näringslivet. Samtidigt sker en internationalisering i samverkan mellan de nordiska länderna.

Transkript

1 PM 1 (19) Ökad användning av offentlig elektronisk handel. Inledning Statskontoret fick i juni 2003 i uppdrag av regeringen att arbeta för en ökad användning av offentlig elektronisk handel. Uppdraget som per den 1 januari 2006 har förts över till Verket för förvaltningsutveckling, Verva, sträcker sig mellan Uppdraget innebär att Verva skall följa utvecklingen av den offentliga användningen av elektronisk handel genom att årligen undersöka den i samarbete med Sveriges Kommuner och Landsting 1 (SKL). Verva skall föreslå och möjliggöra förändringar som gynnar en ökad kostnadseffektiv användning av elektronisk handel, där särskild hänsyn skall tas till små och medelstora företags möjligheter att delta i offentlig upphandling. Verva skall stärka sitt nationella såväl som internationella arbete med standarder bland annat genom ett aktivt deltagande i standardiseringsorganet CEN/ISSS och utvecklingsaktiviteter rörande ebxml. Verva ska även fortsätta sitt engagemang inom Nätverket för elektroniska affärer 2. För detta uppdrag får Verva disponera kr under Uppdraget skall redovisas till regeringen (Näringsdepartementet) den 22 februari 2006 och Statskontoret fick i december 2004 ett tilläggsuppdrag från Finansdepartementet att arbeta för en ökad användning av elektronisk offentlig upphandling. Verva fick i uppdrag att leda den arbetsgrupp som ska verka för ökad elektronisk offentlig upphandling i Sverige. Uppdraget att leda arbetsgruppen gick över till Verva vid årsskiftet, och ska slutredovisas i februari I december 2005 lade arbetsgruppen fram underlaget till den nationella handlingsplanen. I handlingsplanen framhålls att både förvaltningen och leverantörerna måste dra nytta av de elektroniska metoderna. E-handelsuppdraget går 2006 in i en ny fas, och kan i högre grad inriktas på att bidra med genomförandestöd. I den offentliga sektorn finns närmare 700 enheter, varav flertalet är relativt små. För att uppnå full effekt av införande av elektronisk handel, som beskrivs i planen för 2006, krävs ytterligare utvecklings- och stödåtgärder under de närmaste åren. De riktar sig då till både offentliga sektorn och till 1 Tidigare Svenska Kommunförbundet. 2 Tidigare Gemenskapen för elektroniska affärer, GEA

2 PM 2 (19) näringslivet. Samtidigt sker en internationalisering i samverkan mellan de nordiska länderna. Handlingsprogram 2006 Arbetet utförs med stöd av enheter inom Verva och i samverkan med Ekonomistyrningsverket (ESV), Nutek och Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) m fl organisationer. Handlingsprogram för e-handel 3 sammanfattas under följande insatsområden; E-handel i fokus Vad krävs för att införa e-handel i en organisation? Vilka nyttoeffekter och vilken effektiviseringspotential kan vi förvänta oss av investeringar i e- handel? Ramavtal Ett medel att stödja och främja utvecklingen av e-handel. Informationsspridning i syfte att skapa en mer positiv attityd till e- handel. Bevakning av teknikutveckling Harmonisering och standardiseringsfrågor. E-handel i ett internationellt perspektiv hur kan vi marknadsföra svenska erfarenheter och kunskaper samt förbättra vårt lärande av andra. Den elektroniska förvaltningen som drivkraft för e-handel. Budget Standardiseringsarbete Pilotprojekt Medverkan i NEA Vägledning för verksamhetsutveckling Marknadsföring och information Omkostnader Summa Nuläge Förutsättningarna för att få genomslag för offentlig elektronisk handel har förbättrats genom att marknaden sakta börjat mogna. Det finns nu exempel på både statliga och kommunala myndigheter som tillämpar e-handel i större eller minde utsträckning. Genom att ESV och SKL genom SFTI (Single Face To Industry) 4 underhåller en gemensam standard för enkel 3 I handlingsprogrammet kommer ordet e-handel att användas som samlingsnamn för en process innehållande avtalshantering och prislistehantering till beställning/avrop, leveransmottagande, fakturahantering och statistik. 4 Offentlig sektor benämner sin standard för elektronisk handel "SFTI" (Single Face To Industry). Den kan dessutom användas vid handel mellan privata företag, även om vissa

