Visma Proceedo Version Visma Proceedo Användarhandbok Behörig Beställare Lägga i varukorg och Skicka iväg beställning

Transkript

1 Visma Proceedo Version Visma Proceedo Användarhandbok Behörig Beställare Lägga i varukorg och Skicka iväg beställning.

2 Innehållsförteckning SNABBGUIDE... 3 INLOGGNING STARTSIDA INKÖP Allmänt Inköp Andra funktioner under Allmänt Inköp Beskrivning av artikellista Skapa beställning Sparade beställningar Beställningsmallar Utbyteslogik/Hänvisningar Stöd till val av upphandlat och rekommenderat sortiment Välj i första hand upphandlade eller rekommenderade artiklar Utbytesfunktionen aktiveras Utbytesfunktionen aktiveras inte När det finns upphandlat/rekommenderat alternativ till vald artikel Exempel Tidigare beställningar Orderhantering V i s m a P r o c e e d o A B v e r s i o n Sidan av

3 3 Snabbguide. Tryck på Inköp. Sök fram aktuell artikel som ska beställas. Ange hela eller delar av arti kelnamnet, bocka i rutan Truck(frivillig) för att endast få lagerförda artiklar och tryck på Sök Fyll i antalet som skall beställas i kolumnen Antal 4. Tryck på + under kolumnen Beställ och artikeln hamnar i varukorgen 5. Här kan det ifyllda antalet ändras genom att skriva in nytt antal under kolumnen Antal eller tryck på eller + under kolumnen Ändra. Genom att trycka på det röda krysset under kolumnen Radera makuleras raden. Genom att upprepa processen ovan kan nya artiklar läggas till i varukorgen 6. Tryck på knappen Fortsätt längst ner till höger när beställningen är klar 0 3 V i s m a P r o c e e d o A B v e r s i o n Sidan 3 av

4 Följande fönster öppnas: 3. Ange leveransadress under Leveransadress genom att trycka på nedåtpilen till höger om leveransadress. Ange fakturaadress under Fakturaadress genom att trycka på nedåtpilen till höger om fakturaadress 3. När beställningen är klar för sändning till leverantör tryck på Skicka eller Spara 0 3 V i s m a P r o c e e d o A B v e r s i o n Sidan 4 av

5 Inloggning Sätt i E-Tjänstekortet i kortläsaren och välj att trycka på länken till beställningssystemet för att logga in i Visma Proceedo eller skriv in webbsidans adress Välj det certifikat med SITHS som utfärdare och ange din sexsiffrigakod och Jag legitimerar mig. Följande fönster visas: 0 3 V i s m a P r o c e e d o A B v e r s i o n Sidan 5 av

6 Efter en stund öppnas ytterligare ett fönster och Java symbolen börjar snurra 0 3 V i s m a P r o c e e d o A B v e r s i o n Sidan 6 av

7 Nytt fönster Välj påloggning öppnas. Inloggad användares tillgängliga förråd visas. Markera det förråd som skall utföra beställningar och välj OK. Beställningssystemet startsida öppnas och beställningar kan göras. Tips! Om problem uppstår vid inloggningen som medför att inloggningen misslyckas testa följande:. Ta ut etjänstekortet från läsaren. Stäng alla webbläsare/fönster/program 3. Sätt i etjänstekortet 4. Öppna Internet Explorer igen 5. Gå till 6. Välj SITHS och skriv in koden och börja om från början 0 3 V i s m a P r o c e e d o A B v e r s i o n Sidan 7 av

8 3 Startsida Se nedan bild för Visma Proceedos Startsida: Uppe till vänster finns två stycken menyer, Hem och Inköp. Klicka med muspekaren för att komma till aktuell meny. Under meny Hem finns två stycken undermenyer, Startsida och Information. Information är ett komplement till välkomsttexten i punkt 4 3. Under Startsida i mitten finns en välkomsttext 4. Nere till vänster finns Systemmeddelande. Här lägger Visma Proceedo/Administratörer/Leverantörer ut information om t.ex. eventuella driftsstörningar, nya versioner av programmet eller andra meddelanden 5. Uppe till höger finns en blå ruta som heter Att Hantera. Här ses antal Sparade beställningar samt vilka Leveranser och ordrar som finns att hantera. Tryck på någon av dessa menyer för att komma direkt till menyerna för hantering 6. För att logga ut ur Visma Proceedo tryck på Logga ut längst uppe till höger 7. Under Hjälp finns ett allmänt Hjälpavsnitt om programmet samt Om Visma Proceedo innehållande information om företaget 8. Under Genvägar visas genvägar till olika delar i systemet eller till webbsidor 0 3 V i s m a P r o c e e d o A B v e r s i o n Sidan 8 av

