Bilaga 7 Intern kontrollplan 2015

Transkript

1 Bilaga 7 Intern kontrollplan 2015 Kommunstyrelsen

2 1 Inledning Nämnderna och kommunstyrelsen ska årligen fastställa en plan för intern kontroll. Syftet med intern kontroll är att med rimlig grad av säkerhet säkerställa att följande mål uppnås: Ändamålsenligt och kostnadseffektiv verksamhet. Detta innebär att ha kontroll över verksamhet, prestationer och kvalitet samt att fattade beslut verkställs och följs upp. Tillförlitlig finansiell rapportering. Kommunstyrelsen, nämnderna och de verksamhetsansvariga ska ha tillgång till rättvisande räkenskaper. Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm. Detta gäller såväl lagstiftning som kommunens interna regelverk. Intern kontroll kan delas upp i administrativa kontroller och redovisningskontroller. Administrativa kontroller syftar till att säkerställa en effektiv organisation och effektiva processer. I den administrativa kontrollen ingår styrmodellen med mål-och uppdragsstyrning, delegationsordning, reglementen, tillämpningsanvisningar, planeringsoch budgetsystem, uppföljningssystem, ärendehantering mm. Redovisningskontroller syftar till att säkerställa att räkenskaperna är rättvisande. I redovisningskontroller ingår avstämningsrutiner, anläggningsredovisning, projektredovisning, medelsförvaltning, kontanthantering, attestrutiner, utbetalningar mm. 2 Nämndens arbete med intern kontroll Utifrån den fastställda internkontrollplanen arbetar förvaltningen med att genomföra de kontroller som är fastställda. Prioritering görs genom att samtliga processer bedöms utifrån två dimensioner: Sannolikhet. Hur troligt är det att processen inte följs tillfredsställande? Konsekvens. Vilka konsekvenser uppkommer om processen inte följs tillfredsställande? Bedömning görs utifrån två dimensioner. o Förtroende Vilka konsekvenser blir det om fel uppstår? Konsekvenser för till exempel medborgare, brukare, anställda, förtroendevalda och kommunens rykte. Påverkas måluppfyllelsen negativt? o Ekonomi Vilka tillkommande kostnader blir det om fel uppstår? Tänk både på kort och lång sikt Varje dimension värderas på en skala 1-4, dessa summeras och sammanfattas i en så kallad riskmatris: Kritisk Medium Låg Sannolikhet Konsekvens 4 Sannolik Allvarlig 3 Möjlig Kännbar 2 Mindre sannolik Mindre kännbar 1 Osannolik Lindrig De processer som får ett högt riskvärde prioriteras bland de processer som ska granskas. Interna kontrollplanen fastställs av nämnden i samband med årsredovisningen. Kommunstyrelsen, Intern kontrollplan (5)

3 3 Avdelningarnas interna kontrollplaner Kansliavdelningen Diarieföring Postöppning Utlämnande av allmän handling Att handlingar som ska diarieföras inte blir korrekt diarieförda i diariet vilket påverkar sökbarheten. Att handlingar blir liggandes för länge i väntan på registrering. Att handlingar hamnar hos fel avd./förv. Att allmänna offentliga handling inte lämnas ut alt. inte lämnas ut skyndsamt. Att sekretessbelagd information lämnas ut. 8 (2 * 4) 4 (2 * 2) Avslut av öppna ärenden Kan ge en skev/felaktig ärendebalans. 4 (2 * 2) Återlämning av (internt) utlånade akter, avtal, m.m. Om akterna inte lämnas tillbaka inom rimlig tid finns risk för att handlingarna kan gå förlorade. Arkivvård Att arkivvård inte utförs korrekt. 4 (2 * 2) 3.2 Ekonomiavdelningen Förtroendekänsliga poster Moms på representationskostnader Återkommande fasta arbetsuppgifter Fakturakontroller Avtalsuppföljning Att kommunens medel används för otillåten representation och otillåtna resor och hotellvistelse. Att specialreglerna för moms på representationskostnader inte följs. Att arbetsmoment inom processerna för kund- och leverantörsreskontra inte blir utförda. Att attest, kontering, belopp, moms m.m. inte är korrekt. Att avtalstroheten brister och att parterna inte följer ställda krav. 8 (4 * 2) 12 (4 * 3) Upphandling Att LOU inte följs 12 (3 * 4) Kommunstyrelsen, Intern kontrollplan (5)

4 3.3 HR-avdelningen Mötesarvoden Att utbetalningar av arvoden blir felaktiga. 3 (1 * 3) Lönerutinen Att löneutbetalningar blir felaktiga. Lönelistor Att eventuella felaktiga löneutbetalningar inte upptäcks. Bisyssla Att medarbetare har otillåten bisyssla. 8 (2 * 4) 3.4 IT-avdelningen IT ändringsprocess IT ändringsprocess IT driftsprocess IT driftsprocess Oönskade/oplanerade störningar/avbrott i leveransen av IT-tjänster. Att brister vid systeminstallation medför att åtaganden enligt tjänst systemdrift inte uppfylls. Brister i efterlevnad av driftrutiner medför ökad risk för störningar i IT-tjänster. T ex kan säkerhet i IT-miljön reduceras, prestanda och/eller tillgänglighet kan minska. Osäkerhet/brister i efterlevnad och kompetens i beredskapsrutiner medför att felaktiga/bristfälliga åtgärder vidtas vid störningar (larm). IT servicedeskprocess Att ärenden inte hanteras enligt gällande tjänstekatalog. IT servicedeskprocess Brister i dokumentationen av ärenden ger en försämrad leverans av IT-tjänster. 6 (3 * 2) 8 (4 * 2) 4 (4 * 1) Kommunstyrelsen, Intern kontrollplan (5)

5 3.5 Kommunikationsavdelningen Information och e- tjänster på kommunens hemsida Information och interna/externa administrativa system som är kopplade från intranätet Publicerad information på kommunens hemsida och intranät Brister i serverdrift, personalberedskap och rutiner medför att störningar kan uppstå i kommuninvånarnas och anställdas tillgång till information och e-tjänster på kommunens hemsida. Brister i beredskap och rutiner för att underhålla och uppdatera felsidan som visas vid serverstopp. Felsidan ger anställda tillgång till information och genvägar till system även om intranätet inte är nåbart. Brister i redaktörernas tillgänglighet och arbetsprioritering då felaktigheter och avsaknad av information i intern och extern webb rapporteras till ansvarig redaktör. Kommunstyrelsen, Intern kontrollplan (5)