3 PM 3 (19) elektronisk faktura (Svefakturan) har förutsättningarna för att ta emot e- fakturor och att integrera dessa i de vanligare ekonomisystemen väsentligt förbättrats. Tillsammans med EDI-fakturastandarder som SFTI tidigare tagit fram täcks behovet av e-faktura tills vidare. Genom ett nordiskt samarbete utvecklas och samordnas e-handelsområdet även med EU- och FN-organ. Bland annat för man gemensamt fram den standard (UBL) som Svefakturan bygger på till internationella standardiseringsorgan. Inom Sverige har såväl ESV som Statskontoret i sitt utredningsarbete under 2005 påvisat att förståelsen för nyttan med eller behovet av e-upphandling är svagt bland de statliga myndigheterna. Endast ett fåtal myndigheter överväger att anskaffa systemstöd för e-upphandling. Detta leder till att särskilda utrednings- och informationsinsatser kommer att behövas under 2006 för att lyfta fram dessa frågor. Samtidigt tydliggörs begreppen e- upphandling och e-handel. Ett särskilt område att hantera är att det inte är fastställt hur avropshanteringen kommer att regleras i den nya lagstiftningen. ESV har kommit fram till att elektroniska fakturor har hög prioritet och avser att upphandla tjänsten att konvertera olika fakturaformat till Svefakturan, att vid behov lagra fakturainformation och att fungera som kommunikationsnav i dagligt tal en fakturaväxel. Statskontoret genomförde en förstudie 5 under 2005 som innefattade följande aktiviteter i hela inköpsprocessen: Förvalta & tillhandahålla avtal Inköpsprocessen Planera inköp Upphandla Avropsförfrågan & beställa Hantera faktura & transaktioner Hantera avtal Marknadsanalys Annonsering Förfrågan Hantera faktura Bevaka avtal Behovsanalys Förfrågan Avropssvar Jmf inköpsorder Uppdatera Uppföljning Anbudshantering Skapa lev.avtal Attestera betalning Visa/informera Planering Utvärdering Order/beställning Bokföring Leta avtal/område Kontrollera ramavtal Frågor/svar Attestera inköp Skapa avtal Leveransbevakning Figur: Modell över inköpsprocessen som den har använts i detta arbete. De här med fetstil markerade aktiviteterna har hög frekvens och har en relation till fakturan och därmed till ekonomisystemet. detaljer i meddelandena är utformade utifrån offentlig sektors krav. SFTI har tagits fram i samarbete mellan köpare och säljare samt IT-företag. 5 Statskontorets rapport, IT-stöd under inköpsprocessen, diarienummer 2005/90-5

4 PM 4 (19) Främjandeaktiviteter 2005 Statskontoret har under 2005 genomfört följande aktiviteter inom ramen för e-handelsuppdraget. E-handel i fokus Målsättningen med insatsområdet är att identifiera framgångsfaktorer bakom en lyckad investering i e-handel och leda arbetet med utvecklingen av indikatorer för att mäta en ökad utbredning av e-handel inom den offentliga sektorn. Ej påbörjade aktiviteter Utveckla en utvärderingsmodell Statskontoret har inte under 2005 haft förutsättningar att genomföra denna aktivitet. Avslutade aktiviteter Mäta Nyttan -projektet Statskontoret har under 2005 initierat och slutfört en rapport Elektroniskt stöd effektiviserar verksamheten i offentliga organisationer med diarienummer 2005:16. Huvudsyfte har varit att belysa på vilket sätt införande av elektroniskt stöd för inköp och fakturahantering kan innebära nytta i offentliga organisationer genom lägre kostnader. Studien har avgränsats till att studera enskilda enheter i statliga myndigheter, kommuner och landsting i syfte att inte belasta exempelorganisationerna med mer arbete än nödvändigt. En förenklad kalkylmodell har tagits fram för att underlätta investeringsbedömningar för enskilda organisationer som överväger att införa elektroniskt stöd för inköp och fakturahantering Ramavtal Målsättningen med insatsområdet är att det vid slutet av uppdragsperioden skall finnas ramavtal tillgängliga för att underlätta införandet av e-handel inom offentlig sektor med därtill hörande marknadsföringsinsatser. Verva skall vidare under uppdragsperioden inhämta kunskap om marknadens utveckling både vad gäller småföretag som leverantörer till offentlig sektor som småföretag som leverantörer av IT-systemleverantörer. Avslutade aktiviteter Modul 2 Målsättningen med upphandlingen av Modul 2 var att kunna erbjuda myndigheter, kommuner och landsting ett system som innebär att all information om egna ramavtal, gemensamma ramavtal samt leveransavtal och liknande på ett enkelt sätt skall kunna nås via ett system (Modul 2).

