Kontrollplan gällande kvalitetsuppföljning på kommunledningskontoret

Transkript

1 KOMMUNLEDNINGSKONTORET Stadssekretariatet Karlstad Carina Wiberg, Kontrollplan gällande kvalitetsuppföljning på kommunledningskontoret Kundnöjdhet och måluppfyllnad Måluppfyllnad och budget Uppföljning och analys utifrån strategisk plan och budget Delårsbokslut och årsredovisning Förvaltningschef Ärende till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige Åtagande i strategisk plan Synpunkter och klagomål Uppföljning av hur arbetet fortlöper Sammanställning av inkomna synpunkter och klagomål Månadsvis Administrativ chef Ledningsgruppen Årligen Administrativ chef Ärende till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige

2 sid 2 (6) Personal Arbetsmiljö Arbetsmiljöplan upprättas Årligen Respektive chef tar fram underlag Administrativ chef sammanställer för Ärende till ledningsgrupp och samverkansgrupp, till kommunstyrelsen i de fall det är aktuellt förvaltningen Ledar- och medarbetarundersökning Enkät till alla anställda Årligen Respektive chef tar fram handlingsplaner tillsammans med sin arbetsgrupp Till ledningsgrupp och samverksansgrupp Jämställdhet och mångfald Rätt lön Jämställdhet- och mångfaldsplan upprättas och följs upp Provlön körs innan löneutbetalning. Analyslista tas ut efter löneutbetalning. Upprättas för två år i taget, följs upp årligen Varje månad Administrativ chef Löneassistent Respektive chef/ekonom Ärende till ledningsgrupp, samverkansgrupp och kommunstyrelsen Vid avvikelser till berörd chef Aktuell företrädesrätt Aktuella listor tas fram, före anställning ska chef kontakta personalassistent för att få information om vilka som har företrädesrätt Varje månad Personalassistent Till ledningsgruppen

3 sid 3 (6) Informationssäkerhet Alla medarbetare ska genomgå den interaktiva utbildningen om informationssäkerhet Nyanställd personal informeras om hur utbildningen går till Årligen Administrativ chef Ärende till ledningsgrupp Behörighet i system Kontroll att personer som har slutat är avslutade i systemen samt att aktuella personer har rätt behörighet Årligen Objektansvarig tar fram underlag till objektägaren Till objektägaren

4 sid 4 (6) Ekonomi Kontanthantering Handkassor kontrollräknas och redovisas Vid delårsbokslut och årsredovisning Ekonom Vid avvikelser till ansvarig chef Attest Kontroll att attestlistor är aktuella i ekonomisystemet Årligen Systemadministratör Vid avvikelser till objektansvarig och vid behov till objektägare Uppföljning av ramavtal Avstämning av upprättat avtal med leverantör Årligen Avtalsansvarig upphandlare Vid avvikelser till upphandlingschef Etiska/sociala krav i upphandlingen Avstämning med leverantör att fastställda krav följs 4 gånger/år Följs upp av extern kontrollant Vid avvikelser till upphandlingschef

5 sid 5 (6) Information Grafisk profil Granskning av olika publiceringar t ex i media Dagligen Kommunikatör Avvikelser rapporteras till informationschef Pressmeddelanden Granskas inför utskick Kontinuerligt Kommunikatör Direkt till berörd verksamhet Facebook Granskning av vilka ämnen som de flesta frågor rör Stickprov Kommunikatör Rapporteras till informationschef

6 sid 6 (6) Ärendehantering och beslutsgång Delegeringsordning Uppföljning av verkställighet av beslut i kommunstyrelsen och kommunfullmäktige Att delegeringsordningen är relevant i förhållande till organisationens struktur och angivna beslutsfunktioner Årligen Administrativ chef Till kommunstyrelsen vid revidering Utskick till samtliga nämnder 2 gånger/år Administrativ chef Till kommunstyrelsen Uppföljning av öppna ärenden i dokument- och ärendehanteringssystemet Uppföljning av politiska initiativ Dokumentplan Alla handläggare dokumenterar kontinuerligt aktuell planering i systemet Alla handläggare dokumenterar kontinuerligt aktuell planering i systemet Uppdateras med nya handlingstyper och förändrade rutiner Årligen Kvalitetsstrateg Till ledningsgrupp Månadsvis Administrativ chef Till ledningsgruppen, till KS vid behov av återrapportering Årligen Administrativ chef Till kommunstyrelsen (som delegeringsbeslut)