Sammanfattning Ärendet avser den avslutande uppföljningen av de granskningar som beslutats i intern kontrollplan för 2015.

Transkript

1 Malmö stad Kulturförvaltningen 1 (2) Datum Vår referens Michael Holmkvist Förvaltningscontroller michael.holmkvist@malmo.se Tjänsteskrivelse Uppföljning av intern kontroll 2015 KN Sammanfattning Ärendet avser den avslutande uppföljningen av de granskningar som beslutats i intern kontrollplan för Följande granskningsområden ingår: granskning av bidrag till föreningar, ramavtalstrohet, direktupphandlingar, hantering av medarbetares frånvaro, betalning av leverantörsfakturor, jämställdhetsperspektiv i beslutsunderlag och uppdatering av information på webbplatser. Detaljer kring respektive område och resultatet från granskningarna finns i bilagda beslutsunderlag. Utöver detta ingår en övergripande självskattning av intern kontrollnivå inom kulturnämndens verksamhet. Detta ska samtliga nämnder redovisa till kommunstyrelsen för Självskattningen visar att den interna kontrollen sammantaget fungerar väl inom nämndens verksamhet. Viss utvecklingspotential finns dock, exempelvis kring kommunikation och information rörande intern kontroll. Förslag till beslut Kulturnämnden föreslås besluta att godkänna bilagda uppföljning av intern kontrollplan 2015 att godkänna bilagda självskattning av intern kontroll 2015 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Uppföljning av intern kontroll 2015 Bilaga: Granskningsområden 2015 enligt beslutad Intern kontrollplan Bilaga: Uppföljning av intern kontrollplan 2015 Bilaga: Ramavtalstrohet per avtalsområde Bilaga: Självskattning intern kontroll 2015 SIGNERAD

2 Beslutsplanering Kulturnämndens arbetsutskott Kulturnämnden (2) Ärendet Intern kontroll innebär i grunden att med en riskbaserad ansats analysera och utveckla förvaltningens rutiner i syfte att uppnå följande mål: en ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet en tillförlitlig finansiell- och verksamhetsrapportering efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. (Red. COSO) Under 2015 har förvaltningen genomfört granskningar inom de områden som beslutats i intern kontrollplan för året. Den interna kontrollplanen har till syfte att med en riskanalys som grund, lyfta vissa områden som uppfattats som särskilt intressanta att granska och utveckla. Granskningarna har till syfte att vara underlag för verksamhetsutveckling för att på så vis öka kontrollen inom nämndens verksamhet. Resultatet från dessa granskningar är beskrivna i bilagda beslutsunderlag. Utöver redovisning av genomförda granskningar har en självskattning av nämndens interna kontroll tagits fram. Kommunstyrelsen har beslutat att från och med 2015 ska samtliga nämnder i Malmö stad rapportera en bedömning enligt en centralt framtagen mall. Syftet med detta är att skapa underlag för en årlig bedömning av den generella nivån avseende intern kontroll i staden. Även här är planen att använda detta underlag för att planera utvecklande insatser och på så vis långsiktigt öka den interna kontrollen. För att sammanfatta självskattningen är nivån inom kulturnämndens verksamhet god med vissa potentiella utvecklingsområden. Särskilda anvisningar för intern kontroll är inte antagna i kulturnämnden. Det bör dock nämnas att det pågår ett kommuncentralt utvecklingsarbete, där nya centrala anvisningar tas fram och styrande dokument uppdateras. Kulturförvaltningen är representerad i detta arbete. Ett annat utvecklingsområde är kommunikation och information kring intern kontroll inom kulturförvaltningen. För att stärka detta område planeras särskilda informationsinsatser under Ansvarig Elisabeth Lundgren Kulturdirektör

