Handbok. Pagero Autogiro Mikro

Transkript

1 Handbok Pagero Autogiro Mikro

2 ATT KOMMA IGÅNG Avtal med banken Innan ni kan börja använda tjänsten Autogiro tecknas ett avtal mellan er och banken. Ni sänder sedan in en testfil till Bankgirocentralen. Testfilen ska innehålla både medgivanden och betalningsuppdrag. I samband med att ert företag skriver avtal med er bank om Autogiro finns det ett antal punkter att ta ställning till. Dessa beskrivs i följande avsnitt. Autogiro Privat eller Autogiro Företag Autogiro Företag används av företag vars kunder huvudsakligen är företag. I Autogiro Företag ska betalaren vara ansluten till Bankgirocentralen och ha ett bankgironummer. Autogiro Privat vänder sig till företag vars kunder huvudsakligen är privatpersoner. I Autogiro Privat har betalaren inget bankgironummer, utan dragningarna görs direkt från betalarens bankkonto. Spärr mot krediteringar I avtalet kan ert företag ange att krediteringar inte är tillåtna. Om ett betalningsuppdrag som ni sänder till Bankgirocentralen innehåller en kreditering, kommer den att avvisas och inte vidarebehandlas av Bankgirocentralen. Den redovisas på listan Formatfellista av Bankgirocentralen. Omförsök När ni tecknar avtal med er bank bestämmer ni om Bankgirocentralen ska göra omförsök i täckningskontrollen. Ni kan avtala om upp till tre omförsök. Nedan beskrivs hur omförsöken går till: Steg Beskrivning 1 På betalningsdagens morgon överför Bankgirocentralen en datafil till samtliga betalares banker. Banken godkänner uttaget från betalarens bankkonto, om det finns pengar på bankkontot. Obs att då täckningskontrollen sker tidigt på betalningsdagens morgon,

3 måste betalaren ha tillräckligt belopp på sitt bankkonto redan bankdagen före betalningsdagen. 2 Om banken inte godkänner uttaget meddelar de Bankgirocentralen detta. Bankgirocentralen redovisar denna betalningspost till betalningsmottagaren i listan Täckningskontrollista. Om betalningsmottagaren inte valt omförsök, markeras betalningsposten med kommentaren Täckning saknas. Om betalningsmottagaren valt omförsök markeras betalningsposten med kommentaren Förnyad täckning. 3 Följande bankdag gör Bankgirocentralen ett nytt försök för de betalningsposter som markerats med Förnyad täckning föregående bankdag. Om banken inte godkänner betalningen denna gång heller, görs förnyade försök tills antingen antalet omförsök som avtalats uppnåtts eller till dess att betalningen godkänns av betalarens bank. 4 Om betalningen inte godkänts vid det sista omförsöket, redovisar Bankgirocentralen det till betalningsmottagaren på Täckningskontrolllistan med kommentaren Täckning saknas. Betalarnummer och vägningskod Betalarnumret i Autogiro Privat används för att identifiera era betalare och för att koppla betalaren till rätt bankkontonummer. Varje betalare måste därför ha ett unikt betalarnummer. Som betalarnummer kan ni använda olika typer av begrepp som ni använder i ert kundregister för att identifiera era kunder. För att öka säkerheten i Autogiro Privat innehåller avtalet en uppgift om vägningskod för betalarnumret. Beroende på vilken vägningskod ni angivit i avtalet, kontrollerar Bankgirocentralen betalarnumret utifrån exempelvis 10-modulkontroll. Obs: Använd endast den typ av betalarnummer som ni avtalat om med er bank. Tabellen på nästa sida visar vilka kontroller som finns tillgängliga och vilken vägningskod ni skall ange i avtalet:

4 Typ av betalarnummer Mottagarkatalog På Bankgirocentralens hemsida och i Internetbankerna finns en katalog över betalningsmottagare. Bankernas kunder kan söka efter de betalningsmottagare som de önskar göra betalningar till via Autogiro. Genom att delta i mottagarkatalogen, kan ert företag marknadsföra att ni använder Autogiro, vilket kan innebära att fler betalare väljer detta betalningssätt. Kontakta er bank om ni vill delta i Autogirots mottagarkatalog. Testsändning Vägningskod Bankkontonummer (rekommenderas ej) 1 Personnummer 2 Annat nummer som skall kontrolleras enligt 10-modul 3 Annat nummer som skall kontrolleras enligt 11-modul 4 Annat nummer som inte skall kontrolleras 5 Innan ni kan börja använda Autogiro, måste ni genomföra en godkänd testsändning. Så här går ni till väga för att genomföra en testsändning: Steg Beskrivning 1 När ni tecknat avtalet med banken får ni ett välkomstbrev från Bankgirocentralen med besked om att det är klart att genomföra testsändningen. 2 Skapa några medgivanden och betaluppdrag med autentiska data i Pagero Autogiro Mikro. 3 Sänd datafilen till Bankgirocentralen. Använd det leveranssätt som ni avtalat om med er bank. Ange att det är en testfil ni skickar. För instruktioner om hur ni markerar i ert kommunikationsprogram att det är en testfil samt hur ni använder en testsigillnyckel, se programdokumentationen eller vänd er till leverantören av kommunikationsprogrammet. 4 Bankgirocentralen tar emot och kontrollerar er testfil. Om filen är korrekt, får ni en skriftlig bekräftelse på att ni kan börja använda

