Versioner. Uppdaterat pga. att Diligentia AB börjar använda Agresso Lotta Gilot Uppdatering av inloggning via TC

Transkript

1 er Revision Ändrad av Sida Ändring/kommentar SODEMA 5 Ny länk webportal SODEMA 5 Ny manual nedladdning certifikat (externa användare) SODEMA 5-6 Uppdaterade bilder/text (Agresso web --> Diligentia web) SODEMA 9 & 12 Uppdaterat text Avvisa, Felsänd och Attestera: Attestflödet måste göras om från början om åtgärderna Avvisas/Felsänd används. Kan vara ett bättre alternativ att kontakta tidigare attestant och reda ut eventuella frågetecken än att skicka tillbaka fakturan till Leverantörsreskontran SODEMA 13 Sök faktura: uppdaterat Alt. 1 och Alt SODEMA 15 Marginaler vid utskrift av fakturabild: "Page setup" vid utskrift SODEMA 15 Maila fakturabild: lägga till mailprofil (Diligentia-användare) SODEMA 17 Ange bolag vid semester/sjukdom: Du måste ange i vilket/vilka bolag du hanterar fakturor GILCHA Uppdaterat pga. att Diligentia AB börjar använda Agresso Lotta Gilot Uppdatering av inloggning via TC Lotta Gilot Samtli ga sidor Ny version av Agresso 5,5,3 Sid. 1/27

2 Innehållsförteckning: 1 BESTÄLLNINGSRUTINER OCH FAKTURERINGSADRESSER BESTÄLLNINGSRUTINER FAKTURERINGSADRESSER INLOGGNING ÅTKOMST TILL CITRIX ELLER TCLOGIN VIA RSA-DOSA Inloggning via citrix(diligentia-anställda) Inloggning via + RSA-dosa) INLOGGNING AGRESSO SELFSERVICE (FAKTURAHANTERING) ATTESTERA FAKTURA ÖVERSIKT...8 Sorteringsordning 9 Logg arbetsflöde 10 Periodisering 11 Sök hjälp 12 Avancerat läge, dela upp rad, vidarebefordra 13 Lägg till attestant 14 Lägg till dokument (ex. deltagarlista, program FUNKTIONER SÖK FAKTURA BEHÖRIGHET SÖK FAKTURA PÅMINNELS ÄNDRA LÖSENORD FRÅNVARO SEMESTER (ALT. ANNAN PLANERAD FRÅNVARO) ELLER SJUKDOM FRÅGOR & KONTAKTUPPGIFTER Sid. 2/27

3 1 Beställningsrutiner och faktureringsadresser 1.1 Beställningsrutiner Inköpare/beställare ansvarar för att leverantören får rätt uppgifter vid beställning. Uppgifter som leverantören måste ange på fakturan: Förutom den information som skall anges på en faktura skall någon av följande uppgifter finnas: 1. Projektnummer (8 tecken), måste anges om det rör ett projekt. 2. Fastighet (4 siffror) eller kostnadställe F+ 3siffror. Vår referens ska alltid anges och stå på fakturan (tänk på att vår referens ska vara den som tar emot fakturan först). Observera att vår referens kan vara namn eller användar-id bestående av 6 bokstäver. Om alla ovanstående uppgifter saknas och/eller fakturaadressen är felaktig kommer fakturan att återsändas till leverantören. Det är därför mycket viktigt att inköparen/beställaren säkerställer att leverantören anger rätt information på fakturan. För övrigt gäller att betalningsvillkor skall vara 30 dagar netto (om inte annat har avtalats) samt att vi inte accepterar fakturerings- eller expeditionsavgifter. 1.2 Faktureringsadresser En lista med faktureringsadresser per bolag finns på Diligentias intranät under rubriken Ekonomi/Leverantörsfakturor/Faktureringsadresser. Om du inte har tillgång till Diligentias intranät - kontakta leverantörsreskontran för att få listan (Se kontaktuppgifter i slutet av denna manual.) Sid. 3/27

4 2 Inloggning Oavsett vilken lösning som gäller så är det alltid två inloggningar: En inloggning för att komma in på Diligentias nätverk (Citrix ) webbplats). Se 2,1. En inloggning för att komma in i fakturahanteringssystemet. Se avsnitt Åtkomst till Citrix. 1. Via nätverket 2. Övriga externa användare - inloggning via RSA dosa Inloggning via citrix (Diligentia-anställda) Sid. 4/27