9 4 Inköp 4. Allmänt Inköp. Tryck på Inköp Meny Skapa beställning är aktiv och visar tom produktlista 3. Tryck på Sök 4. De 000 första artiklarna i produktlistan visas 5. I fältet Sökord kan hela eller delar av produktnamnet skrivas och sökas på. Sökningen särskiljer inte på stora och små bokstäver. Varje ord i söksträngen är ett sökord, tillsammans med hela frasen. I en sökning på Abilify, tablett 0 mg Orifarm AB kommer sökningen att ske på Abilify, tablett, 0, mg, Orifarm, AB samt hela frasen Abilify, tablett 0 mg Orifarm AB. Man kan kombinera varunamn med styrkan eller beredningsform för att begränsa antal träffar t.ex.morf 0 tab ger träff på morfin tabletter 0mg. Man kan även använda? i sök texten som kan vara bra när det finns olika stavning av samma produkt t.ex. la?tulos ger träff på både laktulos och lactulos. Sökning kan också göras på varunumret 6. I fältet Leverantör kan det även sökas på en specifik leverantörs artiklar 7. Till höger om fältet Leverantör finns en bockruta med en Truck. Om denna ruta är ibockad söks det endast på lagerförda artiklar 8. Till höger om fältet Sökord finns en bockruta med en Tumme upp. Om denna ruta är ibockad söks det endast på upphandlade/rekommenderade artiklar 9. Knappen Jämför till höger används för att jämföra artiklar. Efter att ha fått upp ett sökresultat kan rutan Jämför i kolumn tre bockas för på ett antal artiklar. Tryck på knappen Jämför. Ett fönster med information om valda artiklar, vid sidan om varandra, kommer upp med möjlighet att beställa artiklar (till varukorg) eller att ta bort artiklar(från Jämför) 0. Knappen Favoriter visar de 50 mest beställda artiklarna. Knappen Avancerad sök är under utveckling 0 3 V i s m a P r o c e e d o A B v e r s i o n Sidan 9 av

10 4.. Andra funktioner under Allmänt Inköp Klicka på Kolumnrubrikerna Artikel, Leverantör, Artikelnummer eller Enhetspris för att sortera kolumnerna i stigande eller fallande ordning Ställ markören på det vertikala strecket mellan två kolumnrubriker och håll i vänster muspekare och dra denna åt sidorna så breddas eller minskas kolumnbreden Högerklicka på valfri artikelrad. Välj att Visa artikelinformation(samma funktion som att trycka på i-ikonen), Lägg till i varukorg(beställa varan) eller Sök samma ATCkod(lista med samtliga artiklar med samma ATC-kod som vald artikel visas) 4.. Beskrivning av artikellista Artikel visar namn på artikel. Info tryck på i-ikonen. Ett nytt fönster mer detaljerad information om artikeln visas. Se nedan: V i s m a P r o c e e d o A B v e r s i o n Sidan 0 av

