EFH på Peab. BEAst årsmöte Klas Antoni Markus Nilsson

Transkript

1 EFH på Peab BEAst årsmöte Klas Antoni Markus Nilsson EFH på Peab - BEAst årsmöte

2 Upplägg Peabs EFH-projekt Klas Antoni Plattform för EFH Markus Nilsson Frågor EFH på Peab - BEAst årsmöte

3 Introduktion Peab AB Börsnoterat företag Startat 1959 av Mats och Erik Paulsson Verksamhet i Sverige, Norge och Finland Verksamheten bedrivs i 10 divisioner 5 Byggdivisioner 1 Nordisk Anläggningsdivision 2 Utländska divisioner Norge och Finland 2 divisioner för övrig verksamhet Industri och Byggsystem Omsättning ca 35 miljarder år 2009 Antal anställda ca år 2009 EFH på Peab - BEAst årsmöte

4 Förutsättningar Fakturaintensiv bransch Status för Peab i mars 2010 Fler än leverantörsfakturor/år i Sverige Fler än aktiva leverantörsinstanser Fler än aktiva projekt per år Två workflow-system för hantering av fakturaattester Tre ekonomisystem EFH på Peab - BEAst årsmöte

5 Varför elektronisk fakturahantering? Effektivisera processer Sänka kostnader för administration Minimera antalet felaktiga fakturor Ta kontroll över strategiskt viktig information Förstärka intern kontroll Marknadsmognad Mindre miljöpåverkan EFH på Peab - BEAst årsmöte

6 Kanalstrategi EFH ebuild Scanning PIA Leverantörer EFH på Peab - BEAst årsmöte

7 Peabs projekt för införande av EFH Förstudie som grund för beslut i koncernledning Beslut om projekt för införande av EFH under hösten 2008 Starka sponsorer för projektet Tydligt projektdirektiv Projektorganisation med en projektledare och flera delprojektledare Tvärfunktionell bemanning Ekonomi Inköp IT Konsulter Samverkan och integration helt centralt EFH på Peab - BEAst årsmöte

8 Projektorganisation Styrgrupp Ekonomi, Inköp, IT Konsult ftg Samverkansgrupp Ekonomi, Inköp, IT Referensgrupp Ekonomi Projektledning Plattform och Integration e-process Anslutning Förändringshantering EFH på Peab - BEAst årsmöte

9 Fakturaväxel eller egen lösning? Kontroll Affärslogik Meddelandeinnehåll Format Flöden Kunskap Resurser Egen personal Konsulter Kostnader Kort sikt Lång sikt Integrationer mot övriga system Anslutningshastighet Egen lösning - BizTalk Server EFH på Peab - BEAst årsmöte

10 Leverantörsanalys Mätperiod oktober 2007 september 2008 i Peab Sverige AB-koncernen Totalt antal fakturor : st Antal leverantörer: st Antal leverantörer med <10 fakturor per år: st (ca 72%) Antal leverantörer med <=4 fakturor per år: st (ca 55%) 2300 leverantörer (ca 8%) står för 80% av totala fakturavolymen 210 leverantörer (ca 0,7%) står för 50% av totala fakturavolymen 150 leverantörer står för 46% av totala fakturavolymen och fördelningen av dessa är enligt följande: Externa (exkl. PIA) ca Externa (PIA leverantörer) ca Interna (exkl. PIA) ca Interna (PIA leverantörer) ca EFH på Peab - BEAst årsmöte

11 Fokus för projektet Antal Leverantörer Antal fakturor Andel av total Marginalökning % % +8% % +5% % +3% % +3% % +2% EFH på Peab - BEAst årsmöte

12 Utmaningar Förändringsovilja i organisationen Att över tid klara av att hålla fokus i projektet Trampa upp nya stiger i koncernen Strategiskt ansluta i rätt format Successiv övergång från ekonomifabrik till kontroll och övervakning Brygga mellan projekt och drift/förvaltning EFH på Peab - BEAst årsmöte

13 Lärdomar Förändra processer tar tid Ofta vi själva som är ett hinder för snabb anslutning Förändringshantering väldigt viktig Kommunikation Personalfrågor Förankring högt upp i organisationen nödvändigt Var tydlig när målet för införandet sätts vad ska prioriteras? Kvalitet Kvantitet Håll blicken vid horisonten EFH på Peab - BEAst årsmöte

14 Resultat En fantastisk kunskapshöjning rörande EFH En stabil och långsiktigt hållbar plattform Bra förutsättningar för att gå in en intensiv anslutningsfas Bra förutsättningar för kommande integrationsprojekt Färre fel på fakturor Lägre kostnader EFH på Peab - BEAst årsmöte

15 Plattform för EFH EFH på Peab - BEAst årsmöte

16 Förutsättningar / Krav Validera inkommande och utgående fakturor (affärsregler) Möjlighet till flera fakturautställare och fakturamottagare Arkivering av inkommande fakturor Möjlighet att både kunna skicka och ta emot fakturor i olika format Säker kommunikation Stödja branschens vanligaste transportsätten Hantera bilagor i både kund- och leverantörsflödet Ta emot fakturor ifrån fakturaportal Uppföljning av transaktioner och innehåll EFH på Peab - BEAst årsmöte

17 Lösning Biztalk Server 2009 Standard Regelverk EDIFact XML Transformering Arkivering Kommunikation (AS2, FTP, FIL, etc.) Anpassningar Bilagehantering ISA Säker kommunikation Reporting Services Transaktionsstatistik Fakturarapporter EFH på Peab - BEAst årsmöte

18 Leverantörsflöde EFH på Peab - BEAst årsmöte

19 Kundflöde EFH på Peab - BEAst årsmöte

20 Uppföljning Transaktionsstatistik Statistik för både kund- och leverantörsfakturor Affärsregelfel (Uppdelad per typ av fel) Systemfel (Uppdelad per typ av fel) Fakturarapporter Möjlighet att granska kund- och leverantörsfakturorna i originalformat innan transformering är gjord Möjlighet att granska format mot IP och Opto Felinformation (Affärsregelfel, och systemfel) Transaktionsinformation (Tidsstämpel, status, etc.) Fakturainformation (Utställare- och mottagarinformation, fakturabelopp, etc.) EFH på Peab - BEAst årsmöte

21 Flöde inuti BizTalk EFH på Peab - BEAst årsmöte

22 Frågor Klas Antoni Markus Nilsson EFH på Peab - BEAst årsmöte