Solution Description - Purchase Management

Transkript

1 Solution Description - Purchase Management PaletteBuyer PaletteCapex PaletteExpense PaletteSpendManagement PalettePunchoutLayer

2 Innehållsförteckning 1 Palettes produktsvit - från beställning till betalning Flödesbeskrivning Registrera en rekvisition Matchning av inköpsorder mot faktura Rapporter och statistik PaletteBuyer Roller Skapa varukorg Utcheckning av varukorg Flöde Signering Skicka inköpsorder Inleverans Rapporter i PaletteBuyer PalettePunchoutLayer PaletteCapex Flöde och roller Signering Använd ett investeringsäskande Rapporter PaletteExpense Kvitton Flöde Påminnelser Förskott Signering Rapporter PaletteSpendManagement Rapporter Integration mot affärssystem Tabeller Inköpsorder och leveranser Det finns många anledningar att välja PaletteArena

3 1 Palettes produktsvit - från beställning till betalning Palette Software & Consulting är idag marknadsledande på elektronisk hantering av leverantörsfakturor med vår egenutvecklade produkt PaletteArena - en komplett produktfamilj som gör det möjligt för våra kunder att effektivisera hela processen från beställning till betalning. Många års erfarenhet och best practise finns inbyggda i produkterna. Resultatet är en stor palett av smarta funktioner i en konfigurerbar standardprodukt, med möjlighet till avancerade kundanpassningar. PaletteArena är en flexibel produkt som passar såväl stora som små företag. I dag har vi kunder i alla branscher - allt från det lilla företaget till koncerner med bolag i flera länder. Våra produkter säljs på utvalda strategiska marknader, dels direkt av Palette och dels via våra partners i Europa, Nordamerika, Asien och Australien. Idag finns vi, förutom via våra fyra kontor i Sverige, även i Danmark, Finland och USA. 2 Flödesbeskrivning PaletteBuyer gör det enkelt för användaren att beställa rätt produkter till rätt pris från interna eller externa kataloger eller via fritext. Användaren guidas genom systemet och t.ex. markerade favoritprodukter gör det enkelt att beställa rätt. Objekt för kontering hämtas automatiskt från artikelsort, rekvisition eller roll. Om en fritextbeställning saknar information om pris eller leverantör, så går rekvisitionen ut i ett flöde för assistens. Med PaletteBuyer kan ni hantera rekvisitioner för att få kontroll över företagets administrativa inköp och för att förenkla fakturahanteringen genom matchning mot dessa inköp. Dessa administrativa, interna inköp är tänkta att samexistera med eventuella externa inköpsorder, som kommer från affärssystemet och är mer produktionsinriktade. När en rekvisition blir en inköpsorder, så hanteras den på exakt samma sätt när det gäller fakturamatchning vare sig den är intern eller extern. När orden är skickad så är också det mesta av arbetet redan gjort. När inleverans är gjord kontrolleras leverantörsfakturan automatiskt mot den attesterade ordern i och med matchningen. Är fakturan inom toleransen kan den skickas direkt för betalning. Annars skickas den till ansvarig person för utredning. 3

4 Skapa Varukorg Aktivera Varukorg Attest rekvisition Komplettera rekvisition Behov Beslut Skapa order Automatisk inleverans Kontrollera order Skicka order Leverantör Leverans 9 Order bekräftelse 10 Inleverans 11 Faktura Inläsning 12 Order Matchning 13 Betalning 2.1 Registrera en rekvisition Flödet i PaletteBuyer startar med att en rekvisition registreras. Denna kan bland annat innehålla information om vad som ska rekvireras, till vilket pris och av vilken leverantör. Det går att hantera såväl fritextrekvisitioner som artikelrekvisitioner. Artikelrekvisitioner kan skapas utifrån ett internt artikelregister eller via en extern webbshop, s.k. punchout. I den externa webbshopen är urvalet stort och informationen ständigt aktuell. Rekvisitionen ska även konteras och attesteras. De konto-, objekts-, bolags-, valuta- samt leverantörsregister och momskoder, som är upplagda i affärssystemet används även i PaletteBuyer. En inköpsorder skapas när en slutgiltig signering av rekvisitionen har gjorts och skickas till leverantören på det sätt som leverantören önskar. Om en rekvisition innehåller rekvisitionsrader till flera olika leverantörer, skapas flera inköpsorder med olika inköpsordernummer. När användare lägger upp en rekvisition går det att ange om den ska räknas av mot ett investeringsäskande. I PaletteCapex läggs ett investeringsäskande och när det har godkänts kan inköp som görs i PaletteBuyer bokas mot investeringsäskandet, för att ha kontroll på den budget som finns. Rekvisitionen färdas sedan genom företaget i ett flöde baserat på regelverk med chefsroller eller flödesförslag. Regelbaserad flödeskomplettering kan användas, vilket innebär att olika händelser lägger till olika roller automatiskt. Rekvisitionen uppdateras på vägen med den information som behövs, samt konteras och attesteras. 2.2 Matchning av inköpsorder mot faktura En inköpsorder måste ha status inlevererad för att kunna matchas mot en inkommande faktura i PaletteInvoice. Inleverans kan antingen göras med automatik av Palette när inköpsordern skapas eller manuellt när leveransen är mottagen. Ett följesedelsnummer kan också användas vid matchning mot en faktura, likväl som ett inköpsordernummer. Automatisk matchning görs mot fakturans rader och/eller totalbelopp enligt förutbestämda regler och avvikelseparametrar. Detta innebär att en faktura, som matchas inom godkända avvikelser mot en attesterad och godkänd inköpsorder, kan gå direkt för definitivbokning till affärssystemet utan att attesteras ytterligare. 4

