Kort om Skogsstyrelsen

Transkript

1 SKOGSSTYRELSEN 5

2 Kort om Skogsstyrelsen Skogsstyrelsen är myndigheten för frågor som rör skog och som arbetar på medborgarnas uppdrag för att landets skogar ska vårdas och brukas så att skogen ger en uthålligt god avkastning samtidigt som biologisk mångfald bevaras. Vi ansvarar för att den svenska skogspolitiken förs ut och förverkligas i praktiken av de som äger och brukar skogen. Skogsstyrelsen arbetar också med att lyfta fram skogens värden för rekreation och friluftsliv, samt att öka medvetandet om skogens betydelse. En del myndighetsutövning och en del uppdrag (försäljning)

3 Mer än halva Sverige är skog Landarealen i Sverige är 41 miljoner hektar. Av detta är 23 miljoner hektar skog. Resten är ungefär lika stora delar myr, berg och fjäll, åker och betesmark samt fridlyst mark och bebyggelse. Källa: Skogsstatistisk Årsbok 2010

4 Skogsstyrelsen har kontor över hela landet 34 distrikt Tre nationella avdelningar med medarbetare i hela landet huvudkontor i Jönköping

5 Personal Ca 950 anställda Medelålder 48 år Ca 70 % män, 30 % kvinnor Kärnkompetenser skogsvård och naturvård Stödkompetenser IT/GIS, ekonomi, statistik, juridik, personal, information, upphandling m.m.

6 Vad köper vi Skogsstyrelsen köper allt utom skog Total inköpsvolym ca 161,5 mkr. Volym justerad för fasta hyres- och telekostnader, försäkringar, vatten, skatt, övriga personalkostnader periodiska fakturor, ej aktiva inköpsbeslut tagna. 298 st (7,5%) leverantörer av 3996 st leverantörer totalt står för 80 % av inköpsvolymen st fakturor skickades till Skogsstyrelsen under Av dessa avsåg st (50%) en faktura på ett värde på 1000kr eller mindre! st (95%) fakturor men endast 19% av inköpsvolymen avser belopp under kr. 5% av alla fakturor står alltså för 81% av inköpsvolymen. 10

7 Nu läge Integration av E-handel med Ekonomisystem Anslutning av leverantörer Helintegrerade Egenhanterad prislista Mailorder Projektgruppsmöte Effektivare upphandling och avrop

8 Organisation 12

9 Erfarenheter Roadtripp Fokus på utvalda leverantörer Kräver resurser (hela Upphandlingsenheten involverad) Monter vid våra utvecklingsdagar i mars

10 Vårt budskap om E-handel Bakgrund till projektet Behov av att effektivisera hanteringen av upphandlingar och avrop inom Skogsstyrelsen. En del i Administrativa avdelningens effektiviseringsprogram. Skogsstyrelsen har en deadline att den 1 juni 2013 kunna göra elektroniska beställningar. Varför gör vi projektet? Effektivisera hanteringen av upphandlingar och avrop. Skapa en bättre samverkan och dialog mellan upphandlingsenheten och övrig verksamhet. Förenkla hanteringen av beställningar. Effektivisera hanteringen av leverantörer, avtal, sortiment och priser. Skapa förutsättningar för bättre ramavtal. Effektivisera uppföljningen av beställningar, ramavtalstrohet, leverantörer, m.m. Automatisera fakturahanteringen. Projektet tar tillfället i akt att ta ett helhetsgrepp om alla processer som berörs av de ställda kraven. 14

11 Processer Upphandlingsprocessen Förankring tydliggörs vid fastställandet av förfrågningsunderlaget och vid utvärderingen av anbuden Roll Process Personliga beställare/ Avropsbart ramavtal Beställare Upphandlare Fastställa förfrågningsunderlag Annonsera upphandling Frågor och svar Ta in anbud Öppna anbud Kvalificera anbud Besluta om tilldelning Avvakta avtalsspärr Skriva avtal Signera avtal Offentliggöra & kommunicera avtal Avropsbart ramavtal Produktgruppsteam Godkänna förfrågningsunderlag Konsultera vid frågor och svar Värdera anbud Attestanter Godkänna förfrågningsunderlag E-handelsansvarig Ansluta leverantör 15

12 Processer Upphandlingsprocessen/E-handel Överlämning av nytecknat avtal till e-handelssystemet och verksamheten Roll Process Beställare Ta emot informationen Informera distriktet/enheten Myndigheten informerad om nytt avtal Intern kundtjänst Ta emot informationen Inköpssamordnare Avropsbart ramavtal Återkoppling till beställare av upphandling Ta emot informationen Upphandlare Avropsbart ramavtal Återkoppling till beställare av upphandling Ta emot informationen Funktionsansvarig Ta emot informationen Uppdaterar nyhetsbrev Produktgrup ps-team Ta emot informationen Upphandling s- administratör Uppdatera kataloger Uppdatera förstasidan i systemet Informera berörda parter 16

