Återrapport av verksamhetsstöds utförda interna kontroller 2015

HTML
DOWNLOAD

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Återrapport av verksamhetsstöds utförda interna kontroller 2015"

Maj-Britt Camilla Persson
för 9 år sedan
Visningar:

1 Återrapport av verksamhetsstöds utförda interna kontroller 2015 Stödprocesser Sammanfattning Förslag till åtgärder Ekonomi Statlig ersättning Inköpsprocessen Kontrollen har gällt återsökning från Migrationsverket för elever i förskola, grundskola och gymnasium. Återsökningen gäller asylsökande och andra tillståndssökande barn och ungdomar som deltar i skolundervisning. I granskningen framkom att vissa justeringar behövde göras i rutinerna. Det åtgärdades i samband med granskningen. Granskningen visade att de upprättade rutinerna följs och risken bedöms som liten att kostnader missas samt att återsökta kostnader bevakas och risken bedöms som mycket liten att intäkter missas. Analys av kommunens leverantörsfakturor har skett under perioden i syfte att belysa förbättringsområden vad gäller nya avtalsområden och brister i följsamheten gentemot ramavtal. Information om ramavtal har inhämtats från avtalsägaren UhC (UpphandlingsCenter) och kompletterats med information om de avtal kommunen själva ingått. I underlaget har leverantörsfakturorna begränsats till att så långt det går visa de upphandlingsbara varorna/tjänsterna och för respektive leverantör visa om avtal finns eller ej. Brister i underlaget finns. Fakturor konteras ibland med felaktiga konton men det stora problemet är att det idag inte finns en komplett förteckning över kommunens samtliga avtal. En annan brist är att en korrekt utförd direktupphandling inte finns markerad som avtalad. Dessa kan uppgå till stora summor då gränsen för tillåtna direktupphandlingar ligger på en dryg halvmiljon. Inga åtgärder behövs. En tillförlitlig ramavtalsförteckning upprättas baserad på avtal hos UhC samt egna avtal. Denna ska underhållas dvs uppdateras när nya avtal tillkommer respektive upphör. En rutin upprättas där statistik över vilka produktgrupper (konto) kommunen har handlat av. I denna ska det framgå vilka leverantörerkommunen har avtal med. Ta fram verktyg för att sprida inköpsstatistik i organisationen så den blir ett naturligt inslag i varje enhets periodiska ekonomiuppföljning. Ekonomikontoret utvecklar/utökar information/utbildning/stöd till utsedda inköpssamordnare samt agerar för att inköpssamordnare utses i de verksamheter där de saknas.

I granskningen framkom att vissa justeringar behövde göras i rutinerna. Det åtgärdades i samband med granskningen.

2 Hantering av kontanta inbetalningar Kommunens riktlinjer och rutiner gällande kontant hantering behöver revideras men inga allvarliga brister har identifierats. Rollen avtalsansvarig ska slutgiltigt definieras och finnas inom alla kommunens inköpsområden. Ett systematiskt processtöd införs för direktupphandlingar för att dels uppfylla dokumentationskraven, dels få input till kommande ramavtal. Utredning av hur direktupphandlingar kan läggas in i inköpsstatistiken. Revidera riktlinjer och rutiner gällande kontanthantering i Borlänge kommun. Information om rutin, nyheter etc. till alla kassansvariga ca en gång per år Internutbildning till nya kassansvariga snarast möjligt Verka för att öka andelen kortbetalning för en säkrare hantering Hyreskontrakt Flyttas till 2016 Personal Borlänge kommuns dokument Anpassningsoch Rehabiliteringsarbete anvisningar/riktlinjer revideras Rehabilitering Borlänge kommuns dokument Anpassnings- och Rehabiliteringsarbeteanvisningar/riktlinjer är tvetydig, vilket innebär att det finns utrymme för viss tolkningsfrihet. Dokument kring rehabilitering ses över utifrån ändringar i Anpassnings- och Rehabiliteringsarbete anvisningar/riktlinjer. Alla chefer ska få utbildning/information om gången i kommunens rehabiliteringsprocess. Det ska vara obligatoriskt att nya chefer får

Ett systematiskt processtöd införs för direktupphandlingar för att dels uppfylla dokumentationskraven, dels få input till kommande ramavtal.

3 utbildning i rehabiliteringsprocessen. Arbetsmiljö/ uppföljning av medarbetarenkät Facklig samverkan Flyttas till 2016 Kontrollen visar brister i samverkansarbete inom de kommunala verksamheterna. Vikten av att fullfölja samverkansavtalet tydliggörs inom hela organisationen, såväl inom kommunen som inom de fackliga förbunden. Samtliga som deltar i samverkan skall erbjudas återkommande utbildning om samverkan och protokollskrivning. De slutsatser och förslag till åtgärder som framkom i den externa utvärderingen 2013, se bilaga 2, ska tas tillvara och handlingsplan för hur detta ska ske bör upprättas. Efterlevnad av regler, policys och beslut Sekretess Ärenderubriken stämmer enligt kontroll överens med innehållet så att intressenter lätt kan hitta det de söker efter. Aktuell rutin för rubricering av ärenden och fungerar enligt rutinbeskrivning. Återrapportering begäran om utlämnande av allmän handling samt sekretesshantering; Aktuell rutin finns och fungerar enligt rutinbeskrivning. Återrapportering personuppgiftslagen; Aktuell rutin finns, brister i registrering av personuppgifter förekommer. Inga åtgärder behövs Fortsatta kontinuerliga uppföljningar av rutinbeskrivningar. Huvudregistrator har i uppgift att efterkontrollera registreringar genom stickprov, varje vecka. Nämndsekreterarna samt registratorerna ska varje dag gå igenom dagens registrerade ärenden för att säkerställa sekretess samt PuL.