11 . Under fliken Allmänt visas bild på leverantörens artikel om den finns upplagd. Till höger finns mer detaljerad information om artikeln 3. Genom att trycka på knappen Produktblad öppnas en länk till artikeln på 4. Nere till vänster visas artikelns Pris/enhet 5. Lägg till produkter i varukorgen genom att fylla i antal i fältet Antal enheter och tryck därefter på Beställ 6. Bläddra till nästa/föregående artikel i artikellistan med pilarna 7. Fliken Relaterade produkter visar artiklar som är relaterade till varandra. Ett exempel på en sådan produkt skulle kunna BD Micro-Fine pennkanyler till passande insulinpenna 8. Fliken Avtal innehåller information om leverantören 9 Fliken Orderhistorik visar andra enheter som har beställt samma vara och kan vara användbar om man vill låna ett läkemedel när leverantörer har stängt. Den visar produktens orderhistorik per grupp (det förråd som du är inloggad på), organisation (t.ex. ditt sjukhus (obs! Karolinska och SL SO tillhör samma organisation) eller för alla organisationer(sll). Beställningar gjort av Apoteket AB visas inte under min organisation utan man måste söka på alla organisationer och då syns dem med gruppnamn läkemedelsförråd/läkemedelsautomat. Du kan sortera listan till bokstavsordning genom att trycka längst upp i kolumnen. Storlek på kolumnerna kan ändras genom att ställa markören på det vertikala strecket mellan två kolumnrubriker och håll i vänster muspekare och dra denna åt sidorna 0 Tryck på Stäng för att stänga ner informationsrutan 3. Jämför används för att jämföra olika produkter. Bocka för två eller flera artiklar och klicka på knappen Jämför uppe till höger. Se avsnitt 3. punkt 8. Ett nytt fönster visar en jämförelse mellan valda produkter. Här finns även möjlighet att beställa genom att klicka på + tecknet eller ta bort en artikelgenom att trycka på X tecknet. 4. Leverantör anger vilken leverantör som levererar artikeln 5. Artikelnummer visar artikelnummer hos leverantör 0 3 V i s m a P r o c e e d o A B v e r s i o n Sidan av

12 5 6. Märkning anger artikels märkning. =Lätt narkotika =Tung narkotika =Upphandlad/Rekommenderad produkt/preparat =Lagervara, Normalt i lager =Rekommenderat i Kloka listan =Artikeln är restnoterad hos leverantörens leverantör =Prioriterad träff då varan finns i en beställningsm all Ställ er men muspekaren över ikonerna för att få information om vad de betyder 7. Enhetspris visar pris per enhet 8. Antal visar minsta beställningsbara enhet. Kan ändras genom att ange önskat antal 9. Beställ genom att trycka på + så läggs artikeln i varukorgen 4. Skapa beställning. Sök fram aktuell artikel som ska beställas. Ange hela eller delar av artikelnamnet, bocka i rutan Truck(frivillig) för att endast få lagerförda artiklar och tryck på Sök 3 4. Fyll i antalet som skall beställas i kolumnen Antal 3. Tryck på + under kolumnen Beställ och artikeln hamnar i varukorgen 4. Här kan det ifyllda antalet ändras genom att skriva in nytt antal under kolumnen Antal eller tryck på eller + under kolumnen Ändra. Genom att trycka på det röda krysset under kolumnen Radera makuleras raden. Genom att upprepa processen ovan kan nya artiklar läggas till i varukorgen 5. Tryck på knappen Fortsätt längst ner till höger när beställningen är klar 0 3 V i s m a P r o c e e d o A B v e r s i o n Sidan av

13 Följande fönster öppnas: Uppe till höger finns kolumnerna Ändra och Radera med möjligheten att återigen ändra i beställningen innan den sparas/skickas. Tryck på knappen Visa i Excel om ni vill exportera beställningen till Excel 3. Ange beställningens namn under Beställningens namn(frivillig) 4. Ange beställningens syfte under Beställningens syfte(frivillig) 5. Ange leveransadress under Leveransadress genom att trycka på nedåtpilen till höger om leveransadress 6. Ange fakturaadress under Fakturaadress genom att trycka på nedåtpilen till höger om fakturaadress 7. Klicka på de tre strecken om ni vill få reda på GLN-adressen, EAN=GLN adressen. GLN-adressen visas även under Inställningar Favoriter Adresser 8. Längst ner till höger finns knappen Tillbaka som genom att trycka på den återgår till varukorgen 9. När beställningen är klar för sändning till leverantör tryck på Skicka. Om beställningen skall sparas till senare fortsätt till punkt 9 0. När beställningen är klar tryck på Spara. 0 3 V i s m a P r o c e e d o A B v e r s i o n Sidan 3 av

