felaktigt medgivande Radera medgivande Extradragning när täckning saknades på kontot Medlemmens betalningshistorik Att använda SITRA som reskontra Lägg till fordran på personnivå Via funktionen för lägg till eller ändra avgiftskod Via funktionen Fordran lägg till belopp Lägg till fordran under Anläggning Avgiftskoder Visa spelare Via funktionen kopiera avgiftskod

3 Via funktionen förnya avgiftskod Via funktionen lägg till fordran Kontrollera skulder under Anläggning - Autogirobetalningar Uppdelning av betalningar Exempel 1 Autogiro 12 månader Exempel 2- Autogiro färre än 12 månader Vid förlängning av medlemskap Vid avslut av autogiro Vid avslut av medlemskap Vid byte av medlemskap Vid byte av bank

4 Allmänt SITRA bygger på att varje enskild medlem ansöker om autogiro på webben via en spelarinloggning till SITRA. Medlemmen kan också få hjälp av sin anläggning att ansöka om autogiro vid behov. Då skapas medgivandet via anläggningens inloggning till SITRA. Varje dag skickas ansökningar för kontroll till Bankgirot. Detta utförs av Stamford och inget anläggningen behöver tänka på. Varje dag läses även ansökningar tillbaka in i systemet och i samband med det skickas automatisk e-postmeddelanden till medlemmarna med resultat av deras ansökningar. Anläggningen får notiser med samma information direkt i systemet. Vid godkänt medgivande ska medlemmen skriva ut den blankett som bifogas i e- postmeddelandet, signera och lämna alternativt skicka in den till anläggningen. Anläggningen ska då arkivera blanketten och aktivera medgivandet i systemet samt lägga till avgiftskoder för medlemmens autogiro. Avgiftskoderna styr vilket belopp som dras ifrån det angivna kontot varje månad fram till ett slutdatum som anläggningen anger. Anläggningen bör även kontakta spelaren innan första dragningen och meddela vilket belopp som kommer att dras och under vilken tidsperiod. Vid felaktigt medgivande ska i första hand medlemmen, som fått ett e-postmeddelande om att ansökan inte blivit godkänd, logga in och ändra sin ansökan. Vid felaktigt medgivande bifogas därmed ingen blankett utan medgivandet kommer istället att behöva skickas för ny kontroll. Felaktiga medgivanden kan även justeras från anläggningsmodulen vid behov. Dagen före sista bankdagen i månaden skickar Stamford debiteringsunderlaget till Bankgirot. Då måste anläggningen ha lagt till avgiftskoder för alla aktiva autogiron. När betalningen är genomförd får anläggningen information i systemet om alla betalningar. När det saknats teckning bör anläggningen se till att en extra dragning görs månaden därpå. Detta måste hanteras manuellt i SITRA. Ett annat alternativ är att hantera detta via manuell fakturering eller liknande metoder. Kom ihåg att manuellt reglera skulden om personen i fråga betalar in en missad inbetalning på något annat vis än via SITRA och autogiro. 4

5 Användargränssnitt Följande sektion behandlar systemets olika delar. Logga in och utgå från startsidan när ni följer denna manual. Att byta lösenord I det nedre högra hörnet hittar du knappen för att byta lösenord. Klicka på Nytt lösenord för att komma till dialogen. Fyll i nuvarande lösenord. Fyll sedan i det nya lösenordet 2 gånger. Det nya lösenordet måste bestå av minst 6 tecken samt vara en blandning av stora och små bokstäver och minst en siffra. Klicka på Spara. OBS! Inloggningskontot blir låst efter 3 ogiltiga försök. Efter 5 minuter går det att göra 3 nya försök. Kontakta Stamford Support på vid problem med inloggning. 5

