Behov Till Betalning. Per Carlsson. Erfarenhetsutbyte Organisation med e-beställningar

Transkript

1 Per Carlsson Erfarenhetsutbyte Organisation med e-beställningar

2 Sveriges mest centrala läge Vid Mälaren, norr om Stockholm Hemkommun för Arlanda flygplats 20 min med tåg till Stockholm och Uppsala 1 tim till Malmö 2,5 tim till London 8,5 tim till Peking 1 av 8 regionala utvecklingscentra i Stockholms län

3 Agenda Nyckeltal Historik Nuläge Ny målsättning Ny organisation Framgångsfaktorer Nyttoeffekter

4 Nyckeltal invånare 2700 anställda Inköpsvolym ca 800 Mkr 400 avtal Totalt ca fakturor - Varav 60 % e-fakturor 3000 aktiva leverantörer 25 leverantörer står för 50 % av fakturavolymen 1500 leverantörer har bara en faktura

5 E-handel Historik Förstudie/Politiskt beslut 1999 Elektronisk Handel (SFTI) Svefaktura (SFTI) Efterstudie 2009 Ny inköpsorganisation Nytt upphandlingsstöd Nytt beställningssystem

6 SFTI Vår verktygslåda för E-handel Scenario 6.1 Avrop mot produktkatalog Scenario 6.5 Avrop vid webbhandel Scenario 9.1/9.2 Periodiska fakturor SFTI Single Face to Industry Fulltextfaktura Svefaktura XML Svekatalog XML Sveorder XML

7 SFTI Vår verktygslåda för E-handel Scenario 6.1 Avrop mot produktkatalog Scenario 6.5 Avrop vid webbhandel Scenario 9.1/9.2 Periodiska fakturor SFTI Single Face to Industry Fulltextfaktura Svefaktura XML Svekatalog XML Sveorder XML

8 LEVERANTÖRER Behov Till Betalning Systemintegration VAN INEXCHANGE/PAGERO m fl DMZ Pricat Order/Ordersvar Lev.avisering AXT Svefakturor SFTI Fulltextfakturor Meddelandeväxel AXT E-avrop Raindance Inköpsportal Ekonomisystem Upphandlingsstöd Avtalsdatabas Leverantörsbetalningar Inköpsstatistik Nordea

9 E-beställningar intern process

10 LEVERANTÖRER Behov Till Betalning Nuläge 20 lev. 6.x/9.x 370 lev. Svefaktura VAN INEXCHANGE/PAGERO m fl 500 e-best./mån DMZ Pricat Order/Ordersvar Lev.avisering AXT Svefakturor SFTI Fulltextfakturor Ca 60 % e-fakturor 275 e-beställare Raindance Meddelandeväxel AXT Inköpsportal Ekonomisystem E-avrop 400 avtal Upphandlingsstöd Avtalsdatabas 3000 leverantörer Leverantörsbetalningar Inköpsstatistik Köptrohet % Nordea

11 Målsättning Öka köptrohet mot leverantör till 100 % Öka köptrohet mot A-sortiment Öka antalet e-fakturor till 75 % Upphandla ramavtal inom flera områden Samtliga beställare ska ha utbildning och löpande information om nya/förändrade avtal Samtliga beställningar ske via ett beställningssystem

12 Nästa steg Politiskt beslut om nya riktlinjer Tjänstebeställningar E-rekvisitioner Leverantörsportal Sveprocessen

13 Organisation 1 upphandlingsstrateg, 3 upphandlare, 1 upphandlingscontroller 1 e-handelsansvarig (deltid), 1 systemadministratör (deltid), 1 utbildare (deltid) Vi arbetar inom ekonomi/upphandlingseneheten och tillhör kommunlednings-kontoret. Vi har ett kommunalråd som har ett särskilt ansvar för bl.a upphandlingsfrågorna

14 Roller Uppföljning Upphandlare Support Inköpssamordnare Beställare Support Expertanvändare Systemförvaltning & Utveckling E-handelsansvarig Upphandlingscontroller Utbildningsansvarig Ekonomer Kravställare Attestant Godsmottagare Systemförvaltare Beställarorganisation Leverantörsansvarig Inköpssupport Katalogansvarig Avtal- och prislistansvarig Stödorganisation

15 Roller Sigtuna Kommun UPPHANDLING Uppföljning Upphandlare Support Inköpssamordnare Beställare Support Expertanvändare EKONOMI Systemförvaltning & Utveckling E-handelsansvarig Upphandlingscontroller Utbildningsansvarig Ekonomer Kravställare Attestant Godsmottagare Systemförvaltare Beställarorganisation Leverantörsansvarig Inköpssupport Katalogansvarig Avtal- och prislistansvarig Stödorganisation

16 Framgångsfaktorer Resurser och projektsammansättning Beslut och stöd från ledningen Information och förankring i verksamheten Styrning Kontroll Uppföljning Ställ krav vid upphandling Leverantörsanslutning Teknik och systemstöd Var trogen SFTI-standarden Tålamod se möjligheter

17 Förväntade effekter av e-beställningar Bättre köptrohet mot avtal Bättre köptrohet mot sortiment Bättre priser på avtalen Ökad prismedvetenhet Bättre intern kontroll Rationellare hantering frigjord tid Bättre upphandlingsunderlag

18 Tack för mig!