5 PM 5 (19) Vidare skulle systemet stödja processen och hantera administrationen av ramavtal/leveransavtal samt avrop/avropsförfrågningar avseende varor, tjänster och funktioner Arbetet med upphandlingen av modul 2 har dragit ut på tiden p.g.a. av att det har funnits svårigheter att enas kring vad som är möjligt att upphandla och hur en sådan upphandling bäst bör utformas. Styrgrupp för modul 2 som leds av den Statliga inköpssamordningen har reviderat sina direktiv för vad som skall upphandlas. Styrgruppen har enats om att myndigheterna behöver ett inköpsstöd/marknadsplats och den Statliga inköpssamordningen (SIS), har kommit överens med Verva att de ska genomföra en förstudie kring hur en sådan funktionsupphandling skulle kunna genomföras. Att utveckla och anpassa ramavtalsprocessen för att stödja elektronisk ärendehantering och elektronisk handel Här har diskussioner löpande förts med ett antal myndigheter inom ramen för den statliga inköpssamordningen, dvs. de myndigheter som har ett upphandlingsansvar för statliga ramavtal. Den Statliga inköpssamordningen kommer under 2006 att ta fram kriterier för hur de ramavtalsansvariga myndigheterna skall beakta dessa frågeställningar i kommande ramavtalsupphandlingar. Ej påbörjade aktiviteter Upphandling av modul 3 är inte längre aktuell utan de funktionerna kommer att upphandlas inom ramen för de nya direktiven som gäller för förstudie och eventuell upphandling av modul 2. Informationsspridning Hur kan staten bli en aktiv och progressiv användare av e-handel? Vi har tidigare konstaterat att staten som aktiv användare och främjare av e-handel kan vara ett dynamiskt verktyg för att stödja utvecklingen. Ett led i detta arbete är att identifiera och kartlägga de strategiska aktörerna, externt och internt, som har en påverkan på utvecklingen av e-handel. Ambitionen är att i samarbete med dessa strategiska samarbetspartners lyfta fram goda exempel och sprida budskapet. Verva skall även fortsättningsvis sträva efter att stödja nya och befintliga nätverk i sin ambition att driva ett erfarenhets- och utvecklingsarbete inom området. Målsättningen för arbetet under 2005 har varit att förändra attityden och öka insikten och förståelsen för e-inköp och e-ekonomiadministration hos såväl verksamheternas ledning som funktionsansvariga samt att öka beställarkompetensen av e-handelstjänster och produkter hos målgrupperna inom stat, kommun och landsting.

6 PM 6 (19) Ej påbörjade aktiviteter Ta fram en informationsstrategi med tillhörande informationsmaterial kring e-handelsprogrammet. Ta fram ett kortfattat informationsblad om innehållet i e- handelsuppdraget och e-upphandlingsuppdraget. Ta fram en exempelskrift där goda exempel från offentlig förvaltning presenterar sig och sitt utvecklingsarbete med e-handel. Skriva artiklar i strategiska medier kring e-handel. Ta fram ett engelskt informationsmaterial som belyser det svenska arbetet och erfarenheter/kunskaper inom e-handelsområdet. Ta fram en vägledning för e-handelsprojekt. Genomföra hearings kring e-handel, där myndigheterna själva inför varandra, näringslivet och regeringen, redovisar status och utvecklingsambitioner. Arrangera en studieresa till ett föregångsland inom e-handel i syfte att stödja och inspirera eldsjälar inom den offentliga förvaltningen. Avslutade aktiviteter I samarbete med Sveriges Kommuner och Landsting och andra strategiska aktörer, har ett nationellt seminarium genomförts där effekterna av e-handel står i fokus. Byggt upp ett E-handelsnätverk mellan myndigheter och anordna 4 mötestillfällen. 2 möten arrangerades under året. Genomfört kundbesök, minst 20 på statliga myndigheter, 10 på kommuner och landsting. Deltagit på Statlig inköpssamordnings 5 regionala användarseminarier. Kartlagt förutsättningarna för ett gemensamt e-utvecklingsprojekt mellan statliga myndigheter, genomfört Statres-projektet. Arrangerat frukostseminarium med fokus på de nya upphandlingsdirektiven konsekvenser för e-handel, 26 januari Deltagit på minst 6 informationsmöten/seminarier som Sveriges Kommuner och Landsting arrangerar för sina medlemmar. Identifierat och gett stöd till projekt som bedriver ett utvecklingsarbete inom e-handel. OBS Statskontoret valde ut ett större projekt, SKEA-projektet. Deltagit i externa mäss och konferensarrangemang; Kvalitetsmässan, Kommunekonommässan. Pressmeddelanden har skickats ut i samband med Mäta Nyttanprojektet.

7 PM 7 (19) Pågående aktiviteter SKEA-projektet SKånes Elektroniska Affärer Elektronisk handel införs i allt högre utsträckning i såväl näringslivet som offentlig förvaltning. På senare år har utvecklingsprojekt bedrivits i ett antal av Skånes kommuner. Från kommuner som ännu inte kommit så långt i sitt utvecklingsarbete har framförts önskemål om att Kommunförbundet Skåne ska ta initiativ till ytterligare projekt enligt den modell som tidigare tillämpats. Projektarbetet fokuserar i första hand på förändringar i de kommunala inköpsprocesserna och de rationaliseringar som nya arbetsformer och ny teknik kan ge. Erfarenheter av nyligen genomförda projekt har visat att genom samverkan mellan flera kommuner skapas det betydande resurser som ger förutsättningar för snabbare och bättre införande/genomförande. Detta innebär att kostnaderna kan hållas nere samtidigt som erforderliga resurser avsätts för att ha hög kvalitet och nå beslutade målsättningar inom avsatt tid. Kommunförbundet Skåne och Verva (tidigare Statskontoret) har den 15 september 2005 beslutat att medverka vid finansiering av ytterligare projekt för införande av elektronisk handel i kommunerna. Deltagande kommuner är Hörby, Skurup och Bjuv. Projektet är uppdelat i fyra etapper där fjärde etappen är en uppföljningsetapp som avropas särskilt av medverkande kommuner. Verva deltar i såväl projekt- som styrgruppsarbetet Vervas deltagande innebär att samla, koordinera, analysera och kvalitetssäkra resultatet i syfte att utveckla en vägledning för genomförande av e-handelsprojekt. Projektets resultat är en del av flera underlag som ligger till grund för framtagandet av vägledningen. Rapporten skall på vetenskaplig grund visa på erfarenheter och utfall av att i gemensam projektform införa elektronisk handel i kommunerna Skurup, Hörby och Bjuv (region Skåne). Den ska även belysa nyttan/svårigheten av att offentliga organisationer går ihop och gemensamt genomför införandeprojekt av e-handel. En annan viktig del att studera och belysa i rapporten är, om det finns olikheter mellan kommuner och statliga myndigheter vid införande av e-handelsprojekt. Seminarieserien Effektivare inköps- och fakturahantering Den 18 november 2005 startade Verva (Statskontoret) en seminarieserie i tre delar i syfte att möta de frågor som är aktuella bland myndigheters planering av övergång till elektroniska fakturor eller andra åtgärder för att effektivisera sin inköps- och fakturahanteringsprocess. Bakgrunden till seminarieserien är den studie som Statskontoret genomfört genom sitt regeringsuppdrag för en ökad användning av elektronisk handel i offentlig sektor. Studien visar på att elektroniskt stöd

