Vår spännande EFH-resa

Transkript

1 Vår spännande EFH-resa Mia Ahlberg Solna

2 Agenda Kort om Skanska Sverige Bakgrund till vår EFH- resa Processförändringar föä di Status idag Elektroniska fakturor två elektroniska vägar in till oss vad ska leverantören göra, kostar det något? hur går det till hos oss? Lärdomar vi gärna delar med oss Övriga e-initiativ inom Skanska Sverige 2

3 Det här är vad vi gör Vi utvecklar, bygger och underhåller den fysiska miljön för människor att bo, arbeta och resa i 3

4 Skanska k Sverige Omsättning 2009: 28 miljarder kronor anställda 3500 pågående projekt Från Gällivare i norr till Trelleborg i söder 4

5 Skanska k Sverige i fakturasiffror 2010 Leverantörsfakturor Ca Ca aktiva leverantörer Ca. 20 personer som hanterar leverantörsfakturor Kundfakturor Ca st Internfakturor Ca st Bokföringsordrar Ca st Utläggsräkningar Ca st 5

6 Bakgrund till starten t av elektronisk k fakturahantering-skanning Ordning och reda ett gemensamt arbetssätt för leverantörsfakturor sökbara fakturor i affärssystemet Minska kostnader för oss och våra leverantörer fakturor betalas i tid, ingen dröjsmålsränta sparad tid Effektivisera processerna förkortad ledtid för fakturorna förbättrad arkivering ett steg mot en förbättrad inköpsprocess 6

7 December 2003 var flödet bara i pappersform 7

8 Jan 2004, pappersfakturor skannas och tolkas in till affärssystemet för elektronisk fakturahantering Vi såg de positiva effekterna redan efter några månader 8

9 Men vi nöjde oss inte med bara skanning vi ville få: möjlighet till ytterligare kostnadsbesparingar säkrare och snabbare hantering både hos leverantören och Skanska all information digitalt - för att kunna fortsätta effektivisera fakturaprocessen order/faktura matchning på våra fakturor 9

10 From juni 2005 påbörjades anslutningen av leverantörer till elektronisk faktura 10

11 Status t idag och vår målbild på inkommande elektronisk fakturavolym Mål 90%! 70% i dag 11

12 Två elektroniska vägar in för våra leverantörer Via vår IT-part Logica Målgrupp? Leverantörer med större volymer Avtalsleverantörer och de som ser detta som framtiden Hur gör man? Gå in på Kontakta Skanska Påbörja anslutningsprocessen Webbportal via e-build Målgrupp? Leverantörer med ca/max 300 fakturor per år Leverantörer som vill komma igång snabbt och kostnadsfritt Hur gör man? Gå in på Skapa ett användarkonto Börja fakturera samma dag! 12

13 Vad behöver leverantören göra? Vilka kostnader tillkommer? Leverantörens investering eventuell investeringskostnad för framtagande av skanska faktura enligt vår specifikation tid och engagemang! Skanskas investering ger kostnadsfri anslutning till vår IT-part kostnadsfri elektronisk faktura till Skanska kostnadsfri anslutning till webbportalen leverantören betalt i tid 13

14 WEBB faktura idag Skanska startade 2007 en egen WEBB portal Framgången var total efter bara någon månad hade vi ca 500 leverantörer anmälda! Men vi ville åstadkomma mer. Genom suveränt samarbete med bland andra BEAst, Palette, NCC & PEAB öppnade vi vår branch -gemensamma WEBBportal e-build Fördelar vi såg med detta: en gemensam plattform för våra leverantörer att enkelt & kostnadsfritt kunna fakturera hela byggbranchen. 14

15 Status t WEBBfaktura idag Idag har Skanska leverantörer anmälda till WEBBfakturering både svenska & utländska leverantörer Skanska tar emot ca 250 WEBBfakturor per dag Vilka leverantörer använder sig då av denna tjänst? Alla typer av leverantörer allt från ITkonsulter till fraktbolag till Bosse Bagare 15Dat um

16 Lärdomar vi gärna delar med oss 1. Vi har drivit det som ett projekt 2. Projektet måste vara förankrat internt 3. Inköpsavdelningen skall vara drivande och stöttande 4. Leverantörerna behöver mycket information 5. Underskatta inte den förändring som bytet från pappersfakturor till skannade och sedan vidare till e-fakturor kan innebära 6. Viktigt att välja rätt IT-leverantör Inspiration Kommunikation Tålamod 16

17 Övriga e-initiativ iti inom Skanska k Sverige Elektronisk inköpsorder Inköpsverktyget IBX implementerat sedan 2004 Faktura ordermatchning Utrullat under 2008 Godsmottag Elektroniska kundfakturor Utrullning under 2010 Elektroniska internfakturor och koncerninterna Elektroniska bokföringsordrar Utrullat till hela Skanska Sverige och Skanska Danmark Elektroniska utläggsräkningar Utrullat till hela Skanska Sverige, enbart tjänstemän

18 Få Frågor på ådet thä här? 18Dat um