Revisionsrapport. Internkontroll - Finspångs kommun år Ref R Wallin

Transkript

1 Revisionsrapport Internkontroll - Finspångs kommun år 2007 Ref R Wallin

2 1. Sammanfattning Inledning Syfte Utgångspunkter Metod Resultat av granskningen Servicenämnden Bedömning Bygg- och miljönämnden Bedömning Socialnämnden Bedömning Humanistiska nämnden Bedömning Kommunstyrelsen Bedömning Samlad bedömning Övergripande rnkontroll Övergripande styrdokument i kommunen Förvaltningsspecifika styrdokument och rutiner Slutsats...16

3 1. Sammanfattning Kommunens revisorer har uppdragit åt Ernst & Young att granska rnkontrollen i Finspångs kommun. Syftet är att belysa förekomsten av system och rutiner för rnkontrollarbetet. Den övergripande revisionsfrågan är: system och rutiner som säkerställer en ändamålsenlig rnkontroll i kommunens nämnder och styrelse? Granskningen omfattar kommunstyrelsen, humanistiska nämnden, socialnämnden, servicenämnden och bygg- och miljönämnden och förhållandena under år I granskningen har en metod använts bestående av enkät och rvjuer med förvaltningschefer. Förvaltningarna har via enkäten gjort en självskattning om förekomst av styrdokument, system och rutiner för rnkontrollarbetet. I rvjuerna har frågor diskuterats hur rnkontrollarbetet är implementerat i organisationen och hur nämndens rnkontrollarbete styrs, leds och följs upp. Genomgående visar granskningen att det i alla nämnder finns tillfredsställande kommunövergripande och förvaltningsspecifika styrdokument som stöd för styrningen kompletterat med fasta rutiner inom centrala områden som attester, delegationsordning etc. Granskningen visar också på en del brister vad gäller processen att hantera rnkontrollarbetet och förankra det i årliga handlingsplaner. Förståelsen bland medarbetare för vikten av ett systematiskt rnkontrollarbete är något outvecklad. Internkontrollarbetet hålls riktigt ihop via handlingsplan kopplade till rnkontrollreglementet och systematiska årliga uppföljningar och redovisningar i nämnden. Bedömningen är att rnkontrollarbetet i detta avseende är något otillfredsställande. Mot bakgrund av det utvecklingsarbete som inletts under vrn/våren 2008 i syfte att stärka rnkontrollarbetet bedöms rnkontrollarbetet bli tillfredsställande. Beträffande resultaten för de olika nämnderna hänvisas i övrigt till rapporten.

4 2. Inledning Kommunens revisorer har uppdragit åt Ernst & Young att granska rnkontrollen i Finspångs kommun. Syftet är att belysa att det finns system och rutiner för rnkontrollarbetet. Den övergripande revisionsfrågan är: system och rutiner som säkerställer en ändamålsenlig rnkontroll i kommunens nämnder och styrelse? I kommunallagens nionde kapitel 9 framgår att revisorerna skall pröva om den rna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. 3. Syfte Internkontrollen är ett viktigt verktyg i nämndens styrning och uppföljning av sin verksamhet. Internkontrollen skall säkerställa en ändamålsenlig användning av resurser, att det finns rutiner som skapar rättvisande räkenskaper och att det finns system för uppföljning. Det skall även finnas system för uppföljning av rnkontrollen. Nämndernas ansvar för rnkontrollen framgår av kommunallagen 6 kap 7 där det bl. a. framhålls att nämnden skall se till att den rna kontrollen är tillräcklig. Nämnderna ansvarar för att det finns en ändamålsenlig styrning så att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt och att det finns säkra rutiner som förhindrar förlust för kommunen och säkerställer att redovisningen är rättvisande. 4. Utgångspunkter Kommunallagen preciserar vilka instrument som nämnderna kan behöva för att fullgöra sina rna kontrollfunktioner. Den rna kontrollen kan avse ansvar och befogenheter, organisation, redovisningssystem och administrativa system. Kontrollen måste utformas utifrån en helhetssyn på den kommunala verksamheten och ske med beaktande av väsentlighets- och riskanalys. Syftet med den rna kontrollen är att bidra till att ändamålsenligheten i verksamheten stärks och att verksamheten bedrivs effektivt och säkert. För att skapa en god rn kontroll bör det finnas aktuella styrnings- och uppföljningsdokument. Rutiner som är väsentliga för verksamheten bör vara dokumenterade, men lika viktigt är det att det finns en kultur i organisationen bland chefer och medarbetare som innebär att de arbetar aktivt på att säkra vettiga processer som tillgodoser ändamålet med rnkontrollen. En årlig plan för rn kontroll och hur kontrollen skall utföras bör antas av nämnden. Planen bör baseras på en bedömning av väsentlighets- och riskanalyser i verksamheten. Nämnden bör rapportera resultaten av detta till kommunstyrelsen.