8 PM 8 (19) för inköps- och fakturahantering kan ge såväl lägre kostnader som högre kvalitet i verksamheten. Målsättningen med seminarieserien är att lyfta fram goda exempel, delge inhämtade erfarenheter både nationellt & internationellt samt identifiera och stödja införandeprojekt av e-handel bland statliga myndigheter. Under 2005 har två av tre seminarier genomförts. Det tredje och slutliga kommer att genomföras under första kvartalet 2006 där vi kartlägger förutsättningarna för ett gemensamt e-handelsprojekt mellan statliga myndigheter. Den genom SKEA-projektet framtagna vägledningen kommer att användas för detta gemensamma pilotprojekt i syfte att klarlägga om vägledningen och ett gemensamt införande, är applicerbart även på statliga myndigheter. Bevakning av teknikutveckling Bristen på enhetliga standarder lyfts ofta fram som en komponent som hindrar en utökad användning av e-handel. Inom ramen för EU-samarbetet har man konstaterat att det finns för många olika standarder och att detta medför en osäkerhet och en otydlighet för användarna vid val av e- handelslösningar och för att överhuvudtaget komma igång med sin e-handel. Problemen med höga implementeringskostnader, bristande interoperabilitet samt att investeringar i e-handel inte genererar de effektiviseringsvinster man förväntat, skylls i viss utsträckning på bristande enighet kring standards. Det är av stor vikt att prioritera bland de tekniska krav som olika aktörer kan ställa på köpare och säljare, så att de tekniska anpassningarna inte äter upp vinsterna med e-handel. Vidare att bevaka och påverka utvecklingen internationellt för att undvika inlåsningseffekter. Ej påbörjade aktiviteter Ta fram en strategi för hur Verva skall arbeta med harmoniseringsoch standardiseringsfrågor. Arbetet skall integreras med planen för den elektroniska förvaltningen samt utvecklingsarbetet med de verksamhetsgemensamma resurserna. Avslutade aktiviteter Medverka i utvecklingsarbetet av SFTI, Single Face To Industry. o Statskontoret medverkade i styrgruppens 4 möten. o Statskontoret medverkade i beredningsgruppens 4 möten. o Statskontoret medverkade i SFTI-specifika utvecklingsprojekt i mån av resurser, exempelvis marknadsföringsaktiviteter av Svefakturaarbetet 2005.

9 PM 9 (19) Deltagande i det internationella standardiseringsorganet CEN/ISSS workshoparbete kopplat till e-handel/e-procurement. Förvaltning av Res med ebxml-stipendiet. Medverkan i Nätverket för Elektroniska Affärer, NEA. o Medverka i arbetsgrupperna Juridik och säkerhet, Teknik och Harmonisering samt Användning och Spridning. Internationellt perspektiv Statskontoret har deltagit, enligt regeringsuppdrag, i EU-initierat samarbete om elektronisk handel, standarder och upphandlingsfrågor. Arbetet bedrevs inom några olika grupperingar: Statskontoret har under året deltagit i arbetet i IDA, Interchange of Data between Administrations (IDA) vars syfte är att ur teknisk synvinkel möjliggöra elektronisk offentlig upphandling mellan medlemsstaterna. Statskontoret och NOU deltar i Kommissionens Rådgivande kommitté för offentlig upphandling. Detta är en expertkommitté där samtliga medlemsstaterna ingår. Kommittén har med hänsyn till bestämmelserna om elektronisk offentlig upphandling i de nya direktiven bildat en arbetsgrupp som skall ha till uppgift att arbeta med frågor som rör elektronisk upphandling. I de nya direktiv som antagits av Europaparlamentet och rådet om samordning av förfaranden vid offentlig upphandling anges att myndigheterna skall ges rätt att kräva in anbud på elektronisk väg. Vidare innehåller de nya direktiven helt nya förfaranden som sker elektroniskt, s.k. dynamiska inköpssystem och elektroniska auktioner. Samtliga organ har som mål att främja gränsöverskridande offentliga upphandling och stödja arbetet med införande av nya upphandlingsdirektiv. Att lyfta fram svenska erfarenheter, kunskaper och goda exempel inom området upphandling, e-handelsfrågor och standards är till nytta för att stärka Sveriges position i europasamarbetet. Avslutade aktiviteter EU Public Procurement Learning Lab Strategier för att stödja små och medelstora företag i offentlig upphandling. Under 2005 har en arbetsgrupp inom ramen för the EU Public Procurement Learning Lab genomfört jämförande metodstudier av företags erfarenheter från offentlig upphandling. Gruppens uppgift har varit att kartlägga möjliga sätt att stimulera deras medverkan.