6 Anläggning När du har loggat in i systemet hamnar du automatiskt under Anläggningsfliken i undersektion Notiser. Notiser Notiser uppdateras varje gång nya filer läses in i SITRA. Här visas information om vad som skett med medgivanden, betalningar och avgiftskoder. Varje vecka skickas ett e-postmeddelande till anläggningen med olästa notiser om några sådana finns. När du klickat på en rad markeras den som läst. Du kan välja att markera alla som lästa eller en notis som oläst. Du kan också välja att radera en eller flera notiser genom att markera dem och klicka på Ta bort markerade. 6

7 Avgiftskoder Avgiftskoder kopplas till medlemmarnas autogiron och styr beloppet som dras från det angivna kontot. Koder kan endast kopplas till medlemmar som är aktiva i GIT. Skapa avgiftskod Klicka på skapa avgiftskod. Kod: Förkortning av vad avgiftskoden innebär Belopp: Månadsbeloppet (totalbeloppet delat på X antal månader) Beskrivning: Fullständig beskrivning Konto: Konto för bokföring Moms: Eventuell moms Lås till slutdatum: När denna avgiftskod kopplas till en medlem kommer den att låsas till ett slutdatum (samma dag nästkommande år). Avgiftskoden kan raderas från autogirot men inte ändras. Klicka på Spara kod. * Kolumnen Antal spelare visar systemet hur många personer som är kopplade till respektive kod. * Kolumnen Systeminformation visar om en eller flera spelare har annan information angiven än vad som finns i den befintliga koden, exempelvis ett annat belopp eller en annan beskrivning. 7

8 Ändra avgiftskod Dubbelklicka på en avgiftskod för att ändra ett belopp. Obs! När ett belopp ändras slår det igenom på samtliga medlemmar där koden används. En ändring av en avgiftskod sker i realtid och kommer att gälla vid nästkommande dragning. Radera avgiftskod Knappen aktiveras först när du markerat en avgiftskod. När en kod raderas försvinner den även från alla de medlemmar där den används. Klicka på Radera avgiftskod. Visa spelare För att se vilka medlemmar som är kopplade till en avgiftskod markerar du koden och klickar på knappen Visa spelare. Då visas lista över samtliga som är kopplade till avgiftskoden. Du kan filtrera sökningen på flera sätt. Om du filtrerar på belopp och beskrivning får du enkelt reda på vilka medlemmar där du angivit ett annat belopp och/eller beskrivning än som finns i den befintliga avgiftskoden. Om du filtrerar på datum får du reda på vilka medlemmar som har denna avgift som aktiv just nu, vilka som har förfallit samt de som kommer att börja gälla längre fram. 8

9 Kopiera markerade avgiftskoder Under Visa spelare kan du välja att markera en eller flera medlemmar och sedan kopiera deras befintliga avgiftskod. Det betyder att du kopierar den befintliga koden som redan finns upplagd på medlemmen och/eller medlemmarna samt låter den gamla koden ligga kvar. Inställningarna i det här fönstret motsvarar om du skulle gå in på varje enskild medlem och lägga till avgiftskoden på nytt (utan att ta bort den gamla). Fördelen här är att du kan kopiera en avgiftskod och sätta ett nytt datumintervall för flera medlemmar samtidigt och vilket sparar administration. Obs! Om du anger ett annat belopp här än vad som angivits för avgiftskoden och sedan väljer att ändra uppdatera beloppet för avgiftskoden i efterhand kommer detta belopp att skrivas över. 9

10 Förnya markerade avgiftskoder Under Visa spelare kan du välja att markera en eller flera medlemmar och sedan förnya deras befintliga avgiftskod. Det betyder att du uppdaterar den befintliga avgiftskoden för samtliga medlemmar som du har markerat. Inställningarna i detta fönster motsvarar om du skulle gå in på varje enskild medlem och ändra avgiftskoden. Fördelen här är att du kan förnya en befintlig avgiftskod och sätta ett nytt datumintervall för flera medlemmar samtidigt vilket sparar administration. Obs! Om du anger ett annat belopp här än vad som angivits för avgiftskoden och sedan väljer att ändra uppdatera beloppet för avgiftskoden i efterhand kommer detta belopp att skrivas över. 10