5 Det går även att göra en manuell matchning, om automatisk matchning inte skulle vara möjlig. Det kan t.ex. bero på att ett värde på fakturan avviker mot orderns värde eller att fakturan ska deloch/eller samfaktureras. 2.3 Rapporter och statistik Palette innehåller ett stort antal standardrapporter, där det finns möjlighet att söka efter och titta på rekvisitioner, inköpsorder och artikelstatistik. Det är möjligt att titta på bland annat status, hos vem en rekvisition befinner sig, vilka fakturor som matchats mot en inköpsorder mm. Med hjälp av PaletteSpendManagement går det att göra kostnadsanalyser genom att vända och vrida på siffrorna i en 360-graders modell. Det ger full överblick över kostnader och informationen visas översiktligt i tabeller och diagram. På så sätt går det att identifiera och eliminera källor till vilda inköp och därmed också identifiera möjligheter till kostnadsbesparingar. 3 PaletteBuyer För att en roll skall kunna skapa rekvisitioner krävs det att rollen får behörighet till PaletteBuyer och de olika artikelsorter som är registrerade i Palette. För att kunna skapa en rekvisition på en specifik artikelsort måste denna vara kopplad till minst en leverantör. Artikelsorter kan vara generella eller kopplade mot specifika bolag. I inkorgen Mina rekvisitioner finns de rekvisitioner som rollen/användaren ska behandla. Här finns rekvisitioner som är skapade och väntar på att bli aktiverade, rekvisitioner som behöver assistans p.g.a. att pris eller leverantör saknas, samt rekvisitioner som väntar på att attesteras av behöriga roller. 3.1 Roller I PaletteBuyer finns olika roller som hjälper till i rekvisitionsarbetet. Ansvarig inköpare sätts för leverantör eller för artikel/artikelsort och anges på inköpsordern. Rådgivande roller sätts för artikelsorten. Dessa roller gäller enbart för fritextrekvisitioner och infogas om pris eller leverantör saknas på rekvisitionen. Chefsroll en chefsroll med tillräcklig attestbelopp läggs till i flödet. 3.2 Skapa varukorg I varukorgen finns möjlighet att lägga till artiklar från interna kataloger, externa kataloger eller i fritext. En och samma varukorg kan innehålla rekvisitionsrader med interna eller externa artiklar och fritextrader. 5

6 Interna kataloger I de interna katalogerna finns standardartiklar och kontraktsbaserade artiklar och tjänster. Artiklar kan vara markerade som rekommenderade, vilket hjälper användaren att välja rätt. Det är möjligt för en roll att själv markera favoritartiklar bland alla de som rollen har rätt att rekvirera. Favoriterna visas då med automatik varje gång man kommer in i varukorgsbilden. Externa kataloger I de externa katalogerna kopplas man direkt till leverantörens webbshop, s.k. punchout och får full tillgång till hela eller delar av utbudet. Här visas leverantörer som erbjuder artiklar för en artikelsort som är kopplad till en aktiv extern katalog. Om leverantörens webbshop inte stödjer standarden SAP OCI för anslutningen kan den göras med vår produkt PalettePunchoutLayer, se kapitel 4. Fritextbeställning Fritextbeställningar kan göras för engångsinköp och artiklar som inte är standard. Användaren ser endast de artikelsorter han/hon har behörighet till. Om användaren inte har alla uppgifter om t ex. pris, rabatter osv, så kan detta kompletteras senare i flödet av en annan roll. Information om leverantör och pris krävs innan en rekvisition kan slutsigneras och attesteras och en inköpsorder skapas. En fil kan bifogas rekvisitionsraden som information om artikeln, t.ex. ett produktblad eller annan beskrivning. Om koppling finns mellan PaletteContract och PaletteBuyer kan ett avtalsnummer anges och rekvisitör och inköpare kan stämma av rekvisitioner mot befintliga avtal. Det finns möjlighet att sätta hög prioriet på rekvisitioner som är extra brådskande. 6

