Tjänsteskrivelse. Intern kontrollplan 2015

Transkript

1 Malmö stad Fritidsförvaltningen 1 (4) Datum Vår referens Gert-Ove Gren Ekonomichef gert-ove.gren@malmo.se Tjänsteskrivelse Intern kontrollplan 2015 FRI Sammanfattning Det primära syftet med intern kontroll är att säkerställa att de av kommunfullmäktige fastställda målen uppfylls. Följande granskningsområden föreslås ingå i intern kontrollplan 2015; Rekryteringsprocessen, arbetstidsmodellen, lokalvård, granskning av föreningar, inköp och upphandling samt lokalutnyttjande. Förslag till beslut Fritidsnämnden föreslås besluta att godkänna bilagda förslag till intern kontrollplan för 2015 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse - Intern kontrollplan 2015 Bilaga Intern kontrollplan 2015 Beslutsplanering Fritidsnämndens Arbetsutskott Fritidsnämnden Ärendet Intern kontroll är ett verktyg som primärt ska användas för att säkerställa att de av kommunfullmäktige fastställda verksamhetsmässiga och ekonomiska målen uppfylls. Den interna kontrollen omfattar såväl de politiska som de professionella systemen och rutinerna som används för att styra verksamhet och ekonomi. Arbetet med intern kontroll har sitt ursprung i kommunallagen och utgör en väsentlig del i kvalitetssäkringen av kommunens verksamheter. Intern kontrollen har sitt syfte att säkerställa en: - ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet - tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten - efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter och riktlinjer Nämnden har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen, d v s ansvar att kontrollera så att rutiner, processer och system fungerar. Kommunstyrelsen följer varje år upp nämndens interna kontroll i samband med att årsredovisningen upprättas. SIGNERAD

2 2 (4) Ett hjälpmedel för planering och prioritering i kontrollarbetet är risk- och väsentlighetsanalysen i vilken förvaltningens olika processer identifieras. Analysen identifierar sannolikheter och konsekvenser för olika presumtiva felaktigheter i verksamhetsutövningen. En sammanställning över föreslagna kontrollmoment bifogas. Det interna kontrollarbetet under 2015 kommer att avrapporteras till nämnden i augusti och i december Fritidsnämndens kontrollmål för 2015 Förvaltningen föreslår att följande kontrollmål skall upprättas för 2015: Rekryteringsprocessen Det är viktigt att förvaltningen kan rekrytera, utveckla och bibehålla engagerade medarbetare och chefer med rätt kompetens - det arbetet påbörjas redan under rekryteringsprocessen genom att alla rekryteringar ska genomförs på ett professionellt och objektivt sätt befriat från diskriminerande strukturer. Alla som söker tjänster, både internt och externt, ska känna sig professionellt bemötta. Malmö stad såg över alla HR-processer inför implementeringen av det nya HR-systemet HRutan och upprättade gemensamma processbeskrivningar, som ska utgöra stöd för förvaltningarnas HR-arbete. Rekryteringsprocessen innehåller många delmoment; behovsanalys, upprätta kravprofil, annonsering, urval, intervjuer, referenstagning etc. För varje delmoment måste det finnas rutiner som kvalitetssäkrar rekryteringsprocessen som helhet. Exempel på frågeställningar; hur kvalitetssäkras referenstagningen? hur beaktas underrepresenterat kön i urvalet? Förvaltningen föreslår att det under 2015 ska kontrolleras: att processbeskrivningen för rekrytering är känd och tillämpas av de som är inblandade i rekryteringsprocessen att rutinerna i rekryteringsprocessens olika delmoment är kvalitetssäkrade Metoden för att kontrollera detta föreslås vara genomgång av rutiner och dokumentation, stickprovskontroller samt intervjuer. Ansvarig för kontrollmomenten är HR-konsult som skall rapportera till administrativ chef. Arbetstidsmodeller Inom fritidsförvaltningen tillämpas i nuläget två olika arbetstidsmodeller förutom fast arbetstid. De administrativa funktionerna och stordriftssektionen har flex medan evenemangsenheten och idrottsmuseet har schema med flex. Syftet med att ha olika och mer flexibla arbetstidmodeller är att få en arbetstidsförläggning som leder till ett optimalt utnyttjande av arbetstiden utifrån arbetsbelastning och arbetsuppgifternas art. Detta kan i förlängningen leda till friskare personal. Den direkta fördelen för personalen är större flexibilitet och bättre möjlighet att planera och påverka sin arbetstid. Förvaltningen föreslår att det som ska kontrolleras är att det finns rutiner för att följa upp att tillämpningen av de alternativa arbetstidsmodellerna följer gjorda överenskommelser och att syftet uppnås.

