Läkemedelsförsörjning - Instruktion för läkemedelsbeställning i Inköpssystemet

Transkript

1 Beskrivning Diarienr: Ej tillämpligt 1(21) Dokument ID: Fastställandedatum: Giltigt t.o.m.: Upprättare: Jessica A Eriksson Fastställare: Jessica Eriksson Läkemedelsförsörjning - Instruktion för läkemedelsbeställning i Inköpssystemet Innehåll Allmänt... 1 Inloggning, startsida... 1 Personliga inställningar... 2 Skapa favoriter för ditt konto... 2 Att söka upp varor och lägga dem i varukorgen... 3 Val av attestflöde (förattest/ej förattest)... 4 Beställningens namn... 5 Kontering angivande av kostnadsställe... 5 Val av leveransadress, önskat leveranssätt... 6 Skicka iväg beställningen... 7 Efter att du har skickat din beställning... 7 Meddelanden från Apoteket... 8 När leveransen kommer - godkännande av orderbekräftelse och Leveranskvittens Att titta på orderbekräftelse Godkänna orderbekräftelsen Utföra leveranskvittens Fakturahantering Granskning av faktura Attest Övrig information - tips Support Allmänt Enbart användare med särskild behörighet för läkemedelsbeställningar har behörighet att beställa från Apoteket. Behörighet fastställs av chef enligt rutinen: Läkemedelsförsörjning - Hantering av behörigheter. Allmän information om förutsättningar för läkemedelsbeställning finns i dokumentet: Läkemedelsförsörjning - A till Ö för läkemedelsbeställare Inloggning, startsida För att kunna använda Inköpssystemet måste du vara inloggad på datorn med ditt personliga användar-id. Gå till Plexus startsida och klicka på Inköpssystemet Proceedo (som du lagt till under Mina favoriter ). På denna startsida, i den blå rutan uppe till höger, kan du se vad du har att hantera i systemet. För att komma tillbaka till denna startsida klickar du på hem uppe i vänstra hörnet.

2 Beskrivning 2(21) Personliga inställningar Innan du börjar beställa läkemedel är det bra om du gör vissa inställningar, klicka på inställningar uppe i högra hörnet. Skapa favoriter för ditt konto För att underlätta vid beställning kan du lägga favoriter/förvald på konteringsvärde, kostnadsställe och leveransadress. Klicka på Inställningar, välj Favoriter. Konteringsvärde. I rullisten bredvid ordet Konteringsdimension (där det först står Antal perioder) väljer du först Konto. Skriv 5612 i rutan och klicka på sök. Kontot 5612 Läkemedel inom vården dyker då upp. Bocka i kolumnen Förvald och klicka på verkställ. Kostnadsställe. I samma rullist som ovan väljer du nu istället Kostnadsställe. De kostnadsställen du är behörig att beställa till dyker upp. Om du bara beställer på ett kostnadsställe klickar du i Förvalt på detta. Om du beställer till flera kostnadsställen fyller du i favorit på samtliga. Klicka på Verkställ. Leveransadress. Leta upp den leveransadress som gäller för dina läkemedelsbeställningar (Välj adressen med din enhets namn + LM-förråd). Klicka i rutan Förvald (om du beställer till ett ställe) eller Favorit (om du beställer till flera ställen, alternativt beställer från andra leverantörer än Apoteket) och tryck på verkställ. Observera att det endast är LM-förrådsadressen som kan användas för läkemedelsbeställning! Om du väljer din enhets vanliga leveransadress kommer ordern att avvisas (känns ej igen som en kund hos Apoteket).