5 4.1 Metod I granskningen har vi använt en enkät där nämnden gör en självskattning över den rna kontrollmiljön. Enkäten tar upp frågeställningar om det finns aktuella rnkontrollreglemente för hela kommunen, dokumenterade it-rutiner, övergripande kommungemensamma styrningsoch uppföljningsrutiner, förvaltningsspecifika styrnings- och uppföljningsdokument och övriga löpande administrativa rutiner av väsentlighet för verksamheten. Vi har också rvjuat förvaltningsledningarna kring rutiner för uppföljning av den rna kontrollen i respektive nämnd. Finspångs kommun hade under hösten och vrn 2007/2008 arbetat med att ta fram ett nytt rnkontrollreglemente. Fullmäktige tog beslut om det nya reglementet i slutet av januari Resultat av granskningen 5.1 Servicenämnden Internkontrollreglemente Internkontrollreglemente finns Handlingsplan för rn kontroll finns Internkontrollstatusen rapporteras till nämnden Innebörden av rnkontroll är känd i organisationen Övergripande gemensamma styrningsdokument för kommunen Ekonomistyrningsdokument Dokument ang förvaltning av ekonomiska medel Uppföljning av ekonomi Personalpolicy Miljöpolicy Upphandlingspolicy Arbetsmiljöpolicy Jämställdhetspolicy Förvaltningsspecifika dokument för styrning, ledning och uppföljning Reglemente Mål Dokumenterad delegationsordning Dokumenterad uppföljning av beslut Rutiner för uppföljning av ekonomi

6 Rutiner för uppföljning av verksamhet Rutiner för uppföljning av personal Rutiner för uppföljning av miljö Rutin för kvalitetssäkring Områden där fasta rutiner finns inom förvaltningen Attestinstruktion Rutin för delegationsärenden Rutin för diarieföring Rutin för inventeringar Rutin för bidrag Rutin för fakturering och krav Rutin för leverantörsfakturering Rutin för upphandling Rutin för lönehantering Rutin för mobiltelefoni Rutin för representation Rutin för ekonomisk avstämning Fastställda rutiner för IT-säkerhet är dokumenterad It-strategi är dokumenterad Rutin finns för behörighetsadministration Rutin finns för hantering av koder Rutin finns för drift Rutin finns för säkerhetskopiering skydd mot obehörig åtkomst Rutin finns för sekretessmaterial Inom serviceförvaltningen saknas handlingsplan för rn kontroll inom den egna nämnden. På samma sätt saknas rutiner för rapportering av rnkontrollstatusen till nämnden. Internkontrollen uppfattas av ledningen för verksamheten heller vara känd och förankrad bland medarbetare i organisationen. Det finns däremot genomgående övergripande gemensamma styrdokument för kommunen utom vad gäller förvaltning av ekonomiska medel och miljöpolicy. Inom förvaltningen finns specifika dokument för styrning, ledning och uppföljning utom vad avser redovisning till nämnd om fattade beslut och uppföljning av miljön. I rvju med företrädare för förvaltningsledningen framkommer att nämnden årligen tar fram någon handlingsplan för hantering av rnkontrollen. Nämnden beslutar årligen om attestlista inom förvaltningen. Nämnden gör däremot ofta, om än årligen, en risk- och

