Livsmedelupphandling, U.24, 1 december 2011, Stockholm. David Braic upphandlingschef, Växjö kommun david.braic@vaxjo.se

Transkript

1 Livsmedelupphandling, U.24, 1 december 2011, Stockholm David Braic upphandlingschef, Växjö kommun david.braic@vaxjo.se

2 Växjö kommun Växjö kommun: ca invånare ca 7000 kommunanställda Växjö kommuns totala årliga inköpsvolym: ca 800 MKR 300 avtal hanteras centralt av upphandlingsenheten. 60 upphandlingar per år 11 personer arbetar på upphandlingsenheten 6 upphandlare 1 operativ E-handelsansvarig 1 DC handläggare 1 upphandlingsassistent 1 processkartläggare/projektledare 2

3 Fakta - utfall Upphandlingen omfattade färskt kött, mejeriprodukter, färskt bröd samt frukt& grönt (fyra separata upphandlingar) Upphandlingsvolym ca 30 MKR Upphandlingen omfattade även 7 kranskommuner i Kronobergs län. Växjö administrerade upphandlingen för samtliga kommuner. Anbud kunde lämnas på mindre volymer (utan krav på sortimentsbredd) Utvärdering för Växjös del skedde per position dvs en leverantör kunde exempelvis få avtal på 20 produkter av 50 medan en annan leverantör kunde få avtal på 5 produkter osv. Leverans behöver endast ske till en (1) leveransadress (Växjö har infört samordnad varudistribution) Ekologiskt sortiment efterfrågades Tillämpning av miljöstyrningsrådets kriterier Växjö i samarbete med LRF kallade till informationsmöte i god tid innan upphandlingen i syfte att informera både små och stora presumtiva anbudsgivare om kommande livsmedelsupphandling. Uppföljningsmöte efter genomförd upphandling

4 Fakta - utfall Totalt 17 anbudsgivare Varav 13 anbudsgivare från närområdet Avtal tecknas med samtliga 17 anbudsgivare

5 Konsekvensanalys En uppdelad upphandling öppnar upp för mindre företag/producenter men är fortfarande intressant för större aktörer/grossister Många leverantörer får avtal men med risk för små volymer med anledning av uppstyckad upphandling. Risk för att ingen lämnar anbud på vissa positioner Stora leverantörer har synpunkter på att upphandlingarna delas upp Små leverantörer å andra sidan har synpunkter på att upphandlingarna är (har varit) för stora Förevarande upphandling krävde ett enormt arbete med förberedelser, förfrågningsunderlag och utvärdering. Växjö kommun har helt andra förutsättningar jämfört med de 7 kranskommunerna eftersom Växjö har implementerat både inköpssystem samt samordnad varudistribution. 32 olika utvärderingar! Överprövning!

6 Verktyg styrning av inköp Ett inköpssystem är ett måste! annars fungerar det inte praktiskt i en kommunal verksamhet. Det skulle vara ogörligt för beställarna att hålla reda på vilka leverantörer som erhållit avtal och vilka produkter som ingår i respektive antagen leverantörs sortiment om man inte har ett inköpssystem. Beställarna behöver nu inte hålla reda på vilka leverantörer vi har avtal med eftersom man kan söka på produkter i inköpssystemet. Inköpssystemet styr även orderflödet till distributionscentralen.

7 Styrning av inköp via inköpssystem och e-handel Certifiering av inköpare - - kartläggning av inköpsmönster Enklare för medarbetarna att köpa från rätt leverantör och från rätt sortiment dvs avtalstrohet per automatik. Detta minskar riskerna för otillåtna direktupphandlingar och skadeståndsanspråk mot kommunen. Bättre statistikunderlag i kommande upphandlingar = bättre priser och villkor! Sundare marknad då leverantörerna vet vad vi kommer att köpa vilket eliminerar risk för taktisk prissättning eller s.k nollanbud. Minskad faktura och administration genom automatisk ordermatchning. Ingen efter attest av faktura krävs. Möjlighet att öka andel köp av miljömärkta och avtalade produkter. Detta framgår klart vid sökningen i inköpsstödet. Enklare att uppnå politiskt uppsatta miljömål. Användarvänligt lika enkelt som en traditionell internetbeställning. Ökad andel elektroniska fakturor! Växjö hamnar på 40% under Miljöbesparing! Ordning och reda! Gemensamma rutiner för samtliga beställare. Koll på alla kommunens leveransadresser. (GLN koder)

8 Samordnad varudistribution (DC) Leveransmönster innan april

9 Samordnad varudistribution Leveransmönster från april 2011 Distributions central

10 Status E-handel och DC per november 2011 INES release 14 febr Obligatoriskt inköpssystem antaget av KF august leverantörer integrerade varav 11 med full EDI 17 leverantörer levererar via DC 25 ton gods distribueras via DC dagligen 140 avtal exponerade. 36% elektroniska fakturor (jmf okt 2010: 12%) Certifiering/utbildning av inköpare (500 klara av ca 1000) 700 order per vecka 10

11 Flödesschema Upphandlingsstöd E-anbud Avtal Inköpssystem INES Certifierad inköpare Avtalsexponering E- beställningar Prislistor (Pricat) Varukorg Förkontering Leveranskvittens Attestant Förattest Godkänn/ändra/neka E-beställning/order Upphandlingsenhet Ekonomikontor Orderbekräftelse (livsmedel) Samordnad Varudistribution Sampackning Utleverans Avvikelse Automatisk Ordermatchning E-faktura

12 Upphandlingsenheten - Strategisk enhet Ledningsgrupp KSOP Regionen Kronobergs län Upphandlingsenheten Växjö kommun E-handel Systemansvar Samverkansavtal Länet RFSS - Kyrkan IT samordning Kronobergs län Nätverk Jämförelsekommuner LOU, Juridik Utbildning information Marknadsföring Näringsliv - dialog Kommunala bolag Samverkansavtal Inköpsnätverk E-handel - nätverk Certifierade inköpare Samordnad Varudistribution (DC) Upphandlingar kommunkoncernen Teknisk förvaltning Samverkansavtal Projektledning processkartläggning 12