11 Autogiromedgivanden Under fliken Autogiromedgivanden får du en överblick över alla medgivanden. Du kan gå direkt till en medlems sida genom att dubbelklicka på namnet. I listan uppe till vänster finns en lista över alla olika statusar som finns. Här visas hur många medgivanden som finns under respektive status. Ej validerad Nytt medgivande, ej skickat för godkännande Valideras Nytt medgivande, skickat för godkännande Validerad Godkänt medgivande Aktiv Aktivt medgivande (aktiverat av anläggningen) Fel Ej godkänt medgivande (vanligtvis på grund av felaktigt kontonummer eller clearingnummer) Makulera Medgivande som skall avslutas, ej skickat Makuleras Medgivande som skall avslutas, skickat Borttagen Avslutat medgivande 11

12 Autogirobetalningar Fliken Autogirobetalningar är till för att kontrollera betalningar. I listan uppe till vänster kan du välja vilka betalningar som ska visas: Alla exklusive nollavgifter (detta alternativ visar ej medlemmar som inte har aktiva avgifter) Endast betalda Endast obetalda Under Inställningar kan du ställa in om du vill se nästkommande år, alla månader om året samt belopp exklusive moms. Denna inställning behöver bara göras en gång. Genom att klicka på pilen till vänster kan du välja att visa en mer detaljerad lista. 12

13 Förklaring av kolumner Att betala Antal antal autogiron med aktiva avgifter Belopp det belopp som skickas till Bankgirot inklusive administrationsavgift och autogiroavgift Ej betalt Antal antal autogiron där transaktion inte kunde genomföras Belopp beloppet för transaktion som inte kunde genomföras Inbetalt Antal antal autogiron där transaktion kunde genomföras Belopp det belopp som ni fått inbetalt Saldo Avgifter den summa avgifter exklusive administrations- och autogiroavgift Saldo det aktuella saldot Färg på rader Vit transaktion genomförd Gul transaktion ännu ej genomförd (omförsök kvarstår) Röd transaktion ej genomförd (grå) medlem utan aktivt medgivande/avgifter Exempel: Ej genomförd betalning När en transaktion ej genomförts kan du lägga upp en extra dragning kommande månad, alternativt hantera detta manuellt på annat sätt (faktura eller kassa). Kom ihåg att manuellt reglera skulden om personen i fråga betalar in en missad inbetalning på något annat vis än via SITRA och autogiro. Se sida 27. Utskriftsfunktion Betalningsinformationen kan skrivas ut vid behov. Markera en eller flera rader och klicka sedan på Skriv ut. Om du vill skriva ut en hel månad eller ett helt år måste du expandera alla rader. 13

14 Konteringsunderlag Här finns underlag för anläggningens bokföring. Konteringsunderlaget visar månadens transaktioner summerat per avgiftskod. Överblicka månadsvis genom att välja månad i listan uppe till vänster. Konteringsunderlaget kan skrivas ut via knappen uppe till höger. 14

15 Parametrar Org.nr Anläggningens organisationsnummer anges här. Organisationsnumret ska anges utan bindestreck. Bankgiro Anläggningens bankgironummer anges här. Bankgironumret ska anges utan bindestreck. Anläggningens avgift för autogiro Här anges den avgift anläggningen väljer att ta ut för autogiro (exklusive administrationsavgiften). E- post Här anges den e-postadress anläggningen vill använda för att ta emot olästa notiser. Om inget anges här kommer notiserna att skickas till den e-postadress som är registrerad i GIT. 15

16 Sökfunktionen Sök spelare Du tar fram sökfunktionen genom att klicka på ramen som är placerad längst till vänster i systemets gränssnitt. Du kan söka på förnamn, efternamn, golf-id och/eller e-post. Normalt sker sökningen endast av aktiva medlemmar som tillhör den egna anläggningen. Det går även att söka fram medlemmar från andra anläggningar. Kryssa då bort rutan Endast egna. Sökning i GIT För att kunna söka efter en medlem i GIT måste du söka på golf-id. Hämta över spelare till SITRA I systemet finns endast de spelare som har aktiva autogiron. Finns inte personen du letar efter i SITRA måste du hämta över uppgifterna från GIT. Sök fram personen och dubbelklicka sedan på namnet: Om en spelare inte är kopplad till anläggningen i GIT kommer den inte att kunna synkroniseras över till SITRA. 16

