Under varje grupp finns det användare med olika roller ex. beställare. För att ändra en användare, markera användaren och tryck på ändra.

Transkript

1 1 LATHUND 1.1 Administration av grupper och användare. Välj Administration, Grupper. Här finns alla tillgängliga/upplagda grupper. Huvudgrupper och undergrupper. För att lägga upp en ny grupp tryck på ny grupp. Under varje grupp finns det användare med olika roller ex. beställare. För att ändra en användare, markera användaren och tryck på ändra. För att lägga upp en ny användare, tryck på ny användare. Här kan du även ändra lösenord, delegera mm. 1

2 1.2 Adresser Under fliken Adresser läggs alla leveransadresser och fakturaadresser upp. Du kan sortera på grupp för att se vilka adresser som finns tillgängliga. Alla adresser för förvaltningar och bolag i Göteborgs Stad läggs upp av Upphandlingsbolaget. 2

3 GLN är en 13 siffrig kod för adressen, denna kod sätts alltid upp av Upphandlingsbolaget (för Göteborgs Stad) som har kodlistan. Varje förvaltning/bolag fyller i en excelfil med sina leveransadresser samt fakturaadresser och skickar listan till Upphandlingsbolaget. När Upphandlingsbolaget har lagt upp adresser och kodat dessa skickas ett meddelande till administratören som därefter kan koppla ihop användare/beställare med adresserna. 1.3 Administration av leverantörsavtal. Under administration, Leverantörsavtal ser du vilka leverantörer/avtal som finns inlagda i Winst samt till vilka grupper och användare kopplingar finns. 3

4 1.4 Avtalsträdet Under fliken avtal finns alla ramavtal som finns under UHB. På vänster sida finns avtalsträdet i bokstavsordning. I sökrutan söker du avtalskategori, fritextsökning. Om du markerar en avtalskategori i trädet visas resultatet, vilka avtal/leverantörer som finns i katgegorin på höger sida. 4

5 När du markerar ett avtal visas produkterna tillhörande avtalet/leverantören i rutan nederst till höger. OBS! Visas om det finns kataloger/formulär inlagda. I annat fall finns uppgifterna bland bilagorna på avtalet. 1.5 Leverantörsinformation Om du trycker på i- symbolen på leverantören kommer en informationsruta om avtalet/leverantören upp. 5

6 1.6 Bilagor Bilagor till avtalet finns under Bifogade dokument, dubbelklicka på filen eller markera en fil och tryck på Visa för att öppna bilagan. 1.7 Skicka kommentar till avtalsansvarig Du kan skicka kommentar om avtalet direkt till avtalsansvarig på Upphandlingsbolaget genom att fylla i namn, e-post och därefter skriva din kommentar i fältet. Mejl går då till avtalsansvarig som kan återkoppla till dig samt ta upp kommentar med leverantör. 1.8 Produktsökning I sökfältet under produkter kan du med fritext söka fram produkter, resultatet kommer i rutan under. Sökning ska ske i singular (penna inte pennor) OBS! Klickrutan tumme upp är ifylld från start, för att se eventuellt övrigt sortiment måste denna ruta bockas ur. Om du vill söka upp en produkt utan att veta leverantör bockar du i sök bland alla innan du klickar på sök. 6

7 1.9 Produktinformation När du klickar på i-symbolen på produkten får du upp information om produkten. Om det finns produktblad kopplade till denna finns dessa under knappen Produktblad. 7

8 1.10 Avancerad sökning Bakom länken Avancerad sökning kan du söka fram en viss märkning på produktnivå, söka fram produkter och jämföra dessa med varandra. Eventuella märkningar markeras med ett grönt löv bakom produktnamnet Miljömärkning Vid sökning av produkter eller tjänster kan du välja att bara söka fram de miljömärkta produkterna/tjänsterna genom att bocka i rutan med det gröna lövet och sedan trycka på sök. 8

9 I listan Miljömärkning kan du välja fram vilken märkning du vill sortera på, antingen i hela katalogen eller per produktområde i rutan till höger. Detta gäller under förutsättning att leverantörerna har kodat sina produkter i katalogerna. Du söker produkterna du vill ha fram genom att skriva i sökord i rutan, samt trycka på sök. 9

10 1.12 Jämföra produkter När du markerar ett antal produkter i listan och klickar på jämför får du resultatet på en egen sida, produkterna brevid varandra. 10

11 Resultat av jämförelse 1.13 Beställning För att beställa varor väljer du fliken Inköp. När du trycker på + i kolumnen Beställ läggs produkterna i en varukorg längst ner på sidan. Varukorgen kan visas eller döljas. Alla funktioner i övrigt överensstämmer med de som finns under Avtalssök. 11

12 1. Sök fram avtalsområdet 2. Klicka på nyckelsymbolen för att se beställarinstruktionen för hur du ska beställa från just detta område. Här finns beskrivet om avtalskategorin är rangordnad eller ej, om du ska göra en förnyad konkurrensutsättning eller på vilket annat sätt du ska beställa på avtalet. Beställarinstruktionen är den samma inom en avtalskategori men olika mellan de olika avtalsokategorierna. 3. Sök fram de produkter du vill beställa. 12

13 Beställ genom att trycka på + tecknet, öka antal genom att trycka flera gånger, minska genom att trycka på tecknet. Du kan även skriva i antalet själv under Antal. Du kan dock bara beställa i den förbestämda enhetsmängden. 4. Nästa steg i beställningen Steg 2 Kontering och leverans. Här kan du namnge beställningen, välja leveransadress och fakturaadress, välja leveransdatum (där leverantören kräver det), lämna kommentarer till leverantören samt lämna kommentar till godkännaren. Glöm inte att skriva mottagarkoden i fältet under leveransadressen i de fall du är kopplad till flera mottagarkoder. Du kan om du vill spara din beställning för att arbeta vidare med den senare eller spara den som mall. 13

14 Om du vill spara en beställning som allmän mall måste du koppla mallen till de grupper eller användare som ska ha tillgång till mallen. Detta görs på samma sätt som när du kopplar roller, adresser mm. till grupp/användare. Görs av lokaladministratören. När du vill använda en mall som underlag till en beställning väljer du fliken Beställningsmallar under Inköp Skapa beställning 14

15 Välj den mall du vill använda och tryck på + Här kan du ändra, lägga till, ta bort mm innan du skickar iväg ordern. Tryck sedan på fortsätt 15

16 1.14 Orderbekräftelse Orderbekräftelsen är ett kvitto på vad leverantören kommer att leverera utifrån en given order. (Gäller framförallt Livsmedelsleverantörerna såsom ex. Servera.) Du måste godkänna en orderbekräftelse, om sådan finns, för att kunna leveranskvittera ordern Leveranskvittens Leveranskvittens når Du genom att under fliken Inköp välja Leveranskvittens. Du ska alltid leveranskvittera direkt då en vara har levererats. 16

17 Lycka till med administration och beställningar i WINST! Behöver du hjälp eller har frågor kan du kontakta Upphandlingsbolagets Servicegrupp: Telefonnummer: E-post: avtal@uhb.goteborg.se 17