3 Malmö stad Kulturförvaltningen 1 (2) Granskningsområden för 2015 Granskning av bidrag till föreningar Inkluderat regionalt finansierat stöd betalar kulturförvaltningen årligen ut drygt 69 Mkr i stöd till det fria kulturlivet. Målet för denna kontroll är att säkerställa att dessa medel använts i enlighet med den ansökan som beviljats stöd av kulturnämnden/kulturstödsutskottet eller i tjänstemannadelegation. I kulturstödsenhetens uppdrag ingår uppföljning av de verksamheter som mottagit stöd, där föreningarna redovisar hur medlen har använts. Möjligheten för kulturstödsenheten att följa upp de redovisningar som inkommer på en mer detaljerad nivå är dock begränsad. Av denna orsak föreslås en särskild granskning av hur utbetalda bidrag använts, i förhållande till syftet. Ramavtalstrohet För de volymmässigt stora inköpen har kommunen tecknat ramavtal med särskilda leverantörer. I dessa avtal har kommunen ofta inte bara förhandlat ett fördelaktigt pris, utan även lyft in aspekter kring exempelvis ekologisk och social hållbarhet. I syfte att ytterligare öka andelen inköp inom ramavtal föreslås en särskild granskning av nuläget på enhetsnivå. Direktupphandlingar I de fall det inte finns avtal tecknade och upphandlingsbeloppet understiger kr kan en direktupphandling göras. I denna ska anbud inhämtas från ett antal potentiella leverantörer och grund för val av leverantör ska dokumenteras. För att säkerställa att direktupphandlingar sker på ett korrekt sätt, föreslås en särskild granskning av detta att genomföras under Hantering av medarbetares frånvaro Vid olika typer av frånvaro ska registrering ske i HRUTAN, som är Malmö stads medarbetarportal där allt som rör respektive medarbetares anställning registreras. En korrekt registrering är en förutsättning för att exempelvis löneutbetalningar ska bli utbetalda på rätt sätt och i rätt tid. För att säkerställa detta föreslås att ett antal stickprov testas med utgångspunkt i upprättade rutiner. Betalning av leverantörsfakturor Det är av stor vikt att leverantörsfakturor betalas enligt fakturans förfallodatum. Detta för att undvika eventuella räntekostnader men även för att inte riskera minskat förtroende för kommunen. Av denna orsak föreslås en kartläggning av hur förvaltningens betalningsdisciplin ser ut och SIGNERAD

4 en analys av bakomliggande orsaker. 2 (2) Jämställdhetsperspektiv i beslutsunderlag En del i förvaltningens arbete med jämställdhetsintegrering är att säkerställa att de skrivelser som når utskott och nämnd har utmanats ur ett jämställdhetsperspektiv. Denna kontroll ingick redan i 2014-års intern kontrollplan och under året har detta arbete påbörjats, men behöver formaliseras i högre grad. Uppdatering av information på webbplatser. Förvaltningens externa och interna webplatser är i flera avseenden vårt viktigaste kommunikationsmedel med malmöborna och medarbetare inom och utanför kulturförvaltningen. Det är därför av stor vikt att den information som finns publicerad är uppdaterad och riktig. Som kontroll föreslås en granskning av rutiner kring publicering och uppdatering/redigering av denna information, som idag sker från olika delar av organisationen.

5 Uppföljning av Intern kontrollplan 2015 ID Rubrik Riskbeskrivning 15.1 Föreningsbidrag Risk för felaktigt använda föreningsbid rag Granskningsmoment Granskning och sammanfattande bedömning Identifierade utvecklingsbehov Stickprovskontroll av föreningar som mottar stöd från kulturnämnden Två föreningar har granskats under perioden; Teaterrepubliken, som mottagit verksamhetsstöd, och Konst/Design i Örestad, som mottagit projektstöd för projektet TräRent. Båda stöden avsåg verksamhet under Granskningen har skett genom intervjuer och viss dokumentation har inhämtats. Syftet med granskningen var att säkerställa att de bidrag som föreningarna mottagit via kulturstödsenheten, har använts till den verksamhet som beskrivits i ansökan. Fokus för intervjuerna har varit att undersöka om den ekonomiska kontrollen i föreningarna varit tillräcklig för att uppfylla krav på transparens och därmed möjliggöra uppföljning av hur det finansiella stödet har använts. Förutom genomgång av organisation och rutiner har vissa stickprov av ekonomiska transaktioner granskats samt dokumentation från rapportering till styrelse, i de fall det funnits. Återkoppling kring observationer ska ske till kulturstödsenheten och från dessa ska möjligheter undersökas att ytterligare förstärka uppföljningen av föreningar som mottar projektstöd. Bilaga till tjänsteskrivelse Intern kontrollplan 2015 Teaterrepubliken har goda rutiner och ett väl upparbetat samarbete med en redovisningsfirma som sköter all bokföring. I samband med granskningen uppkom inga betydande brister i den ekonomiska kontrollen. Föreningen Konst/Design i Örestad är numera inte aktiv. Vid granskningen framkom att bokföring skett vid tre tillfällen under året och hanterats av en redovisningsbyrå,