3 Metoden för att kontrollera detta föreslås vara genomgång av rutiner och dokumentation, stickprovskontroller samt intervjuer. Ansvarig för kontrollmomenten är HR-konsult som skall rapportera till administrativ chef. 3 (4) Lokalvård Ett av nämndens mål är att erbjuda trivsamma anläggningar och fritidsförvaltningen har genomfört brukarundersökningar för att ta fram ett nöjdbrukarindex (NBI). Resultatet av brukarundersökningarna visar att en viktig förbättringsåtgärd för att skapa trivsamma anläggningar är städning. Därför har förvaltningen implementerat ett nytt städsystem på ett flertal anläggningar och omprioriterat personalresurser så att omklädnings- och hygienutrymmen i samtliga sporthallar städas även under helgerna. Tidigare har ett flertal sporthallar städats fredagmorgon och nästa städtillfälle blev måndagmorgon. Förvaltningen föreslår att det under 2015 ska kontrolleras att upprättade städrutiner är effektiva utifrån ett hygieniskt, miljömässigt, ergonomiskt och ekonomiskt perspektiv. Metoden för att kontrollera detta föreslås vara en genomgång av rutiner och dokumentation, extern utvärdering av städmetod och -resultat och intervjuer. Ansvarig för kontrollen är lokalsamordnare som skall rapportera till chef för driftavdelning. Granskning av förening Fritidsförvaltningen utbetalar årligen drygt 80 Mkr i bidrag till föreningslivet och huvuddelen av bidragen baseras på uppgifter som lämnas av föreningarna. Granskningsprocessen omfattar flera moment kopplade till beslutat regelsystem bl.a. Granskning av årsmöteshandlingar. Granskning av resultat och balansräkning Granskning och avstämning av föreningsrapport Urval av föreningar för särskild granskning Granskningsprocessen tar mycket tid i anspråk och ibland är det svårt att bedöma inlämnade uppgifter. Förvaltningen föreslår att momentet som ska kontrolleras är att det finns ett tydligt regelverk och ändamålsenliga rutiner för granskning av föreningars bidragsgrundande uppgifter. Metoden för att kontrollera detta föreslås vara en genomgång av rutiner och dokumentation, stickprovskontroller och intervjuer. Ansvarig för kontrollen är planeringssekreterare som skall rapportera till chef för föreningsavdelning. Inköp och upphandling Under 2012 genomförde Ernst & Young på uppdrag av Malmö stads revisorskollegium en granskning av kommunens upphandlingsverksamhet. Granskningsrapporten visade att fritidsnämnden hade en del förbättringsområden att arbeta med när det gäller direktupphandlingar och avrop från ramavtal. Enligt inköpsstatistik för 2014 uppgår förvaltningens ramavtalstrohet till 71 % för produktgrupper där det finns ramavtal.

4 Förvaltningen föreslår att momenten som bör kontrolleras är: att inköp sker hos de leverantörer som kommunen har ramavtal med att det finns ramavtal för produktgrupper och tjänster där förvaltningens årliga inköpsvolym överstiger beloppsgränsen för direktupphandling 4 (4) Metoden för att kontrollera detta föreslås vara en genomgång av inköpsstatistik, leverantörsreskontra, inköpsrutiner och stickprovskontroller. Ansvarig för kontrollen är ekonom som skall rapportera till ekonomichef. Lokalutnyttjande Idrottsanläggningar är en av nämndens viktigare resurser för att kunna bidra till uppfyllelse av kommunfullmäktiges mål om att Malmös barn och ungdomar ska ha tillgång till meningsfull fritid. Därför är ett effektivt lokalutnyttjande en förutsättning för en god måluppfyllelse. Högbeläggningsgrad är önskvärt, men det är också viktigt att lokalerna och aktivitetsytorna utnyttjas huvudsakligen av de som tillhör fritidsnämndens primära målgrupper. Nämnden beslöt inför 2014 att verksamhet för barn och ungdomar som är 15 år och yngre ska prioriteras vid tilldelning av träningstider mellan Tilldelning sker enligt principen, men hur ser det faktiska nyttjandet ut? Förvaltningen föreslår att momenten som bör kontrolleras är: att det finns rutiner för att mäta hur effektivt lokalutnyttjandet är att det finns rutiner för uppföljning av hur tilldelade tider nyttjas Metoden för att kontrollera detta föreslås vara en genomgång av rutiner och dokumentation samt stickprovskontroller. Ansvarig för kontrollen är planeringssekreterare som skall rapportera till chef för föreningensavdelning. Ansvariga Bo Sjöström Direktör

5

6