Lathund för sakattestanter

Transkript

1 Lathund för sakattestanter Beställningsreferens Vid beställning ska du ange ditt kth.se användarnamn och skolkod så att det anges som referens på fakturan. Exempel: BRITTH KTHABE Fakturan ska skickas till: Kungliga Tekniska högskolan Fakturaservice Box Stockholm Om du får fakturor till din vanliga adress ska du på fakturan anteckna ditt kth.se användarnamn och skolkod samt skicka fakturorna till Fakturaservice. Detta är viktigt att du anger rätt kod vid din beställning för att vi på ekonomiavdelningen skall veta vem som fakturan ska till! Version 01,

2 Sakattestera Du kommer in i Agresso EFH (Agresso webb) och under Mina uppgifter och uppgifter arbetsflöde finns din uppgiftslista där du (då) har fakturor att sakattestera. Klicka på Sakattestera. Version 01,

3 1. Information leverantörsfaktura Här visas allmän information om fakturan. Viktigt är att kontrollera att uppgifterna stämmer överens med den inskannade fakturan. Ha för vana att gå igenom alla fält då det kan bli fel! 2. Logg arbetsflöde Här visas tidigare kommentarer och du har här möjlighet att skriva en kommentar som information till andra attestanter i flödet. Åtgärden distribuerad visar vem som centralt har läst in filen. 3. Detaljer leverantörsfaktura Här anger du projektnumret som fakturan ska belasta, efter att ha angett projektnumret, tabba för att värdet ska registreras. Tänk på att endast aktiva projektnummer kan användas. Om du råkar använda ett gammalt projektnummer eller om du gör fel och skriver ett projektnummer som inte finns så kommer inte fakturan att gå vidare till nästa steg i EFH:n utan kommer att studsa tillbaka till dig som sakattestant. Innan du skickar iväg fakturan för kontering bör du kontrollera följande: Att pris och moms stämmer överens med beloppen på fakturan. Att varan/tjänsten verkligen levererats/utförts Att betalningsvillkoren och pris överensstämmer med beställningen Skriv beskrivning om inköpet i kommentarsrutan som kan hjälpa ekonomen om det inte tydligt framgår på fakturan. VID RESOR SKALL SÄRSKILD KOMMENTAR GÖRAS: Ange datum för resan, resmål, resenär och syfte i kommentarsfältet. FÖLJANDE TYPER AV FAKTUROR KRÄVER SÄRSKILDA UNDERLAG: REPRESENTATION KONFERENS KONSULTUPPDRAG Version 01,

4 Representation Till alla fakturor som avser representation måste en deltagarförteckning bifogas där både syftet och alla deltagares namn framgår. Dessutom ska namn på den organisationen/företaget gästerna representerar anges. Antalet deltagare måste framgå för att ekonomen skall kunna göra korrekt momsavdrag då detta baseras på deltagarantalet. Rätt blankett för deltagarförteckning finner du på sidan med namnet Representation och kostförmån. Personnummer behöver endast anges om deltagarna skall förmånsbeskattas. Det enda undantag från kravet på en deltagarförteckning är vid fika i en grupp, exempelvis avdelningsfika då räcker det med en kommentar i EFH med syfte, exempelvis avdelningsfika, Vid kostförmån Om fakturan avser representation som skall kostförmånsbeskattas skall sakattestanten aktivera kostförmånen genom att kontakta personalredogörare. Ange även kostförmån i kommentarsfältet i Agresso för att göra ekonomen uppmärksam på att kostförmån aktiverats. För mer information läs följande dokument: Konferens Till de fakturor som avser konferenser anordnade av extern arrangör ska endast syfte anges. Till de fakturor som avser internt anordnade konferenser behövs program eller dagordning och syfte samt en deltagarförteckning. Konsultkontrakt För alla tillfälliga konsultinsatser på KTH där en extern konsult används måste ett skriftligt konsultkontrakt upprättas. Detta konsultkontrakt skall sedan bifogas till fakturan. Mall för konsultkontrakt finner du på längst ner sidan: Version 01,

5 med namnet Konsultkontrakt. När det gäller interna lärartjänster där en lärare kommer från en annan skola inom KTH behövs inget konsultkontrakt. Finns någon form av överenskommelse i form av exempelvis mailkontakt kan denna bifogas till fakturan som underlag men detta är inget krav. Varför måste jag bifoga bilagor till fakturor? Underlag till fakturor är något som granskas vid revision och därför är det mycket viktigt att all dokumentation i Agresso är korrekt. När fakturan sakattesteras kommer den till ekonomen och här skall alla relevanta dokument redan finnas tillgängliga. Annars måste ekonomen skicka tillbaka fakturan till sakattestanten i EFH:n för komplettering. Det är sakattestantens uppgift att bifoga rätt underlag. OBS! För att underlätta fakturahanteringen skall rätt blankett användas om egenhändiga dokument användas måste sakattestanten säkerställa att alla erforderliga uppgifter finns angivna Kvitto: Kvitton lämnas in av köparen till ekonomiadministrationen på skolan. Här är det först och främst fråga om kvitton till Eurocardfakturor för att vi skall få göra momsavdrag på dessa kostnader. - Gör en fotokopia på alla originalkvitton och tejpa fast originalen på kopian med tejp. - Skanna som bilaga till fakturan kvitton, representationsunderlag, program eller annat underlag för beskrivning av syftet mm som behövs för att verifiera fakturan. Om ett kvitto saknas ska personen skriva en tydlig förklaring med namnunderskift som skannas in. Sakattest ska då ske av någon annan än den som handlat varan/tjänsten för att verifiera att varan/tjänsten är levererad och att utbetalningen kan ske. Version 01,

6 Felaktiga fakturor Skolans fakturaövervakare (SLIPS) tar hand om felaktiga fakturor från sakattestant eller ekonomisk attestant. SLIPS:en tar bort fakturan eller startar om flödet från början efter justering genom att skicka fakturan till sakattestanten. Om felet innebär att kreditering behöver ske ansvarar sakattestanterna för kontakten med leverantören. Version 01,