Statens införande av e-faktura NEA forum

Transkript

1 Statens införande av e-faktura NEA forum Peter Norén Funktionsansvarig e-handel

2 Bakgrund och mål med arbetet Sid 2

3 Mål med statens införande av e-faktura Effektmål: Spara 4 miljarder kronor för staten som helhet Projektmål: Alla statliga myndigheter ska hantera inkommande och utgående fakturor elektroniskt den 1 juli 2008 Men också att: Myndigheter uppnår ökad kvalitet i sin verksamhet Ta ett första steg mot e-handel i staten Användning av e-faktura i samhället tar fart Sid 3

4 Från 2005 till 2008: Ändring i bokföringsförordning inkl föreskrifter och allmänna råd obligatoriet Föreskrift om Svefaktura som statens standard Regeringsuppdrag till ESV leda och samordna införandet Ramavtal för e-faktura gemensam infrastruktur Stödpaket inkl. info till Näringslivet Sid 4

5 Status för statens införande av e- faktura vid årsskiftet Bokslutsarbetet sinkar många Stort antal projekt på väg starta 9% Ett fåtal stora som ej har EFH i hela organisationen 35% 56% Ok Avvikelse Varning Fåtal färdiga, många i slutfasen Sid 5

6 Statens infrastruktur för e-faktura Sid 8

7 Infrastrukturen för leverantörsfaktura Säljare e-faktura (Svefaktura-format) Skanning (option) Köpare Ramavtal Fakturaväxel (minsta avrop) Fakturaportal EFH (option) Ekonomisystem Fakturaskrivare Mottagning EFH EA-system (befintligt) e-faktura (övriga format) Konvertering och arkivering Skanningscentral Sid 11

8 Användning av fakturaväxel Fall 1: Faktureringssystem Fakturaväxel (statens) EFH-system Fall 2: Faktureringssystem Fakturaväxel (företagets) Fakturaväxel (statens) EFH-system Fall 3: Faktureringssystem Fakturaväxel (företagets + statens) EFH-system Sid 12

9 Infrastruktur för kundfaktura Säljare = myndighet Ramavtal Köpare Fakturaväxel (minsta avrop) Mottagarval Papper e-faktura (Svefaktura-format) Mottagning/ sändning Svefaktura Internetbank Sid 13

10 Hur påverkas företagen? Staten tar emot/skickar e-faktura utan någon kostnad Svefaktura till/från alla myndigheter Mindre leverantörer väljer ofta virtuell fakturaskrivare eller fakturaportalen Större leverantörer väljer ofta att skicka antingen via fakturaväxel (VAN-tjänst) eller direkt från faktureringssystem Sid 14

11 Standarder, konvertering, arkivering, anslutning mm Sid 17

12 Myndigheterna har många leverantörer av typen sällan-köp Antal fakturor Volym köp Sällanköp Unika köp Påverkar valet av lösningar Antal leverantörer Sid 18

13 Målbild användning av Svefaktura Enkel anslutning av leverantörer både stora och små företag Mottagning och ankomstkontroll ska kunna automatiseras Fakturan ska kunna distribueras automatiskt för granskning och attest Samlingsfaktura ska avse en granskare Kontering ska underlättas map intern- & externredovisning Fakturan ska vara begriplig så att rutiner för intern kontroll beaktas i hanteringen Vid behov ska matchning kunna göras mot beställning och/eller inleverans Enbart använda bilaga vid behov Avvägning mellan komplett faktura och EFH-systemets funktionalitet inte lägga för stor börda på företagen Sid 20

14 Flöde i fakturaväxel - leverantörsfaktura 1. Mottaga leverantörsfaktura Är det en Svefaktura? Ja 5. Sänd leverantörsfaktura Nej 2. Arkivera leverantörsfaktura 3. Konvertera leverantörsfaktura 4. Fatta gallringsbeslut Behovet av skriftliga avtal kan minimeras vid användning av Svefaktura och många gånger räcker det med en överenskommelse genom konkludent handlande. Teknisk anslutning går enklare och färre tester behöver göras vilket spar tid och resurser för alla inblandade. Myndigheten tar alltid emot Svefaktura i EFH-system, så om andra format används så måste ändå konvertering ske någonstans Sid 21

15 ESV:s rekommendationer kring konvertering leverantörsfaktura 1. Svefaktura BAS-innehåll som utgångspunkt Utökat innehåll för stora volymer 2. SFTI Fulltextfaktura 3. Finvoice 4. Andra standardformat 5. In-houseformat Sid 23

16 Processbeskrivning att komma igång med Svefaktura Sid 25

17 Sammanfattning Staten gör ett samlat införande av e-faktura Ekonomistyrningsverket leder och samordnar införandet 1 juli 2008 ska alla statliga myndigheter vara redo Svefaktura är statens standard Lösningar erbjuds för företagens olika behov ESV kontaktar statens 500 största leverantörer Enhetliga lösningar gentemot alla myndigheter Kontakter direkt mellan företag och myndigheter i övrigt Börja redan nu att förbereda ert företag Svar på många frågor via webben, kontakta annars ESV eller SFTI Sid 26

18 Välkomna med frågor och synpunkter! Myndigheter - SFTI - Svefakturan - Näringsliv - Frågor e-faktura@esv.se Sid 27

19 De statliga ramavtalen för e-faktura Förfrågningsunderlag Utvärderingsrapport Ramavtal inkl kravspec, prislista mm aspx Sid 28