7 sårbarhetsanalys. Bland medarbetare är kunskapen om rnkontrollarbetet något outvecklad, vad rnkontroll egentligen är uppfattas av många som lite otydligt. Man arbetar efter riktlinjer och de brister som finns är att en del är dokumenterat. Inom förvaltningen avvaktar man det arbete som just initierats av kommunledningsförvaltningen med beslutet om ett nytt rnkontrollreglemente och de förändringar som blir följden av detta Bedömning Mycket av löpande rutiner är etablerade, det finns också förvaltningsspecifika och kommungemensamma styrdokument. Bedömningen är att rnkontrollarbetet i denna del är tillfredsställande. Granskningen visar också på en del brister vad gäller processer att hantera rnkontrollarbetet och förankra det i årliga handlingsplaner. Förståelsen bland medarbetare för vikten av ett systematiskt rnkontrollarbete är något outvecklad. Bedömningen är att rnkontrollarbetet i detta avseende är något otillfredsställande. Sammantaget bedöms rnkontrollarbetet vara tillfredsställande, minst mot bakgrund av det utvecklingsarbete som kommunledningen initierat. 5.2 Bygg- och miljönämnden Internkontrollreglemente Internkontrollreglemente finns Handlingsplan för rn kontroll finns Internkontrollstatusen rapporteras till nämnden Innebörden av rnkontroll är känd i organisationen Övergripande gemensamma styrningsdokument för kommunen Ekonomistyrningsdokument Dokument ang förvaltning av ekonomiska medel Uppföljning av ekonomi Personalpolicy Miljöpolicy? Upphandlingspolicy Arbetsmiljöpolicy Jämställdhetspolicy

8 Förvaltningsspecifika dokument för styrning, ledning och uppföljning Reglemente Mål Dokumenterad delegationsordning Dokumenterad uppföljning av beslut Rutiner för uppföljning av ekonomi Rutiner för uppföljning av verksamhet Rutiner för uppföljning av personal Rutiner för uppföljning av miljö Rutin för kvalitetssäkring Områden där fasta rutiner finns inom förvaltningen Attestinstruktion Rutin för delegationsärenden Rutin för diarieföring Rutin för inventeringar Rutin för bidrag Rutin för fakturering och krav Rutin för leverantörsfakturering Rutin för upphandling Rutin för lönehantering Rutin för mobiltelefoni Rutin för representation Rutin för ekonomisk avstämning Fastställda rutiner för IT-säkerhet är dokumenterad It-strategi är dokumenterad Rutin finns för behörighetsadministration Rutin finns för hantering av koder? Rutin finns för drift Rutin finns för säkerhetskopiering? skydd mot obehörig åtkomst? Rutin finns för sekretessmaterial? Inom nämnden uppfattas att det saknas rnkontrollreglemente för kommunen och att man inom nämnden heller har tagit fram en egen handlingsplan. Det saknas rutiner för rapportering av rnkontrollstatusen till nämnden och uppfattningen är också den att rnkontrollarbetet är vidare förankrat och känt inom verksamheten.

