Molnbaserad e-fakturahantering & Framgångsfaktorer vid införande av e-faktura

Transkript

1 Molnbaserad e-fakturahantering & Framgångsfaktorer vid införande av e-faktura Torbjörn Åhberg Strategic Advisor

2 På SAPSA Impuls: Alla pratar om e-faktura, ett klargörande Molnbaserad integrationstjänst: Workflow-lösningar (främst inkommande fakturor): Skanning/tolkning (inkommande fakturor): 2011 Xpicio / Page 2

3 SAPSA Impuls 2012: Två presentationer Tetra Pak (Inkommande) Axfood (Utgående) Before Outsourced Accounts Payable (China, Scanning in SE) Manual handling Open Text Workflow 5 days lead time for invoice to appear in workflow 14 days for fully processed Bakgrund Stor mängd kreditkunder i vårt butikssegment. Rörliga kunder med varierande köpfrekvens. Hög andel manuella rutiner, såväl i butik som inom central administration. Print och distribution av fakturor i Axfood-regi Project Statement Goal: reduce supplier invoicing cost for the FTO By: select and implement supplier e-invoicing solution Leading to: Improved quality and better control Decrease invoice processing time Reduction of manual handling for invoices Drivkrafter Minska miljöpåverkan. Erbjuda våra kunder alternativ fakturadistribution. Förenkla och minska administration. Kunder önskade få ta emot elektroniska fakturor Xpicio / Page 3

4 Varför e-faktura? Effektiviseringsvinster - Reducera manuella processer - IN: Automatisk registrering, matchning och bokning - IN: Helautomatisering: Touchless - IN: Slippa skanning Kostnadsbesparing - IN/(UT): Reducera dyr manuell hantering - IN: Kapa kostander inom skanning/tolkning - UT: kapa kostnader för print, pack, porto - IN: Få data i dititalt format - IN: Helst utan felaktiga fakturor - IN: Som är förberedda för formatet i SAP (fält, koder ) Riskreducering - IN: Reducera fel som uppstår vid tolkning - IN: Endast hantera giltiga fakturor - IN: Undvika sena betalningar - UT: förbättrad process för bilagehantering Förbättrat kassaflöde - UT: Fakturera som snabbt som möjligt - IN: Betala i rätt tid Önskemål från affärspartners - Tillgodose önskemål/krav (behålla en bra relation) - Hjälpa dem (och dig) att spara pengar Miljöaspekter - Ansvarsfullt företag - Krav får kunder 2011 Xpicio / Page 4

5 2011 Xpicio / Page 5 Volym

6 Det handlar om trafik och volym En förutsättning för ett lyckat e-fakturaprojekt handlar om att vi får in en ansenlig mängd fakturor i elektroniskt format 2011 Xpicio / Page 6

7 Vad vi förväntar oss: Xpicio / Page 7

8 och hur brukar det se ut? Xpicio / Page 8

9 Hur kan det gå så? Interna faktorer som begränsar Bristande engagemang/commitment Tröttnar med tiden Trångt med interna resurser Dyrt eller komplicerat att få ombord fler Motstridiga budskap till leverantörer/kunder Faktorer hos tjänsten som begränsar Ser sig själva som en teknisk möjliggörare för sätta upp e-faktura Saknar strategi/metod för att öka trafiken Tar bra betalt för att koppla upp ytterligare leverantörer Xpicio / Page 9

10 Tjänster som hjälper eller stjälper e Göra själv Traditionellt VAN Många till många 2011 Xpicio / Page 10 Egen uppkoppling är mycket kostsamt (EDI) Vilket begränsar vilka vi väljer att koppla upp oss mot Stänger ute många leverantörer/kunder Fungerar bara för fåtal stora aktörer. Tar betalt på resans gång Varje uppkoppling blir ett miniprojekt vilket ger okontrollerade kostnader Har stor påverkan på egen IT-avdelning Har lågt incitament få trafik till/från kunden Enkelt att koppla upp partners som redan finns i nätet Inga dolda kostnader som dyker upp på resans gång Minimal inverkan på IT-avdelningen Har egna drivkrafter för att öka trafik till/från kunden

11 ATT NOTERA Tjänster som hjälper eller stjälper Uppkoppling sker EN GÅNG. Man är därefter förberedd för att börja utbyta dokument från många. Att man får tillgång till leverantörer/kunder som redan finns uppkopplade. IT ska INTE behövas involveras vid uppkopplingar. Uppkoppling ska INTE vara ett miniprojekt hos operatören. Man ska få fakturor i ETT format som passar den egna verksamheten och OBEROENDE hur sändande skickade. Varje koppling är autonom, dvs. INGA direkta kopplingar mellan sändare och mottagare. ALLA ska kunna sända och ta emot oberoende av verksamhetens storlek Xpicio / Page 11