17 Spelarens sida Autogiro Skapa medgivande från anläggningsmodulen Om en medlem önskar hjälp med att skapa sitt medgivande finns möjlighet för anläggningen att göra detta via anläggningsmodulen. Du öppnar dialogen genom att trycka på Skapa. Personnummer Personnumret skall anges med sekelsiffra samt med eller utan bindestreck. Det personnummer som anges här måste vara kopplat till det bankkonto som skall användas för autogiro. Clearingnummer Här skall bankens specifika clearingnummer anges. * Swedbanks kontonummer ska bestå av antingen 11 (då clearing börjar på 7) eller 14 (då clearing börjar på 8) siffror. Swedbank har ibland fem siffror i de clearingnummer som börjar på 8, exempelvis XXX XXX XXX-X. I dessa fall ska den femte siffran (siffran 2 från exemplet) utelämnas helt. Den ska allts inte placeras längst fram i kontonumret. *Clearingnummer hos Handelsbanken ska alltid börja med siffran 6. Hittar du inte clearingnumret så anger du *Ange 3300 som clearingnummer om du har ett personkonto hos Nordea. Kontonummer Här skall spelarens bankkontonummer anges. Bank Här skall banken där spelarens konto finns upplagt anges. Anmärkning Här är det lämpligt att notera vad golfaren önskar betala med Autogiro. Exempel: Medlemskap guld + Skåp 10 månader 17

18 Skriv ut medgivandeblankett från anläggningsmodulen Innan du aktiverar ett validerat medgivande ska det finnas en utskriven blankett som är signerad av medlemmen. Denna skickas automatiskt via e-post till medlemmen när medgivandet blivit validerat i systemet. Vid behov kan blanketten skrivas ut på plats via Skriv ut formulär. Aktivera validerat medgivande När du fått en in en signerad blankett ska du aktivera medlemmens autogiro i SITRA genom att trycka på Aktivera medgivande. Lägg till avgiftskod för spelarens autogiro Du lägger till koder för ett aktivt medgivande genom att klicka på Lägg till avgiftskod. Här ska du välja den avgiftskod som ska kopplas till spelarens autogiro. Belopp och beskrivning kommer fyllas i automatiskt när du väljer avgiftskod. Startdatum sätts automatiskt till ett lämpligt datum men kan ändras vid behov. Slutdatum ska alltid vara den 15:e i månaden efter sista dragning. Du kan även välja att lägga till periodisering och en påminnelse. Klicka på Lägg till för att koppla avgiftskoden till autogirot. Ska medlemmen betala flera avgifter gör du bara om samma process. 18

19 Exempel färdigt autogiro Bilden nedan visas koder som bygger upp det belopp som dras från en spelares konto varje månad. I exemplet ser du att summa kommande dragning är 417 kr. * Administrationsavgift är en obligatorisk avgift som går till Stamford för drift av systemet. * Anläggningens avgift för autogiro är den avgift som ni själva väljer att ta ut. Obs! Dessa två avgifter behöver du aldrig lägga till manuellt utan det sker automatiskt så fort du lagt till en avgiftskod. 19

20 Radera avgiftskod från medlemmens autogiro Om du vill ta bort en kod från en spelares autogiro markerar du raden och klickar sedan på Ta bort avgiftskod. Du måste även bekräfta handlingen. Ändra avgiftskod för medlemmens autogiro Möjligheten finns att ändra en kod för specifik medlem. För att göra detta dubbelklickar du på raden för avgiftskoden. Obs! Ändrar du beloppet i den här bilden kommer det att skrivas över så fort du ändrar det faktiska beloppet för avgiftskod under Anläggning Avgiftskoder. 20