9 De kommungemensamma policydokumenten finns förutom miljöpolicy och när det gäller de förvaltningsspecifika dokumenten finns dessa utom vad avser uppföljning av beslut, personal, miljö och kvalitet. Inom flertalet av de arbetsområden som förekommer inom nämnden finns tydliga rutiner. I rvju med förvaltningsledningen framkommer att nämnden har rutiner för det mesta som rör ekonomi och verksamheten, men däremot har man knutit ihop frågeställningen till en samlad handlingsplan för nämndens arbete med rnkontrollen. Det innebär att nämnden gör en väsentlighets- och riskanalys årligen. Bland medarbetare blir förståelsen och kunskapen kring rnkontrollen därmed något outvecklad. Å andra sidan har man god kontroll på de löpande rutinerna, kompetensen bland medarbetare är hög och ledningens bedömning är att verksamheten fungerar väl vad avser effektivitet, ekonomi och ändamålsenlighet Bedömning Mycket av löpande rutiner är etablerade, det finns också förvaltningsspecifika och kommungemensamma styrdokument. Bedömningen är att rnkontrollarbetet i denna del är tillfredsställande. Granskningen visar också på en del brister vad gäller processer att hantera rnkontrollarbetet och förankra det i årliga handlingsplaner. Förståelsen bland medarbetare för vikten av ett systematiskt rnkontrollarbete är något outvecklad. Bedömningen är att rnkontrollarbetet i detta avseende är något otillfredsställande. Sammantaget bedöms rnkontrollarbetet vara tillfredsställande, minst mot bakgrund av det utvecklingsarbete som kommunledningen initierat. 5.3 Socialnämnden Internkontrollreglemente Internkontrollreglemente finns Handlingsplan för rn kontroll finns * Internkontrollstatusen rapporteras till ** nämnden Innebörden av rnkontroll är känd i organisationen *Avser hela kommunen ** från år 2008 Övergripande gemensamma styrningsdokument för kommunen Ekonomistyrningsdokument Dokument ang förvaltning av ekonomiska medel Uppföljning av ekonomi Personalpolicy Miljöpolicy

10 Upphandlingspolicy * Arbetsmiljöpolicy Jämställdhetspolicy Förvaltningsspecifika dokument för styrning, ledning och uppföljning Reglemente Mål Dokumenterad delegationsordning Dokumenterad uppföljning av beslut Rutiner för uppföljning av ekonomi Rutiner för uppföljning av verksamhet Rutiner för uppföljning av personal Rutiner för uppföljning av miljö - - Rutin för kvalitetssäkring * Sköts via avtal med Norrköpings kommun Områden där fasta rutiner finns inom förvaltningen Attestinstruktion Rutin för delegationsärenden Rutin för diarieföring Rutin för inventeringar - - Rutin för bidrag Rutin för fakturering och krav Rutin för leverantörsfakturering Rutin för upphandling * Rutin för lönehantering * Rutin för mobiltelefoni Rutin för representation Rutin för ekonomisk avstämning * på kommunledningsförvaltningen Fastställda rutiner för IT-säkerhet är dokumenterad It-strategi är dokumenterad It-säkerhet finns dokumenterad Rutin finns för behörighetsadministration Rutin finns för hantering av koder Rutin finns för drift Rutin finns för säkerhetskopiering skydd mot obehörig åtkomst Rutin finns för sekretessmaterial

