Granskning av avtalstrohet, Vadstena Kommun

Transkript

1 Granskning av avtalstrohet, Vadstena Kommun Räkenskapsår 2011 Datum 10 mars 2012 Till Kommunrevisionen, Vadstena kommun Från R Wallin 1 Inledning Kommunrevisionen i Vadstena kommun har uppdragit åt Ernst & Young att biträda med en granskning av ramavtalstroheten. Kommunen har ramavtal med närmare 180 olika leverantörer av varor och tjänster via inköpssamverkan i Motala. Utöver detta har kommunen möjlighet att utnyttja ett antal nationella ramavtal som träffats av kammarkollegiet bl.a. för inköp av datorer etc. Kommunen har även ett antal egna avtal för upphandling. Kommunen upphandlar varor och tjänster varje år motsvarande ca 150 miljoner kronor. 2 Syfte Avsikten med ramavtalen är att verksamheten skall upphandla tjänster i enlighet med träffade avtal och inte med andra leverantörer inom de områden som avtalen avser. Den övergripande revisionsfrågan är: Sker upphandling enligt träffade ramavtal och är rutinerna och hanteringen av ramavtal dokumenterade, uppföljda och rapporterade? De frågor som skall besvaras är bl. a följande. - Inom vilka områden finns ramavtal? - Hur många avtal finns? - Sker upphandling enligt gällande avtal? - Finns rutiner för uppföljning av avtalstroheten? 2.1 Metod Granskningen har genomförts i form av dokumentstudier av relevanta styrdokument som upphandlingspolicy, andra riktlinjer, intervjuer med ekonomichef och personal på inköpssamverkan i Motala. Medlem i Ernst & Young Global Limited

2 2.2 Utgångspunkter/revisionskriterier I granskningen utgår vi från Lagen om offentlig upphandling (LOU), den upphandlingspolicy som finns i kommunen med tillhörande riktlinjer. Lagens bestämmelser skall tillämpas och de riktlinjer och den policy som finns för hantering av upphandlingar skall ligga till grund för inköp av varor och tjänster. 2.3 Bedömningsgrunder Revisionen skall pröva ändamålsenligheten utifrån lagstiftning och interna regler och riktlinjer. I detta fall används en skala i tre steg: Tillfredsställande Delvis tillfredsställande Otillfredsställande Med tillfredsställande avses att minst 85 procent av upphandlingar i genomsnitt i stickprovet sker enligt gällande avtal. Vidare krävs att det skall finnas dokumenterade rutiner kring hantering av avtal och att årlig uppföljning och rapportering sker av avtalstrohet till kommunstyrelsen. Med delvis tillfredsställande avses att minst hälften av upphandlingarna i stickprovet sker enligt gällande avtal. Det finns rutiner för hanteringen, men dessa är inte dokumenterade och det saknas strukturerad uppföljning av avtalstroheten. Med otillfredsställande avses att högst 49 procent av upphandlingarna i stickprovet sker enligt gällande avtal. Det saknas rutiner och någon uppföljning görs inte. Gränserna bygger på bedömning. 3 Lagen om offentlig upphandling, LOU LOU gäller vid all upphandling oavsett belopp. Från juni 2010 ändrades lagen så att kommun kan upphandla direkt i det fall det upphandlade värdet understiger 15 procent av det tröskelvärde som avses i LOU (ca ). Beloppet gäller alla de inköp en kommun gör under ett år av samma slags vara eller tjänst. Fram till juni 2010 fanns en upphandlingspolicy i Vadstena kommunen som innehöll anvisningar för upphandling enligt tidigare regler i LOU. I och med att lagen ändrades har den tagit över de lokala riktlinjerna. En ny upphandlingspolicy har beslutats i kommunstyrelsen i februari 2012 och fullmäktige väntas ta beslut i april Granskning av avtalstrohet, Vadstena Kommun 2 (6)

3 3.1Inköpsprocessen Inköpsprocessen skall tillämpas på följande sätt. 1) Kontroll av om avtal finns via avtalsdatabasen 2) Finns avtal avropas via dessa 3) Om avtal saknas tar man ställning till om värdet understiger skr. Då tillämpas direktupphandling. 4) Överstiger värdet skr sker upphandling enligt LOU. Vid direktupphandling skall man förvissa sig om att det pris som betalas är marknadsmässigt, enligt de fastställda riktlinjerna. Detta kan ske genom att kontakta ett antal leverantörer /./ och begära in anbud. 1 Varje kommun svarar själv för direktupphandlingar. När värdet av det som skall upphandlas överstiger gränsvärdet för direktupphandling skall upphandling ske enligt LOU. I dessa fall skall upphandlingskontoret i inköpssamverkan anlitas, enligt de riktlinjer som finns. 3.2Kommunens rutiner kring avtalsfrågor Det är ekonomichefen som har ansvar för avtalsfrågorna i kommunen. Diskussioner förs löpande under verksamhetsåret mellan ekonomichefen och ansvariga i olika förvaltningar kring avtalsfrågor och Lagen om offentlig upphandling (LOU). Ekonomichefen uppfattar att kunskapen om LOU och tillämpningen av lagen är tillfredsställande inom de olika förvaltningarna. Det finns enligt ekonomichefen en uppfattning i kommunen att lagen är svår att förhålla sig till och att den gynnar väldigt stora leverantörer. Både bland tjänstemän och förtroendevalda finns ibland uppfattningen att man vill värna näringslivet lokalt Kommentar Även vid direktupphandling skall flera leverantörer tillfrågas. Skrivningen i policyn behöver förtydligas på denna punkt. 4 Avtalsområden Kommunen har mellan 170 och 180 ramavtal via inköpssamordning i Motala. De två största avtalsområdena är fastighetsunderhåll och konsulttjänster. Dessa båda områden svarar tillsammans för mer än hälften av alla ramavtal. Inom 1 Upphandlingspolicy , sid 4 Granskning av avtalstrohet, Vadstena Kommun 3 (6)