7 3.3 Utcheckning av varukorg När önskade artiklar valts finns möjlighet att ändra leveransadress, redigera flöde och kontering samt att lägga till fritext. Kontering Kontering sker vid utcheckning och kan ske baserat på det kostnadskonto som är standard för artikeln eller för artikelsorten. Det är alltid möjligt att kontera manuellt. Momskod till konteringen hämtas från kontot på rekvisitionsraden eller från leverantören i leverantörsregistret och kan även ändras manuellt för enskild konteringsrad. Objekt kan hämtas från artikelsorten, rekvisitionshuvudet, leverantören eller rollen. Periodisering Konteringen från rekvisitionen läggs sedan till på fakturan när den inkommer. Därför kan det finnas anledning att periodisera en kontering redan på rekvisitionen. Periodisering kan göras på en eller flera rader samtidigt. 3.4 Flöde När varukorgen är utcheckad ska rekvisitionen gå ut i ett attestflöde för att godkännas. Undantaget är de rekvisitioner som understiger visst belopp enligt regler för ekonomisk attest. När rekvisitionen är klar skapas flödet upp automatiskt utifrån uppsatta regler. Flödet ser likadant ut vare sig det är en artikelrekvisition eller fritextrekvisition, med undantag av rådgivande roller som enbart läggs till på fritextrekvisitioner. Regelbaserad flödeskomplettering Syftet med funktionen regelbaserad flödeskomplettering är att en roll med automatik ska kunna infogas först eller sist i flödet utifrån olika händelser. Med regelverket för regelbaserad flödeskomplettering är det möjligt att i detalj styra vilka rekvisitioner som ska kontrolleras och vem som ska kontrollera dessa. Standardflödesförslag Förslag som finns uppsatt på rollen (rekvisitören). Om rollen, som är rekvisitör, har ett standardflödesförslag upplagt under kommer detta flöde att läggas till. Beställningsassistans Ett assistansflöde är ett flöde, där roller infogas för att hjälpa rekvisitören med information som saknas på rekvisitionen, eller för att kontrollera med involverade roller innan det verkliga rekvisitionsarbetet påbörjas. Detta flöde läggs också till automatiskt om pris och/eller leverantör saknas på en fritextrekvisition. 7

8 3.5 Signering När en rekvisition finns för signering finns möjlighet att redigera flöde och kontering samt att lägga till fritext. Om något är felaktigt kan rekvisitionen avvisas - helt eller delvis. Signering sker av rekvisitionsrader samt av totalbeloppet för rekvisitionen. För att en rekvisition ska kunna signeras av sista rollen i flödet måste varje enskild rekvisitionsrad vara attesterad. Attest av totalsumman för rekvisitionen måste också vara gjord av roll med tillräckliga attesträttigheter. Det går att ange om dubbelattest krävs över ett visst belopp. Då kontrolleras att rekvisitioner över detta belopp signeras av två roller innan inköpsordern skapas. Okänd Om en rekvisition av någon anledning har kommit till fel roll går det att markera rekvisitionen som Okänd och skicka vidare till annan roll. Det kan t ex vara att en rekvisition tillhör en annan resultatenhet och då ska attesteras av annan roll. Under utredning Om en rekvisition måste undersökas innan den kan signeras kan den skickas för Utredning. När utredningen för rekvisitionen är gjord signeras den som vanligt och går därefter vidare i flödet. Avvisa rekvisition En rekvisition som är felaktig och därmed avvisas, går tillbaka till rekvisitörens inkorg. Rekvisitionen kan avvisas i helhet eller delvis. En eller flera rekvisitionsrader på en befintlig rekvisition kan avvisas, samtidigt som man signerar en eller flera rekvisitionsrader på samma rekvisition. De avvisade rekvisitionsraderna skapar då en ny rekvisition med ett nytt rekvisitionsnummer, som går tillbaka till rekvisitören. 3.6 Skicka inköpsorder När en rekvisition blivit godkänd och slutsignerad skapas en eller flera inköpsorder, som skickas till leverantör på det sätt som leverantören önskar. Om rekvisitionen består av rader med olika leverantörer och/eller valuta, så skapas separata inköpsorder. Inköpsorder kan skickas till leverantören på något av följande sätt: Manuellt inköpsorder skickas manuellt via t.ex. mail eller fax. E-post (PDF) den färdigattesterade rekvisitionen genererar en PDF-fil, innehållande orderinformation, som bifogas i mail till leverantören. EDI (XML) den färdigattesterade rekvisitionen genererar en XML-fil, innehållande orderinformation, som skickas till leverantör. Det går att ange om rekvisitionen ska kunna dellevereras och detta skrivs ut på beställningsunderlaget. Utseendet för beställningsunderlaget är ett standardutförande i html-format som kan kundanpassas. 8