11 Inom socialnämnden saknas handlingsplan för rnkontroll inom den egna verksamheten och rutiner för rapportering av rnkontrollstatus till nämnden. Enligt uppgift uppfattas rnkontrollen förankrad bland personal. Det finns övergripande styrdokument inom kommunen och den egna förvaltningen inom de flesta områden, dokumenterad rutin saknas däremot för uppföljning av beslutade åtgärder. När det gäller it-området uppfattas det saknas rutiner för drift och säkerhetskopiering, men det kan bero på att Finet upplevs ha ansvaret för detta. I rvju med förvaltningsledningen framkommer att det i formell mening saknas en årlig plan för rnkontrollen, det pågår emellertid ett utvecklingsarbete rnt inom nämnden som syftar till att stärka arbetet med rnkontrollen. Arbetet har avstannat i väntan på samordning med det kommunövergripande arbetet med rnkontroll. Generellt är kunskapen och förståelsen för vikten av rnkontroll bland medarbetare något outvecklad inom förvaltningen. F n görs någon årlig väsentlighets- och riskanalys och nämnden har heller någon rutin att systematiskt rapportera sitt rnkontrollarbete till kommunstyrelsen Bedömning Internkontrollen är tillfredsställande vad gäller kommunövergripande och förvaltningsspecifika styrdokument och inom de centrala administrativa områdena finns också överlag fasta rutiner, vilket är bra. Det är dock viktigt att det finns rutin för uppföljning av fattade beslut och för attestering. När det gäller processen att hantera rnkontrollarbetet och den årliga systematiska uppföljningen och redovisningen är rutinerna mindre utvecklade. Det är otillfredsställande. Nämnden behöver utveckla det systematiska rnkontrollarbetet. Vid en sammanvägd bedömning framstår ändå rnkontrollstatusen som tillfredsställande. Det utvecklingsarbete som initierats av kommunledningsförvaltningen skall förhoppningsvis medföra att nämnden kan hantera rnkontrollarbetet ännu bättre framöver. 5.4 Humanistiska nämnden Internkontrollreglemente Internkontrollreglemente finns Handlingsplan för rn kontroll finns Internkontrollstatusen rapporteras till * * nämnden Innebörden av rnkontroll är känd i organisationen * Delegationsbeslut och ekonomiska rapporter redovisas i nämnden.

12 Övergripande gemensamma styrningsdokument för kommunen Ekonomistyrningsdokument Dokument ang förvaltning av ekonomiska medel Uppföljning av ekonomi Personalpolicy Miljöpolicy Upphandlingspolicy Arbetsmiljöpolicy Jämställdhetspolicy Förvaltningsspecifika dokument för styrning, ledning och uppföljning Reglemente Mål Dokumenterad delegationsordning Dokumenterad uppföljning av beslut Rutiner för uppföljning av ekonomi Rutiner för uppföljning av verksamhet Rutiner för uppföljning av personal Rutiner för uppföljning av miljö Rutin för kvalitetssäkring Områden där fasta rutiner finns inom förvaltningen Attestinstruktion Rutin för delegationsärenden Rutin för diarieföring Rutin för inventeringar - - Rutin för bidrag * Rutin för fakturering och krav Rutin för leverantörsfakturering Rutin för upphandling Rutin för lönehantering Rutin för mobiltelefoni ** Rutin för representation ** Rutin för ekonomisk avstämning * Ej aktuellt i verksamheten ** centralt i kommunen

13 Fastställda rutiner för IT-säkerhet är dokumenterad It-strategi är dokumenterad It-säkerhet finns dokumenterad Rutin finns för behörighetsadministration Rutin finns för hantering av koder Rutin finns för drift * Rutin finns för säkerhetskopiering * skydd mot obehörig åtkomst Rutin finns för sekretessmaterial * Ligger på Finet Humanistiska nämnden uppger att det finns rnkontrollreglemente och att delegationsbeslut och ekonomi redovisas i nämnden. I rvjuer med förvaltningsledningen framkommer att rnkontrollarbetet är nära kopplat till den ekonomiska redovisningen månatligen i nämnden och den lagliga skyldigheten att redovisa kvalitetsarbetet. Detta görs. Kvalitetsredovisningen ses som ett effektivt sätt att följa upp verksamheten. Någon specifik årlig plan för rnkontrollarbetet görs däremot i nämnden. Inom olika delar av verksamheten görs årliga omvärldsanalyser som kan ses som väsentlighets- och riskanalyser i samband med förändringar av verksamheter, däremot görs ingen samlad väsentlighets- och riskanalys för hela nämnden varje år. Nämnden rapporterar till fullmäktige kring ekonomi, kvalitet och resultat i verksamheten, specifikt med betoning på rnkontrollarbetet Bedömning Det finns kommunövergripande och förvaltningsspecifika styrdokument inom verksamheten, vilket är tillfredsställande. Det finns också etablerade rutiner inom alla väsentliga områden. Granskningen visar också på en del brister vad gäller processen att hantera rnkontrollarbetet och förankra det i årliga handlingsplaner. Bedömningen är att rnkontrollarbetet i detta avseende ändå är något otillfredsställande. Nämnden behöver ta fram årliga handlingsplaner för sitt rnkontrollarbete byggda på aktuella väsentlighets- och riskanalyser för hela verksamheten och rapportera resultaten till fullmäktige. Sammantaget bedöms rnkontrollarbetet ändå vara tillfredsställande, minst mot bakgrund av det utvecklingsarbete som kommunledningen nu initierat. 5.5 Kommunstyrelsen Internkontrollreglemente Internkontrollreglemente finns Handlingsplan för rn kontroll finns * Internkontrollstatusen rapporteras till nämnden *