5 2.1.2 Via med en RSA-dosa Ange lösenord och din pinkod + koden på RSA dosan. Sid. 5/27

6 2.2 Inloggning Diligentia SelfService (fakturahantering) Användar-id: Du har fått ett mail med användar-id inför driftsstart. Om du inte har ditt användar-id - kontakta leverantörsreskontran (se kontaktuppgifter i slutet av manualen). Företag: Du måste veta vilket företag fakturan är registrerad i, du kan se företag och företagskod i mailet som skickades ut när du fick fakturan. I fältet företag anger du företagskod (2 bokstäver). Lösenord: Får du via mail. Byt till nytt lösenord. Sid. 6/27

7 När du loggar in första gången, bör du ändra i fältet alternativ, så att du kan se samtliga fakturor du har i alla bolag. (se bild) Sid. 7/27

8 3 Attestera faktura 3.1 Översikt Klicka på det företag du vill attestera fakturor i. Sid. 8/27

9 Följande bild kommer upp, där kan du ställa in i vilken sorteringsordning du vill att fakturorna visas i. Sid. 9/27

10 Du kan även se en logg för arbetsflöde för fakturan. När den skickats ut, av vem, ev. kommentarer m.m. Under rubriken mapp på konteringsraden kan du få fram attestflödet på fakturan och vem som ska ha den efter dig. Sid. 10/27

11 Du kan periodisera fakturan med antal månader och startmånad. Sid. 11/27

12 Du kan även söka fram konto, fast/kst, projekt m.m. Sök på ex. del av beskrivning och * Sid. 12/27

13 Om du vill dela upp konteringsraden, distribuera till annan attestant, vidarebefodra (endast möjligt som sak-attestant) tryck på avancerat läge. För att dela upp konteringsraden tryck på dela upp raden. Då kommer du få upp en noll-rad där du skriver i det belopp du vill ska gå på ett annat konto/fast/kst eller ev. projekt. Beloppet räknas bort från första ursprungsraden : Om du som SAK-attestant vill vidarbefodra (utan att attestera) till någon annan.obs fungerar endast för sakattestanter då en slutattestant inte kan vidarbefodra sin attesträtt= beloppsgräns. Sid. 13/27

14 Om du vill lägga till en attestant. Obs! du måste själv attestera fakturan. Sid. 14/27

15 Om du vill lägga till ett dokument, tex. Deltagarförteckning/program eller se ett redan tillagt dokument (finns ett dokument är dokument -knappen BLÅ). Markera Leverantörsfaktura-övriga dokument.tryck på nytt dokument, använd browse för att hitta ditt dokument du vill lägga till: Sid. 15/27

16 Avsnitt Kommando Funktion 3.2Funktioner Sid. 16/27

17 Attestera Avvisa Attesterar en faktura-rad. Obs, lösenord måste anges. Funktionen Attestera innebär att du godkänner fakturaraden med eller utan ändringar. Fakturaraden sänds vidare i attestkedjan (förutsatt att man inte är sista attestant) enligt fördefinierat attestregelverk med eventuellt manuellt tillagda attestanter. Om fakturan inte stämmer (t ex belopp) kan du skicka tillbaka fakturan till Leverantörsreskontran. Markera fakturan som avses, ange kommentar (obligatoriskt). Distribuera till fler attestanter. Parkera Ångra Om man vill lägga till en attestant. Obs, man måste attestera själv Kan användas om du av någon anledning vill vänta med att attestera. När en fakturarad av misstag har markerats med en felaktig åtgärd så går det att ångra så att fakturan inte längre är markerad med någon åtgärd. Det går inte att använda Ångra när en fakturarad redan sparats och gått vidare i processen. Vidarbefodra Avancerat läge Endast sak-attestant kan vidarbefodra en faktura till ny sak-attestant Här kan du dela upp, vidarbefodra, distribuera raden. Sid. 17/27