5 Autogiro. Om filen innehåller felaktigheter, blir ert företag kontaktat av Bankgirocentralens kundtestgrupp som upplyser om vad felaktigheterna består i och ger råd om vad ert företag bör göra för att åtgärda dem. BETALAREN I AUTOGIRO Detta avsnitt är tänkt att vara ett stöd för ert företag om ni behöver besvara frågor från era kunder om Autogiro. Teckna medgivande Betalaren kan teckna medgivanden på två sätt: Genom att fylla i, underteckna och skicka en blankett (Autogiroanmälan, medgivande eller BG 600 P) till ert företag. Genom att lämna medgivande via sin Internetbank (om ert företag valt att delta i Autogiro elektroniskt medgivande). Vid varje förändring, när er kund tecknar ett nytt medgivande eller vid makulering av medgivande, får betalaren en bekräftelse från sin bank. Bekräftelse på utförd betalning Betalaren i Autogiro får bekräftelse från sin bank på att betalningen utförts. Stopp av betaluppdrag Stopp av en enstaka betalning: Betalaren kan stoppa ett enstaka uttag genom att kontakta ert företag senast två bankdagar före förfallodagen. Stopp av samtliga betalningar avseende ett visst medgivande: Betalaren kan stoppa alla uttag avseende ett visst medgivande genom att kontakta sin bank. Alla betalningar som grundas på det medgivande som stoppats kommer att avvisas, till dess att stoppet hävs på begäran av betalaren. Om betalaren inte begärt att stoppet ska hävas inom 45 bankdagar kommer medgivandet att makuleras av Bankgirocentralen. Betalarens bank ger instruktioner om hur betalaren skall gå till väga för att

6 begära att medgivandet ska stoppas. Byte av kontonummer eller bank Om en betalare önskar byta bankkontonummer för sina betalningar i Autogiro, vänder sig denne till sin bank. Makulering av medgivande Betalarens bank kan makulera en betalares medgivanden vid vissa omständigheter, exempelvis om: Betalaren har avslutat sitt bankkonto i banken. Betalaren har missbrukat sitt bankkonto i banken. Betalaren har givit banken i uppdrag att avsluta medgivandet. Betalarens bank har rätt att avsluta betalarens anslutning till Autogiro 30 dagar efter det att banken underrättat betalaren. Ett medgivande gäller tills vidare. Betalaren kan makulera ett medgivande genom att kontakta sin bank eller ert företag. Medgivandet upphör att gälla senast fem bankdagar efter att återkallelsen kommit betalarens bank eller ert företag till handa. STEG FÖR STEG Nedan följer en kort beskrivning av de steg som i standardfallet måste gås igenom få betalt från en ny autogirokund. Steg Beskrivning 1 Betalaren undertecknar ett medgivande och godkänner därigenom att betalningsmottagaren får begära uttag från betalarens bankkonto. Det finns två sätt för betalaren att lämna ett medgivande: Till betalningsmottagaren via blankett. Till sin Internetbank. 2 Betalningsmottagaren fakturerar betalaren. 3 Betalningsmottagaren sammanställer betalningsuppdragen i en datafil och sänder den till Bankgirocentralen.

7 4 På betalningsdagen kontrollerar betalarens bank att tillräcklig behållning finns på betalarens konto. 5 Om tillräcklig behållning finns på kontot, sätts pengarna in på betalningsmottagarens bankkonto. 6 Betalningsmottagaren får redovisning av betalningar från Bankgirocentralen. 7 Betalaren får meddelande om utförda betalningar från sin bank. MEDGIVANDEN Grunden för att betalningsmottagaren ska få beordra betalningar från betalarens konto är att betalaren lämnar ett medgivande till betalningsmottagaren. Betalaren kan lämna medgivande till betalningsmottagaren på två sätt: Medgivande på blankett till betalningsmottagaren. Elektroniskt medgivande till sin Internetbank. Nedan beskrivs hur dessa medgivanden går till. Medgivande på blankett: Steg Beskrivning 1 Betalningsmottagaren skickar ut medgivandeblanketter till sina kunder (betalare). 2 Betalaren fyller i blanketten, undertecknar den och returnerar den till betalningsmottagaren. 3 Betalningsmottagaren registrerar medgivandet och sänder uppgifterna till Bankgirocentralen. Betalningsmottagaren arkiverar medgivandet de fått från betalaren (i enlighet med Bokföringslagen). 4 Bankgirocentralen för in uppgifterna om det nya medgivandet i sitt medgivanderegister. 5 Om betalaren eller angivet bankkonto inte finns i medgivanderegistret