6 som även reviderat föreningen. Projektet TräRent har inte särredovisats och den uppföljning som redovisats till handläggare på kulturstödsenheten bygger på en bedömning över hur omfattande projektet varit i förhållande till övrig verksamhet. Vidare har styrelsen, med undantag för verksamhetsledaren som även sitter i styrelsen, inte haft någon insyn i varken ekonomi eller verksamhet och därför har ingen dokumenterad rapportering till styrelse kunnat uppvisas Ramavtalstrohet Ej efterlevnad av tecknade ramavtal Granskning av ramavtalstrohet per institution Mer detaljerad rapportering från denna granskning föreslås ske vid sammanträde i mars. Se separat bilaga; Granskning av ramavtalstrohet per institution. Generellt håller förvaltningen en god nivå. I de flesta fall då man gjort avsteg från ramavtal, har den efterfrågade produkten inte funnits i det sortiment som erbjuds inom ramavtal. I vissa fall, som för exempelvis bokinköp till biblioteket, finns inget ramavtal och därför finns ett särskilt tecknat avtal. Viss utvecklingspotential finns dock och för att bli ytterligare något bättre på området planeras informationsinsatser för inköpsansvariga på samtliga institutioner.

7 Felaktigt utförda direktuppha ndlingar 15.3 Direktupphandlingar Stickprovskontroll av genomförda direktupphandlingar Fem direktupphandlingar som skett under 2015 har granskats: 1. Processledning från Media Evolution ( kr). Ansvarig institution: Stadsbiblioteket. 2. Inköp av produktion, formgivning och tryck av boken På gränsen mellan krig och fred. Minnesbilder från Malmö vid Malmö Stadsarkiv ( kr) 3. Konferenslokaler vid Moriskan (Re:Orient restauranger AB) och mat för konferensen Safe havens ( kr). Ansvarig institution: Kulturkansliet. 4. Genomförande och sammanställning av kulturintressemätning av Enkätfabriken ( kr). Ansvarig institution: Kulturkansliet. 5. Boende för Nordisk Panorama Hackathon-projektet samt mat och dryck till publik och inbjudna gäster. Leverantör Clarion Hotel, Malmö live. Ansvarig institution: Kulturkansliet (Nordisk Panorama). Granskningen har visat att rutinerna fungerar väl. Felaktigt registrerad frånvaro i HRUTAN 15.4 Frånvarohantering Stickprovskontroll av registrerad frånvaro i I samtliga direktupphandlingar har de formella kraven på dokumentation uppfyllts och upphandlingarna har utförts enligt Malmös regelverk. I den dokumentation som upprättats har det framgått vilka leverantörer som kontaktats och på vilka grunder den slutgiltiga leverantören valts. 20 rättningar av felregistreringar har granskats. Den gemensamma nämnaren i flera av dessa rättningar är att ovana användare av HR-systemet har registrerat på felaktigt sätt. Se över innehåll i introduktion för nyanställda avseende genomgång av rutiner i HRUTAN.

