Instruktion för SBC Webbattest av leverantörsfakturor - Förkortad instruktion riktad till granskare

Transkript

1 Instruktion för SBC Webbattest av leverantörsfakturor - Förkortad instruktion riktad till granskare (En fullständig version finns som riktar sig till dem med fullständig behörighet att slutattestera för betalning och till de mer intresserade) Innehåll 1. Inloggning och inkorgen Kontering och kommentarer = granskning Se fakturan Ändra ett förkonterat konto Lägga till en eller flera konteringsrader Ändring/kontering av moms Lägga till kommentarer Olika flöden Olika typer av fel Stöd

2 1. Inloggning och inkorgen Nya fakturor aviseras via mail. Direkt efter inloggning (som sker via Vår Brf med användar-id och lösenord för webbattest) öppnas inkorgen. Där visas dina ej granskade (godkända) fakturor. Klicka i kolumnen "Åtgärd" på den faktura som skall behandlas. Om man behöver söka efter en tidigare faktura för att kunna behandla en aktuell faktura går man till Uppföljning - Fakturastatus (alternativ) som ligger under Meny. Detta kan man göra redan här eller efter att den enskilda fakturan som skall behandlas visas - se nästa avsnitt. Om man vill söka på en enskild faktura är det lättast att knappa in fakturanumret vid rutan Fakturanummer. Man kan även kombinera med Leverantörsnamn. Man kan även klicka på de grå fälten så får man upp fler sökalternativ. 2

3 Man har möjlighet att ändra vilka kolumner man vill ha med när man skapar listan med fakturor och man får även med summering på sitt sökresultat och kan välja hur många rader man vill visa. Finns möjlighet att exportera till Excel. 2. Kontering och kommentarer = granskning 2.1 Se fakturan I bilden för hantering av fakturan visas hela fakturan i ett fönster till höger på bilden. I fältet ovanför fakturan finns knappar för att vid behov skriva ut fakturan, lagra ner den på datorn som PDF för att eventuellt skicka kopian till en person som inte är behörig att själv granska fakturor i systemet, bläddra till fler sidor och förstora och förminska. Vill man se hela fakturan i helskärm, så klicka på länken "Klicka här för att visa fakturabilden i ett eget fönster".. Längst upp finns flikar för att också kunna se Fakturahuvud och Fakturahistorik. Fakturan kan om man vill skrivas ut, sparas på disk och då även mailas till annan person. Obs att fakturan kan ha flera sidor. Se nästa sida genom att klicka på pilen 3

4 2.2 Ändra ett förkonterat konto Fakturan är förkonterad av SBC. Önskas kontot ändras, kan man ändra med siffror enligt kontoplanen eller skriva direkt i fältet t.ex. tele som i exemplet nedan. Systemet visar valbara alternativ. 2.3 Lägga till en eller flera konteringsrader Vissa fakturor kan innehålla flera konteringskonton, t.ex. Fortum som har både el och fjärrvärme på samma faktura. I dessa fall behöver en konteringsrad läggas till (om det inte redan gjorts vid förkonteringen). Det går även att radera rad genom att trycka på krysset 4

5 Fyll i med siffror enligt kontoplanen eller skriv direkt i fältet t.ex. "tele" som i exemplet nedan. Systemet visar valbara alternativ. Fyll även i beloppet per konto, kontrollera att totalbeloppet stämmer med fakturans totalbelopp. 2.4 Ändring/kontering av moms Om föreningen är "momsad" skall rätt momsbelopp fyllas enligt momsbeslutet för föreningen och kostnadsraden/raderna reduceras med samma belopp. 2.5 Lägga till kommentarer Rutan med ärendekommentarer kan med fördel användas internt i föreningen eller om något fel upptäcks i fakturan och den ska returneras till SBC för rättning. Efter ifylld text, välj "Lägg till" och meddelandet sparas. Är meddelandet till SBC, väljer ni att "Returnera" till SBC. 5

6 3. Olika flöden Det finns möjlighet att lägga upp ett stort antal varianter av gransknings- och attestflöden. Dessa beskrivs närmare i den fullständiga instruktionen för SBC Webbattest. Här beskrivs då även hur man vid behov lägger upp olika distributionslistor (som du som granskare också har behörighet att göra). Distributionslistan för en faktura visas alltid, se exemplet nedan där fakturan just nu hanteras av Bengt Bengtsson: 4. Olika typer av fel Om hur olika typer av fel hanteras, beskrivs i den fullständiga instruktionen och inte här. Generellt gäller att fakturor som behöver behandlas på nytt av SBC för att rätta fel returneras genom att man först fyller i meddelanderutan och sedan klickar på knappen Returnera, väljer SBC Servicecenter och sedan klickar på Skicka. 5. Stöd Vår Kundtjänst hanterar uppläggning av nya webbattestföreningar och ger handhavandestöd. Öppettiderna för Kundtjänst är vardagar Kontakt: Tel (=0771-sbc sbc på knapptelefonen ) eller kundtjanst@sbc.se. 6