12 Volym: Ökad anslutning 2011 Xpicio / Page 12

13 Öka flödet! Enkelt att ansluta partners Det ska vara enkelt att ansluta sig till partners som redan idag sänder/mottager e-faktura On-boarding Det bör finnas extern aktiveringstjänst för de partners som idag INTE sänder/mottager e-faktura 2011 Xpicio / Page 13

14 Enkelt att ansluta partners Lägg till med ett klick Jämför Facebook Enda handshake & uppsättning som behövs 2011 Xpicio / Page 14

15 On-boarding Interna faktorer som begränsar Bristande engagemang/commitment Tröttnar med tiden Trångt med interna resurser Dyrt eller komplicerat att få ombord fler Motstridiga budskap till leverantörer/kunder Varför? Hur kan jag sända? Jag har en teknisk fråga. Inget svar Måste jag? Vad behöver jag göra? Kostar det något? Inget svar Vad har jag att tjäna på det här? Inget svar Kan vi ta det vid ett annat tillfälle? 2011 Xpicio / Page 15

16 On-boarding Utdrag från Tetra Pak presentation på SAPSA Impuls 2012: Tetra Paks e-fakturaprojekt: Vägen till automatiserat processflöde och hög anslutningsgrad! 2011 Xpicio / Page 16

17 On-boarding Vad gör en aktiveringstjänst? Målbild / Förväntan 100 Brev Projektplan 40 Contact Center 20 Selektering Igångsättning 2011 Xpicio / Page 17

18 Hur kan man arbeta med pappersflödet? ? e Skanning / Tolkning Utskrifter 2011 Xpicio / Page 18

19 Hur kan man arbeta med pappersflödet? IN: Leverantörsfakturor Hantering av inkommande pappersfakturor Låta tjänsten ta hand om pappersfakturorna, dvs leverantörer sänder fakturor sänds till operatören Fördel: Man slipper hålla på med skanning/tolkning Fördel: Alla fakturor inkommer på enhetligt sätt och in i ett elektroniskt format Smart tjänst för transformera pappers till e : Öka mitt flöde: Automatisk analys av sändare av pappersfakturor MEN som också har möjlighet att sända elektroniskt Lägg till med ett klick Fördel: proaktivt sätt för att styra om från papper till e vilket ger lägre kostnader Öka mitt flöde e Du 2011 Xpicio / Page 19

20 Hur kan man arbeta med pappersflödet? UT: Kundfakturor Hantering av utgående pappersfakturor Låta tjänsten ta hand om print, dvs Du skickar alla fakturor till operatören som en enda fil oavsett om kunden ska motta e-faktura eller utskriven faktura Fördel: Man slipper själv hålla reda på (styra) vem som ska ha vad Fördel: En och samma fil ut för alla Smart tjänst för transformera pappers till e : Öka mitt flöde: Automatisk analys av mottagare av pappersfakturor MEN som också har möjlighet att ta emot elektroniskt Lägg till med ett klick Fördel: proaktivt sätt för att styra om från papper till e vilket ger lägre kostnader Kund Du e Kund 2011 Xpicio / Page 20 Öka mitt flöde

21 ATT NOTERA Tjänster som hjälper eller stjälper Det ska vara ENKELT att lägga till nya leverantörer/kunder UTAN att IT behöver involveras. Det bör finnas Öka ditt flöde -identifiering vid skanning Det bör finnas Öka ditt flöde -identifiering vid print Det bör finnas en AKTIVERINGSTJÄNST för on-boarding Xpicio / Page 21

22 2011 Xpicio / Page 22 Processautomation

23 Vad vi förväntar oss: Vid MM-faktura (PO): 100% automation! Ankomst Matchning PO Matchning Goods Receipt Kontering Arkivering Släpp för betalning Vid FI-faktura: Hög automation! Ankomst Workflow Kontering Arkivering Släpp för betalning 2011 Xpicio / Page 23

24 och vad händer? Dålig kvalitet från leverantörer Felaktiga fakturor!!! 1. Fakturan innehåller felaktig eller saknar information 2. Ofta får man rätta till felet själv gång på gång! 3. Eller så får man jaga leverantören 4. som sänder en kreditfaktura som ska hanteras 5. och en ny faktura 6. Leverantören lovar att bättra sig 7. vilket han inte gör OBS! Detta blir INTE automatiskt bättre med e-faktura! 2011 Xpicio / Page 24

