Så här gör du för att komma igång i REAL

Transkript

1 Så här gör du för att komma igång i REAL

2 REAL Att komma igång i REAL 2 Här följer lite hjälp och tips på vägen för att komma i gång med REAL. Det börjar med inställningar går vidare med registrering av grunddata och avslutas med avisering. Anvisningarna visar hur man lägger upp ett Bolag, Fastighet osv. Behöver man lägga upp flera får man repetera punkterna en gång till. 1. Starta din webbläsare och skriv in webbadressen som du har fått från REAL AB (Exempel på en webbadress, Spara adressen som ett bokmärke/favorit. a. Logga in med användarnamnet och generera ditt eget lösenord enligt anvisningarna du fått i välkomstmejlet. 2. Lägga till flera användare (punkt 2 kan hoppas över om man inte vill lägga till flera användare. a. Gå till behörighet. b. Klicka på knappen Lägg till för att lägga till flera användare. Observera att användarna hamnar i personregistret. c. Skriv in personnummer, namn och efternamn. (Om du inte har personnr lämna rutan tom) d. Klicka på knappen spara. e. Klicka på knappen välj person. f. Skriv in ett användarnamn. g. Skriv in ett lösenord. Lösenordet måste vara minst 8 tecken och innehålla versaler och gemener och siffror. Vi rekommenderar att varje användare sätter ett eget personligt lösenord så fort man loggar in för första gången. h. Upprepa lösenordet. i. Klicka på spara. j. Klicka på fliken Grupper. k. Ange vilken grupp användaren ska tillhöra. (T.ex gruppen Admin om användaren ska ha fulla rättigheter i systemet) l. Klicka på spara. 3. Nästa steg är att registrera generella inställningar a. Gå till inställningar. b. Justera värden på fliken moms/ränta om det behövs. c. Klicka på Lokal/lokaltyper. d. Justera lokaltyper om det behövs. e. Klicka på spara. f. Klicka på Konto. g. Justera kontoplanen så att det passar er kontoplan. h. Klicka på spara.

3 REAL Att komma igång i REAL 3 4. Nästa steg är att lägga in uppgifter om bolaget a. Klicka på Register >> Bolag >> Lägg till b. Ange ett bolagsid. (du kan använda av siffror eller bokstäver, max 6 tecken) Tips om Du vill ha bolagen i sorteringsordning, ex 1,2 10, 11. osv. Ange bolagsidentiteterna 01,02,03...osv. c. Ange Bolagsnamn, Organisationsnummer, adresser, kontaktperson, telefon/faxnummer/mobilnummer och Plus/bankgironummer. d. Klicka på spara. 5. Klicka på fliken Konto a. Om du vill ha kontering per bolag så skriver du in dessa konton här. När du anger något här så ignoreras kontoinställningarna under Inställningar >> konto b. Ange eventuellt serie till avisering, inbetalningar och hyresförlust. c. Ange bokföringsmetod. (Fakturametod eller Kontantmetod) d. Ange om du vill periodisera dina hyror. e. Ange hur du vill boka momsen. f. Klicka på spara. 6. Klicka på fliken BRF om du administrerar bostadsrätter a. Ange värden för den ekonomiska planen. b. Klicka på Spara. c. Det är viktigt att man skriver in det pågående räkenskapsåret. Dessa uppgifter ligger till grund för beräkningar av den inre reparationsfonden. d. Gå till fliken Räkenskapsår, Skriv in i fältet Start och Slut e. Klicka på Spara räkenskapsår. 7. Klicka på fliken Betalning a. Om du ska du använda Autogiro, fyll i uppgifterna om kundnummer för PlusGiro eller Bankgiro. (uppgifterna får du från PG eller BG) b. Ange ett OCR prefix. (3 st siffror) c. Markera med en bock för längdsiffra i OCR-nummer. Om du vill se vilket bolag OCR-nr kommer ifrån så kan du sätta ett OCR-prefix. Ex om man använder bolagsid 11 så kan man sätta OCR-prefix som är 011. Då inleds OCR-nr med 011 för just det här bolaget. d. Markera PlusGiro OCR och/eller Bankgiro, OCR. (Viktigt! Annars genererar inte systemet ett OCR nummer på avierna) e. Ange vilken avityp du vill ha. f. Ändra om du vill sorteringsordning för aviutskrift. g. Klicka på Spara.

