Vi hjälper allt från små företag till stora koncerner att ta hand om och effektivisera de ekonomiska processerna från beställning till betalning.

Transkript

1 Vi hjälper allt från små företag till stora koncerner att ta hand om och effektivisera de ekonomiska processerna från beställning till betalning. Med marknadens vassaste system och ett brett spektrum av tjänster gör vi livet enklare för mer än 1700 företag i 50 länder. 1

2 Vi ska tala om Vilket flöde väljer fakturan egentligen Referensmatchning Referens = Flödesförslag Flödesförslag från Leverantör, Bolag Chefsroll Regelbaserad flödeskomplettering Jobba effektivt i fakturaloggen Spärra faktura för överföring Flödesförslag i fakturalogg Referenser och kopplade alias Skicka för info Uppdatera i fakturaloggen Beräkning av förfallodatum Tips på funktionalitet i Mina Fakturor Kopiera flöde via historiken Konteringsförslag i fakturalogg Fakturor för utredning Periodisera momsrader Ange betaldatum i Rapporten Visa faktura Integration Fix Tool

3 Flödesförslag från leverantör / bolag

4 Referens = Flödesförslag

5 Referensmatchning

6 Vilket flöde väljer fakturan egentligen? Skannar en referens Referenser finns under Administration > faktura > referens OM en referensmatchning finns upplagd matchar fakturan mot referensmatchningen Referensmatchningar finns under Administration > faktura > referensmatchning OM ingen referensmatchning finns men det finns ett flödesförslag som har exakt samma namn som referensen så matchar fakturan mot detta flödesförslag. Flödesförslag finns under Administration > generellt > flödesförslag OM varken referensmatchning eller flödesförslag med samma namn finns hämtas flödesförslaget från leverantören. Leverantören finns under Administration > register > leverantör OM inget av ovanstående finns hämtas flödesförslaget från bolaget. Bolaget finns under Administration > register > bolag

7 Matchningslogik Tilldelning av flöde och konteringsförslag i fakturaloggen tilldelas efter en satt matchningslogik: 1. Referensmatchning 1. Bolag 2. Belopp 3. Leverantör 4. Referens1 5. Referens2 2. Inläst referens där flödesförslag finns med samma namn 3. Flödesförslag hämtas från leverantör 4. Standardflödesförslag hämtas från bolaget 7

8 Bygga flöden med hjälp av fakturans belopp Det finns möjlighet att bygga dynamiska flöden med hjälp utav Chefsroll På roller anger man en chefsroll Chefsrollen ska ha ett större GENERELLT attestbelopp Flödesförslagen markeras med chefsroll När flödesförslaget används görs en kontroll mot fakturans belopp och generellt attestbelopp på sista rollen i flödesförslagets. Om detta attestbelopp inte räcker för att attestera fakturans totalbelopp infogas chefsrollen automatiskt i flödet vid överföring från fakturaloggen.

9 Regelbaserad flödeskomplettering Syftet är att en roll med automatik ska kunna infogas först eller sist i flödet utifrån olika händelser Med regelbaserad flödeskomplettering är det möjligt att i detalj styra vilka fakturor man vill ska kontrolleras och vem som ska kontrollera dessa

10 Spärra fakturor vid överföring från fakturaloggen Denna kryssruta ska vara markerad för de fakturor man ej vill ska överföras från fakturaloggen Vid försök till överföring kommer fältet Statustext uppdateras med meddelande om att fakturan är spärrad för överföring

11 Skapa flödesförslag direkt i fakturaloggen Vid arbete i fakturaloggen kan man skapa ett flödesförslag direkt i fakturaloggen. Flödesförslaget sparas under Administration i Palette Kan spara flödesförslaget på leverantören.

12 Referenser och kopplade alias Om en ny referens skannats in som borde finnas som alias på en befintlig referens finns möjligheten att redan i fakturaloggen spara inskannad referens som alias Genom att söka fram och välja rätt referens får man frågan om att lägga till det inskannade värdet som ett alias Nästa gång samma referens skannas in kommer matchningen mot rätt referens att ske

13 Skicka för info från fakturaloggen Det är möjligt att skicka en faktura i ett mail för information från fakturaloggen E-posten skickas när övriga påminnels skickas Under Alternativ finns valet Skicka för info I fakturans Fritext sparas: Vem som var mottagaren av mailet Om fakturabilden var bifogad Information som skrivits i fältet Meddelande Som avsändare för mailet sätts den adress som finns angiven på den inloggade användaren

14 Uppdatera i fakturaloggen I fakturaloggen finns en ny knapp uppdatera Denna nya funktion/knapp gör det möjligt att uppdatera framläst vy utan att genomföra ny sökning Bra då ni är fler som arbetar i fakturaloggen eller om fler fakturor kommit in till loggen efter det att framläsningen gjorts.

15 Beräkna förfallodatum Om Palette ska beräkna förfallodatum ställer man in detta för varje bolag I version 6.3 kan man bestämma om ny beräknad förfallodag ska vara före eller efter eventuell bankfri dag

16 Fakturor för utredning När en faktura är lagd för utredning är den gulmarkerad i flödet För att avsluta utredningen signerar man fakturan Nu får man en kontrollfråga vid signering

17 Kopiera flöde i Mina Fakturor När en faktura blivit överförd från fakturaloggen finns nu möjligheten att kopiera flöde från annan faktura Det går även att kopiera kontering från annan faktura Via Alternativ > Leverantörshistorik

18 Ange betaldatum i Rapporten Visa Faktura Via rapporten Visa Faktura är det möjligt att uppdatera betaldatum på en definitivbokad faktura Behörighet sätts i behörighetsgruppen

19 Periodisera momsrader Från och med version 6.3 är det möjligt att periodisera på momsraden Behörighet sätts i behörighetsgruppen Det är en separat parameter

20 Integration Fix Tool Med Integration Fix Tool kan man aktivera faktura till Felhanterings roll för att kunna signera eller makulera faktura igen Kan även uppdatera status på faktura i Palette till att vara ankomstbokad, definitivbokad och makulerad Integration Fix Tool finns hos Palette på länken Integration Fix Tool ska köras från arbetsstationen, inte server Ingen installation hos er behövs göras