3 Beskrivning 3(21) Att söka upp varor och lägga dem i varukorgen (Angiven siffra i texten finns markerade i bilden nedan) Tryck på Inköp (1) uppe i högra hörnet av bilden. Tryck på Varor och tjänster (2) (om du inte hamnar där automatiskt). Sök fram aktuell artikel som ska beställas i sökrutan (3). Ange hela eller delar av artikelnamnet, tryck på Sök. Söktips 1) För att begränsa antalet träffar: Vill du exempelvis beställa Alvedon 500 mg brustabletter kan du i stället för att bara söka på Alvedon begränsa sökningen genom att söka på flera ord med mellanslag dvs. Alvedon 500 brus. Söktips 2) Genom att högerklicka på en artikel kan du välja Sök samma ATC-kod. Då får du upp träffar på läkemedel med samma ATC-kod. Söktips 3) Om du inte får några träffar kan det vara så att du har tummen upp i-bockad. Prova att ta bort tummen upp och sök igen. Markera raden med den artikel du vill beställa. Det finns olika sätt att lägga till artikeln till din varukorg: - Markera raden för den artikel du vill beställa, tryck på Enter (en förpackning hamnar i varukorgen) - Fyll direkt i antalet som skall beställas i kolumnen Antal. Tryck på Enter och önskat antal av artikeln hamnar i varukorgen. - Tryck på + under kolumnen Beställ upprepade gånger till dess att du har valt önskat antal. Artiklarna hamnar då direkt i varukorgen. - Tryck på + under kolumnen Beställ en gång så att en enhet av varan hamnar i varukorgen. Sedan kan du ändra antalet du vill beställa i varukorgen.

4 Beskrivning 4(21) När du lagt till en artikel är det bara att klicka i sökrutan (3) och söka efter nästa produkt. Varukorg (5): Här kan du ändra antal beställda enheter av en vara genom att skriva in nytt antal i kolumnen Antal eller genom att trycka på + eller under kolumnen Ändra. Genom att trycka på det röda krysset under kolumnen Radera makuleras raden. Tryck på knappen Fortsätt (6) längst nere till höger när du lagt till alla varor du vill beställa. Val av attestflöde (förattest/ej förattest) När du klickat på Fortsätt i varukorgsbilden öppnas följande fönster. Om du har behörighet för ej förattest och vill att ordern ska skickas till Apoteket utan föregående godkännande av din chef ska du bocka i rutan Ej Förrattest (1)

5 Beskrivning 5(21) Beställningens namn Du kan, om du önskar, ange ett namn för beställningen (detta blir sedan sökbart och kan underlätta om du vill titta på, och/eller återanvända gamla beställningar). Kontering angivande av kostnadsställe Alla beställningar måste konteras, och du måste alltid gå in på Kontering (2) och kontrollera/fylla i Konto och Kostnadsställe. På alla rader som beställs från Apoteket ska konto 5612 väljas (Läkemedel inom vården). Klicka på strecken i kolumnen Konto, och välj (Du kan ha konto 5612 som förvald eller favorit så konteringen går snabbare (se instruktion i början av detta dokument). Bocka i rutan sätt valt konteringsvärde på alla rader Fyll i kostnadsställe, eller kontrollera att angivet kostnadsställe stämmer, klicka ok.

6 Beskrivning 6(21) Val av leveransadress, önskat leveranssätt Ange Leveransadress (3) genom att trycka på nedåtpilen till höger om leveransadress. Välj den som heter samma som din enhet samt LM-förråd. OBS! Endast adresserna som har benämningen LM-förråd går att Använda för läkemedelsbeställningar! Dessa adresser kan inte användas för beställningar från andra leverantörer! Ange Leveranssätt (4). I avtalet med Apoteket finns möjlighet till två olika typer av beställningar med olika ledtider och orderradskostnader: Normalbeställning: Orderradsavgift 79 kr. Beställningar före kl (vardagar) finns tillgängligt på lokalt sjukhusapotek kl 10 nästkommande vardag för interntransport till beställande enhet. Beställningar efter kl finns tillgängliga på lokalt sjukhusapotek kl 10 två vardagar efter beställning. Expressbeställning: Orderradsavgift 211 kr. Beställningar efter kl (vardagar) med önskan om leverans nästkommande vardag, alternativt beställning med önskan om leverans samma dag (fraktkostnad tillkommer). Vid expressbeställning ska du alltid ringa Apoteket före beställning, för att komma överens om när leverans ska ske. Läkemedelsservice och Vätskevagnsbyte : Används endast av Apoteket.

