Tjänsteskrivelse. Verifikationsgranskning juni Vår referens MN

Transkript

1 Malmö stad Miljöförvaltningen 1 (5) Datum Vår referens Håkan Nilsson ekonomichef Tjänsteskrivelse Verifikationsgranskning 2018 MN Sammanfattning Malmö stadsrevision har stickprovsvis granskat verifikationer och löpande bokföring vid arbetsmarknads- och socialnämnden, fritidsnämnden och miljöförvaltningen för perioden januari juni Malmö stad hänvisar i sin nya policy till gällande upphandlingslagstiftning som endast ställer på krav på dokumentering vid upphandling från kr. Miljöförvaltningen har den 20 november 2018 uppdaterat sin rutin för direktupphandling vari det nu har klargjorts när dokumentationskravet infaller vilket ligger i linje med lagkravet men med en viss utökning om undantag görs i förhållande till rutinens huvudregel. Miljöförvaltningen kommer att följa revisorernas rekommendationer enligt bifogad rapport. Förslag till beslut 1. Miljönämnden svarar på stadsrevisionens remiss enligt förvaltningens förslag till yttrande. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelsen, daterad Bilaga 1 Revisorskollegiets missiv, daterat Bilaga 2 Malmö stad Verifikationsgranskning 2018 Beslutsplanering Miljönämnden, Beslutet skickas till Revisorskollegiet Ärendet Malmö stadsrevision har stickprovsvis granskat verifikationer och löpande bokföring vid arbetsmarknads- och socialnämnden, fritidsnämnden och miljöförvaltningen för perioden januari juni 2018.

2 2 (5) Revisorskollegiet behandlade bifogad rapport vid sammanträdet och beslutade att översända rapporten till arbetsmarknads- och socialnämnden, fritidsnämnden och miljönämnden för yttrande samt till kommunstyrelsen för kännedom. Revisorskollegiet uppmanar särskilt miljönämnden, men även arbetsmarknads- och socialnämnden och fritidsnämnden att säkerställa att regelverket kring upphandling följs. Yttrandet ska ge svar på vilka åtgärder nämnderna avser att vidta med anledning av de synpunkter, förbättringsområden och rekommendationer som redovisas i rapporten. Det ska även framgå när åtgärderna senast ska vara genomförda. Yttrandet ska vara revisorskollegiet tillhanda senast Förvaltningens förslag till yttrande Direktupphandling Miljöförvaltningen har under större delen av 2018 haft följande förklarande text avseende dokumenteringskravet vid direktupphandling. En direktupphandling är en upphandling utan krav på annonsering eller anbud i viss form. Avtalet bör aldrig vara muntligt, dock kan offertförfrågan vara det, under förutsättning att man gör en skriftlig dokumentation på vilka som tillfrågats. Det bör tas in minst tre offerter, det vill säga åtminstone tre leverantörer ska tillfrågas med avseende på möjlighet att leverera det som ska införskaffas i rätt mängd, tid etcetera och deras pris. Om skriftliga offerter inte tas in ska fråga och svar dokumenteras på annat sätt, åtminstone genom anteckning i Miljöreda. Se mer om dokumenthantering i projekt i rutinen Processbeskrivning för projekt. Detta gäller även då det inte är EU-projekt, [1] det vill säga även om en extern finansiär inte kräver det. I det fall det bara kunde hittas en leverantör ska det anges tydligt. I samband med att en direktupphandling genomförs ska mallen dokumentation direktupphandling fyllas i och diarieföras tillsammans med det underskrivna avtalet. Mallen återfinns i Miljöreda tillsammans med förfrågningsmallar och avtalsmallar. Denna dokumentationsplikt följer sedan enligt lag och innebär att den upphandlande myndigheten eller enheten ska dokumentera skälen för sitt beslut när de gör inköp som överstiger kronor. Det följer dock av Malmö stads upphandlingspolicy att alla direktupphandlingar ska dokumenteras. Denna instruktion har följt den tidigare policyn som Malmö stad har avseende krav på dokumentation. Av detta följer att alla direktupphandlingar ska dokumenteras. Staden har i sin nya policy tagit bort detta krav och hänvisar istället till gällande upphandlingslagstiftning som i dagsläget endast ställer krav på dokumentering vid upphandling från kr. Miljöförvaltningen har den 20 november 2018 uppdaterat sin rutin (tillika policy i enlighet med lagkravet om att varje upphandlande myndighet ska ha en egen upphandlingspolicy) vari det nu har klargjorts när dokumentationskravet infaller vilket ligger i linje med lagkravet men med en viss utökning om undantag görs i förhållande till rutinens huvudregel. Vi har även förtydligat processen i de olika beloppsnivåerna så att handläggare ska veta exakt vad som förväntas av dem i ett kortfattat och lättförståeligt format varför de brister som revisionen har upptäckt nu bör reduceras i en betydande omfattning. Se nedan utdrag från den miljöförvaltningens uppdaterade rutin:

3 3 (5) 1. Vid inköp upp till och med kr. Det krävs ingen skriftlig jämförande prisförfrågan. Beställaren bestämmer själv om skriftligt eller muntligt avtal ska ingås. Inhämtning av pris och eventuella andra uppgifter om varan/tjänsten är valfritt men rekommenderas. Detta kan ske genom exempelvis hemsida, prisjämförelsetjänst, telefon eller e-post. Överenskommelsen ska diarieföras om den är skriftlig, exempelvis beställning via e-post. I ekonomisystemet ska hänvisning till diarienummer anges. Om överenskommelsen är muntlig ska detta anges som anteckning i ekonomisystemet. 2. Vid inköp som överstiger men inte uppgår till kr. Enklare skriftliga prisjämförelser (inget separat förfrågningsunderlag behöver tas fram och skickas till anbudsgivare) infordras från minst två leverantörer exempelvis genom mail. Skriftlig överenskommelse ska finnas. Exempelvis kan det bestå av offertförslag per mail (anbud) som man väljer genom att besvara (accept). Inköpsdokumentation som skriftliga prisjämförelser och skriftlig överenskommelse ska diarieföras. I ekonomisystemet ska hänvisning till diarienummer anges. Dokumentation för direktupphandling ska fyllas i och diarieföras om endast en anbudsgivare kontaktas och erbjuds lämna offert. 3. Vid inköp från kr upp till maxbeloppsgränsen för direktupphandling. Skriftliga anbud via fax, post eller e-post infordras från minst tre leverantörer genom utskick av ett förfrågningsunderlag (mall finns i diarieföringssystemet). Skriftligt avtal skall tecknas genom att använda lämplig kontraktsmall. Inköpsdokumentation såsom förfrågningsunderlag, anbud och avtal ska diarieföras. I ekonomisystemet ska hänvisning till diarienummer anges. Dokumentation för direktupphandling ska alltid fyllas i och diarieföras. Om det är motiverat får man frångå ovan redogjorda huvudregler gällande antalet offerter som måste infordras. Skälen till avsteget ska tydligt anges i mallen Dokumentation för direktupphandling. Mallen återfinns i Miljöreda tillsammans med förfrågningsmallar med tillhörande kontraktsmallar. Direktupphandlingar från kr ska alltid dokumenteras vilket följer av 19 kap 30 lagen om offentlig upphandling. Miljöförvaltningen kommer under 2019 att göra olika kommunikationsinsatser för att öka efterlevnaden av den uppdaterade rutinen för direktupphandling. Miljöförvaltningen kommer även att ta med ett kontrollområde om direktupphandlingar i 2019 års interna kontrollplan. Med dessa åtgärder bedömer miljönämnden att lagen om offentlig upphandling kommer att följas under Miljöförvaltningen har den 20 november 2018 påbörjat åtgärder genom att uppdatera rutinen (tillika policy i enlighet med lagkravet om att varje upphandlande myndighet ska ha en egen upphandlingspolicy) vari det nu har klargjorts när dokumentationskravet infaller vilket ligger i linje med lagkravet men med en viss utökning om undantag görs i förhållande till rutinens huvudregel.

4 4 (5) Attestanter Miljöförvaltningen utbildar idag samtliga attestanter i attestfunktionens innebörd och ansvar. Förvaltningen har inte idag någon rutin där attestanten ska bekräfta attestfunktionens innebörd och ansvar genom att signera en bekräftelse. Miljöförvaltningen kommer under året att göra en bedömning om att införa en sådan rutin för attestanter kommer att öka fokuset på attestfunktionen och dess ansvar. Information på fakturor Miljöförvaltningen kommer från 2019 att granska att informationen på inkommande leverantörsfakturor innehåller korrekt information. Större delen av miljöförvaltningens leverantörsfakturor är elektroniska och det ska vara korrekt information på dessa fakturor. Periodiseringar Miljöförvaltningen gör ett datumbyte på oattesterade leverantörsfakturor, överstigande ,00 vid varje månadsstängning och samtidigt görs en bokföringsorder så att kostnaderna bokförs i korrekt månad. Leverantörsfakturor som ankommer till miljöförvaltningen efter månadsstängning, femte arbetsdagen i nästkommande månad, kan inte periodiseras till en tidigare period vilket förklarar en del av konstaterade avvikelser. Miljöförvaltningen ska under året bevaka att inkommande leverantörsfakturor efter stängning av leverantörsreskontran bokas upp med bokföringsorder i korrekt period om värdet överstiger ,00. Miljöförvaltningen kommer även att göra en kvalitetshöjning vid periodisering av leverantörsfakturor. Representationskostnader Miljöförvaltningen gör inköp av resor via Egencia Sweden AB som är en upphandlad ramleverantör för resetjänster i Malmö stad. Upphandlingen av resetjänster har gjorts av upphandlingsenheten. Upphandlingsunderlaget för denna upphandling finns inte att tillgå i avtalskatalogen. Utrustning Miljöförvaltningen köper kontorsmöbler av bland annat Kinnarps AB, som är en upphandlad leverantör med ramavtal. Avtalet som fanns i avtalskatalogen var inte signerat och pris och produktuppgifter saknades. Miljöförvaltningen utgår från att detta finns eftersom det är upphandlingsenheten som har genomfört upphandlingen av kontorsmöbler. Miljöförvaltningen har avtal med Berendsen Textil men har gjort inköp från Berendsen som inte ingår i upprättat avtal vilket kommer att korrigeras omgående. Ramavtalet för IT produkter med Atea AB saknar prisuppgifter samt ett ej korrekt tecknat förlängningsavtal. Miljöförvaltningen följer centrala ramavtal vid inköp av IT utrustning och utgår ifrån att det är en korrekt genomförd upphandling. Miljöförvaltningen har inte möjlighet att påverka denna upphandling eftersom den görs av upphandlingsenheten i Malmö stad.

5 5 (5) Barnkonventionen Beaktande av barnkonventionen är inte aktuellt i detta ärende. Ansvariga Rebecka Persson Miljödirektör Håkan Nilsson Ekonomichef