Borlänge kommun. Internkontroll KS Inköpsprocessen. Beslutad av kommunstyrelsen

Transkript

1 Internkontroll KS Inköpsprocessen Beslutad av kommunstyrelsen

2 Metadata om dokumentet Dokumentnamn Inköpsprocessen Internkontroll KS facknämnd Dokumenttyp Del av Kommunstyrelsens Interna kontroll 2015 Omfattar Kommunen Dokumentägare Jörg Bassek Författningsstöd Dokumentansvarig Anika Murphy Publicering 2 (8)

3 Innehållsförteckning Sammanfattning... 4 Uppdrag Internkontroll Bakgrund Kontrollfråga Kontrollmoment Avgränsning... 5 Resultat... 5 Förslag på åtgärder (8)

4 Sammanfattning Analys av kommunens leverantörsfakturor har skett under perioden i syfte att belysa förbättringsområden vad gäller nya avtalsområden och brister i följsamheten gentemot ramavtal. Information om ramavtal har inhämtats från avtalsägaren UhC (UpphandlingsCenter) och kompletterats med information om de avtal kommunen själva ingått. I underlaget har leverantörsfakturorna begränsats till att så långt det går visa de upphandlingsbara varorna/tjänsterna och för respektive leverantör visa om avtal finns eller ej. Brister i underlaget finns. Fakturor konteras ibland med felaktiga konton men det stora problemet är att det idag inte finns en komplett förteckning över kommunens samtliga avtal. En annan brist är att en korrekt utförd direktupphandling inte finns markerad som avtalad. Dessa kan uppgå till stora summor då gränsen för tillåtna direktupphandlingar ligger på en dryg halvmiljon. Uppdrag 2.1 Internkontroll Intern kontroll är en integrerad process i kommunkoncernens verksamhets- och ekonomistyrning samt en viktig del av det systematiska kvalitetsarbetet. Kommunen ska uppfylla kraven på intern kontroll enligt Kommunlagens (KL) 6 kapitel, så att följande mål uppnås: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet. Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten. Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter och instruktioner. 2.2 Bakgrund 2.3 Kontrollfråga Den interna kontrollen har genomförts utifrån följande frågeställning: Sker inköp av varor och tjänster på ett säkert och kostnadseffektivt sätt? 2.4 Kontrollmoment Granskning av avtalstrohet har skett genom att studera kommunens leverantörsfakturor. Information om ramavtal har inhämtats från avtalsägaren UhC (UpphandlingsCenter) och kompletterats med information om de avtal kommunen själva ingått. 4 (8)

5 2.5 Avgränsning Perioden för granskning:1 nov okt Valet av perioden är för att få ett helår och en mer rättvisande bild. Totalt belopp för perioden är mnkr, leverantörer och st. fakturor till kommunen. Motpartskoder Konto 601* för att få ut hyrorna UHC (avtalade leverantörer) Oklara avtal med bolagen, bl a Tunabyggen och Borlänge energi. Direktupphandlingarna och egna avtal är inget som UHC har registrerat. Alla ramavtal via SKL syns ej via UHC, så som HVB hem för barn och ungdomar. Resultat 5 (8)

6 Livsmedel Inköp av livsmedele inom alla sektorer -Leverantörer -Belopp -Avtalade Avgränsningar på konton, belopp under kronor och leverantörer som ej omfattas av livsmedel till produktion. Totalt för kontona : kr 6441 Livsmedel 6442 Kioskvaror 6443 Livsmedel ekologiska 6444 Livsmedel Raindanceportalen Under kr Ej aktuella leverantörer Avtalade Leverantörer Ej avtalade (8)

7 Ej avtalade leverantörer över 200 tkr -Nationalencyklopedin -Dustin Sverige AB -EDUC Utbildning AB -Textilhuset Swelogent AB -Gammadata Instrument AB -Trafik & Fritid Skandinavien AB -ELFA AB 7 (8)

8 Förslag på åtgärder En tillförlitlig ramavtalsförteckning upprättas baserad på avtal hos UhC samt egna avtal. Denna ska underhållas dvs uppdateras när nya avtal tillkommer respektive upphör. En rutin upprättas där statistik över vilka produktgrupper (konto) kommunen har handlat av. I denna ska det framgå vilka leverantörerkommunen har avtal med. Ta fram verktyg för att sprida inköpsstatistik i organisationen så den blir ett naturligt inslag i varje enhets periodiska ekonomiuppföljning. Ekonomikontoret utvecklar/utökar information/utbildning/stöd till utsedda inköpssamordnare samt agerar för att inköpssamordnare utses i de verksamheter där de saknas. 8 (8)