Fritidsförvaltningen 1 (4) BESLUTSFÖRSLAG Vår re fer ens. Ekonomiavdelning. Rapport över internkontrollarbetet 2012

Transkript

1 Malmö stad Fritidsförvaltningen 1 (4) Datum Vår re fer ens Ekonomiavdelning BESLUTSFÖRSLAG Rapport över internkontrollarbetet 2012 Sammanfattning Fritidsnämnden beslutade , 17, att anta en plan för intern kontroll under Nämnden beslutade att särskilt fokusera på följande processer/rutiner/system: HR-systemet (kommungemensamt kontrollmål) Kassarutiner Systematiskt säkerhetsarbete Nyttjande av idrottsanläggningar Bokning av tider i förvaltningens anläggningar Digitaliserad hantering av aktivitetsbidraget Granskningen visar att rutinerna fungerar i stort, men att det finns utvecklingsområden. Rutiner finns men följs inte, bristande dokumentation och det finns behov av kompletterande rutiner. Förslag till beslut Fritidsnämnden föreslås besluta att godkänna förvaltningens rapport över internkontrollarbetet 2012 och överlämna densamma till kommunstyrelsen Beslutsunderlag Sammanfattning internkontroll 2012 Delrapport om internkontrollarbetet 2012 Beslutsplanering Fritidsnämndens arbetsutskott Fritidsnämnden Ärendet Fritidsnämnden beslutade , 17, att anta en plan för intern kontroll under Nämnden beslutade att särskilt fokusera på följande processer/rutiner/system: SIGNERAD

2 HR-systemet (kommungemensamt kontrollmål) Kassarutiner Systematiskt säkerhetsarbete Nyttjande av idrottsanläggningar Bokning av tider i förvaltningens anläggningar Digitaliserad hantering av aktivitetsbidraget 2 (4) Granskningsresultat HR-systemet Ett nytt HR-system (HR = Human Resources) infördes under 2010 innebärande nytt arbetssätt och nytt systemstöd. Momenten som har kontrollerats är att uppföljningsrutiner finns för avstämning av lönerevisionsutfallet och för självservice avseende sjukfrånvaro och tillfällig föräldrapenning. Det har även kontrollerats att beslutsattestrutinerna följs. Dokumenterade rutiner finns men behöver utvecklas. Stickprovskontrollerna visade inte på några felaktigheter. Det finns behov av en uppföljningsrutin så att det säkerställs att medarbetarna rapporterar frånvaro i Hrutan. När det gäller lönerevisionsutfallet kontrolleras det att beslutat lönepåslag är rätt registrerat i Hrutans löneförhandlingsmodul. Däremot finns det inte någon avstämningsrutin så att faktisk löneutbetalning överensstämmer med lönerevisionsutfallet. Kassarutiner Momenten som har kontrollerats är att det finns rutiner för kassaavstämning och att det finns rutiner för kontanthantering. Rutinerna för kassaavstämning och kontanthantering fungerar i stort. Det finns dock delområden som kan utvecklas. Se vidare i bifogad delrapport. Systematiskt säkerhetsarbete (SBA) Momentet som har kontrollerats är att det finns rutiner för egenkontroll av brandskyddsarbete i publika anläggningar. En uppdaterad SBA-pärm, innehållande bl.a. rutiner för egenkontroll, finns vid samtliga anläggningar där fritidsförvaltningen är förstahandshyresgäst. Stickprovskontroll visar dock att rutinerna inte efterföljs överallt. Kontrollansvariga har erhållit utbildning i systematiskt säkerhetsarbete under december månad. Förvaltningen har för avsikt att fortsätta med stickprovskontroller. Kontrollmomentet kommer att föreslås vara med i internkontrollplan Ansvarsfördelningen när det gäller det systematiska säkerhetsarbetet vid anläggningar där fritidsförvaltningen är andrahandshyresgäst behöver förtydligas. Nyttjandet av idrottsanläggningar Momenten som har kontrollerats är att det finns rutiner för kontroll av nyttjandet av idrottsanläggningar och att rutinerna efterföljs. Nyttjandegraden av simhallarna för skolsimundervisning har också kontrollerats.

