Ärende: Ärende 9 Dnr Förslag till yttrande: Granskning av upphandlingar. Utbildningsnämnden

Transkript

1 Malmö stad Utbildningsförvaltningen 1 (2) Datum Vår referens Ann Andersson Direkttelefon Tjänsteutlåtande Ärende: Ärende 9 Dnr Förslag till yttrande: Granskning av upphandlingar Utbildningsnämnden Initierare: Revisorskollegiet Bakgrund Ernst & Young AB har på uppdrag av revisorerna genomfört en granskning av Malmö stads upphandlingsverksamhet. Syftet med revisionsprojektet är att ta ställning till om nämnderna följer lagen om offentlig upphandling, stadens upphandlingspolicy och stadens riktlinjer, om upphandlingarna bidrar till att konkurrensmöjligheterna utnyttjas på bästa sätt samt om relevant uppföljning och kvalitetssäkring av upphandlade varor och tjänster sker efter upphandling. Lagen om offentlig upphandling (LOU) reglerar inköp och upphandlingar inom offentlig verksamhet. Lagstiftningen, och inte minst rättspraxis förändras fortlöpande. De senaste större förändringarna trädde i kraft dels den 1 januari och dels den 15 juli Stickprov utbildningsnämnden Avonova AB Ernst & Youngs bedömning: Som tidigare diskuterats anser vi att det kan uppfattas som otydligt om avtalet omfattar hela Malmö stad eller endast förvaltningen. Vidare bedömer vi att formuleringen avseende krav på miljö- och kvalitetsledningssystem kan upplevas som tvetydig då den kan tolkas som om antingen miljöledningssystem eller kvalitetsledningssystem är ett krav. Utbildningsnämndens svar: Upphandlingen avsåg företagshälsovård och genomfördes med hjälp av Centrala upphandlingsenheten, då kompetens inom upphandlingsverksamhet inte finns inom utbildningsförvaltningen. yttr granskn.doc Scandorama AB Ernst & Youngs bedömning: Upphandlande myndighet är den benämning på juridiska personer som ska tillämpa LOU. I LOU 2 kap. 13 definieras vad begreppet offentlig upphandling innebär. Här anges att med offentlig upphandling menas de åtgärder som en upphandlande myndighet vidtar i syfte att tilldela ett kontrakt eller ingå ett ramavtal. Detta ska enligt vår uppfattning förstås som att en

2 2 (2) offentlig upphandling aktualiseras då den upphandlade myndigheten anskaffar något samt att myndigheten betalar för detta. Då utbildningsförvaltningen anskaffat och betalat leverantören är förvaltningen också att betrakta som upphandlande myndighet oberoende av att vidarefakturering sker. Därav följer, enligt vår bedömning, också att upphandling borde skett i enlighet med stadens riktlinjer för direktupphandling. Utbildningsnämndens svar: P.G. Perssons stiftelse bildades 1948 och är Malmö latinskolas stiftelse. Denna stiftelse hanteras inte av Malmö stad utan är en egen juridisk person med egen styrelse samt extern revision. Vid avstämning med den juridiska avdelningen inom Malmö stad delar de uppfattningen att LOU inte är tillämpbar på denna stiftelse. Tryckeri Wiking AB Ernst & Youngs bedömning: Sedan avtalet avseende tryckeritjänster gick ut har kommunen beställt tjänster av Tryckeri Wiking till ett belopp som kraftigt överstiger gränsen för direktupphandling, varför upphandlingen av tjänsterna bör påskyndas. Vidare kan vi konstatera att de krav på dokumentation som de krav som ställs i riktlinjerna för direktupphandling inte uppfylls i de fall vi tagit del av. Utbildningsnämndens svar: Upphandling som avser hela Malmö stad ansvarar Centrala upphandlingsenheten för. Utbildningsnämnden ser behovet av gemensamma avtal gällande tryckeritjänster och välkomnar därför att nya avtal tecknas, som samtliga förvaltningar kan använda sig av. Vid direktupphandling av tryckeritjänster inom utbildningsförvaltningen kommer det framöver att skriftligt dokumenteras val av leverantör samt grunden till beslutet. Utbildningsnämnden föreslås besluta att godkänna yttrandet samt att översända detsamma till revisorskollegiet Lars Silverberg Utbildningsdirektör

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22