25 och vad händer? Dålig kvalitet i förhållande till SAP Informationen matchar inte SAP! 1. Fakturan är i och för sig korrekt men kan inte registreras i SAP 2. Man tvingas manuellt ändra, komplettera, flytta, ta bort information 3. och ange SAP-koder Moms: 25% Radnivå: Pack & Porto 49:- Felaktigt format Fel fält 2011 Xpicio / Page 25 OBS! Detta blir INTE heller automatiskt bättre med e-faktura!

26 Vad gör e-fakturatjänsten? Ren förmedlingstjänst Tjänsten levererar bara information vidare Är en förmedlingscentral som Posten Innehåll IN = Innehåll UT Leverantör e Du Skanningsteget försvann visserligen men den vidare processen är och förblir manuell 2011 Xpicio / Page 26

27 Varför inte fånga felen INNAN ankomst? VALIDERING Yttre validering som stoppar felaktiga fakturor INNAN de ankommer Enligt valideringsregler som fastställts av verksamheten Där Tjänsten får hantera återkoppling till leverantör Att fakturan inte kunde sändas till mottagaren Att fakturan innehöll fel & info var specifikation finns Leverantör e Du Du bestämmer reglerna! EFFEKTER Det yttre filtret sorterar bort felaktiga fakturor Som minskar behovet av manuellt arbete & leverantörskontakter Och möjliggör process-automatisering (Leverantörerna lär sig snabbt att det inte är lönt att göra fel) Not. Det är skillnad på olika valideringstjänster. Vissa validerar på om värde finns i fältet (inte innehåll). Vid fel sätter vissa en flagga om att fel finns och skickar ändå allt till kund De Xpicio som gör / Page rätt validerar 27 ner på innehållsnivå (semantiskt) och tar själv hand om process för återkoppling mot leverantör.

28 och varför inte göra fakturan klar för SAP? BERIKNING Yttre berikning som stoppar gör fakturan SAP Ready Enligt berikningsregler som fastställts av verksamheten Där Tjänsten tar hand om flyttning, ändring, komplettering, tvättning, sättande av koder etc. Leverantör e Du Du bestämmer reglerna! EFFEKTER Fakturan kommer i ett format som SAP kan hantera det ( SAP-ready ) Som möjliggör process-automatisering (Kan också implementeras i SAP t ex i PI eller i Workflow men blir då ofta ett större projekt att få igenom) 2011 Xpicio / Page 28

29 Processoptimering Validering och berikning är två viktiga komponenter för att uppnå: Touchless processing Riktiga effektiviseringsvinster i sitt e- fakturaprojekt Ger snabbare och säkrare hantering Som ger hög lönsamhet och snabb ROI 2011 Xpicio / Page 29

30 ATT NOTERA Tjänster som hjälper eller stjälper VALIDERING bör kunna ske i tjänsten VALIDERING ska kunna ske på semantisk nivå Det kan vara intressant att låta tjänsten hantera BERIKNING Validering ska kunna vara av både statisk och dynamisk karaktär (mot masterdata) Tjänsten ska själv hantera återkoppling till leverantören Ankomst Matchnin g PO Matchnin g Goods Receipt Kontering Arkiverin g Släpp för betalning Berikning ska kunna vara av både statisk och dynamisk karaktär (mot masterdata Tjänsten ska INTE sätta flaggor och skicka vidare 2011 Xpicio / Page 30

31 2011 Xpicio / Page 31 Att tänka på

32 Att tänka på Ambition och förväntansnivå vad önskar uppnås med projektet? Tänk hela processen och vilka tjänster du behöver Välj en operatör kan leverera mot er förväntansnivå med projektet Tänk noga igenom on-boardingstrategi Se upp för dolda kostnader! Starta inte IN- och UT-projekt samtidigt Underskatta inte eget engagemang Kvalitetssäkra ditt masterdata 2011 Xpicio / Page 32

33 e 0 Xpicio kan bistå med: Lösningsarkitektur Business Case Bollplank & rådgivning Ankomst Matchning PO Matchning Goods Receipt Kontering Arkivering Släpp för betalning 2011 Xpicio / Page 33

34 Torbjörn Åhberg T E torbjorn.ahberg@xpicio.com W Solutions from a different Angle 2011 Xpicio / Page 34