9 3.7 Inleverans För att en inköpsorder ska kunna matchas mot en faktura i Palette krävs det att inköpsordern har leveransstatus Helt levererad eller Delvis levererad. Leveransstatus kan sättas automatiskt eller manuellt. Inlevererat antal kan vara mindre än det rekvirerade antalet, om delleverans ska kunna göras. Det är även möjligt att inleverera ett större antal. Det går att, på leverantören, ange maximalt tillåtet värde för hur mycket en inleverans får överstiga beställt antal. 3.8 Rapporter i PaletteBuyer I PaletteBuyer finns en mängd nyttig information baserat på olika urvalskriterier i rapporterna. Genom rapporterna kan man få fram hur leverantören skött sig, om rätt varor har kommit i rätt tid till rätt pris etc. Det går att titta på bland annat status, hos vem en rekvisition befinner sig, vilka fakturor som automatiskt matchats mot en inköpsorder mm. Urvalen kan sparas som favoritrapporter och rapporterna kan med en enkel knapptryckning exporteras för vidare bearbetning i Excel. För varje rapportnivå visas en Excel-ikon. Genom att klicka på ikonen öppnas en dialog där man kan välja att öppna Excel-filen omgående eller spara ner Excelfilen på vald lagringsenhet. Det finns ett antal standardrapporter för PaletteBuyer: Visa mina rekvisitioner Rapporten presenterar de rekvisitioner som den valda rollen har registrerat. Genom att klicka på en rad i rapportens sökresultat öppnas rekvisitionens detaljsida. Efter att ha sökt fram rekvisitioner kan man lägga till fritext, redigera flöde, skapa inleverans om detta inte skett automatiskt och skapa en kopia av vald rekvisition. Visa rekvisitioner Rapporten presenterar de rekvisitioner som ingår i användarens ackumulerade behörigheter avseende bolag. Genom att klicka på en rad i rapportens sökresultat öppnas rekvisitionens detaljsida. Efter att ha sökt fram rekvisitioner kan man lägga till fritext och redigera flöde. 9

10 Visa inköpsorder Rapporten presenterar de inköpsorder som ingår i användarens ackumulerade behörigheter avseende bolag. Inköpsorder som presenteras i sökresultatet kan vara av både interna, d.v.s. skapade i PaletteBuyer och externa, d.v.s. avser inköpsorder som blivit importerade till PaletteArena. Genom att klicka på en rad i rapportens sökresultat öppnas detaljsidan för inköpsordern. Det går även att öppna kopplade rekvisitioner och om orderrad är matchad mot specifik faktura kan fakturans detaljsida öppnas. Artikelstatistik Rapporten presenterar statistik över inköpta artiklar och visar inköpsorder som är kopplade mot vald artikel. Sökresultatet visar t ex. artikelsort, artikel, beskrivning, leverantörens artikelnummer, tillverkarens artikelnummer, leverantör, antal, pris Ø, belopp, valuta, levererat antal, fakturerat antal, fakturerat pris mm. 4 PalettePunchoutLayer PaletteBuyer stödjer det standardiserade SAP OCI -protokollet, s.k. punchout, vilket innebär att man kan länka till i stort sett alla webbshopar på marknaden för att göra inköp. Det ger omedelbar tillgång till ett oändligt utbud av produkter och gör det möjligt för användarna att köpa rätt varor, till rätt pris, från rätt leverantör. Det ger ert företag tillgång till alla aktuella produkter, prissättningar och rabatter som finns angivna på webben. 10

11 Användaren väljer en extern katalog i PaletteBuyer och loggas därmed in i leverantörens webbshop, där användaren skapar en beställning. Innehåller i varukorgen i den externa webbshopen skickas över till PaletteBuyer och läggs till i varukorgen i PaletteBuyer tillsammans med de varor som eventuellt har lagts till från interna kataloger eller som fritext. Rekvisitionen avslutas i PaletteBuyer och hanteras på samma sätt som övriga rekvisitioner vad gäller kontering och attest. När rekvisitionen godkänts skapas en inköpsorder på samma sätt som vid övriga beställningar. Då en del webbshopar inte stödjer SAP OCI protokollet, har vi skapat en produkt i PaletteBuyer som heter PalettePunchoutLayer. Det är en service som innebär att vi sköter kommunikationen med webbshopen. PalettePunchOutLayer fångar all information om produkterna som lagts i varukorgen i webbshopen och omvandlar denna information till ett vanligt OCI-meddelande. Meddelandet skickas tillbaka till PaletteBuyer på samma sätt som om det vore en standard OCI-koppling. Med PalettePunchoutLayer erbjuder vi tjänsten att mappa och underhålla kopplingen till webbshoparna kontinuerligt och ser till att rätt data hela tiden skickas till PaletteBuyer. Om en webbshop förändrar layout eller på något annat sätt ändrar arbetssätt, får vi reda på detta och uppdaterar mappningen av data omedelbart, så att informationen som skickas till PaletteBuyer alltid är korrekt. För att kunna använda funktionaliteten i PunchOutLayer krävs att man har programmet installerat på sin PC och att Internet Explorer används. Det går väldigt fort att komma igång och användarna får direkt tillgång till ett näst intill oändligt utbud av produkter. 11