10 PM 10 (19) Deltagande i internationella arbetsgrupper Deltagande i de tre ovan nämnda organen för att sprida information om svenska erfarenheter och kunskaper. Nordiskt erfarenhetsutbyte Medverkan i ett nordiskt erfarenhetsutbyte inom e-handelsområdet. På Norgemötet i Oslo under våren 2005 har Statskontoret redovisat erfarenheterna från Mäta nyttan projektet. Elektronisk förvaltning som drivkraft för e-handel Svenska myndigheter har i internationella jämförelser kommit relativt långt i utvecklingen av elektroniska tjänster till medborgare och företag. Det svenska näringslivet och folk i allmänhet känner en förhållandevis stark tilltro till myndigheter, vilket ger goda förutsättningar för en fortsatt snabb utveckling av det statliga elektroniska tjänsteutbudet. Elektronisk handel är en av flera tillämpningar som innebär elektronisk överföring av information. Andra är ärendehantering och ärendehandläggningsprocessen. Genom att aktivt informera om de olika tillämpningarna/projekten kan de draghjälp åt varandra. Ju större erfarenhet myndigheterna får av elektroniska ärendehanterings- /ärendehandläggningsprocesser och elektronisk kommunikation inom förvaltningen och gentemot privatpersoner/företag i sakverksamheten. Desto mer intresserade blir de av att kunna sköta sin handel på motsvarande sätt, desto större är också insikten om att det behövs en gemensam infrastruktur och standarder samt också om att det inte handlar om att automatisera existerande rutiner och arbetssätt. Påbörjade aktiviteter Det har skett en medverkan i och samordning av Statskontorets övriga projekt som har bäring mot e-handel, tex Kanalstrategiprojektet, Vällingbys e-center m fl. Ej påbörjade aktiviteter Identifiera och kartlägga synergieffekter mellan den elektroniska förvaltningen och e-handel. Inriktning 2006 En väl utvecklad elektronisk handel leder till effektivisering av affärsprocesserna hos både köpare och säljare och som en följd av detta till

11 PM 11 (19) ekonomisk tillväxt. Samtidigt kan det leda till bättre beslutsprocess hos myndigheterna som köpare och därmed till bättre produktval och till lägre priser. Utvecklingen av e-handel mellan offentliga sektorn och näringslivet kan även leda till att privata köpares e-handel underlättas, inte minst för att standardisering och harmonisering är av stor betydelse för en god utveckling. 1. Samverka med övriga enheter inom Verva, i frågor om utveckling, metodstöd och information. 2. Vidareutveckla samverkan med ESV, SKL, Nutek och med leverantörsmarknaden genom dess organisationer och samverkansgrupper såsom NEA Tillhandahålla lösningar med IT-stöd för avrop/leverans/ekonomistyrning och faktura, som stödjer både stora och små myndigheter Underlätta för myndigheter och leverantörer att medverka i e-handel. 5. Lyfta fram svenska erfarenheter för att stärka Sveriges position i europasamarbetet. 6. Harmonisering för att underlätta gränsöverskridande handel. 7. Trappa ned stöd till lokala projekt, främst sådana som andra organisationer kan stödja i sin verksamhet. Införandet av e-handel hos såväl köpare som säljare är främst att hänföra till begreppet Verksamhetsutveckling. Köparen har att se över sina interna processer och sin inköpsstrategi samt att vid behov tydliggöra beslutsordningen vid inköp och budgetbelastning. Säljaren skall i många fall se över sitt sätt att hantera inkommande order i relation till berörda avtal och logistiksystem samt sina affärsmål. För att undanröja hinder och svårigheter som består i teknik och standardfrågor bör det tekniska inköpsstödet kunna avropas. Därmed ges ett gränssnitt mellan organisationen och teknikstödet som gör det möjligt att inrikta införandet på verksamhetsutvecklingen. Samtidigt bör det inköpsstöd som kan avropas vara så flexibelt att både myndigheten (köparen) och leverantören (säljaren) ges stor frihet i att lösa de interna organisatoriska frågorna på valfritt sätt. Ett annat hinder för införande av e-handel, främst vid mindre myndigheter, är att till ramavtal refererande aktuell produktkatalog och prislista inte är tillgängliga. I en ramavtalsupphandling kan därför övervägas om leverantören av inköpsstödet även kan ansvara för att tillhandahålla produktkatalog och prislista som uppdateras löpande av de bakomliggande leverantörerna. 6 Nätverket för Elektroniska Affärer 7 När begreppet myndighet används utan närmare distinktion avses såväl statliga myndigheter som kommuner och landsting.