14 Följande fönster öppnas:. Fyll i Namn(Obligatorisk) och spara beställningen genom att trycka på OK 4.. Sparade beställningar. Fliken Sparade beställningar öppnas 3 4. Tryck på Skriv ut för att skriva ut beställningen 3. Tryck på Avbryt beställning för att avbryta beställningen 4. Tryck på Använd beställning för att ändra sparad beställning 0 3 V i s m a P r o c e e d o A B v e r s i o n Sidan 4 av

15 4.. Beställningsmallar Tryck på fliken Beställningsmallar för att se tillgängliga beställningsmallar Följande fönster öppnas. Allmän information om beställningsmallen 3. Klicka på + för att se vilka artiklar som ingår i beställningsmallen 4. Klicka på + för att använda beställningsmallen, lägga artiklarna i varukorgen 5. Klicka på krysset för att radera beställningsmallen(endast tillgänglig för administratörer) 6. I Varukorgen visas valda artiklar från valda beställningsmallar. Dvs det går att använda flera beställningsmallar samtidigt. Det går även att välja att ändra antal eller radera produkter 7. Tryck på Fortsätt. Steg i 4. Skapa beställning öppnas 4.3 Utbyteslogik/Hänvisningar Beställningssystemet ska stödja dig som beställare att välja läkemedel som är upphandlade och/eller rekommenderade vid beställningar. Ett av skälen att beställa upphandlade och rekommenderade läkemedel är att, av patientsäkerhets- och utrymmesskäl, minimera antalet preparat innehållande samma aktiva substans i läkemedelsförråden. Ett annat skäl är att styra det lagerhållna sortimentet hos leverantören ApoEx för att åstadkomma säkra leveranser och minimal kassation. Genom att beställa upphandlade och rekommenderade preparat kan sjukvården spara avsevärda belopp Stöd till val av upphandlat och rekommenderat sortiment Angivna synonymer är bedömda utifrån Läkemedelsverkets lista över utbytbara läkemedel eller beslut av Stockholms läns läkemedelskommittés expertråd; Då du som beställare väljer en artikel som inte är upphandlad eller rekommenderad på Kloka Listan föreslår systemet byte till rekommenderat/upphandlat alternativ, om det fin ns. 0 3 V i s m a P r o c e e d o A B v e r s i o n Sidan 5 av

16 4.3. Välj i första hand upphandlade eller rekommenderade artiklar Titta efter symboler för upphandlade och rekommenderade artiklar: = Upphandlad vara = Rekommenderat läkemedel i Kloka Listan Observera att om det finns både upphandlade och rekommender ade alternativ, välj i första hand det upphandlade alternativet Utbytesfunktionen aktiveras Om det finns alternativ till vald artikel. Alternativet(n) kan vara o en upphandlad artikel o en rekommenderad artikel o en upphandlad och rekommenderad artikel Utbytesfunktionen fungerar även på avdelningens egna mallar om dessa finns Utbytesfunktionen aktiveras inte Om vald artikel är en upphandlad vara Om vald artikel är rekommenderad i Kloka Listan och inget upphandlat alternativ finns Om vald artikel saknar alternativ Om alternativen till artikeln inte är tillgängligt och har symbolen triangel Om artikeln redan ligger i varukorgen, en förändring i kvantiteten för en specifik artikel aktiverar aldrig utbyteslogiken När det finns upphandlat/rekommenderat alternativ till vald artikel Notera att förpackningsstorleken kan skilja sig åt mellan vald artikel och föreslagna alternativ. Viktig information: Kontrollera gärna förpackningsstorleken innan du beställer varan. När det gäller antibiotika i form av injektion och infusion kan föreslagna alternativ innehålla olika styrkor. Var extra observant vid beställning av antibiotika att rätt styrka läggs i varukorgen. Detta beror på att olika styrkor av antibiotika i form av injektion och infusion finns i samma utbytesgrupp i Läkemedelsverkets lista. Högst tre alternativ visas samtidigt i ett fönster. Om det finns ytterligare alternativ nås dessa genom att scrolla ner (list finns till höger) Exempel Sökt vara: Flagyl, inf-vätska 5 mg/ml 0x300 ml ej upphandlad eller rekom menderad. Föreslagna alternativen är Metronidazole Braun inf-vätska 5 mg/ml upphandlad vara, 0 3 V i s m a P r o c e e d o A B v e r s i o n Sidan 6 av