14 Innebörden av rnkontroll är känd i organisationen * Det pågår ett arbete att ta fram handlingsplan inom kommunstyrelsen och en rutin för att rapportera rnkontrollstatusen Övergripande gemensamma styrningsdokument för kommunen Ekonomistyrningsdokument Dokument ang förvaltning av ekonomiska medel Uppföljning av ekonomi Personalpolicy Miljöpolicy * Upphandlingspolicy Arbetsmiljöpolicy Jämställdhetspolicy Förvaltningsspecifika dokument för styrning, ledning och uppföljning Reglemente Mål Dokumenterad delegationsordning Dokumenterad uppföljning av beslut Rutiner för uppföljning av ekonomi Rutiner för uppföljning av verksamhet ** Rutiner för uppföljning av personal ** Rutiner för uppföljning av miljö ** Rutin för kvalitetssäkring * Det pågår ett arbete att ta fram en miljöpolicy ** Det finns inget annat än de mål och individuella utvecklingsplaner som görs. Områden där fasta rutiner finns inom förvaltningen Attestinstruktion Rutin för delegationsärenden Rutin för diarieföring Rutin för inventeringar Rutin för bidrag Vet ej Rutin för fakturering och krav Rutin för leverantörsfakturering Rutin för upphandling Rutin för lönehantering Rutin för mobiltelefoni Rutin för representation

15 Rutin för ekonomisk avstämning Fastställda rutiner för IT-säkerhet är dokumenterad It-strategi är dokumenterad * It-säkerhet finns dokumenterad * Rutin finns för behörighetsadministration Rutin finns för hantering av koder Rutin finns för drift Rutin finns för säkerhetskopiering skydd mot obehörig åtkomst Rutin finns för sekretessmaterial * It-strategin bedöms bli klar till juni 2008 och it-säkerheten är dokumenterad men ännu antagen i kommunstyrelse eller fullmäktige Inom kommunstyrelsen finns reglemente för rnkontroll och innebörden uppfattas vara känd i organisationen. Samtidigt kan konstateras att det saknas en handlingsplan för rnkontrollarbetet och dess status rapporteras kontinuerligt till kommunstyrelsen. I samband med att kommunstyrelsen tagit beslut om nytt rnkontrollreglemente ges arbetet med handlingsplan högre prioritet. När det gäller kommunövergripande och förvaltningsspecifika styrdokument och rutiner kan konstateras att detta finns med få undantag. Samma gäller de vitala administrativa rutinerna för attestinstruktion, delegationsärenden, upphandlig lönehantering etc. dessa rutiner uppfattas överlag fungera. Annat är det med it-strategi och it-säkerhet, i dessa fall är de helt klara eller formellt antagna av kommunstyrelsen och fullmäktige ännu. Enligt uppgift kommer detta arbete att fullföljas under våren Enligt förvaltningsledningen har arbetet med processen kring rnkontrollen varit eftersatt under de senaste åren, det har heller funnits någon större efterfrågan från kommunstyrelsen på ett systematiskt rnkontrollarbete, så t ex. har gjorts och görs ännu systematiska årliga väsentlighets- och riskanalyser. Frågan om rnkontroll har uppfattas enbart röra ekonomi, men med det nyligen fattade beslutet i kommunstyrelsen kommer processen kring rnkontrollarbetet att nsifieras. Målsättningen är att alla nämnder under våren skall ta fram handlingsplaner för sitt rnkontrollarbete. Under år 2009 bedömer förvaltningsledningen att kommunen i sin helhet får ett bättre genomslag för ett systematiskt rnkontrollarbete Bedömning Det finns kommunövergripande och förvaltningsspecifika styrdokument inom verksamheten. Det finns också etablerade rutiner inom alla väsentliga områden. Detta är tillfredsställande. Granskningen visar också på en del brister vad gäller processen att hantera rnkontrollarbetet och förankra det i årliga handlingsplaner. Bedömningen är att rnkontrollarbetet i detta avseende är något otillfredsställande. Nämnden behöver ta fram årliga handlingsplaner för sitt