7 Beskrivning 7(21) Skicka iväg beställningen När beställningen är klar för sändning till leverantör tryck på Skicka (6). Alternativt om du inte vill skicka omedelbart utan arbeta vidare med beställningen senare tryck på Spara. En sparad beställning hittar du under fliken Sparade beställningar. Efter att du har skickat din beställning Du som beställare får ett mail (orderkopia) när ordern är skickad (denna funktion kan tas bort under Inställningar/meddelande om man inte önskar ha detta mail). Du får även ett meddelande på skärmen om att beställningen är ivägskickad. Du kan bocka i om du inte vill se detta meddelande. När du skickat iväg din beställning visas nedanstående bild Längst ner i fönstret syns ett Flöde (1) som visar vad som har hänt med beställningen från när den skapades. OBS! Kontrollera att status på ordern är Skickad till leverantör. Om det står Väntar (se bild nedan, (5)) måste chef attestera ordern innan den skickas vidare till Apoteket. Om bilden ser ut som ovan innebär det att beställningen väntar på attest från chef. Denna visas om du har glömt att bocka i rutan Ej förattest eller om du inte har rätt att beställa utan förattest. Chefen får alltid ett mail om att denne/denna har en beställning att attestera. Beställningen skickas inte till Apoteket förrän chefen attesterat. Du kan välja att Avbryta beställningen (6) och göra om beställningen som ett alternativ till att vänta på att chefen skall attestera beställningen.

8 Beskrivning 8(21) Meddelanden från Apoteket Under fliken Leveranskvittens kan du följa din beställning. Från startsidan: Klicka på Inköp, sedan på Leveranskvittens. Under rubriken Orderbekräftelser kommer det in meddelanden allt eftersom Apoteket arbetar med din beställning. Tämligen omgående efter att du skickat beställningen kommer du att få ett ordererkännande från Apoteket (se bilden ovan, Info, order mottagen av leverantör ). Detta meddelande säger att Apoteket mottagit din beställning. Om det skulle stå Hela ordern nekad har Apoteket av någon anledning inte tagit emot beställningen. Det beror vanligen på att fel leveransadress valts (att man ej valt LM-förrådsadressen ). När Apoteket mottagit beställningen kommer de att göra orderberedning. De kontrollerar då din beställning, och kan i vissa fall byta ut varor (för att undvika rest, för att byta till upphandlad vara etc.), eller ändra kvantitet av beställda förpackningar. När Apoteket gjort orderberedning skickas en orderbekräftelse. Detta meddelande står ovanför ordererkännandet, och kommer vara antingen Order bekräftad med ändringar eller Order bekräftad utan ändringar. Ändringar i orderbekräftelsen kan även vara ett ändrat leveransdatum. Du kommer att få ett mail Orderbekräftelse mottagen, där det står att du ska öppna bilagan för att se meddelandet.

9 Beskrivning 9(21) Om du dubbelklickar på bilagan får du upp nedanstående meddelande. Du kan se vilka varor i beställningen som blivit ändrade. Om du klickar på Direktlänk till orderbekräftelse, loggas du in i Inköpssystemet och hamnar i bilden för orderbekräftelse. Viktigt: Det står i meddelandet att du måste hantera orderbekräftelsen, men detta ska INTE göras innan du fått hem varorna. Om du godkänner orderbekräftelsen innan varorna kommit stängs ordern och systemet kan inte ta emot eventuella ytterligare orderbekräftelser. Gäller ej! Godkänn orderbekräftelse först när du får leverans!

10 Beskrivning 10(21) När leveransen kommer - godkännande av orderbekräftelse och Leveranskvittens När du fått leverans av beställda varor måste godkännande av orderbekräftelse och leveranskvittens utföras i systemet. Detta ska göras så snart som möjligt efter mottagen leverans. Följesedel ska alltid komma med leveransen, ha denna till hands när du gör leveranskvittens. Öppna upp Inköpssystemet (från Plexus). Från startsidan kan du klicka på Leveranser och Order i det blå fältet Att hantera Du hamnar då direkt i bilden för Leveranskvittens, och här ser du dina aktuella beställningar. Det står status: Avvaktar godkännande, i och med att du ännu inte godkänt orderbekräftelsen.