17 förpackningsstorlekar: 0x00 ml, 0x00 ml och 0x300ml Följande alternativ visas: 0 3 V i s m a P r o c e e d o A B v e r s i o n Sidan 7 av

18 a) Om du vill byta till föreslagna alternativ Välj antal utav den alternativa artikeln som önskas beställas i rutan antal Välj sedan beställ Den alternativa artikeln kommer då istället att läggas i varukorgen Notera att förpackningsstorleken kan skilja sig åt mellan vald artikel och föreslagna alte rnativ. Viktig information: Kontrollera gärna förpackningsstorleken innan du beställer varan. b) Om du inte vill byta till föreslagna alternativ Välj Behåll produkt Ett pop-up-fönster med texten Är du säker på att du vill behålla en icke rekommenderad/upphandlad vara Ja/Nej? kommer upp. Välj nej, om du inte vill beställa en icke rekommenderad/upphandlad vara. Då stängs pop-up-fönstret ner och du får upp bilden med föreslagna alternativ igen för fortsatt beställning Välj ja, om du vill beställa en icke rekommenderad/upphandlad vara. Då läggs vald produkt i varukorgen och pop-up-fönstret stängs ner automatiskt 0 3 V i s m a P r o c e e d o A B v e r s i o n Sidan 8 av

19 4.4 Tidigare beställningar. Tryck på fliken Tidigare beställningar och följande fönster öppnas: I fältet Beställning kan tidigare beställningar sökas upp genom att anges hela eller delar av beställningens namn. I fältet Organisation väljs den organisationen vars beställning eftersöks. Tryck på Sök. 3. Under Avancerad sök uppe till höger kan mer specifik sökning göras. Se nedan: 4. Under Visa i Excel uppe till höger kan beställningen exporteras till Excel 5. I mitten av fönstret syns resultatet av sökningen 6. Längst ner i fönstret syns ett Flöde som visar vad som hänt med beställningen från när den skapades. Denna information kan döljas genom att trycka på Dölj flöde längst ute till höger 7. Tryck på knappen Skriv ut för att skriva ut beställningen 0 3 V i s m a P r o c e e d o A B v e r s i o n Sidan 9 av

20 8. Tryck på Visa best. för att få upp beställningen i nytt fönster 4.5 Orderhantering. Tryck på fliken Orderhantering. Fliken Produkter nere till vänster väljs automatiskt I fältet Ordernummer kan lagda ordrar sökas upp genom att anges hela eller delar av ordernumret. I fältet Organisation väljs den organisationen vars order eftersöks. I fältet till höger om ordernummer kan sökt orders status anges. Tryck på Sök 0 3 V i s m a P r o c e e d o A B v e r s i o n Sidan 0 av

21 4. Under Avancerat sök uppe till höger kan mer specifik sökning göras. Se nedan: 5. Under Visa i Excel uppe till höger kan ordern exporteras till Excel 6. I mitten av fönstret syns resultatet av sökningen 7. Längst ner visas vilka produkter som ingår i ordern, hur många som är beställda och hur många av dem som är levererade 8. Knappen Avsluta order används för att avsluta en delvis kvitterad order eller en ej kvitterad order 9. Knappen Kommentarer används för att bifoga en kommentar till ordern 0. Knappen Visa order visar ordern i ett nytt fönster. Knappen Ny kvittens används för att leveranskvittera produkter på order 0 3 V i s m a P r o c e e d o A B v e r s i o n Sidan av

22 . Tryck på fliken Orderbekräftelse nere till vänster 3 4. Här visas när orderbekräftelsen är Skapad, Status, Typ samt Nytt leveransdatum 3. Knappen Hantera används för att titta på och/eller godkänna orderbekräftelsen 4. Knappen Manuell används vid manuell hantering av orderbekräftelse istället för automatisk orderbekräftelse från leverantör Övriga val och knappar är samma som under fliken Produkter 0 3 V i s m a P r o c e e d o A B v e r s i o n Sidan av