13 Processer - Direktupphandling Val av direktupphandlingsalternativ samt ansvarsfördelning förtydligas i nylägesprocessen Roll Process Inköpssamordnare Villkor för direktupphandlingar uppfyllda Förtydliga krav/behov Bedöm beloppsgräns/ Välj form av DUH Lägsta nivå Muntlig/Skriftlig prisförfrågan Ta in offert/anbud Lägsta nivå Beställning enligt offert Avropsprocess Mellannivå Skriftlig prisförfrågan till 3 leverantörer Utvärdera anbud Val av leverantör Meddela ej valda leverantörer Högsta nivå Överväg annonsering Diareföra Upphandlar e Annonsera Hänvisar till annan processbeskrivning. Förslag: Lägsta nivå: < kr Mellannivå: kr Högsta nivå: kr 17

14 Hela Skogsstyrelsen har en samlad målbild för Upphandlingar och avrop Målbild och inriktning för Skogsstyrelsen i sin helhet Skogsstyrelsen ska följa lagar och regler Skogsstyrelsen ska följa gällande lagstiftning när det gäller upphandlingar. Det är chefen som ansvarar för att lagar och regler följs inom deras respektive enheter eller distrikt. Upphandlingar och avrop ska bidra till verksamhetsnyttan All upphandling ska, inom ramen för lagar och regler, bidra till att största möjliga nytta kan genereras för verksamheten. Det är verksamhetens ansvar att formulera sina behov och krav så att bästa möjliga upphandling kan göras. Upphandlingsenheten och verksamheten ska tillsammans göra bästa möjliga upphandlingar och avtal Upphandlingsenheten och verksamheten ansvarar tillsammans för att bästa möjliga upphandlingar kan göras och att inköpsbehov identifieras i god tid. Uppföljning relaterat till upphandlingar och avrop ska vara effektiv och relevant Upphandlingar och avrop ska löpande följas upp med relevanta nyckeltal som bland annat mäter hur väl Skogsstyrelsen följer lagar och regler, visar på kostnadsbesparingar i verksamheten (sänkta kostnader för varor och tjänster) samt hur kostnadseffektiv myndigheten är som en följd av en effektiv inköpshantering (nyttjande av befintliga avtal). Skogsstyrelsen ska arbeta strategiskt och effektivt med sina leverantörer Skogsstyrelsen ska ha ett strategiskt arbetssätt gentemot sina leverantörer och löpande följa upp och utvärdera sina leverantörer. Antalet nya leverantörer ska begränsas och följa uppsatta kriterier. Representanter från både Upphandlingsenheten och verksamheten formar tillsammans Produktteam som ansvarar för strategi, mål och uppföljning av respektive produktgrupp. Fastställs var och hur målbilden ska framställas i de styrande dokumenten. 18

15 Upphandlingsenheten och verksamheten delar på ansvaret när det gäller upphandlingar och avrop inom Skogsstyrelsen Upphandlingsenhetens ansvar Verksamhetens ansvar Ansvara för att lagar och regler följs inom den egna enheten samt när avtal tecknas för hela myndigheten Ansvara för och teckna Skogsstyrelsens ramavtal, samt utveckla en strategi för dessa Ansvara för att samordna inköpsbehoven inom myndigheten Etablera och utveckla samverkan och dialog med samt att agera konsultativt stöd till distrikt och enheter Ansvara för att informera och utbilda verksamheten i lagar och regler samt övriga upphandlingsrelaterade frågor Agera sammankallande i Produktteamen duktgruppsteamen Ansvara för genomförandet och distribution av uppföljning relaterat till upphandlingar och avrop Ansvara för att lagar och regler följs när det gäller enhetens/distriktets upphandlingar och avrop Ansvara för enhetens/distriktets egna avrop från befintliga avtal Ansvara för att tidigt identifiera och kommunicera sin inköpsbehov i dialog med Upphandlingsenheten Bidra med tydliga krav och önskemål samt vara tillgängliga vid upphandlingar och avrop Ansvara för att ha rätt kompetens kring upphandlingar och avrop Ansvara för att ha rätt kompetensupphandlingar och avrop Deltaga med rätt resurser och kompetens i Produktteamen Ansvara för att tillgodogöra sig resultaten av Upphandlingsenhetens uppföljningar 19

16 ANTALET BESTÄLLARE 20

17 Roll Antal personer Organisatorisk tillhörighet Nytta Attestanter 50 Verksamhet Flertalet fakturor hanteras automatiskt. Alla beställningar som görs i systemet är korrekta. Utökad kontroll innan de går till leverantören Beställare Verksamhet Flertalet fakturor hanteras automatiskt. Personlig beställare (alla medarbetare) 800 Verksamhet Alla beställningar som görs i systemet är korrekta. Strategisk upphandlare 3 Upphandlingsenheten Jönköping Inköpssamordnare Upphandlingsenheten Ute i landet Administratör 2 Upphandlingsenheten Ekonomienheten Mer tid för strategiskt upphandlingsarbete Tid för leverantörsvård Verksamhetens kanal/stöd i upphandlingsarbetet Avlastar upphandlaren med direktupphandling /avrop Funktionsansvarig Upphandling 1 Upphandlingsenheten 21

18 ARBETSUPPGIFTERNA 22

19 Organisationsbilden visar de olika rollerna och kontaktytorna för upphandlingar och avrop Upphandlingsenheten Inköpssamordnare Övrig verksamhet Upphandlare Intern Kundtjänst Beställare E-handelsadministratör Alla medarbetare = Personliga beställare P r o d u k t g r u p p s t e a m 23