12 5 PaletteCapex PaletteCapex används för investeringsäskanden och gör det möjligt att få kontroll över alla kostnader i ett projekt. Ett investeringsäskande läggs och när det har godkänts kan det användas för att kontrollera inköp i PaletteBuyer. Med PaletteCapex minskar risken att budget för ett investeringsprojekt överskrids. Det går att tidigt fånga upp varningssignaler om budgeten riskerar att överskridas. Investeringsäskandet går först ut i ett flöde för signering och kan sedan avräknas mot det godkända investeringsäskandet. Beloppet, som finns kvar att använda efter varje rekvisition som läggs mot investeringsäskandet, räknas ner. När beloppet är noll eller mindre än beloppet på den aktuella rekvisitionen, måste ett nytt investeringsäskande skapas. Om ett investeringsäskande måste undersökas ytterligare innan det kan signeras eller konteras, kan det läggas på utredning. När utredningen är gjord signeras det på vanligt sätt. Det går att lägga till fritextmeddelanden och bifoga filer som tillhör investeringsäskandet. Fritext kan t.ex. användas för att vidarebefordra viktig information om investeringsäskandet till övriga roller som finns i flödet. Texten kan antingen vara riktad till andra eller fungera som en minnesanteckning för egen del. Det är möjligt att ange artikelsort på investeringsäskandet. Rekvisitioner som kopplas till investeringsäskandet kan innehålla vilken artikelsort som helst. Med hjälp av behörighetsgrupper går det att styra vilka roller som ska ha tillgång till vilka investeringsäskanden. Behörighetsgrupper kan t.ex. skapas utifrån olika befattningstyper och deras behov och krav på åtkomst till olika investeringsäskanden. 5.1 Flöde och roller I samband med registreringen av ett investeringsäskande tilldelas det ett flöde, som visar i vilken ordning och till vem/vilka, det ska skickas för hantering i Palette. Rådgivande roller från artikelsorten kan läggas till. Regelbaserad flödeskomplettering innebär att en roll kan infogas automatiskt i flödet beroende på olika händelser för en faktura. Det gör att det är möjligt att i detalj styra vilka fakturor som ska kontrolleras och av vem. En chefsroll läggs till eftersom varje investeringsäskande måste attesteras av någon som har tillräckligt attestbelopp och hanteras då automatiskt med hjälp av chefsrollen. 5.2 Signering När den sista rollen i flödet ska signera fakturan sker följande kontroller: - Att någon eller några roller i flödet har behörighet på belopp som täcker det totala beloppet på investeringsäskandet. En roll räcker om inte parameter på bolaget anger att fakturor över ett visst belopp kräver två attestanter. 12

13 - Att konto och koddelar är öppna och giltiga enligt ekonomisystemet. - Att eventuellt regelverk för flödefunktionsregler är uppfyllt. Investeringsäskande måste vara slutsignerat innan det är möjligt att lägga rekvisitioner mot det. Ett investeringsäskande kan även avvisas. 5.3 Använd ett investeringsäskande När ett investeringsäskande är slutsignerat, så är det möjligt att använda det. När en rekvisition läggs upp anger man om det ska räknas av mot ett investeringsäskande. Det går givetvis att koppla flera rekvisitioner mot ett investeringsäskande. När sedan det rekvirerade beloppet sammanlagt uppgår till beloppet på investeringsäskandet, går det inte längre rekvirera mot det aktuella investeringsäskandet. Antingen måste beloppet utökas eller ett nytt äskande skapas. 5.4 Rapporter Visa investeringsäskande är en standardrapport för PaletteCapex. Urval som görs i rapporter sparas till nästa gång användaren går in på samma rapport. Det går att spara favoriturval i rapporter och namnge denna urvalsmall. Varje rapportresultat kan överföras till Microsoft Excel för vidare bearbetning. 6 PaletteExpense Med några enkla steg i PaletteExpense kan användaren registrera sina utlägg och bifoga kvitton. Korrekt information gör det möjligt att automatisera processen för kontering, attest och utbetalning. Regelverk och behörighetssystem talar om hur utläggen ska betalas ut. Hanteringen går snabbt, smidigt och enkelt och personalen får mer tid till andra arbetsuppgifter. Det resulterar också i snabbare utbetalningar till de anställda i och med att alla utlägg går via samma process och hanteras på samma sätt. I PaletteExpense ges också möjligheten att registrera ett utlägg som en förskottsutbetalning, där anställda eller leverantörer kan få ersättning för förväntade utgifter. När ett utlägg har genomförts kan detta avräknas mot tidigare erhållet förskott. För att en anställd skall kunna få ersättning för gjorda utlägg, alternativt få förskott, kopplas den till en leverantör. För att kunna skapa ett utlägg krävs det att man har behörighet på minst en utläggstyp. Utläggstyper kan vara generella eller kopplade mot specifika bolag. För att en användare skall kunna registrera ett utlägg på viss utläggstyp skall behörigheter kopplas till rollen. Utläggskvitton skannas eller mailas in i PaletteExpense och kompletteras manuellt med relevant information, som datum, betalningsmottagare, belopp och övrig information. Utlägget ges sedan ett attestflöde för hantering och godkännande. 13