Samtliga som deltar i samverkan skall erbjudas återkommande utbildning om samverkan och protokollskrivning.

4 IT Systemförvaltning Kontroll har skett inom ramen för systemförvaltning på punkterna användargrad, användarvänlighet, funktionalitet och rutin vid anförskaffande av nytt system. Kontrollen påvisar stora brister i nuvarande systemförvaltning och tydliggör behovet av att systemförvaltarmodellen som tidigare beslutats införs i kommunen. Risk för stora ekonomiska förluster föreligger. Rutiner behövs för att komma till rätta med problemet. Rutiner utarbetas och implementeras inom ramen för den systemförvaltningsmodell som utarbetas i kommunen. Uppdragsdialog Uppdragshantering Projektmodell Projektredovisning Kontroll har genomförts huruvida uppdragsdislog mellan sektorchefer för kärnprocesser och utvecklingskontoret inom verksamhetsstöd sker. Vid kontrollen har det framkommit att uppdrag inte överlämnas skriftligt och att det saknas en förankrad rutin för hur uppdrag ska ges. Kommundirektören har gett verksamhetsstöd i uppdrag att utarbeta nya riktlinjer för projekt inom kommunen samt att anskaffa metodstöd och utbildning för detta. Denna kontroll visar att det finns ett stort behov av att detta genomförs snabbt och målmedvetet. Metodstödet/riktlinjerna skall beskriva en generell process från idé till avslut. Det är också viktigt att resultatet av genomförda projekt tas om hand av den verksamhet som beställt för att få den effekt som eftersträvats Kommunens resurser är begränsade, därför bör kopplingen till den strategiska planen tydliggöras vilket underlättar prioritering. Utarbeta rutiner för hantering av uppdrag. Kontinuerliga uppdragsdialoger ska genomföras. Riktlinjer för projekt inom kommunen tas fram. Enligt uppdrag upphandla projektmodell. Fastigheter Brandskydd Kontrollen visar att en stor del av kommunens medarbetare inte har tagit del av den grundläggande brandskyddsutbildningen. Den visar också att ansvariga för att kontrollera antalet kontrollronder respektive brandlarmkontroller inte haft möjlighet att utföra det uppdraget, på grund av arbetsbelastning. Se över möjligheterna att ge HR eller anställande enhetschef ansvaret för att medarbetarna får grundläggande brandskyddsutbildning. Se vilka funktioner som på ett naturligt sätt kan införliva skyddsronder i sin verksamhet, och underlätta rapporteringen. Upprepa uppföljningen med brandombudet kring kontrollen av brandlarm för 2017

Risk för stora ekonomiska förluster föreligger. Rutiner behövs för att komma till rätta med problemet.

5 Systematiskt säkerhetsarbete Livsmedel Egenkontrollprogram Se punkt ovan. Genomförd kontroll visar att det finns rutiner för egenkontroll gällande livsmedelslagen och HACCP. Dessa rutiner följs i stor utsträckning, det finns dock områden som behöver förbättras för att minska risken för eventuella avvikelser, exempelvis de som berör specialkost. Se punkt ovan. Innan vikarier/nyanställda lämnas ensamma att arbeta i kök, gäller både kockar och köksbiträden, ska de ha fått tillräcklig introduktion gällande specialkost och övrig egenkontroll. Diskussion av egenkontroll vid såväl arbetsplatsträffar som vid köksbesök. Vid köksbesök ska noteringar från Anticimex diskuteras med kökspersonal. Varje termin (på arbetsplatsträffar) ska specialkostrutinen tas upp för repetition. Det är viktigt att detta sker även fortsättningsvis. Utvärdering av nytt material av vikariepärm och vikarieintroduktion Kvalitetsuppföljning God man Kontrollen har identifierat en eventuell risk vid kontrollen av nya ställföreträdare. För att inte riskera att få in olämpliga ställföreträdare i uppdrag så kommer överförmyndare i samverkan ändra sina rutiner till att alltid kontrollera alla ställföreträdare mot belastningsregistret och kronofogdens register, oavsett om de kontrollerats tidigare För att verksamheten ska kunna försäkra att 100% av de ställföreträdare som tilldelas uppdrag ej förekommer i kronofogdens register eller i polisens belastningsregister så kommer rutinen förtydligas att kontroller alltid ska ske, även i de fall där gode män nyligen har kontrollerats i ett annat uppdrag. Rutinen ändras i enlighet med förslaget ovan.

Innan vikarier/nyanställda lämnas ensamma att arbeta i kök, gäller både kockar och köksbiträden, ska de ha fått tillräcklig introduktion gällande specialkost och övrig egenkontroll.

Relevanta dokument

Borlänge kommun. Internkontroll KS Inköpsprocessen. Beslutad av kommunstyrelsen

Borlänge kommun. Internkontroll KS Inköpsprocessen. Beslutad av kommunstyrelsen Internkontroll 2015 - KS Inköpsprocessen Beslutad av kommunstyrelsen Metadata om dokumentet Dokumentnamn Inköpsprocessen Internkontroll 2015 - KS facknämnd Dokumenttyp Del av Kommunstyrelsens Interna kontroll