Tjänsteskrivelse. Intern kontrollplan Vår referens. Michael Holmkvist Förvaltningscontroller

Transkript

1 Malmö stad Kulturförvaltningen 1 (1) Datum Vår referens Michael Holmkvist Förvaltningscontroller michael.holmkvist@malmo.se Tjänsteskrivelse Intern kontrollplan 2016 KN Sammanfattning Det primära syftet med intern kontroll är att säkerställa att de av kommunfullmäktige fastställda målen uppfylls och att förvaltningen kan genomföra dess uppdrag. Med detta som utgångspunkt har en riskanalys genomförts. De risker som har identifierats ingår i föreslagen intern kontrollplan, tillsammans med åtgärder och granskningar. Förslag till beslut Kulturnämnden föreslås besluta att godkänna bilagd intern kontrollplan för 2016 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Intern kontrollplan 2016 Bilaga Intern kontrollplan 2016 Bilaga Riskanalys för intern kontrollplan 2016 Beslutsplanering Kulturnämndens Arbetsutskott Kulturnämnden Ärendet Intern kontroll innebär i grunden att med en riskbaserad ansats säkerställa att de av fullmäktige fastställda målen uppfylls genom en effektiv, ändamålsenlig och säker förvaltning. Syftet med intern kontrollplanen är att särskilt granska eller åtgärder områden som tagits fram i genomförd riskanalys. Nämnden har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen, det vill säga ansvar för att rutiner, processer och system fungerar. I planen anges potentiell risk, tid för återrapportering och hur granskningen ska genomföras eller vilka åtgärder som ska vidtas samt vem som är ansvarig. Ansvariga Elisabeth Lundgren, kulturdirektör SIGNERAD

2 2 (2)

3 Internkontrollplan 2016 Kulturnämnden

4 Innehållsförteckning 1 Åtgärder Låg prioritering av kulturstrategin Otillräcklig information om nämndens mål och förvaltningens åtaganden Tekniska brister i systemstöd Kulturkartan Brister i system för kulturstödsansökningar Granskningar Brister i förvaltningens säkerhetsarbete Risk för att lokaler inte är fysiskt tillgängliga för alla besökare Kommungemensamma granskningar Felrekrytering Bristande förståelse för beslut Bristande serviceskyldighet... 9 Kulturnämnden, Internkontrollplan 2(9)

5 1 Åtgärder 1.1 Låg prioritering av kulturstrategin. Risk för att handlingsplanen till kulturstrategin inte prioriteras hos övriga förvaltningar på grund av bland annat resursbrist, vilket kan leda till att åtaganden inte uppfylls. Ansvarig Ivana Baukart Åtgärd Beskrivning Återrapportering till nämnd Realisering av kulturstrategin För att säkerställa att ambitionerna i kulturstrategin uppnås, har en handlingsplan tagits fram genom medverkan från alla förvaltningar och bolag inom Malmö stad. Handlingsplanen utgörs av ett antal åtaganden som förvaltningar påtagit sig att genomföra och som kulturnämnden ska samordna. Handlingsplanen är beslutsplanerad till kommunfullmäktige i januari, Kulturförvaltningen förbereder en intern organisation som syftar till att samordna och stötta övriga förvaltningar och kommunala bolag i genomförandet av handlingsplanen. Februari Otillräcklig information om nämndens mål och förvaltningens åtaganden. Risk för att kulturnämndens mål och åtaganden inte är kända hos förvaltningens medarbetare på grund av otillräcklig information/dialog, vilket kan leda till bristande måluppfyllelse. Ansvarig Michael Holmkvist Åtgärd Beskrivning Återrapportering till nämnd Information och dialog om nämndsmål och åtaganden För att säkerställa kunskap om och ansvarstagande för genomförande av åtaganden, är en intern organisation för delegerat ansvar under uppbyggnad. Vidare ska en kommunikationsplan tas fram som syftar till att hela organisationen ska känna till de övergripande målen och förstå hur respektive medarbetare kan bidra i arbetet. November 2016 Kulturnämnden, Internkontrollplan 3(9)