12 PM 12 (19) Aktiviteter E-handel i fokus - Vad krävs för att införa e-handel i en organisation? - Vilka nyttoeffekter och vilken effektiviseringspotential kan vi förvänta oss av investeringar i e-handel? Operativa mål Vid slutet av uppdragsperioden skall en grund ha lagts för att attityderna inom offentlig sektor skall förändras, så att frågan prioriteras och e-handel börjar ses som en integrerad del av verksamheten. Aktiviteter I syfte att underlätta för myndigheter att införa e-handel ska en vägledning i verksamhetsutveckling tas fram. Vägledningen vänder sig till såväl myndigheter som leverantörer och bygger på förutsättningen att det tekniska stödet för inköpssystem kan avropas på ramavtal. Hjälpa större myndigheter att ta fram handlingsplaner för elektronisk handel, genom seminarieserien Effektivare inköps- och fakturahantering - e- handel. Ge stöd till myndigheter vad gäller löpande utvärdering och projektstyrning av e-handelsprojekt. Bygga upp ett e-handelsnätverk mellan myndigheter. Presentera kalkylmodeller för att mäta nyttoeffekterna inom utvalda organisationer inom offentlig sektor. Kartlägga processer inom inköp och administration och hur dessa kan effektiviseras med hjälp av IT-stöd. Utveckla principer för att kunna utvärdera framväxten av användningen av e-handel. Se över förutsättningarna att styra de statliga myndigheterna mot införande av elektroniskt stöd för inköp och fakturahantering. Se över förutsättningarna att beakta användning av elektroniskt stöd för inköp och ekonomiadministration vid exempelvis EA-värdering av statliga myndigheter. Undersöka den offentliga användningen av e-handel. Undersöka förutsättningarna för en Inköpsstrategi för offentliga sektorn.

13 PM 13 (19) Ramavtal - Ett medel att stödja och främja utvecklingen av e-handel Operativa mål Vid slutet av uppdragsperioden skall ramavtal samt en vägledning för införande och användning av e-handel finnas tillgänglig. Vidare skall stöd för e-handel efterfrågas i samtliga offentliga upphandlingar. Aktiviteter Ramavtal för e-handel Initiera upphandling av inköpsstödmodul som kan samverka med ekonomisystemen och med den fakturaväxel som upphandlas av ESV. Gemensamma funktioner för mindre myndigheter bör övervägas (s k shared servicecenter) (Ramavtal för e-handel tecknades 1995 och upphörde att gälla Det avtalet nyttjades främst inom den kommunala sektorn.) Nytt ramavtal upphandlas som tjänst. I tjänsten bör ingå att underhålla produktkatalog och prislista innefattande gemensamma ramavtal. Som option ska egna avtal kunna göras tillgängliga. Sannolikt bör avropande myndighet kunna erbjudas en egen vy som visar ett urval ur produktkatalogen. Vidare ska avropande myndigheten kunna lägga till produkter från egna avtal. Ramavtalsupphandlingen ska genomföras i nära samråd med såväl SKL (som i brev framhållit att en upphandling bör beakta EDI i enlighet med SFTI) som med ESV som under 2006 avser att upphandla fakturaväxel för statliga myndigheter. Generella krav i ramavtalsupphandling Den gemensamma kravställningen i ramavtalsupphandling bör anpassas för att ge stöd för elektronisk ärendehantering och elektronisk handel, med tillämpning av standardformat för order, faktura och övriga affärsdokument. Informationsspridning - i syfte att skapa en mer positiv attityd till e-handel Operativa mål Öka förståelsen och beställarkompetensen för e-inköp och e- ekonomiadministration. Aktiviteter Seminariseserien Effektivare inköps- och fakturahantering - avslutande delen; Projektstart eller hur går vi vidare

14 PM 14 (19) Seminariet vänder sig till statliga myndigheter som har planer eller står inför beslut om ett eventuellt införande av elektronisk handel. Syftet med det sista seminariet i serien är kartlägga förutsättningar för ett eventuellt gemensamt införande av elektronisk handel i respektive myndighet. Ta fram en informationsstrategi med tillhörande informationsmaterial såsom informationsblad, exempelskrift, debattartiklar och engelskt informationsmaterial samt delta i externa mäss- och konferensarrangemang och att utforma pressmeddelanden. Ta fram en övergripande vägledning för e-handelsprojekt. Ta fram genomförandehandledningar för myndigheter av olika storlek, med vägledning i organisationsfrågor mm. Genomföra hearings kring e-handel med representanter från myndigheter, näringsliv och regering. Informationsskrift Vad innebär e-handel för min organisation E-verktyg för att effektivisera inköpsprocessen adoption i offentlig sektor Analys av Skatteverkets införande av elektroniskt beställningssystem genomförs av Handelshögskolan på uppdrag av Verva och Skatteverket. Resultatet är en del av flera underlag som kommer att ligga till grund för framtagande av en övergripande vägledning för e-handelsprojekt. Bevakning av teknikutveckling - Harmonisering och standardiseringsfrågor Operativa mål Stärka användarnas möjligheter att generera vinst vid användandet av elektroniska handelssystem. Aktiviteter Ta fram en strategi för hur Verva skall arbeta med harmoniserings- och standardiseringsfrågor. I detta ingår beslutsprocessen för standardiserade affärsdokument. Utveckla SFTI tillsammans med SKL, ESV, näringslivet och referensmyndigheter. Ta fram standarder (SFTI) för inköps- och leveransprocessen som kan samverka. Näringsdepartementets e-handelsgrupp sammankallas för att samordna offentliga aktiviteter med näringslivets.