21 Ändra anmärkning Om du vill ändra medlemmens fritext från ansökan som gjordes i spelarinloggningen dubbelklickar du på det aktiva medgivandet. Du får upp en ruta där du kan ändra anmärkningstexten. Tryck sedan på spara. Makulera medgivande Att makulera ett medgivande innebär att man lägger in en ansökan om att spelarens autogiro ska avslutas. I nästa steg skickas ansökan för kontroll. Detta kan endast utföras av er på anläggningen och eller från spelarens internetbank. Alla aktiva medgivanden som ska avslutas måste makuleras. Markera medgivandet och klicka på Makulera. Du får då upp en kontrollfråga där du måste bekräfta handlingen. Medgivandet får status makulera. Ändra felaktigt medgivande Du kan ändra en felaktig ansökan om en medlem ber om hjälp med detta. För att ändra uppgifter dubbelklickar du på det felaktiga medgivandet. Ändra de felaktiga uppgifterna och klicka sedan på Spara. Medgivandet kommer att uppdateras och byta status till Ej validerad och skickas för ny kontroll. 21

22 Radera medgivande Ett medgivande som ännu inte har godkänts av banken kan tas bort direkt ur systemet genom att du markerar medgivandet och klickar på Radera. Extradragning när täckning saknades på kontot När du behöver göra en extradragning gör du på samma sätt som när du lägger till en avgiftskod. Ska det dras dubbelt för flera avgiftskoder upprepar du bara processen. Var noga med att sätta ett slutdatum för avgiftskoden/avgiftskoderna då de endast ska dras en gång. Ange den 15:e i nästa månad. Exempelbild: Autogiroavgiften bör också dras en extra gång när det saknades teckning. Skapa gärna en avgiftskod för detta, exempelvis Autogiroavgift extra. Vid extradragning rekommenderar vi att ni tar kontakt med personen i fråga och meddelar att dubbelt belopp kommer att dras ifrån kontot kommande månad. Kommunikation är viktigt! Medlemmens betalningshistorik Under medlemmens betalningshistorik finns all information om betalningar sedan autogirot startades. Funktionen fungerar på samma sätt som under fliken Autogirobetalningar. Förklaring av kolumner se sida 13. Här kan du skriva ut personens betalningshistorik via knappen upp till höger. 22

23 Att använda SITRA som reskontra Sedan januari 2015 finns möjligheten att använda SITRA som reskontra. För att göra detta måste skulder tilldelas alla medlemmar. Det finns flera sätt att tilldela skulder på i SITRA. Se nedanstående exempel. Lägg till fordran på personnivå När du vill lägga till en fordran på personnivå en avgiftskod på två sätt: Via funktionen för lägg till eller ändra avgiftskod När du lägger till en avgiftskod till ett autogiro finns möjlighet att i samma bild lägga till en fordran på personen. Totalbeloppet som visas baseras på hur under många månader personen ska betala med autogiro enligt det datumintervall som angivits för start och slutdatum. Finns inget slutdatum angivet kommer systemet automatiskt att anta att antal månader är

24 När du klickat på lägg till kommer fordran att läggas till och du ser vilka avgiftskoder som ligger till grund för det nuvarande saldot. Via funktionen Fordran lägg till belopp Du kan också lägga till en fordran utan att koppla den till en avgiftskod. Klicka på Lägg till belopp. Här kan du ange ett valfritt belopp. Ange först en Ange ett negativt belopp om du vill lägga till en skuld eller ett positivt belopp om du vill lägga till en inbetalning. Om du vill ta bort en fordran markerar du raden och klickar på Ta bort belopp. 24

25 Lägg till fordran under Anläggning Avgiftskoder Visa spelare När du markerat en avgiftskod och klickat på Visa Spelare finns möjlighet att lägga till fordran på tre sätt: Via funktionen kopiera avgiftskod Markera en eller flera spelare för avgiftskoden och klicka på Kopiera avgiftskod. Ställ in datumintervallet (se sida 9) och bocka i Lägg till fordran. Totalbeloppet som visas baseras på hur under många månader personen/personerna ska betala med autogiro enligt det datumintervall som angivits för start och slutdatum. 25