11 Beskrivning 11(21) Leta upp den beställning som du fått levererad. Du kan bläddra bland de beställningar som ligger i rutan Sökresultat, alternativt söka på aktuellt Ordernummer (sista fyra siffrorna) genom att mata in dessa i rutan för ordernummer och trycka Enter eller Sök. I nedre rutan ser du den beställning du valt, och vilka produkter som ingick i beställningen. Att titta på orderbekräftelse För att kunna kvittera att du tagit emot ordern måste du först godkänna orderbekräftelsen. Klicka på fliken Orderbekräftelser. Du får då upp en ruta med de meddelanden Apoteket har skickat. Markera den översta raden (Order bekräftad med ändringar, alternativt Order bekräftad utan ändringar). Klicka på Hantera. Du får då upp en ny bild som visar vilka eventuella ändringar Apoteket gjort i din beställning. I samband med att du godkänner orderbekräftelsen kommer ordern att uppdateras med eventuella förändringar. Godkänna orderbekräftelsen För att godkänna orderbekräftelsen klicka på Godkänn nere i högra hörnet. Ordern kommer då att uppdateras efter Apotekets ändringar, och du kan sedan utföra leveranskvittens.

12 Beskrivning 12(21) Exempel på orderbekräftelser (olika meddelanden från Apoteket) Så här (bilden ovan) kan en orderbekräftelse med ändringar se ut. Rad 1: Leveransdatum har förändrats kommer en dag senare än vad som beställdes. Rad 2: Raden har strukits av Apoteket. Kommer ej att levereras. Så här (bilden ovan) kan en orderbekräftelse med ändringar se ut. Rad 1: Leveransdatum har förändrats kommer en dag senare än vad som beställdes + antalet beställda förpackningar har ändrats (från tre till två, den tredje förpackningen kommer ej att levereras) Rad 2: Samtliga 10 förpackningar av Ciprofloxacin är restnoterade. Kommer att levereras, men Apoteket har inget förmodat leveransdatum (därav är den kolumnen tom). Ibland kan Apoteket göra delleverenas av en vara, så att du får vissa förpackningar av varan ett datum och resterande förpackningar vid ett senare tillfälle. Det ser ut som på bilden ovan. Om du har tittat på en orderbekräftelse och vill stänga den (komma tillbaka till startsidan för Leveranskvittens). Klicka på krysset vid ordernumret, eller på Lista. Se inringat nedan.

13 Beskrivning 13(21) Utföra leveranskvittens När du godkänt orderbekräftelsen aktiveras möjligheten att utföra Leveranskvittens. Leveranskvittens görs så snart som möjligt efter det att varor kommit hem. Du behöver/ska inte invänta samtliga varor i en beställning, utan kvitterar enskilda varor i en beställning allt eftersom de levererats. Markera den rad/den beställning du önskar kvittera. Klicka på Ny kvittens. Det kommer att dyka upp en ruta: Om du säger Nej, (rekommenderas), hamnar du i nedanstående kvittensbild:

14 Beskrivning 14(21) Ange varornas Ankomstdatum (ej krav men bra att ange). Ange Följesedelsnummer (Du hittar numret på följesedeln, i högra hörnet). Kvittera Antal genom att ange på varje rad det antal du fått av respektive artikel. Det står förvalt det antal som är beställt/förväntas komma hem. Om du ej har fått varan måste du skriva 0 på aktuell rad. Kommentar kan anges om t.ex. varan är skadad eller om det var en akut beställning som ej kom i tid. Tryck på Kommentar och fyll i. Tryck Ok. Du har nu kvitterat att du tagit emot dessa varor. Under fliken Leveranskvittenser kan du hitta de kvittenser du utfört. Om ni är flera på er vårdenhet som har behörighet att utföra granskningsattest åt varandra (är ersättare åt varandra), kan ni utföra leveranskvittens på varandras beställningar.

15 Fakturahantering Beskrivning 15(21) Granskning av faktura När leveranskvittens gjorts ska normalt fakturan inte behöva granskas av beställaren, utan fakturan ska gå direkt till attest hos chefen. I de fall fakturan inte matchar beställningen kommer beställaren att få ett mail om att fakturan behöver granskas: Om du klickar på länken i ovanstående mail hamnar du direkt i Inköpssystemet och kan hantera fakturan. Du kan även gå in i Inköpssystemet som vanligt och välja fliken Faktura. Du får då upp de fakturor som ligger hos dig för hantering. Markera raden för den faktura du ska granska (enligt bilden nedan), och klicka på Hantera.