6 1.3 Tekniska brister i systemstöd Kulturkartan. Risk för teknisk instabilitet och brister i användarvänligheten i systemstöd för skolornas bokning av kulturevenemang. Detta kan leda till att nämndsmål om vidgat och ökat deltagande i kulturevenemang bland barn och ungdomar, inte uppnås. Ansvarig Hanna Sjöberg Åtgärd Beskrivning Återrapportering till nämnd Framtagande av kravspecifikation för Kulturkartan Alla funktioner ska ses över med särskilt användarfokus. Därefter ska en kravspecifikation tas fram som antingen leder fram till en vidareutveckling av befintligt system eller upphandling av en ny teknisk lösning. Maj Brister i system för kulturstödsansökningar. Risk för fortsatta brister i systemstöd för hantering av ansökningsformulär för kulturstöd, vilket kan leda till felaktigheter samt ineffektivitet och stress för medarbetare. Ansvarig Ann Bergström Åtgärd Beskrivning Återrapportering till nämnd Införande av digitalt verktyg för kulturstöd Arbete med införande av digitalt verktyg för kulturstöd har pågått under hela 2015 och fortsätter Samarbete med kulturförvaltningens IT-samordnare samt stadskontoret. Ambitionen är att så snart möjligt, förhoppningsvis under 2016, kunna införa ett digitalt verktyg för kulturstödet. Delrapportering i maj och november 2016 samt slutrapportering i februari 2017 Kulturnämnden, Internkontrollplan 4(9)

7 2 Granskningar 2.1 Brister i förvaltningens säkerhetsarbete. Risk för brister i förvaltningens säkerhetsarbete på grund av att rutiner, processer och organisation inte i tillräcklig omfattning är formaliserad och implementerad, vilket kan leda till otillräcklig krisberedskap. Ansvarig Jarl Hoffman Nulägesbeskrivning och förslag till åtgärder avseende förvaltningens säkerhetsarbete Områden och tillhörande rutiner Organisation avseende ansvar och befogenheter samt processer för förvaltningens säkerhetsarbete. Syfte med granskningen Syftet med granskningen är att beskriva nuläget kring förvaltningens säkerhetsarbete och ta fram förslag till åtgärder som syftar till att utveckla organisation och rutiner. Omfattning/avgränsning Granskningen ska genomlysa förvaltningens ansvar för säkerhetsarbetet i gränssnittet till andra förvaltningar och stadskontoret. Granskningsmetod Granskningen ska ske genom att befintliga processer kartläggs på en övergripande nivå och ansvar och befogenheter fastställs. Eventuella brister ska tydliggöras och förslag på åtgärder ska presenteras. Rapportering av resultat till Elisabeth Lundgren Återrapportering till nämnd November 2016 Kulturnämnden, Internkontrollplan 5(9)

8 2.2 Risk för att lokaler inte är fysiskt tillgängliga för alla besökare. Risk för att vissa offentliga lokaler inte är fullt tillgängliga, på grund av att de inte anpassats i tillräckligt hög grad, vilket kan leda till att vissa grupper inte har möjlighet att ta del av förvaltningens utbud. Ansvarig Jarl Hoffman Kartläggning av fysisk tillgänglighet till kulturförvaltningens publika utrymmen Områden och tillhörande rutiner I granskningen ska förvaltningens lokaler granskas utifrån ett tillgänglighetsperspektiv och nuläge ska fastställas. Syfte med granskningen Syftet med granskningen är att belysa i de fall det finns brister avseende den fysiska tillgängligheten och i förlängningen skapa underlag för att vidta åtgärder. Omfattning/avgränsning Granskningen omfattar i detta läge publika utrymmen, det vill säga utrymmen som är öppna för besökare, och inte administrativa utrymmen. Dock planeras detta ske i ett senare skede. Granskningsmetod Granskningen tar sin utgångspunkt i de kriterier som fastställts i Malmö stads tillgänglighetsguide. Respektive lokal ska granskas utifrån dessa kriterier och sammanvägas till en samlad bedömning. Rapportering av resultat till Elisabeth Lundgren Återrapportering till nämnd Maj 2016 Kulturnämnden, Internkontrollplan 6(9)