8 sedan tidigare kontrollerar Bankgirocentralen att betalarens bank godkänner att bankkontot får debiteras i Autogiro. 6 Bankgirocentralen sammanställer en datafil: Medgivandeavisering, som betalningsmottagaren hämtar från Bankgirocentralen. Filen innehåller bekräftelser på godkända medgivanden och felmeddelanden för avvisade medgivanden. Dessa uppgifter kan betalningsmottagaren även få på lista. Betalarens bank skickar en avisering till betalaren, när medgivandet är godkänt av banken. 7 Tidigast sex kalenderdagar efter det att uppgifterna om det nya medgivandet kommit Bankgirocentralen tillhanda kan betalningsmottagaren utföra den första betalningen från betalarens konto. Elektroniskt medgivande Elektroniskt medgivande innebär att betalaren kan lämna, ändra och makulera sina medgivanden via sin Internetbank. För betalningsmottagaren innebär elektroniskt medgivande en enklare hantering eftersom processen kan automatiseras. Steg Beskrivning 1 Betalaren registrerar ett nytt elektroniskt medgivande i sin Internetbank. Uppgifter om medgivandet vidarebefordras av Internetbanken via Bankgirocentralen till betalningsmottagaren. 2 Betalningsmottagaren tar emot uppgifter om nya elektroniska medgivanden på en datafil från Bankgirocentralen. Pagero Presentation hjälper er att titta på ankommande material. 3 Betalningsmottagaren kontrollerar att uppgifterna i det elektroniska medgivandet stämmer. Skulle det av betalaren angivna betalarnumret inte stämma, kan betalningsmottagaren ändra det till ett korrekt betalarnummer. Betalningsmottagaren skickar senast inom sex bankdagar svar till Bankgirocentralen om de godkänner eller avvisar medgivandet. Får betalningsmottagaren uppgifter om elektroniska medgivanden på datafil, skickar betalningsmottagaren tillbaka en datafil med uppgift om medgivandet godkänns eller avvisas. När betalningsmottagaren får uppgifter om elektroniska medgivanden på listor (blanketter), godkänner eller avvisar denne medgivandet och återsänder listan till Bankgirocentralen.

9 4 Bankgirocentralen sänder ett meddelande till betalarens Internetbank om att medgivandet har godkänts eller avvisats (i vissa banker aviseras betalaren via post) HUVUDFÖNSTRET I programmets huvudfönster finns ett antal ikoner och rubriker. Dessa förklaras nedan. Öppna fil: Öppna en befintlig Autogirofil. Spara fil: Utifrån den information som registrerats skapas en Autogirofil. Filen följer Bangirocentralens standard och är klar att sändas. Visa fil: Visar den fil som för tillfället är öppen samt visar filen som den var då den senast sparades. Detta gäller om ni har Pagero Presentation. Medgivande: Skapar ett nytt medgivande, se avsnittet Medgivanden. Betaluppdrag: Skapar ett nytt betaluppdrag, se avsnittet Betaluppdrag. Makulering: Skapar en ny makulering eller ändring, se avsnittet Makuleringar och ändringar. Redigera: Efter att ha markerat en rad i någon av de tre listorna kan informationen justeras här. Ta bort: Efter att ha markerat en rad i någon av de tre listorna kan informationen tas bort här. Inställningar: Justerar programmets inställningar, se avsnittet Inställningar. Hjälp: Öppnar hjälpfil. Betaluppdrag: Lista med information om alla betaluppdrag som finns i den öppna filen eller som nyligen skapats. Medgivanden: Lista med information om alla medgivanden som finns i den öppna filen eller som nyligen skapats. Makuleringar och ändringar: Lista med information om alla makuleringar som finns i den öppna filen eller som nyligen skapats. INSTÄLLNINGAR Den information som anges i den här dialogrutan kommer att användas vid

