Weber effektiviserar order- till fakturaprocessen mot leverantör med hjälp av IBS fakturamatchning

Transkript

1 Weber effektiviserar order- till fakturaprocessen mot leverantör med hjälp av IBS fakturamatchning Per Redtzer, SC Director, Weber Per Dahlberg, Produktansvarig, IBS

2 Weberprodukter (f.d. maxit) Kunder är ÅF-kedjor samt Hus-och Anläggningsentreprenörer

3 Weberfakta Saint-Gobain Byggprodukter AB marknadsför sig i Sverige med varumärket Weber. Saint-Gobain Byggprodukter AB utvecklar, tillverkar och marknadsför produkter och system för bygg och anläggning inom områdena mur och puts, golvavjämning, betong, fäst och fog samt lättklinker, lättklinkerblock, -husgrunder och -element. Tillsammans med AB Svensk Leca har Saint-Gobain Byggprodukter AB en marknadsledande ställning när det gäller mineralbaserade produkter på den svenska marknaden. Saint-Gobain Byggprodukter AB ingår i Saint-Gobain-koncernen. I Sverige bidrar cirka 300 anställda till en omsättning på 1,3 miljarder MDR SEK och företaget finns på 14 verksamhetsorter i Sverige Mer information på weber.se

4 Nuläge kund EDI-sedan ~1998 Antal EDI-Kunder ~10 Typ av EDI: order faktura Hur arbetar Weber i dag mot kund resp. leverantör? Alla affärskritiska system inklusive fabrikernas processdatorer är i dag integrerade i olika IBS-system. Hela verksamheten är sedan 1996 Outsourced till IBS Nuläge leverantör Ca fakturor varje år Ca 3000 Leverantörer, ca 440 st DM Ingen EDI Fakturascanning via Dokumenthuset Workflowsystem IBS- Attest Framtid Web-EDI Hyresdebitering

5 Webers utmaningar Snabbare bokslut Rationellare hantering från inköpsorder till definitivbokning Bättre kontroll över verksamheten från flera perspektiv, ekonomi, försäljning, inköp Release-lyft till IBS-Enterprise pågår Lageroptimering längs värdekedjan Saint-Gobain har som mål att vi i framtiden ska integreras mot SAP

6 Fakturamatchning för Weber

7 IBS? Huvudkontor i Stockholm Rankad som nr 6 av de globala SCM leverantörerna. Omsättning MSEK 2,035 (2008) 1,100 anställda i 20 länder, över 4,000 kunder. Totalleverantör av IT-tjänster - inklusive hårdvara, tjänster och finansiering till små, medelstora och stora företag. IBS kontor markerat med rött, partners med blått World-leading provider of supply chain management ERP software and services 7

8 Långvarigt relation Uppgradering från ASW till IBS Entreprise 6 Användning av nya moduler i IBS Enterprise IBS Corporate Data Management IBS Sales and Operation Planning IBS Demand Planning IBS Supply Planning IBS Project Management IBS Cash Flow Manager Förändrade processer med bättre systemstöd Planering Inköp Leverans Fakturamatchning IBS och Weber

9 Leverantörsfakturaprocess hos Weber Inköp och fakturahantering hos Weber idag Typiskt för ett tillverkande företag Ca fakturor per år > leverantörer Stora fakturavolymer från ett fåtal leverantörer 10% av fakturorna från 1 leverantör 25% av fakturorna från 10 största leverantörerna 50% av fakturorna från 50 största leverantörerna Kostnad för traditionell fakturahantering är stor Stora besparingar vid införande av traditionell elektronisk fakturahantering Ännu större besparingar vid införande av EDI/E-faktura EDI och automatisk fakturamatchning automatiserar hela processen

10 Lösningen hos Weber Användning av inköpsorder och rekvisition Ger kontroll på inköp Möjliggör fullständig automation av fakturahantering EDI och E-fakturor mot de största leverantörerna Automatisk matchning mot inköpsorder Ger stora besparingar

11 IBS Attest Översikt Documents For Invoices Skanning PDF, XML och fakturor IBS Attest Preliminärreistrering Ärendehantering Kontroll Godkännande Kontering Attest Manuell matchning Bevakning Sökning Faktura-arkiv Tolkning och verifiering IBS Attest/EDI EDI, E-fakturor och fakturor från skanningsleverantör. IBS Enterprise... Betalning

12 Leverantör IBS Enterprise och automatisk fakturamatchning Kund IBS Enterprise Definiera gränssnitt mellan kund och leverantör Inköp görs i IBS Enterprise. Order skickas till leverantör Bestäm och definiera toleranser och andra affärsregler Varor Varor ankommer IBS Enterprise Distribution IBS Enterprise G/L Automatisk fakturamatchning IBS Attest IBS Enterprise A/P Leverantör skickar EDI-faktura Faktura arkiveras alternativt EDI-faktura mappas med IBS skickas på ärendehantering Integrator. Fakturabild genereras av IBS Attest. Avvikelsehantering

13 Affärsregler vid automatisk matchning Fokusera på underhåll av grunddata (priser etc.) Affärsregler styr om fakturan kan matchas utan manuell åtgärd Tillkommande kostnader (landed costs etc.) över gränsvärden Differenser på radnivå (% eller belopp) Differenser på huvudnivå (% eller belopp) Faktura skickas för information/åtgärd om någon affärsregel ej uppfylls Användare undersöker de fakturor som skall undersökas Orsak till varför fakturan skall granskas framgår

14