Effektiva inköp i svenska. E-inköpsdagen

Transkript

1 Effektiva inköp i svenska staten E-inköpsdagen 12 maj 2009

2 Regeringen g vill effektivisera inköpsprocessen i tre steg E-faktura ( ) E-beställning ( ) E-upphandling ( ) Ansvar: ESV Ansvar: ESV Ansvar: Kammarkollegiet Förstudie Leda och samordna införandet samt reglering och normering SFTI Slutrapport Förstudie - Leda och samordna införandet samt reglering och normering - SFTI - Slutrapport - Upphandlingsstöd -Upphandlings-plattform p Följa upp effekter Följa upp effekter Följa upp effekter

3 Vad ger ett samordnat införande av e-beställningar i staten? Kostnadsbesparingar Förenklad hantering Nytta 3,5 miljarder SEK (prisbesparing) + Ökad ramavtalstrohet + Ökad prismedvetenhet Nytta 1,3 miljarder SEK (processbesparing) Förbättrad kvalitet och service + Bättre förutsättningar för handel över gränserna + Bättre IT-mognad hos personalen + Flexibilitet i att organisera av verksamheten + Förbättrad registervård + Förbättrad styrning och uppföljning + Goda exempel sprids i statsförvaltningen + Harmoniserade verksamhetsstöd + Informationsspridning underlättas + Mer rättvisande redovisning + Merförsäljning på ramavtal + Mindre administration för ramavtalsleverantörer + Mindre miljöpåverkan + Mindre stress i bokslutsarbetet + Möjliggöra lärande och jämförelser mellan olika sektorer + Nya affärsmöjligheter + Omprioritering av insatser + Samsyn i offentlig sektor + Staten attraktiv arbetsgivare + Stärkt förvaltning + Stärkt intern styrning och kontroll + Underlättar behovsanalys + Underlättar kommunikation mellan köpare och säljare + Underättar kostnadsmässig anslagsavräkning + Ökad rättssäkerhet Kostnad Kostnad för införande 1 miljard SEK (utredning, anskaffning, införande & drift)

4 Hur lyckas vi med e-beställningar? Framgångsfaktor Förutsättning Åtgärd Tydligt vad myndigheterna Regeringsbeslut om krav på behöver göra myndigheterna Tillägg i en ny förordning om e- handel att alla myndigheter ska: En utpekad ansvarig som leder och samordnar myndigheterna Regeringsbeslut om mandatet - hantera beställningar elektroniskt senast den 31 december En myndighet ska i sitt arbete med inköp etablera en inköpspolicy p och en inköpsstrategi. Regeringsuppdrag till ESV - samverkan med Kammarkollegiet om stöd till mindre och medelstora myndigheter - samverkan med Nutek om information till näringslivet Stöd för myndigheter och Regeringsbeslut om resurser för Ökat anslag till ESV information till näringslivet arbetet Gemensamma standarder ESV förbereder normering Standardformat för inköpsprocessen fastställs i förordning Systemstöd och övrig infrastruktur för myndigheter Tillgång till systemstöd och nödvändiga tjänster för att införa elektroniska beställningar Ökat anslag till ESV för att finansiera i statens del i SFTI ESV genomför upphandling och statliga ramavtal på området finns tillgängliga

5 Vad behöver göras? Inköpspolicy och -strategi ELEKTRONISK HANDEL Prislista Elektronisk försäljning Sveorder Övriga Pi Prislista AT t Elektroniska beställningar Leverantörens interna rutiner Svefaktura Myndighetens interna rutiner Redan reglerat Nya krav i förordning och föreskrift Bilaterala överenskommelser

6 Införande av e-beställningar Andel Egna initiativ Egna initiativ Egna initiativ Förbereda Förebilder Utveckla stödpaket Upphandla Förbereda M3-M2 Förbereda M4-M5 Införa Förebilder Förbereda M1 Införa M4-M5 Införa M1 Införa M3-M2 Förvalta och vidareutveckla M1 Förvalta och vidareutveckla M3 Förvalta och vidareutveckla M4-M5 Förvalta och vidareutveckla Förebilder Förvalta och vidareutveckla stödpaket Aktiv ramavtalsförvaltning Små & Medel Nettonytta Medel & Stora Kunskapsdelning

7 Var står vi idag?

8 Inköpsprocessen Tid Organisation Strategisk inköpsplanering &styrning Upphandla & hantera avtal Beställa Leverans- & fakturahantering Sällan Få Ibland Några Ofta Många