14 Fritext kan användas för att ange kompletterande information till ett utlägg. För varje fritextrad kan även en fil bifogas. Information om vem som skrivit in texten samt datum och tidpunkt registreras. Ett utlägg kan avvisas och en kommentar läggs då till om anledningen till detta. Olika utläggstyper definieras. 6.1 Kvitton För varje utläggsrad går det att bifoga en kvittobild. Det är inte obligatoriskt att bifoga kvittobild, men för varje utläggstyp kan detta markeras som tvingande. Kvitton kan läggas in i PaletteExpense på två olika sätt, via kvittofångst eller via fil. En kvittobild kan roteras med- eller moturs och den kan förstoras genom att man klickar på den. Kvittofångst PaletteExpense erbjuder ett mycket enkelt och smidigt sätt för kvittofångst. Det går att påbörja redovisningen av utläggen direkt när de uppstår. En bild tas av kvittot med smartphone eller läsplatta. Bilden mailas till en angiven adress för kvittohantering och kopplas till användaren via mailavsändarens e-postadress. Kvittot lagras och bifogas när övrig information om utlägget registreras i PaletteExpense. Kvitton som inte är i pappersform, t ex kvitto på en tågresa som kommer via mail, kan på samma sätt vidarebefordras direkt in i PaletteExpense. 14

15 Från fil Det går också att skanna in kvitton och spara lokalt eller på annan lagringsenehet. Ett inskannat kvitto eller vilken filtyp som helst, t ex. en PDF, kan sedan bifogas till utlägget med vanlig Bifoga fil - funktion i PaletteExpense. 6.2 Flöde För att ett utlägg skall kunna godkännas krävs det att utlägget hanteras i ett attestflöde. Olika flöden med roller kan skapas: - Regelbaserad flödeskomplettering, som innebär att en roll kan infogas automatiskt i flödet beroende på olika händelser för en faktura. Det innebär att det är möjligt att i detalj styra vilka fakturor som ska kontrolleras och av vem. - Rådgivande roller för registrerade utläggstyper. - Enligt uppsatt regelverk för roll: o Standardflödesförslag angivet på roll o Rollens chefsroll Flödesförslag kan vara unika för produkten PaletteExpense eller delas av övriga Palette-produkter. 6.3 Påminnelser Det går att ange en s.k. rollbevakare för den upplagda rollen, d.v.s. den som har ansvar för att rollen åtgärdar de utlägg som ligger för hantering. Det går att ställa in att påminnelse skicks till rollbevakaren efter x antal dagar, att utlägg skickas till rollbevakare Olika typer av påminnelser kan ställas in: Skicka påminnelse till rollbevakare efter X dagar i inkorgen Det antal dagar som rollen kan ha utlägget i inkorgen för Mina Utlägg utan åtgärd. När dessa dagar passerat erhåller rollbevakaren ett mail om vilka utlägg och vilken roll det rör sig om. Överför faktura/utlägg till rollbevakaren efter x dagar i inkorgen Rollen har utlägget i sin inkorg för Mina Utlägg och när ett specificerat antal dagar passerat kommer utlägget automatiskt att flyttas till rollbevakaren. Skicka påminnelse efter X dagar i inkorgen Här anges det antal dagar utlägget får finnas i inkorgen för Mina Utlägg, innan det dagligen skall skickas ett påminnels till rollen fram tills det att det blir åtgärdat. Direktpåminnelse Det går även att ange om användaren ska få påminnelse via e-post direkt när ett utlägg ankommer till inkorgen för Mina Utlägg. 15