26 Via funktionen förnya avgiftskod Detta förfarande fungerar exakt på samma sätt som när du lägger till fordran vid kopiering av avgiftskod. Via funktionen lägg till fordran Markera en eller flera spelare för avgiftskoden och klicka på Lägg till fordran. Här kan du ange ett valfritt belopp. Ange först en Ange ett negativt belopp om du vill lägga till en skuld eller ett positivt belopp om du vill lägga till en inbetalning. 26

27 Kontrollera skulder under Anläggning - Autogirobetalningar Här kan du att enklast kontrollera huruvida reskontran är positiv (för stort belopp inbetalt i förhållande till skulden) eller negativ (för litet belopp inbetalt i förhållande till skulden). Saldot ska, om alla medlemmars inbetalningar har genomförts och alla fordringar har hanterats korrekt, vara 0. Om saldot indikerar ett positivt belopp innebär detta med största sannolikhet att någon eller några medlemmars fordringar ej är korrekt hanterade. Visar saldot istället ett negativt belopp innebär detta att en eller flera inbetalningar ej har genomförts och att ni som anläggning behöver hantera detta manuellt. 27

28 Uppdelning av betalningar Systemet hanterar flera olika upplägg av betalningar. Välj det tillvägagångssätt som ni anser är lämpligast för er anläggning. Nedan finns två exempel: Exempel 1 Autogiro 12 månader Väljer ni att låta medlemmarna delbetala under 12 månader ska beloppet för avgiftskoden vara totalsumman för medlemskapet delat på 12 månader. I exemplet nedan har vi ett medlemskap som kostar 4800 kr/år. Med delbetalning under 12 månader blir det 400 kr/månad. Första dragningen ska göras i januari och sista i december. Då sätts startdatum till 15:e januari och slutdatum till den 15:e januari kommande år. 28

29 Exempel 2- Autogiro färre än 12 månader Väljer ni att delbetalningen ska ske under färre än 12 månader ska beloppet för avgiftskoden vara totalsumman för medlemskapet delat på antalet månader som det ska debiteras för. Slutdatum ska sättas till den 15:e i månaden efter den sista dragningen. I exemplet nedan har vi ett medlemskap som kostar 5040 kr/år. Med delbetalning under 9 månader blir det 560 kr/månad. Första dragningen ska göras i februari och sista i oktober. Då sätts startdatum till 15:e februari och slutdatum till den 15:e november. 29

30 Övrigt Vid förlängning av medlemskap Användarmanual för anläggningar När en spelares medlemskap närmar sig sitt slut och man har valt att skicka påminnelse så skickas ett e-postmeddelande med information till medlemmen och anläggningen får en notis. Vill medlemmen förlänga sitt medlemskap ytterligare ett år behöver anläggningen antingen förnya den befintliga avgiftskoden eller lägga upp en ny avgiftskod med nya start- och slutdatum. Vid avslut av autogiro En medlem har alltid rätt att avsluta sitt autogiro när som helst, då autogiro endast är ett alternativt betalningssätt av medlemsavgiften. Autogirot kan makuleras via internetbanken eller via anläggningens inloggning till systemet. Skulle det finnas en kvarstående summa att betala ska detta göras upp med medlemmen vid sidan av. Vid avslut av medlemskap Medgivanden för medlemmar som gått ur golfklubben ska alltid makuleras. Vid byte av medlemskap Önskar en spelare att byta medlemskap behöver inte en ny autogiroansökan göras. Det är endast avgiftskoden för autogirot som ska justeras. Vid byte av bank Om en medlem byter bank behöver det befintliga medgivandet makuleras och en ny autogiroansökan måste göras till den nya banken. Det nya medgivandet ska sedan aktiveras och avgiftskoder för autogirot måste läggas upp precis som vanligt. Det är viktigt att denna process hinner bli klar innan månadsdragningen så att inte medlemmen missar en betalning. 30