10 skapande av samtliga filer. Kundnummer hos Bankgirot: Ange det kundnummer hos Bankgirocentralen på vilket Autogiroavtalet är tecknat. Bankgironummer: Ange det bankgironummer som pengar kommer föras över till (och eventuellt från). Bankgironumret kan anges med eller utan bindestreck. Privat eller Företag: Ange tjänst i överensstämmelse med ert avtal. För information om hur dessa tjänster skiljer sig åt, se avsnittet Tjänsten Autogiro. MEDGIVANDEN Se bild nästa sida Typ av medgivande: Om er kund lämnat medgivande på blankett väljs Medgivande på papper. Om information om medgivanden kommit från Bankgirocentralen innbär det att kunden själv ansökt om ett medgivande via sin Internetbank. I det fallet väljs Autogiro elektroniskt medgivande. Fyll därefter i de uppgifter ni fått och godkänn eller avvisa medgivandet. Betalarnummer: Se avsnittet om Betalarnummer. Betalarens kontonummer: Kontonummer anges med clearingnummer till vänster (4 tecken ) och räkningsnumret till höger. Unikt id-nummer: Vid svar på ett elektroniskt medgivande anges inte

11 kontonummer utan istället ett unikt id-nummer som Bankgirocentralen skapat. Detta unika id-nummer börjar alltid med Personnummer eller organisationsnummer: Personnumret anges enligt formatet ÅÅÅÅMMDD-XXXX. Programmet formaterar automatiskt personnumret om det skulle vara inskrivet i ett annat format. Om organisationsnummer används skall det alltid börja med 00. BETALUPPDRAG Se bild på nästa sida Typ av betaluppdrag: Vid normal dragning från betalarens konto väljs Debitering och för att göra en insättning på betalarens konto väljs Kreditering. Belopp: Ange det belopp som skall dras ifrån betalarens konto. Betalningsdatum: Det datum då pengarna skall dras bör vara en bankdag framåt i tiden, men inte ligga längre fram än innevarande år plus två kalenderår.

12 Periodicitet: I de fall då pengar skall dras vid upprepade tillfällen anges här vid vilka tillfällen detta skall ske. Antal: Här anges antalet gånger dragningen skall ske. Om engångsbetalning har valts som periodicitet kommer det angivna antalet att ignoreras. Betalarnummer: Se avsnittet om Betalarnummer. Referens: Det är möjligt att lägga in ett referensnummer, exempelvis fakturanummer eller annat begrepp för varje betalningspost i betalningsunderlaget. Referensen finns med på återredovisningar från Bankgirocentralen. Detta är inte obligatoriskt. MAKULERINGAR OCH ÄNDRINGAR Se bild på nästa sida I den här dialogrutan finns möjlighet att makulera betaluppdrag och medgivanden samt ändra befintliga betaluppdrag. Det är inte möjligt att ändra andra uppgifter än betalningsdag (som exempelvis belopp). Det är heller inte möjligt att ändra betalningsdatum för självförnyande uppdrag. För att ändra andra uppgifter än betalningsdatum eller ändra betalningsdag för självförnyande uppdrag, gör en makulering av det ursprungliga betalningsuppdraget och skapa sedan ett nytt betalningsuppdrag med korrekta uppgifter.

13 Typ av makulering eller ändring: Vid makulering finns möjlighet att välja Ett medgivande. I övrigt finns alternativ för vilka transaktioner som skall makuleras/ändras. Betalarnummer: Om bankkontonummer används som betalarnummer (rekommenderas ej), anges nollor mellan clearingnumret och räkningsnumret så att totala längden blir 16 tecken. Se vidare avsnittet om Betalarnummer. Betalningsdag: Här anges det datum som transaktionen kommer att äga rum. Det är viktigt att detta datum stämmer överens med tidigare insända uppgifter för betaluppdraget. Ny betaldag: I de fall en transaktion skall flyttas till ett nytt datum anges det här. För information om vilka regler som gäller se avsnittet om Betalningsdatum. Belopp: Här anges transaktionens belopp. Det är viktigt att detta värde stämmer överens med tidigare insända uppgifter för betaluppdraget. Transaktionstyp: Ange här om det är en debitering eller kreditering som skall makuleras/ändras.

14 BETALARNUMMER Handbok Pagero Autogiro Mikro Betalarnummer i Autogiro Privat används för att identifiera betalningsmottagarens betalare och att koppla betalaren till rätt bankkontonummer. Varje betalare måste därför ha ett unikt betalarnummer. Som betalarnummer kan systemet använda olika typer av begrepp som betalningsmottagaren använder i sitt kundregister för att identifiera sina kunder, exempelvis personnummer, kundnummer eller dylikt. Obs: Det är viktigt att den typ av betalarnummer som används i betalningsmottagarens ekonomisystem stämmer överens med den vägningskod betalningsmottagaren angivit i avtalet med sin bank. Se tabellen i avsnittet Att komma igång. Om bankkontonummer används som betalarnummer anges nollor mellan clearingnumret och räkningsnumret så att totala längden blir 16 tecken. Kontakta oss gärna om du har några frågor: Pagero Service Center support@pagero.com