3 Rutiner för kontroll av nyttjandet av idrottsanläggningar togs fram under Dessa justerades under 2011, men resultatet av en granskning senare under 2011 visade på att det fortfarande fanns brister i rutinerna. Inrapporteringen skedde på olika sätt och det förekom ofullständig rapportering. Kontrollfrekvensen varierade hos de olika driftenheterna. Dessutom användes olika versioner av rutinbeskrivning. Rutinerna har bearbetats ytterligare under 2012 och årets granskning visar att rutinerna fungerar nu. Vid höstens kontroller av nyttjandet av idrottsanläggningarna har det upptäckts ett antal tillfällen då bokad tid inte har utnyttjats: 3 (4) Driftområde Augusti September Oktober November Södra Västra Östra Norra Stadion Totalt Granskningen av nyttjandegraden av Rosengårdsbadet för skolsimundervisning visar att ca % av disponibel tid har nyttjats under hösten Förvaltningen tillhandahåller bassängtid medan det är skolorna och föreningarna som styr utnyttjandegraden. Därför avser förvaltningen initiera en diskussion med skolor och simföreningar om hur skolsimmet ska bedrivas fortsättningsvis för att få bättre utnyttjnadegrad. Tid- och anläggningsbokning Momentet som har kontrollerats är att det finns kontrollrutiner eller -aktiviteter med syfte att minimera risken för en felaktig bokning i förvaltningens anläggningar. Bokningssystemets upplägg omöjliggör en dubbelbokning av lokal. Däremot finns det en liten risk att bokningsförfrågningar handläggs i felaktig ordning eftersom en bokningsförfrågan kan göras på flera sätt: via bokningssystemet Interbook, telefon, mail, fax och genom personligt besök på bokningsenheten. Det är dock uttalat att bokningsförfrågningar via Interbook ska prioriteras. Så fort bokningen är inlagd i bokningssystemet skickas ett bokningsbesked till kunden och på det sättet har kunden möjlighet att reagera på felaktigheter i bokningen. Rutinerna behöver dokumenteras. Digitaliserad hantering av aktivitetsbidraget Momentet som har kontrollerats är att en systematisk riskbedömning av process och rutiner har genomförts samt att det har utarbetats kontrollrutiner. Någon systematisk riskbedömning är inte gjord men det finns rutiner för att säkerställa att rätt bidrag utbetalas. Det finns såväl inbyggda kontroller i systemet som manuella avstämningsrutiner. Kontrollrutinerna är emellertid inte dokumenterade och endast ordinarie handläggare känner till dem. Det senare medför en sårbarhet vid ordinarie handläggares frånvaro.

4 Förbättringsåtgärderna är att genomföra en riskbedömning och dokumentera den. Befintliga kontrollrutiner behöver dokumenteras och bli kända för fler på föreningsavdelningen. 4 (4) Ansvariga Bo Sjöström, fritidsdirektör

5 Uppföljning av intern kontroll 2012 Nämnd: Fritidsnämnden Granskningsområde (kontrollerad process/rutin/moment) Granskningssätt (beskrivning av hur kontrollen genomförts och dokumenterats) HR-systemet Genomgång av dokumentation, stickprovskontroller samt intervjuer. Kassarutiner Genomgång av dokumentation och stickprovskontroller. Systematiskt säkerhetsarbete (SBA) Genomgång av dokumentation och stickprovskontroller Granskningsresultat (resultat av kontrollen/ vidtagna åtgärder) Dokumenterade rutiner finns och de efterföljs. Stickprovskontrollerna visade inte på några felaktigheter. Några av rutinerna kan utvecklas; uppföljningsrutin så att det säkerställs att medarbetarna rapporterar frånvaro i Hrutan samt avstämningsrutin så att faktisk löneutbetalning överensstämmer med lönerevisionsutfall. Rutinerna fungerar i stort, men det finns utvecklingsområden. Införskaffat kassaapparat och värdeskåp till idrottsmuseet. Ändrad frekvens av Loomis hämtning av kontanter. Uppdatering av rutinbeskrivningarna. En uppdaterad SBA-pärm finns vid samtliga anläggningar. Rutinerna har inte efterföljts vid alla anläggningar. Kontrollansvariga har erhållit utbildning. Fortsätta med stickprovskontroller. Förtydliga ansvarsfördelningen vid de anläggningar där fritidsförvaltningen är 2:a handshyresgäst. Återrapportering (datum för rapport i nämnden) Fs.ghdsgdgsdghfgfd

6 Granskningsområde (kontrollerad process/rutin/moment) Nyttjande av idrottsanläggningar Granskningssätt (beskrivning av hur kontrollen genomförts och dokumenterats) Genomgång dokumentation, stickprovskontroller och intervjuer. Tid- och anläggningsbokning Genomgång av rutinerna och dokumentation samt stickprovskontroller. Digitaliserad hantering av aktivitetsbidraget Genomgång av dokumentation och intervjuer Granskningsresultat (resultat av kontrollen/ vidtagna åtgärder) Granskning visar att ca % av disponibel tid för skolsimundervisning vid Rosengårdsbadet har nyttjats under hösten Åtgärder: Initiera diskussion med skolor och simföreningar om hur skolsimmet ska bedrivas fortsättningsvis för att få bättre utnyttjandegrad. Informera om möjligheterna till skolsimundervisning vid Rosengårdsbadet. Rutinerna för kontroll av nyttjandet av idrottsanläggningar fungerar. Bokningssystemets upplägg omöjliggör en dubbelbokning av lokal. Däremot finns det en liten risk att bokningsförfrågningar handläggs i felaktig ordning eftersom en bokningsförfrågan kan göras på flera sätt: via bokningssystemet Interbook, telefon, mail, fax och genom personligt besök på bokningsenheten. Det är dock uttalat att bokningsförfrågningar via Interbook ska prioriteras. Dokumenterad rutinbeskrivning saknas. Rutinerna kommer att dokumenteras. Rutiner finns för att säkerställa att rätt bidrag utbetalas, men de är inte dokumenterade. Vidare saknas en dokumenterad riskbedömning. Åtgärd: Genomföra en riskbedömning och dokumentera den. Dokumentera befintliga kontrollrutiner och göra dem kända för fler på föreningsavdelningen. Återrapportering (datum för rapport i nämnden) Fs.ghdsgdgsdghfgfd

7 Malmö stad Fritidsförvaltningen Handläggande avd: Ärende nr: Datum: Ärende: Sammanfattning: Förslag till beslut:

8 Malmö stad Fritidsförvaltningen Tjänsteutlåtande delrapport internkontroll 2012 Handläggande avdelning: Datum: Ärende:

9

10

11