9 Problem och förväntade effekter Strategisk inköpsplanering & styrning Upphandla & hantera avtal Beställa Leverans- & fakturahantering Proble em - Bristande styrning mot - Bristfällig överblick - Fragmenterat - Fragmenterat det ekonomiskt mest av avtal, leverantörer arbetssätt på regional arbetssätt på regional fördelaktiga avtalet och sortiment och lokal nivå och lokal nivå - För lite tid läggs på strategiskt t ktinköpsarbete - Bristfälligt stöd för inköpsplanering och uppföljning - Rutiner för styrning och utveckling av leverantörer saknas -Manuellt och tidsödande arbete vid beställningar - Manuellt och tidsödande arbete vid kontroll av faktura mot beställning - Nyckeltal och mål saknas Förvän ntade effek kter - Starkare styrning mot bästa inköpsbeteende, bästa avtal och kostnadseffektivaste varor och tjänster - Ökad affärsmässighet med bibehållen juridisk Korrekthet - Högre grad av automatisering i upphandlings- och inköpsarbetet för att frigöra resurser till operativ kärnverksamhet och strategisk inköpsplanering - Information om avtal leverantörer och sortiment samlat till ett gemensamt ställe - Starkare styrning av leverantörers uppfyllande av överenskomna åtaganden - Enhetligt och kvalitetssäkrat arbetssätt i hela organisationen - Förenklingar och frigjord tid för kärnverksamheten - Enhetligt och kvalitetssäkrat arbetssätt i hela organisationen - Automatisk matchning av beställning och faktura

10 Vad tycker statens t leverantörer? Nyttor Dik Drivkrafter Hinder (upplevda och förväntade) (att införa e-handel) (flaskhalsar) Leverantörer som har Tidsbesparingar Ökade kundkrav Integrationsproblem infört elektronisk handel leverantören vs kundens styrsystem Minskad administration Behov av effektivisering Resurskrävande i form av kostnader för nödvändiga di systemförändringar Leverantörer som inte har infört elektronisk handel Ökade konkurrensfördelar Ökade affärsmöjligheter Tidsbesparingar Ökade kundkrav Anses komplicerat att införa Minskad administration Övertygas om nyttan med Ser inte behovet av e- e-handel handel Ökad kundkontakt Tillgång till resurser Bristande resurser

11 Vad behöver er göras?

12 Vad behöver myndigheterna göra? Ledningens stöd och styrning Strategisk inköpsplanering & styrning Inköpsprocessen Upphandla & hantera avtal Beställa Leverans & fakturahantering Involvering Strategi Process Organisation Verktyg Kompetens

13 Hur påverkas myndigheter och leverantörer? LÖSNING / TEKNOLOGI (KÄND, STANDARD ELLER NY, UTVECKLING?) KULTUR (HOMOGEN ELLER FLERA PROFESSIONER OCH KULTURER?) ORGANISATION (MINDRE INOM SAMMA VERKSAMHET ELLER MÅNGA, VERKSAMHETER SOM DELTAR?) RESURSER (BEGRÄNSADE ELLER MÅNGA MANÅR?) TIDSRAMAR (GENERÖSA ELLER SNÄVA?) PLACERING (SAMMA PLATS ELLER GEOGRAFISKT SPRIDDA?) LEVERANS (EN SAMMANHÄNGANDE ELLER MÅNGA OLIKA?) FAKTORER SOM GENERERAR KOMPLEXITET PROGRAMMETS BETYDELSE (LÅGT ELLER HÖGT?) POLITISKA FÖRHÅLLANDEN (FÖRANKRAT ELLER MOTSÄTTNINGAR?) INTRESSENTER (FÅ OCH FÖRUTSÄGBARA ELLER MÅNGA OCH SVÅRFÖRUTSÄGBARA?) FÖRVÄNTAT RESULTAT (FÖRUTSÄGBART, DEFINIERBART ELLER SAMMANSATT, SVÅRFÖRUTSÄGBART?)

14 Sammanfattning Mål Så enkelt som möjligt för så många som möjligt Kostnadsbesparingar Strategi Varför Förenklad hantering Upphandla Beställa Förbättrad kvalitet och service Faktura Vilka Regeringen Ledning och samordning Offentlig sektor Leverantörer Vad Myndigheterna hanterar beställningar elektroniskt Myndigheterna jobbar strategiskt med inköpsprocessen Möjligheter för näringslivet att e-handla med staten Andel Hur Förvalta och Införa M1 vidareutveckla M1 Egna initiativ Förbereda M1 Förvalta och Införa M3-M2 vidareutveckla M3 Egna initiativ Förbereda M3-M2 Införa M4-M5 Förvalta och vidareutveckla M4-M5 Egna initiativ Förbereda M4-M5 Införa Förebilder Förvalta och vidareutveckla Förebilder Förbereda Förebilder M1-M2 Nettonytta M3-M5 Utveckla stödpaket Upphandla Förvalta och vidareutveckla stödpaket Aktiv ramavtalsförvaltning Kunskapsdelning

15 Välkomna med frågor och synpunkter! Anders Nyström , Myndigheter - SFTI - Svefakturan - se Näringsliv - Frågor e-faktura@esv.se