18 Dela upp raden Om du vill fördela kostnaden, t ex på olika konton, kan du dela upp beloppet på flera konteringsrader. Varje rad kommer sen att attesteras enligt den regel som finns för den konteringen. Klicka på knappen Dela upp för att skapa en ny rad. Den ursprungliga raden kopieras med belopp 0,00 vilket måste ändras. Kontering kan ändras (konto etc.) samt distributionen. Ange beloppet för den nya fakturaraden i fältet för belopp. Beloppet på ursprungsraden minskas automatisk med motsvarande belopp. Du kan inte ange ett högre belopp än ursprungsvärdet, ursprungsraden kan aldrig vara 0,00. För att dela upp ytterligare, klicka på knappen Dela upp raden. Om du vill ångra en delad rad går den att ta bort genom att markera boxen till vänster och klicka på knappen Ta bort. Ursprungsraden går aldrig att ångra eller radera. Avsnitt OBSERVERA: När du har gjort uppdelningen på flera rader så måste du attestera samtliga rader i samma bild som du är inne i vid uppdelningen. Det går alltså inte att gå tillbaka till inkorgen/logga ur och ha de nya raderna kvar. Kommando Funktion Sid. 18/27

19 Avsnitt Ändra kontering Kommando Funktion Vid ankomstregistering förkonteras fakturan av leverantörsreskontran. Du är ansvarig för att konteringen (KONTO, FAST/KST, PROJEKT, PROJEKTKONTO, MOMS) är riktig och ska därför ändra konteringen om det är något som inte stämmer. Konteringen kontrolleras alltid mot de konteringsregler som är uppsatta i Agresso. När en kontering ändras så att en ny attestregel aktiveras (t ex om det nya kontot ska attesteras av en annan person än ursprunglig attestant) så skapas också ett nytt arbetsflöde enligt den nya attestregeln (vilket betyder att fakturan skickas för attest till person som enligt attestregeln kan attestera aktuell kontering). Periodisera Det går inte att ta bort en fakturarad, ändra förfallodatum eller ändra bokföringsperiod. Använd istället åtgärden Avvisa med kommentar om att ändring ska ske. Du kan också ringa/maila leverantörsreskontran istället för att Avvisa. Du kan periodisera kostnad över flera bokföringsperioder. Välj antal månader som kostnaden ska fördelas över i fältet Periodiseringsnyckel. I fältet Startperiod anger du första bokföringsperioden (år/månad). Kommentar Om fälten redan är ifyllda betyder det att raden periodiserats vid ankomstregistreringen eller av tidigare attestant. När du attesterar fakturan kan du ange en kommentar. Det kan t ex vara information till nästa person i attestkedjan att fakturan är ok att betala. Om du vill ange en kommentar så skriver du i fältet Kommentar innan du sparar fakturan för attest. Sid. 19/27

20 Avsnitt Ange lösenord Kommando Funktion Du måste ange lösenord när du attesterar.. Sid. 20/27

21 4 Sök faktura 4.1 Behörighet Du kan söka på samtliga fakturor, med undantag av fakturor i Diligentia AB som har kostnadställe kontroll. 4.2 Sök faktura Du kan söka dels på fakturor i en speciell period, attestant eller lev. Nr (där kan du söka med hjälp av del av namn *) Sid. 21/27

22 Du kan välja vilka kolumner du vill ska visas Söka på tex, ett speciellt faktura nr. Sid. 22/27

23 Om du inte har några fakturor för attest kan du söka gamla fakturor via Inköp och fråga arbetsflöde leverantörsfakturor eller Logg arbetsflöde leverantörsfakturor Sid. 23/27

24 Sid. 24/27

25 Kopiera till urklipp för att spara i excel-blad. Öppna Excel och tryck CTRL+V, så kopieras resultatet in. Sid. 25/27

26 5 Påminnels Följande olika mail-typer kommer att skickas ut från fakturahanteringssystemet: Ny faktura: när du fått en ny faktura i din inkorg. Förfallodatum närmar sig: när en faktura är på väg att förfalla. Påminnelse: om en faktura inte har åtgärdats inom en viss tid. OBSERVERA att i mailet står det vilket bolag fakturan är ankomstregistrerad i. Klicka på den länk som finns med i mailet så kommer du till ikonen för Agresso Selfservice direkt. 6 Ändra lösenord Klicka på fliken Alternativ: Sid. 26/27

27 7 Frånvaro 7.1 Semester (alt. annan planerad frånvaro) eller sjukdom Sluttattestanter: Om någon annan ska ta över din attesträtt under din frånvaro måste den delegeras vidare. Blankett kan fås från via Diligentias intranät. Sakattestanter: Om du endast sakattesterar fakturor kan du maila till Leverantörsreskontran mellan vilka datum du är borta och vem som ska ersätta dig under den perioden. Du måste också ange vilket/vilka bolag det gäller. 8 Frågor & kontaktuppgifter För samtliga frågor som rör fakturahanteringen, kontakta: E-post: leverantorsreskontran@diligentia.se Sid. 27/27