4 REAL Att komma igång i REAL 4 8. Nästa steg är att lägga in uppgifter om Fastigheten a. Klicka på Register >> Fastigheter b. Kontrollera att rätt bolag är markerat. Klicka sedan på knappen Lägg till. c. Skriv in en Fastighetsidentitet, här kan Du använda Dig av siffror, bokstäver eller blanda siffror och bokstäver. (Max 6 siffror) Tips om Du vill ha fastigheterna i sorteringsordning, ex 1,2 10, 11.osv. Ange fastighetsidentiteterna 01,02,03...osv. d. Ange fastighetsbeteckning. Övriga uppgifter fyller ni i om så önskas. e. Klicka på knappen spara. 9. Nästa steg är att lägga in uppgifter om Byggnaden/er a. Klicka på Register >> Byggnader b. Kontrollera att rätt bolag är markerat. Klicka sedan på knappen Lägg till. c. Skriv in benämning. d. Välj vilken fastighet som byggnaden tillhör. Klicka på pilen som pekar nedåt och välj rätt fastighet e. Skriv in adressen, postnummer och ort. Övriga uppgifter fyller ni i om så önskas. f. Klicka på knappen spara. g. Om det finns fler adresser i byggnaden kan du fylla på med fler adresser. T.ex Storgatan 1B. Klicka sedan på spara. Dessa adresser kommer sedan att vara valbara när objekt ska registreras. Tips om du vill ha byggnaderna i sorteringsordning, ex 1,2 10, 11. osv. Ange byggnadsidentiteterna 01,02,03...osv.

5 REAL Att komma igång i REAL Nästa steg är att lägga in uppgifter om Hyresobjekt. Ett hyresobjekt kan vara något som hyrs ut t.ex. lägenhet, lokal, förråd, garage, parkering, båtplats, arrenden m.m. a. Klicka på Register >> Hyresobjekt b. Kontrollera att rätt bolag är markerat. Klicka sedan på Lägg till. c. Välj en byggnad (peka och klicka) d. Skriv in en Hyresobjektsidentitet, här kan du använda dig av siffror, bokstäver eller blanda siffror och bokstäver. (Max 10 tecken) Tips om Du vill ha hyresobjekt i sorteringsordning, ex 1,2 10, 11. osv. Ange hyresobjektsidentiteterna 01, 02, 03...osv. e. Välj vilken adress objektet tillhör i listan. f. Fyll i lägenhetsnummer, detta nummer kommer med på objektets adress. T.ex Storgatan 1A, Lgh g. Ange objektstyp (Lokal, Hyresrätt, Bostadsrätt eller Övrig) h. Ange lokaltyp (Hämtas från inställningar lokal/rum.) i. Ange debiteringsperiod (Månad, Kvartal, Halvår, eller År) j. Ange Momskod: 0= ingen moms, 1= hög moms, 2 = Låg moms (Hämtas från inställningar) k. Ange Bashyra (årshyran exkl tillägg och moms) För att se historiska ändringar av bashyra klickar man förstoringsglaset till höger om rutan för bashyra. Första gången man sparar gäller hyran från och Från och med andra gången blir det dagen datum om man inte öppnar bilden med förstoringsglaset och anger ett eget datum. Förstoringsglaset används generellt för att visa att det finns historisk data för bashyran. l. Bashyra för en lokal med KPI-indexuppräkning ändras på uthyrningen, inte på objektet. m. Du kan lägga in ett konto på objektet, detta konto gäller då endast på detta objekt. n. Skriv in objektets Area. o. Klicka på knappen spara. 11. Nästa steg är att lägga till tillägg som ska tillhöra Hyresobjektet a. Klicka på knappen Tillägg. b. Klicka på knappen Lägg till. c. Klicka på pilen som pekar neråt, välj tillägg. d. Klicka på spara. e. Om du behöver datumstyra tilläget ange ett datumintervall. f. Om ska ändra på avitexten. Ta bort bocken Använd standardvärde g. Ange beräkningsmodell. Standardbelopp för bolag hämtas från tillägg i bolagsregistret. Avvikande belopp, om du vill sätta ett eget belopp. h. Om du vill avvika från standardvärden för Momskod, Konto och resultatenhet. Ta bort bocken Använd standardvärde i. Klicka på knappen spara.