9 3 Kommungemensamma granskningar Följande risker och granskningar har tagits fram av stadskontoret och beslutats av kommunstyrelsen. Samtliga förvaltningar och bolag ska under 2016 genomföra dessa och återrapportera resultatet till kommunstyrelsen. 3.1 Felrekrytering Risk för felrekrytering p.g.a bristande följsamhet mot gemensam rekryteringsprocess, vilket kan leda till att vi inte rekryterar medarbetare som har bäst förutsättningar att klara uppdrag och uppnå mål. Rekryteringsprocessen Syfte med granskningen Granskningen syftar till att undersöka om Malmö stads kompetensbaserade rekryteringsprocess, fri från diskriminerande strukturer, tillämpas i alla rekryteringar. Omfattning/avgränsning Den processgrupp som samordnar det gemensamma arbetssättet kring rekrytering i Malmö stad plockar slumpmässigt plockar slumpmässigt ut 200 rekryteringar fördelade på samtliga nämnder och på olika nivåer. Granskningsmetod Digital enkät, framtagen av stadskontoret, skickas till rekryterande chef och till HR-avdelning senast i juni. Chef och HR-funktion besvarar frågor och uppskattar sin egen insats i rekryteringsarbetet. Resultatet av enkäten tillgängliggörs för förvaltningarna senast i september. Granskning innebär att ta fram dokumentation och sedan jämföra denna med enkätsvaren. Granskning ska göras av annan än HR-avdelningen på förvaltningen. Stadskontoret skickar i juni ut anvisning om vilken dokumentation som behöver samlas in och hur denna ska jämföras med enkätsvaren. Rapportering av resultat till Elisabeth Lundgren Återrapportering till nämnd November 2016 Kulturnämnden, Internkontrollplan 7(9)

10 3.2 Bristande förståelse för beslut Risk för att mottagare inte förstår innebörden av beslut p.g.a. att vi inte uttrycker oss vårdat, enkelt och begripligt, vilket kan leda till minskat förtroende för demokratin, men även att resurser får läggas på att i efterhand förtydliga för mottagaren. Klarspråk i beslut och beslutsunderlag Områden och tillhörande rutiner Granskning huruvida mottagare av beslut förstår innebörden av beslutet. Syfte med granskningen Syftet med granskningen är att undersöka om Malmö stad formulerar beslut i enlighet med 11 Språklagen (2009:600), d.v.s. att språket är vårdat, enkelt och begripligt. Omfattning/avgränsning En urvalsundersökning av beslut fattade av politiska organ ligger till grund för granskningen. Respektive förvaltning ansvarar för urvalet. Undersökningen ska inrikta sig på beslut som har en tydlig mottagare exempelvis enskilda Malmöbor, medarbetare, organisationer och myndigheter såsom förvaltningar. Granskningen ska omfatta sammanlagt minst 30 beslut fördelade på olika typer av mottagare enligt ovan. Granskningsmetod Undersökningen ska genomföras i form av enkät som kan distribueras via papper, elektroniskt, via telefon eller genom personligt möte. Enkäten ska omfatta följande fråga och alternativ: Är beslutet tydligt och begripligt? *Förstår inte alls *Förstår efter hjälp att tyda *Förstår efter flera genomläsningar *Förstår direkt För att undersöka om det finns ett samband mellan hur mottagaren uppfattar tydlighet och begriplighet i förhållande till beslutets karaktär, så kompletterar granskaren varje svar med följande uppgift: *beslutet innebär avslag *beslutet innebär bifall *ej tillämpligt alternativt ej helt klart om beslutet innebär avslag eller bifall Utöver detta ska beslutsmottagaren ha möjlighet till kommentar. Rapportering av resultat till Elisabeth Lundgren Återrapportering till nämnd November 2016 Kulturnämnden, Internkontrollplan 8(9)

11 3.3 Bristande serviceskyldighet Risk för att kommunen inte klarar att leva upp till serviceskyldigheten i förvaltningslagen p.g.a. felaktig hantering av sociala medier, vilket kan leda till att medborgare inte får den service de förväntar sig och har rätt till, sekretessbelagd information röjs eller medborgare blir kränkta etc Användande av sociala medier Områden och tillhörande rutiner Granskning huruvida frågor och kommentarer besvaras inom 24 timmar. Syfte med granskningen Syftet med granskningen är att undersöka om Malmö stad hanterar sociala medier på ett ansvarsfullt sätt i enlighet med Malmö stads riktlinjer och i enlighet med tillämplig lagstiftning. Omfattning/avgränsning Granskningen omfattar samtliga konton på Facebook, Twitter och Instagram. Granskningsmetod Granskningen innebär att kontroll ska göras huruvida frågor och kommentarer besvaras inom 24 timmar. För att kontrollera huruvida fråga besvaras inom 24 timmar väljer förvaltningen, d.v.s. granskaren, ut enkla frågor som rör verksamheten och ställer dessa i förvaltningens konton i sociala medier. Stadskontoret återkommer med instruktion för hur kontrollen ska genomföras av granskaren (förvaltningen). Rapportering av resultat till Kulturdirektör Återrapportering till nämnd November 2016 Kulturnämnden, Internkontrollplan 9(9)