16 6.4 Förskott Det finns även möjlighet att hantera förskott i PaletteExpense, för att anställda ska kunna få ersättning för förväntade utgifter. Förskottsutbetalning kan även ges till leverantör. När ett utlägg av typen förskott skapas, kan detta resultera i en direktpåminnelse. Beslutsfattare signerar förskottet direkt och pengarna kan skickas omgående till den anställde. Efter erhållen utbetalning och genomfört utlägg kan detta sedan avräknas mot tidigare gjord förskottsutbetalning. 6.5 Signering För att ett utlägg ska kunna signeras av sista rollen i flödet görs kontroll av att varje enskild utläggsrad är attesterad och att totalsumman för utlägget är attesterat av en roll med tillräcklig attestbehörighet. Den roll som slutsignerar får inte vara densamma som angivits som betalningsmottagare. I så fall läggs rollens chefsroll till i flödet. 6.6 Rapporter Visa mina utlägg, Visa utlägg och Visa utlägg per utläggstyp är standardrapporter för PaletteExpense. Urval som görs i rapporter sparas till nästa gång användaren går in på samma rapport. Det går att spara favoriturval i rapporter och namnge denna urvalsmall. Varje rapportresultat kan överföras till Microsoft Excel för vidare bearbetning. 7 PaletteSpendManagement PaletteSpendManagement är en väl beprövad och användarvänlig lösning, som gör det möjligt att göra omfattande kostnadsanalyser. Det går enkelt att analysera flaskhalsar och fokusområden baserat på den information som redan finns PaletteArena-installationen. Det går att göra betydande kostnadsbesparingar genom full överblick över företagets utgifter. Det går att vända och vrida, filtrera och analysera siffrorna i en 360-graders modell och få svar på frågor som: Hur mycket spenderar vi inom olika produktkategorier? Var finns besparingsmöjligheter? Har inköpen skett enligt avtal? Hur många fakturor tar vi emot från en specifik leverantör? Varje natt hämtas automatiskt information om objekttyper, leverantörer, fakturor, konteringar, inköpsorder och orderrader och avtal från PaletteInvoice. Det innebär att informationen är ständigt uppdaterad och kan användas som beslutsunderlag. Informationen visas översiktligt i tabeller och diagram och kan visas för flera år, vilket innebär att det går att jämföra utgifter för alla tillgängliga år. Det går även att skapa prognoser över framtida utgifter, genom att bestämma parametrar som sedan kan justeras för att visa prognoser och effekterna av dessa. PaletteSpendManagement är mycket enkelt att administrera. Man klickar på det som ska filtreras bort och dubbelklickar för att gräva djupare i analysen. 16

17 7.1 Rapporter Det finns en mängd fördefinierade rapporter, som t.ex. ABC-analys, leverantörer per varugrupp, topp-tioleverantörer, omsättning per period och område och mycket mer. Personlig översikt På förstasidan i Spend Management finns en personlig översikt. Här kan varje användare göra ett personligt urval av de diagram som man önskar se som startsida. ABC Analys Här visas en översikt över ABC Analysen. Analysen räknas fram under importen och görs per år. Leverantörerna delas upp i A, B och C: - A leverantörer 20 % av leverantörerna står för 80 % av den årliga kostnaden för inköpta varor och tjänster. - B leverantörer 30 % av leverantörerna står för 10 % av den årliga kostnaden för inköpta varor och tjänster. - C leverantörer 50 % av leverantörerna står för 10 % av den årliga kostnaden för inköpta varor och tjänster. Denna sida visar analyserat år, ABC-kategori, antal och procent fakturor som genereras per kategori, volym och procent per kategori. ABC-avvikelse är ett diagram med flera typer av statistik per kategori; antal leverantörer, antal fakturor och volym per kategori. Översikt över leverantörsfakturor Här visas samtliga diagram över leverantörsfakturor i en och samma översikt. Här finns t.ex. information om kostnader per leverantör som kunden gjort inköp ifrån. Totalt belopp för valt år beräknas och man kan välja att se kostnader för flera år. Det valda året jämförs sedan med året innan och avskrivningskostnaden mellan de två åren beräknas. Antal fakturor visas och hur stor procent fakturor som är kopplade till en order. Det går att se hur stort antal fakturor som tagits emot från leverantören. Översikt kostnadsställen Här visas kostnad per kostnadsställe. Total volym för det valda året beräknas och man kan välja att se kostnader för flera år. Det valda året jämförs sedan med året innan och avskrivningskostnaden mellan de två åren beräknas. I en och samma översikt visas alla diagram samt informationen från sidan över kostnadsställen. Översikt kostnadstyper Översikten över kostnadstyper visar totala kostnader för alla kostnadstyper med antal fakturor och avskrivningskostnaden mellan flera år. Genom att välja en kostnadstyp dirigeras man till detaljsidan för denna kostnadstyp. 17