4 fastighetsområdet finns 34 ramavtal. 57 ramavtal finns inom området konsulttjänster, en del av dessa rör även fastighetsområdet. Gränserna mellan avtalsområdena är med andra ord lite flytande. Det totala antalet ramavtal med inriktning på fastighetsfrågor i vid mening motsvarar ensamt för närmare 50 procent av alla ramavtal. Det rör avtal om t.ex. byggledning, projektering, olika hantverkstjänster kring byggnation och underhåll, kalkylering, vvs, etc. etc. Inom områdena konsulter och fastighetsunderhåll finns i flera fall ramavtal med samma leverantör, fast med olika inriktning. I och med att fastighetsfrågorna fördes över till det kommunala bolaget år 2011 är det bolaget som hanterar dessa avtal, enligt ekonomichefen. Kommunen har endast i begränsad utsträckning utnyttjat ramavtalen inom fastighetsområdet under år Under år 2011har kommunen fakturerats ett uppdrag via en ramavtalskund inom fastighetsområdet av administrativa skäl och där kommunen senare vidarefakturerat det kommunala bolaget denna kostnad. Utöver dessa ramavtal har kommunen en del nationella avtal via kammarkollegiet kring inköp av datorer, datatjänster etc. I kommunen finns dessutom ett antal lokala avtal, dvs. avtal med leverantörer som tecknats av de olika förvaltningarna. Dessa finns inte redovisade i avtalsdatabasen. Det finns ingen samlad bild av hur många avtal som finns Kommentar Det är viktigt att det finns en samlad redovisning av samtliga avtal, oavsett hur de är tecknade. 4.2 Stickprovskontroll För att granska tillämpningen av upphandlingspolicyn har en stickprovskontroll utförts avseende avtal via e-avrop. Fem områden har valts ut: Inköp av inkontinensprodukter till äldreomsorgen Inköp av livsmedel Inköp av kioskvaror Inköp av lekmaterial till barnomsorgen Inköp av konsulter Granskning av avtalstrohet, Vadstena Kommun 4 (6)

5 Område Antal avtal via e-avrop Totalt upphandlad volym kr år 2011, enl redovisningen Avrop enligt avtal via e- avrop, procent 2 Inkontinens Livsmedel Kioskvaror Lekmaterial Konsulter ** ** Andelen blir totalt 41 procent om man inkluderar lokala avtal som inte finns redovisade i e-avrop och även avser annat än avtal om konsultköp (en del av de fakturor som är redovisade under rubriken konsult avser avtal om fastighetsfrågor t.ex.). Sammanställningen ovan behöver kommenteras. De fakturor som fanns redovisade under rubriken konsulter avsåg i en del fall avtal inom andra områden. Likaså gick det av en del andra fakturor inte att avgöra om inköp i ett hembageri avsåg köp av konditorivaror eller bröd t.ex. vilka omfattas av ramavtal. I flera fall innehöll sammanställningen av fakturor köp av tjänster från andra kommuner eller statliga myndigheter vilket inte är avtal. Sammantaget visar dessa exempel på att sammanställningen ovan får behandlas med viss försiktighet. För de fem områdena har inköp skett till ett totalt belopp av närmare 13 milj kronor. I genomsnitt redovisas för dessa en avtalstrohet på 62 procent (67 procent om hänsyn tas till lokala avtal). Området lekmaterial redovisar enbart en trohet på 13 procent, men där är den samlade upphandlingsvolymen enbart skr under året Kommentar Den slutsats som ändå kan dras av stickprovskontrollen är att kommunen behöver få ett samlat grepp om vilka leverantörer man har avtal med, oavsett om de är träffade via inköpssamverkan eller kommunen själv träffat avtal. Genomgången visar dessutom att det finns ett antal fakturor från leverantörer där det inte framgår om det finns avtal eller inte. I flera av dessa fall är det fakturerade beloppen betydligt högre än gränsen för direktupphandling. 2 Vi har bara räknat de inköp där värdet överstiger skr och där det finns ett konsultavtal. Granskning av avtalstrohet, Vadstena Kommun 5 (6)

6 5 Uppföljning av avtalstroheten Det har inte förekommit någon samlad uppföljning av avtalstroheten i kommunen under de senaste åren, enligt ekonomichefen. Ekonomikontoret har i sin internkontrollplan för år 2012 lagt in ett moment som innebär att man avser att kontrollera avtalstroheten via stickprov Kommentar Kommunen rekommenderas att årligen redovisa uppföljning av avtalstrohet och hantering av upphandlingsfrågorna till kommunstyrelsen. 6 Prövning och summering I granskningen skulle frågan om ändamålsenlighet rörande upphandling prövas. Den övergripande revisionsfrågan var: sker upphandling enligt träffade ramavtal och är rutinerna och hanteringen av ramavtal dokumenterade, uppföljda och rapporterade? I granskningen framkommer att det finns en betydande avtalstrohet och att det finns rutiner kring upphandlingsfrågorna. Den samlade bedömningen är att hanteringen är delvis tillfredsställande. Motiveringen är: upphandlingstroheten är högre än 50 procent men lägre än 85. Det saknas strukturerad uppföljning och rapportering av avtalstrohet. Granskning av avtalstrohet, Vadstena Kommun 6 (6)