15 PM 15 (19) Medverka i Nätverket för Elektroniska Affärer, NEA för att samordna offentliga aktiviteter med näringslivets. Kontakta leverantörer av Order-Lager-Faktureringssystem för att möjliggöra stöd i standardprodukter. Tjänsten ska vara enkel att tillämpa även för små leverantörer. Internationellt perspektiv hur kan vi marknadsföra svenska erfarenheter och kunskaper samt förbättra vårt lärande av andra. Operativa mål Att lyfta fram svenska erfarenheter för att stärka Sveriges position i europasamarbetet. Aktiviteter Fortsatt medverkan i ett nordiskt erfarenhetsutbyte, baserat på en tydligare SFTI-gemenskap. Genomföra eller medverka i en internationell workshop med temat offentlig upphandling hur påverkas de små och medelstora företagen. Delta i det internationella samarbetet, bl.a. standardiseringsorganet CEN/ISSS s workshoparbete, IDA, och DG Market Elektronisk förvaltning som drivkraft för e-handel Operativa mål Söka synergieffekter mellan utvecklingsarbetet som äger rum inom den elektroniska förvaltningen och e-handelsprogrammet Aktiviteter Samverka med Vervas övriga projekt som har bäring mot e-handel. Identifiera och kartlägga synergieffekter mellan den elektroniska förvaltningen och e-handel. E-upphandlingsuppdraget (Fi) Vervas uppdrag är att bilda och leda en arbetsgrupp som informerar om svensk lagstiftning för elektronisk offentlig upphandling stödja det svenska arbetet i kommissionens arbetsgrupp stödja utredningen för genomförandet av de nya upphandlingsdirektiven

16 PM 16 (19) föreslå krav för harmoniserade systemlösningar underlag till nationell plan för införande av elektronisk offentlig upphandling har lämnats Nationell plan 2005:27 Försöksverksamhet med de nya upphandlingsförfaranden dynamiska inköpssystem och elektroniska auktioner Information riktade till offentliga upphandlare Erfarenhetsspridning Metodstöd Informationsstruktur Påvisa vinsten med införande av elektroniska metoder Större myndigheter tar fram egna handlingsplaner för elektroniska metoder. Elektroniska signaturer Regelverk Harmonisering för att underlätta en gränsöverskridande handel Jämförelser med andra upphandlande enheter, både inom och utanför Sverige, Kunskapsuppbyggnad om inköpsverksamheten inom offentlig förvaltning. Sammanfattning Vid årets slut ska - vägledning för verksamhetsutveckling finnas, för myndighet och leverantör, att tillämpas från våren 2007, - enhetliga krav på leverantörer för e-handel i upphandlingar användas, - webbaserat inköpsstöd upphandlas för att kunna avropas våren 2007, - e-handel ha en framträdande plats på och - standardformat för e-order och e-faktura finnas (EDI och Svefaktura). Framgångsfaktorer För att uppnå de ovan redovisade målen krävs svar på frågorna: Vilka motiv kan vara giltiga för myndigheter (statliga och kommunala) att införa e-handel? Vilka hinder kan finnas som försvårar ett införande av e-handel? Hur finansieras det webbaserade inköpsstödet i ett inledande skede?

17 PM 17 (19) Inriktning Regeringens initiativ att prioritera och lyfta fram elektronisk handel inleddes för mer än 10 år sedan och det tydliggjordes inte minst genom Toppledarforum. Senare har Nordiska ministerrådet lyft fram e-handel som ett viktigt medel för välfärd och tillväxt. Det finns en stor potential för ökat samarbete och gemensam syn mellan nordiska länder angående främjandet av e-handel i enskilda nordiska länder och för utvidgandet av en nordisk marknad som en del av den internationella marknaden, inklusive marknaden för e-handel. Under dessa år har många aktiviteter genomförts i syfte att möjliggöra elektronisk handel med målet att en ökad offentlig e-handel ska leda till effektiviseringar hos såväl myndigheter som i näringslivet. Spridningen av e-handel har ändå inte skett i det tempo som eftersträvades. Nu har det nordiska samarbetet tagit fart och blivit fruktbart. Nu sker samverkan med alla nordiska länder och dessutom England. Samarbetet syftar i hög grad till att basera sina respektive initiativ på gemensamt vald standard och att göra det på ett sätt som möjliggöra gränshandel. Detta nordeuropeiska samarbete har goda förutsättningar att fortsätta i bredare form, inom ramen för elektroniska affärsdokument. Samtidigt inriktas utvecklingen inte bara mot offentlig sektor som köpare, utan hänsyn ska i allt högre grad tas till att företagen har samma behov av elektroniska rutiner för sina inköp av förnödenheter i sin verksamhet (indirekta kostnader) som myndigheterna. Enligt planen för 2006 ska vägledningar för införande av e-handel hos såväl köpare som säljare tas fram, IT-stöd för inköpsprocessen upphandlas samt utbildnings- och informationsaktiviteter inledas. För att dessa insatser ska få avsett genomslag och god effekt i såväl offentliga sektorn som näringslivet krävs fortsatta insatser, både för att stödja införandet, att påvisa effekterna och att vidareutveckla stödet till e-handeln. Genom detta kan en positiv utveckling förstärkas och få full kraft. Verva föreslår därför att uppdraget att arbeta för en ökad användning av elektronisk handel förlängs med en fortsatt finansiering av kostnaderna för ett sådant uppdrag. Samtidigt bör övervägas hur den initiala kostnaden för driften av det IT-stöd som upphandlas skall finansieras, för att inte utgöra ett hinder för myndigheterna att börja tillämpa elektronisk handel.