18 Antal fakturor Denna visa visar skillnad i antal fakturor per månad. Totalt antal fakturor visas per leverantör och varugrupp. Översikt varugrupper Här visas antal leverantörer och fakturor för en viss varugrupp. Genom att klicka på en varugrupp dirigeras man till detaljsidan för varugruppen. Översikt över ABC-analys 8 Integration mot affärssystem PaletteArena är konstruerat för att integrera med alla typer av affärssystem. Vi har gjort integrerade processlösningar för cirka 50 olika affärssystem. Integrationsgränssnittet för Palette erbjuder flera olika sätt och val för integration. Integrationsgränssnittet består av ett antal kötabeller, där all data lagras temporärt på vägen mellan Palette och det integrerade affärssystemet/-systemen. De integrationstekniker som används i Palette är följande. Lagrade procedurer Textfiler, tabb-avgränsade XML-filer Web Service 18

19 Principen är att affärsystemet tabeller (registerdata) underhålls i affärssystemet och överförs till Palette, som har sin egen kopia. Tabeller överförs åt ett håll från affärssystemet, medan faktura- och inköpsorderdata och leveranser regelbundet synkroniseras mellan Palette och affärssystemet, så att båda systemen visar samma information. När en faktura har betalats i affärssystemet kan betalningsdatum returneras till Palette. Betalningsdatum kan då visas i rapporter och är också ett av tillgängliga sökbara kriterier. Data som lagras i kötabellerna överförs till Palette genom Palette Maintenance Service (PAMS). All data som processas via PAMS valideras mot affärsreglerna i Palette Arena. Om något inte passerar dessa valideringssteg markeras det med ett felmeddelande. Dessa händelser loggas i loggmenyn i Palette Master. Palette WebService (PWS) SQL Server SOAP ERP Stored Procedure Queue Tables Palette Environment Flat file XML Files/FTP Palette Maintenance Service (PAMS) PAMS hanteras i gränssnittet i Palette Master, där varje uppgift loggas. För att förenkla utbytet mellan Palette och affärsystemet finns också möjlighet att lagra login-detaljer och kontrollinformation avseende integrationen, i databasen i Palette Master. Det går att integrera delbetalningar och uppdaterade konteringsrader från affärssystemet, om de är ändrade efter definitivbokning, för att ha samma data i båda systemen. 8.1 Tabeller Integrationsgränssnittet består av ett antal kötabeller, där all data temporärt lagras under överföringen mellan Palette och affärssystemet. Tabeller överförs åt ett håll, från affärssystemet till Palette, med önskad periodicitet. Data i vissa tabeller måste överföras oftare än andra av praktiska skäl, t.ex. leverantörstabellen. Alla tabeller kan även hanteras i Palette, varför integration av tabelldata inte är ett krav. De tabeller som kan överföras är följande: Företag Det eller de företag (juridiska personer) som ska användas i Palette. Ett stort antal inställningar lagras för varje företag. Det finns alltid minst ett mallföretag. Genom inställningarna för mallföretaget sätts parametrar, som kontrollerar inställningarna för nya företag som överförs till Palette. Många av tabellerna i Palette kan ha unika värden per företag. Växelkurser och valutor Valutor som används i Palette, med uppdaterade köpkurser. Varje växelkurs kan specificeras för ett specifikt bokföringsdatum. Växelkurser är gemensamma för alla företag. 19

20 Kalender Datum för helger, d.v.s. datum som inte kan användas som betalningsdagar. Helger är gemensamma för alla företag. Bokföringsperiod Bokföringsperioder som används i Palette. Varje företag kan ha sin egen bokföringsperiod. Det går att hantera obegränsat antal bokföringsperioder per kalenderår. Leverantörer Leverantörer som används i Palette. En leverantör kan länkas till ett unikt företag. Ett antal olika inställningar lagras för varje leverantör. Vissa av dessa inställningar sätts över de som gäller för företaget. Momskoden för en kontering kan också hanteras via Leverantörer, alternativt via Konton. Bankkonto för leverantör Bankkonto för leverantören kan användas för automatisk identifiering av leverantören när en faktura inkommer. Lista över bankkonton används också om attesteraren vill ange bankkonto för betalning av en faktura. Momskod Momskoder som används i Palette. Länkas till Konton eller Leverantörer. En momskod kan länkas till ett unikt företag. Användare och roller Användare och roller som används i Palette kan importeras. Konton Konton för bokföring som används i Palette. Ett konto kan länkas till ett unikt företag. Konteringsregler lagras per konto och standardvärden per objekt. Momskoden för en kontering kan också hanteras via Konton alternativt via Leverantörer. T Objekttyper Objekttyper som används i Palette. Upp till åtta olika objekttyper kan användas. Objekttyper är gemensamma för alla företag. Objekt Objekt som används i Palette. Varje objekt länkas till en objekttyp. Varje objekt kan länkas till ett unikt företag. Tillgångar Anläggningstillgångar eller utrustning som kan användas när data avseende tillgångar läggs in. En ny tillgång kan länkas till en befintlig. En tillgång är alltid länkad till en tillgångstyp. 20