16 rnkontrollarbete byggda på aktuella väsentlighets- och riskanalyser för hela verksamheten och rapportera resultaten till fullmäktige. Sammantaget bedöms rnkontrollarbetet ändå vara tillfredsställande, minst mot bakgrund av det utvecklingsarbete som kommunledningen nu initierat. 5.6 Samlad bedömning Övergripande rnkontroll Finspångs kommun har ett fastställt rnkontrollreglemente som uppdaterats och där kommunstyrelsen i januari år 2008 beslutade anta ett nytt. Det är uppenbart att kännedomen om kommunens rnkontrollreglemente är outvecklad. Genomgående saknas handlingsplaner för rnkontrollarbetet och rutiner för rapportering av statusen av rnkontrollen till nämnden/styrelsen. Bland medarbetare uppfattas kännedomen om rnkontrollen vara låg. Sammantaget visar detta att rnkontrollarbetet behöver utvecklas Övergripande styrdokument i kommunen Genomgående uppger nämnderna att det finns övergripande styrdokument för kommunen som t ex. ekonomistyrningsdokument, personalpolicy etc. I ett par fall råder okunskap om det finns någon aktuell miljöpolicy antagen i kommunen. Sammantaget visar detta att kommunen har relevanta övergripande styrdokument och att de är förankrade i nämnderna Förvaltningsspecifika styrdokument och rutiner Överlag har nämnderna egna specifika styrdokument och rutiner. I de falla detta saknas gäller det för frågor kring uppföljning av beslutade åtgärder, uppföljning av framförallt miljö men också i viss mån för uppföljning av personalfrågor och kvalitet. Sammantaget visar granskningen att nämnderna har väl utvecklade förvaltningsspecifika styrdokument och rutiner. När det gäller it-frågor är bilden mer splittrad. Detta är en verksamhet som tjänar hela kommunen. I en del nämnder är uppfattningen att det finns nödvändiga rutiner för säkerhet, drift etc., men nästan lika vanligt är att nämnder uppger att viktiga rutiner saknas. Det kan bero på okunskap om var ansvaret ligger - hos Finet, eller i den egna förvaltningen. Numera pågår ett aktivt arbete i kommunen att förbättra rutiner kring it-frågor och klargöra ansvarsgränser mellan Finet och kommunen. Sammantaget indikerar svaren att detta är ett område som nämnderna genomgående behöver utveckla för att säkerställa rnkontrollen i denna del Slutsats Den övergripande revisionsfrågan är finns system och rutiner som säkerställer en ändamålsenlig rnkontroll i kommunens nämnder och styrelse? Svaret är att kommunen har styrdokument, såväl övergripande som förvaltningsspecifika och fasta rutiner inom de flesta vitala områden. I den meningen är rnkontrollen tillfredsställande. Granskningen visar samtidigt att förvaltningarna överlag har en otillfredsställande hantering av processen kring rnkontrollarbetet och att detta behöver utvecklas. Med tanke på det arbete som nyligen initierats i denna del bedöms sammantaget kommunen få en ändamålsenlig rnkontroll under våren 2008.

17