8 HRUTAN 15.5 Betalning leverantörsfakturor 15.6 Jämställdhetsintegrering 15.7 Inaktuell information på web För sent betalda fakturor. Bristande jämställdhets integrering i beslutsunderlag till nämnden. Inaktuell information på Malmo.se och Komin Uppföljning av för sent betalda fakturor samt rutiner för hantering Granskning tillämpning av rutiner Genomgång av processer för publicering och uppdatering Granskning genomförd per den siste augusti. Under perioden maj-augusti har leverantörsfakturor tagits emot. Av dessa betalades 420 (9%) för sent. Drygt 100 fakturor har betalats mer än 10 dagar för sent. Rutiner för hantering av beslutsunderlag till nämnden har genomlysts. Tio websidor på intranätet Komin och Malmo.se har granskats. Av dessa visade en sida inaktuell information. Rutiner för publicering har genomlysts. Under hösten har rutinerna genomlysts och särskilda informationsinsatser genomförts för attestanter på förvaltningen. Beslut om att jämställdhetssamordnaren har till uppgift att kontinuerligt granska alla skrivelser. Ansvarsfördelningen på kommunikationsavdelningen samt roller och ansvar mellan kommunikatörer och webbinformatörer har ytterligare tydliggjorts.

9 Ramavtalstrohet per avtalsområde Malmö stad har tecknat kommunövergripande avtal (ramavtal) inom ett antal produktområden, från vilka förvaltningar kan avropa (beställa) varor eller tjänster utan att teckna ytterligare avtal eller göra upphandlingar. Dessa ramavtal täcker inte alla områden som staden gör inköp inom och de ramavtalsleverantörer som finns täcker inte alltid de behov som finns inom ett produktområde. Eftersom det saknas ramavtal inom flera produktområden är det vanligt att förvaltningsspecifika avtal upprättas. Nedan följer en redovisning över hur stor andel av totala inköp, inom tre utvalda produktområden, som skett från ramavtalsleverantörer. Inköp av böcker, tidningar och media (ca 10 Mkr, varav stadsbiblioteket och stadsarkivet utgör ca 9,2 Mkr) En generell förklaring till den låga andelen inköp inom ramavtal är att den huvudleverantör som finns upphandlad för biblioteksmedia, har ett begränsat utbud som inte täcker de behov som finns. Av denna orsak tvingas exempelvis stadsbiblioteket att göra inköp från andra leverantörer. Det finns dock lokalt tecknade avtal med dessa som inte framgår av ovan diagram. Granskningen visade att ramavtalsleverantörer endast i undantagsfall haft möjlighet att leverera de media som efterfrågats. Värt att nämna är att det pågår en ramavtalsupphandling inom medieområdet för att bättre täcka de behov som finns i staden.

10 Inköp av kontorsmaterial (ca 500 Tkr) Något som förklarar en större del av inköpen utanför ramavtal är de som är relaterade till fotoproduktion. Inom detta område efterfrågas specialprodukter som inte finns inom avtalat sortiment. Dock finns visst utrymme för förbättring inom detta område. Inköp av livsmedel (ca 270 Tkr) Inom detta avtalsområde sker en stor andel av inköpen inom ramavtal. Lägst andel inköp inom ramavtal uppvisar Stadsarkivet. Här bör dock tilläggas att den totala kostnaden under 2015 uppgick till drygt 3400 kr.

11 SJÄLVSKATTNING UTIFRÅN GEMENSAMMA KRITERIER FÖR UTVÄRDERING AV INTERN KONTROLL I MALMÖ STAD 2015 Kulturnämnden Kontrollmiljö Riskanalys Kontrollaktiviteter Kommunikation/Information Uppföljning/utvärdering Ansvar och befogenheter tydliggjorda Risker bedöms utifrån sannolikhet och konsekvens och Det finns en relevant och konsekvent genomförd Ledningsgrupperna hanterar kontinuerligt intern kontrollfrågor Åtgärder vidtas vid konstaterade avvikelser Anvisningar antagna för intern kontroll dokumenteras Riskanalysen innehåller risker av varierande art granskningsmetodik Granskningar är dokumenterade och kända Informationstillgången är tillräcklig Återkoppling görs till förvaltnings- /bolagsledningen Effektiv arbetsstruktur för arbetet med intern kontroll Ledningsgrupperna tar ansvar för fungerande kontrollmiljö Riskanalysen är underlag för åtgärder och granskningar Riskanalysen kommuniceras med nämnden/styrelsen Granskningar och åtgärder är anpassade och utvärderade i förhållande till riskanalys Oberoende i förhållande till processen som granskas Nya chefer får introduktion om intern kontroll Återkoppling görs till nämnden/styrelsen Tillfredsställande Förbättringsområde Behöver ses över omgående