16 Beskrivning 16(21) Det kommer att finnas ett meddelande (röd bakgrund) uppe i högra hörnet av bilden som beskriver varför fakturan måste granskas. Om det är meddelande som ovan så matchar artiklarna i ordern inte artiklarna i fakturan. Kontrollera att det är ok, och acceptera fakturan (se nedan). Om det står som ovan (orderns kontering har inte granskats), så kan det vara så att ditt kostnadsställe, alternativt konteringen, måste läggas till på någon rad. Om du tittar på fältet för kontering i fakturabilden så kan du se om dessa uppgifter saknas på någon rad. I bilden nedan saknas konto på rad 1. Klicka på strecken och lägg till konto 5612 Läkemedel inom vården. Om fakturan är ok, väljer du Acceptera fakturan, och klickar ok. Fakturan går då vidare till chef för attest.

17 Attest Beskrivning 17(21) I de fall beställningen är gjord med funktionen Ej förattest, kommer det att krävas en attest av chefen i efterhand. Det framgår i fakturabilden (se nedan) att beställningen gjorts med Ej förattest, och att fakturan därmed måste godkännas.

18 Beskrivning 18(21) Övrig information - tips Följesedeln På följesedeln kan du se eventuella restnoterade förpackningar (framgår i kolumnen Ant rest). Förpackningar som står i kolumnen Ant avv kommer inte att levereras, de är strukna från beställningen av Apoteket. Symboler Ställ er men muspekaren över ikonerna för att få information om vad de betyder. Lätt narkotika Tung narkotika Upphandlat preparat: Då det finns upphandlade fabrikat av ett läkemedel ska dessa väljas. Om du söker efter en vara och inte hittar någon med Tummen upp -symbol kan du högerklicka på den vara du önskar och på så sätt få upp synonymer. Kanske finns det en synonym Tummenupp-vara med annat namn. Vid eventuellt behov av att avvika från upphandlingen behöver orderberedningen i Uppsala kontaktas via telefon (Apoteket är annars skyldiga att byta ut beställd produkt till upphandlat fabrikat när sådant finns).

19 Beskrivning 19(21) Lagervara: Välj lagervaror i första hand så är ni mer säkra på att få leverans inom önskad tid. Prioriterad träff: Varan finns i en beställningsmall. Varor som saknar varunummer Om du ska beställa en vara som saknar varunummer behöver beställningen kompletteras med ett fax (precis som tidigare gjorts vid beställningar i Webbabest). Se mer i dokumentet A till Ö för läkemedelsbeställare. Extemporeläkemedel som ska beredas i Uppsala Dessa beställs inte via Inköpssystemet, utan på fax till beredningen på sjukhusapoteket i Uppsala. Se mer i dokumentet A till Ö för läkemedelsbeställare. Beställningsmallar Möjligheten finns att använda tidigare beställningar som mall. Sök upp beställningen under fliken Tidigare beställningar, klicka på Använd som mall. Möjligheten att skapa en beställningsmall för ofta återkommande standardbeställningar finns också. Följ instruktionerna nedan för att skapa en beställningsmall: Följ enligt tidigare instruktioner Att söka upp varor och lägga dem i varukorgen ända fram till sista steget där du i stället för att skicka iväg beställningen väjer Spara (1)

20 Beskrivning 20(21) Du får då upp nedanstående bild där du väljer Spara som en ny egen mall och namnger din beställningsmall. Tryck på OK och din beställningsmall är sparad. För att använda en beställningsmall gå till fliken Beställningsmallar i nedanstående bild, markera vilken mall du vill använda och välj Använd mall. Vid behov kan innehållet i beställningen därefter modifieras du kan ändra antalet i den befintliga varukorgen, ta bort varor och även lägga till nya varor. När du är nöjd med innehållet i din varukorg klicka på Fortsätt och följ tidigare instruktioner för att skicka iväg beställningen.

21 Support Beskrivning 21(21) Vid frågor om systemet, skapa beställning, leveranskvittens fakturahantering etc. kontakta support enligt nedan. Mail: Tel: ( ) Öppettider: Må-fre