18 PM 18 (19) Bilaga 1 Samverkan nationellt och internationellt Nationellt samarbete SFTI-samarbete med Sveriges Kommuner och Landsting SFTI, Single Face To Industry, har framgångsrikt gjort ett arbete inriktat på framtagande och rekommendationer av öppna standarder för elektronisk affärskommunikation. Statskontorets har medverkat för att upprätthålla ett tekniskt kansli som fungerar som utvecklings och stöd/supportresurs till alla användare inom den offentliga sektorn av SFTI standarder. Seminarieserien Effektivare inköps- och fakturahantering - avslutande delen; Projektstart eller hur går vi vidare Seminariet vänder sig till statliga myndigheter som har planer eller står inför beslut om ett eventuellt införande av elektronisk handel. Syftet med det sista seminariet i serien är kartlägga förutsättningar för ett eventuellt gemensamt införande av elektronisk handel i respektive myndighet. SKEA- SKånes Elektroniska Affärer Projekt som belyser nyttan/svårigheterna av att i gemensam projektform införa elektronisk handel i kommunerna Skurup, Hörby och Bjuv (region Skåne). Vervas deltagande innebär att samla, koordinera, analysera och kvalitetssäkra resultatet i syfte att utveckla en vägledning för genomförande av e-handelsprojekt. Projektets resultat är en del av flera underlag som ligger till grund för framtagandet av vägledningen. SFTI SFTI bör under 2006 få tydligare status som ett gemensamt organ för stat, kommun och landsting för framtagande och underhåll av öppna standarder för elektronisk affärskommunikation mellan offentliga sektorn och näringslivet. För att åstadkomma detta bör SFTI:s styrelse breddas med representanter från näringslivets organisationer. Det internationella samarbetet inom detta område har drivits av Statskontoret (från 2006 Verva) SKL, Nutek och ESV i samverkan. Även i detta sammanhang blir SFTI en sammanhållande kraft och styrfunktion. Näringsdepartementets e-handelgrupp För att uppnå samverkan med näringslivets organisationer, Sveriges kommuner och landsting och andra myndigheter samlas företrädare för informellt erfarenhetsutbyte. Därigenom kan även vissa hinder undandröjas som annars kunde försena arbetet med att införa e-handel i Sverige.

19 PM 19 (19) SKL Genom att statliga myndigheter, kommuner och landsting i många avseenden har likartade problem och behov inom inköpsområdet kan införande av e-handel strömlinjeformas för offentliga sektorn, vilket är till nytta för leverantörerna. Dessutom kan vi gemensamt leda utvecklingen inom detta område, vilket bör ske med näringslivets behov i fokus. ESV Genom att ESV har en styrande roll för statliga myndigheter, inte minst i frågor om ekonomihantering, har ESV en nyckelroll för framgång med e- handel. Nutek Utvecklingen av e-handel, för myndigheter och leverantör gemensamt, ligger inom ramen för Nuteks projekt HIT. Genom ett nära samarbete kan grunderna för införandet av e-handel stödjas. Vinnova Framtagande av såväl tekniklösningar som verksamhetsförbättringar kan ske i samverkan med Vinnova, och får därmed även en framåtsiktande vetenskaplig prägel. NEA Nätverket för elektroniska affärer (tidigare GEA) är en frivillig sammanslutning av myndigheter, leverantörer och organisationer med ett tydligt gemensamt intresse att på bästa sätt tillvarata möjligheterna till effektivisering och tillväxt genom e-handel. GS1 De tekniska utvecklingen ska baseras på internationell standard, på både köparens och leverantörens villkor. GS1 har i detta en nyckelroll för att ge stöd till inte minst katalogtjänster. Internationellt samarbete Nordiskt nätverk Nordic network for e-business Inom ramen för detta samarbete kan de nordiska länderna gemensamt föra fram sin syn på harmoniserings- och standardiseringsarbete för elektroniska affärsdokument. Förutsättningarna för att skapa nordiskt interoperabla lösningar skapas i denna samverkansgrupp. UN/CEFAKT Harmonisering och standardisering internationellt CEN/ ISSS Harmonisering och standardisering internationellt