12 Bilaga: Riskanalys för intern kontrollplan Konsekvens Sannolikhet 5 6 Hög Medel Totalt: 11 Hög Medel Låg Konsekvens Sannolikhet 5 Synnerligen allvarligt Nästintill säkert 4 Allvarligt Troligt 3 Påtagligt Möjligt 2 Kännbart Föga troligt 1 Knappt kännbart Nästintill omöjligt

13 (Risker i fetstilt text är kommungemensamma granskningsområden och är obligatoriska för alla nämnder) Risker Beskrivning Sannolikhet Konsekvens Vidare hantering 1 Låg prioritering av kulturstrategin. 2 Risk för brister i förvaltningens säkerhetsarbete. 3 Risk för att lokaler inte är fysiskt tillgängliga för alla besökare. Risk för att handlingsplanen till kulturstrategin inte prioriteras hos övriga förvaltningar på grund av bland annat resursbrist, vilket kan leda till att åtaganden ej uppfylls. Risk för brister i förvaltningens säkerhetsarbete på grund av att rutiner inte i tillräcklig omfattning är formaliserade och implementerade, vilket kan leda till otillräcklig krisberedskap. Risk för att vissa offentliga lokaler inte är fullt tillgängliga, på grund av att de inte anpassats i tillräckligt hög grad, vilket kan leda till att inte alla besökare har möjlighet att ta del av förvaltningens utbud. 4 Felrekrytering. Risk för felrekrytering på grund av bristande följsamhet mot gemensam rekryteringsprocess, vilket kan leda till att vi inte rekryterar medarbetare som har bäst förutsättningar att klara uppdrag och uppnå mål. 5 Risk för felaktigt registrerad tid i HRUT. 6 Bristande förståelse för beslut. 7 Otillräcklig kommunikation kring nämndens mål och förvaltningens åtaganden. 8 Bristande serviceskyldighet Risk för felaktigt registrerad tid i HRutan när det gäller timavlönade medarbetares arbetstid och/eller frånvaro på grund av tex. bristfällig kunskap, vilket kan leda till bland annat felaktiga löneutbetalningar Risk för att mottagare inte förstår innebörden av beslut p.g.a. att vi inte uttrycker oss vårdat, enkelt och begripligt, vilket kan leda till minskat förtroende för demokratin, men även att resurser får läggas på att i efterhand förtydliga för mottagaren. Risk för att kulturnämndens mål och åtaganden inte är kända hos förvaltningens medarbetare på grund av otillräcklig information/dialog, vilket kan leda till bristande måluppfyllelse. Risk för att kommunen inte klarar att leva upp till serviceskyldigheten i förvaltningslagen p.g.a. felaktig hantering av sociala medier, vilket kan leda till att medborgare inte får den service de förväntar sig och har rätt till, sekretessbelagd information röjs eller medborgare blir kränkta etc. 4. Troligt 3. Påtagligt Direktåtgärder 4. Troligt 4. Allvarligt Granskning 5. Nästintill säkert 4. Allvarligt Granskning 4. Troligt 4. Allvarligt Granskning 5. Nästintill säkert 5. Nästintill säkert 3. Påtagligt Åtgärder (ej till intern kontrollplan 2016) 3. Påtagligt Granskning 3. Möjlig 4. Allvarligt Direktåtgärder 3. Möjlig 4. Allvarligt Granskning

14 Risker Beskrivning Sannolikhet Konsekvens Vidare hantering 9 Tekniska brister i systemstöd Kulturkartan 10 Brister i system för kulturstöd 11 Felaktigt utförda direktupphandlingar Risk för teknisk instabilitet och brister i användarvänligheten i systemstöd (kulturkartan) för bokning av kulturevenemang för skolbarn och ungdomar, vilket kan leda till mål om ökat deltagande vid kulturaktiviteter hos barn, inte uppfylls. Risk för fortsatta brister i systemstöd för hantering av ansökningsformulär för kulturstöd, vilket kan leda till felaktigheter samt ineffektivitet och stress för medarbetare. Risk för att genomförda direktupphandlingar inte följer regelverk, vilket kan leda till, ur flera perspektiv, ett sämre avtal för staden samt risk för oegentligheter. 3. Möjlig 4. Allvarligt Direktåtgärder 4. Troligt 3. Påtagligt Direktåtgärder 3. Möjlig 4. Allvarligt Åtgärder (ej till intern kontrollplan 2016)