6 REAL Att komma igång i REAL Nästa steg är att koppla en hyresgäst till ett hyresobjekt a. Klicka på Uthyrning. b. Klicka på Hyr ut. c. Välj ut vilket hyresobjekt som ska hyras ut genom att peka och klicka på hyresobjektsidentiteten. d. Nästa steg är att lägg upp en person eller organisation. Om personen/organisationen redan finns, gå vidare till punkt 12 r e. Ange person/organisationsnummer. f. Ange om det är en privatperson eller organisation. g. Ange förnamn och efternamn om det är en privatperson. Om det är ett företag ange i fältet namn företagets namn. h. Ange e-post, markera i rutan Skicka avier med denna e-post om du ska skicka avier med e-post till personen/organisationen. i. Klicka på Spara. j. Klicka på fliken Adresser. k. Ange utdelningsadress. (Om annan adress än objektets adress ska gälla) l. Klicka på spara. m. Klicka på fliken Tel nr. n. Ange telefontyp. o. Ange telefonnummer. p. Klicka på spara. q. Klicka på Välj hyresgäst. r. Om en person finns redan i registret klicka på knappen Sök hyresgäst. s. Peka och klicka på personen. (Det går även att söka efter personen på t.ex. namn) Observera att en person som redan finns i systemet får inte per automatik objektets adress utan detta måste justeras manuellt på personbilden i efterhand. 13. Nu kommer vi till uthyrningsregistret a. Ange uthyrningsmodell. (Ex. Tillsvidare Hyresrätt) b. Ange inflyttningsdatum. (OBS REAL räknar av delar av perioden om inflyttning sker mitt i en månad) c. Ange beräkningsmodell. Ska hyran hämtas från hyresobjektet eller ska någon annan hyressättning gälla. d. Ange debiteringsperiod. e. Klicka på knappen Registrera. 14. Nästa steg är att lägga till tillägg som ska tillhöra uthyrningen a. Klicka på knappen Tillägg. b. Klicka på knappen Lägg till. c. Klicka på pilen som pekar nedåt, välj tillägg. d. Klicka på spara. e. Om du behöver datumstyra tillägget ange ett datumintervall. f. Om ska ändra på avitexten. Ta bort bocken Använd standardvärde g. Ange beräkningsmodell. Standardbelopp för bolag hämtas från tillägg i bolagsregistret. Avvikande belopp, om du vill sätta ett eget belopp. h. Om du vill avvika från standardvärden för momskod, konto och resultatenhet. Ta bort bocken Använd standardvärde i. Klicka på knappen spara.

7 REAL Att komma igång i REAL Nästa steg är att avisera a. Klicka på Avisering >> Avisera b. Ange Aviseringsdatum from och Aviseringsdatum tom Exempel: Om man ska avisera kvartal 4 Ange aviseringsdatum, from 20xx och aviseringsdatum tom 20xx Om man tänker så här: Normalt aviserar man månaden innan den nya perioden infalller. I detta exemplet så aviserar vi i september månad (20xx xx-09-30) för kvartal 4 c. Klicka på knappen sök. d. Ett förslag på aviseringsperioder kommer upp. e. Klicka på testavisera. f. Klicka på Visa avier för att se vilka som har blivit aviserade. g. Klicka på Avisera för att gå tillbaka till aviseringen. h. Om du vill skriva ut hyresavier, klicka på skrivaren. Ett PDF-dokument startas med alla avier som kan skrivas ut. REAL producerar hela avin som du kan skriva ut på vitt papper.