PROTOKOLL (10)

Transkript

1 (10) Tid och plats Måndagen den 24 februari kl Sammanträdesrum kv Grävlingen, Tingvallavägen 36, Trollhättan Beslutande Sven-Åke Strandlind, ordf. (s) Michael Meijer, v ordf (m) Sara Lindh (s)) Ej tjänstgörande ersättare Övriga närvarande Magnus Janzon t f förvaltningschef, Dan Fogelberg adm chef, Per Olofsson arbetschef, Monica Johansson adm chef sotning, Bengt Peterson renhållningschef Tid och plats för justering Sara Lindh Fredag 28 februari Paragrafer 1-7 Sekreterare Ordförande. Britt-Marie Lindebjörk. Sven-Åke Strandlind Justerande... Sara Lindh ANSLAG/BEVIS Tekniska nämndens protokoll är justerat Sammanträdesdatum Anslaget Anslaget sätts upp tas ned Protokollet finns hos Tekniska förvaltningen Adress Gärdhemsvägen 9 Trollhättan Underskrift..

2 (10) Tn 1 Dnr Meddelanden Sammanfattning Tekniska förvaltningen har ingivit förteckning över skrivelser och meddelanden som inkommit för anmälan vid nämndens sammanträde den 24 februari Tekniska nämndens beslut Meddelas och läggs till handlingarna.

3 (10) Tn 2 Dnr Nyhetsbrev från Avfall Sverige Sammanfattning Följande nyhetsbrev från Avfall Sverige 17/2013, 1/2014, 2/2014. Tekniska nämndens beslut Nyhetsbreven läggs till handlingarna.

4 (10) Tn 3 Dnr Informationsärenden Tekniska nämndens ordförande Sven-Åke Strandlind rapporterar från styrgruppen om utredning av tekniska förvaltningen. Administrative chefen Monica Johansson för sotning informerar om LSO 2013 den åliga rapporten till Länsstyrelsen avseende kommunens uppgifter enligt lagen om skydd mot olyckor. Sotningskontoret uppfyller kraven på sotning/rengöring. Renhållningschefen Bengt Peterson informerar om sophanteringen. Sedan vi införde 2-kärlssystem har sopmängden gått ner medan plast och kartong har ökat. Bengt Peterson informerar om att HA håller på med en plockanalys på hushållsavfallet. Detta för att ta reda på vad och var det finns behov för extra information.

5 (10) Tn 4 Dnr Tn2014/ Årsredovisning 2013 Sammanfattning Härmed överlämnas årsredovisning för Tekniska förvaltningen. Beslutsunderlag Tekniska förvaltningens skrivelse daterad Årsredovisning 2013 Tekniska förvaltningens förslag till beslut Tekniska nämnden godkänner och överlämnar till kommunstyrelsen 2013 års årsredovisning för Tekniska förvaltningen. Tekniska nämnden beslutar att ställa sig bakom redovisningen av de från Kommunfullmäktige erhållna verksamhetsuppdragen. Tekniska nämnden föreslår att det redovisade resultat disponeras enligt nedan: Förv.ledn/Adm 336 tkr slutredovisas Hamn 132 tkr avsättning till gemensam fond för Hamn och Industrijärnväg Industrispår -35 tkr slutredovisas Sotning -56 tkr ianspråktagande av extern fond Produktion 541 tkr avsättning till fond 56 tkr slutredovisas Renhållning -355 tkr ianspråktagande av extern fond Tekniska nämnden 91 tkr slutredovisas Tekniska nämnden föreslår att investeringskonton enligt särskild förteckning avslutas med 575 tkr. Tekniska nämnden föreslår att tkr ombudgeteras till 2014 pga. leverans-försening av fordon på Produktion och Renhållning Tekniska nämndens beslut Enligt förvaltningens förslag Denna paragraf förklaras omedelbart justerad.

6 (10) Tn 5 Dnr Tn2013/ Granskning av tekniska nämndens rutiner och regler för körjournaler Sammanfattning PWC har på uppdrag från Trollhättans Stads revisorer genomfört en förnyad granskning och uppföljning av tekniska nämndens rutiner och regler för körjournaler. I skrivelse till Tekniska nämnden är Revisorerna kritiska till att det kvarstår brister i tillämpning av de regler och rutiner som staden beslutat om. PWC lyfter även fram förbättringsområden som omfattar hela staden. Revisorernas synpunkter Körjournaler har olika utseende och är inte alltid anpassade till de krav om ifyllnad av körjournal som ställs i handboken. Kostnadsrapporter för kommunens leasingbilar har inte skickas till förvaltningarna i enlighet med meddelat beslut. Rutiner kring kontroll, förvaring, ifyllande samt utformningen av körjournaler varierar mellan enheter och förvaltningar och överensstämmer inte med gällande handbok. Bestämmelserna för resor i tjänsten bör innehålla krav på att alla körjournaler skall signeras av ansvarig chef. Dessa bestämmelser behöver även kompletteras med rutiner för ifyllnad av körjournaler för leasade fordon respektive vid resa med egen bil i tjänsten. Alla förvaltningar bör inom ramen för de interna kontrollplanerna pröva om man följer de nya bestämmelserna för resor i tjänsten. Det bör genomföras en kontroll av att alla förvaltningar har upprättat skriftliga överenskommelser för användande av egen bil i tjänsten. Tekniska Förvaltningen framför i sitt remissvar dels förslag till åtgärder inom Tekniska förvaltningen dels förslag som initieras för hela staden via Stadsdirektören. Tekniska förvaltningen kommer att skicka ut kostnadsrapporter enligt revisorernas önskemål. Tekniska förvaltningen begär idag in uppgifter om antal körda mil och kan i fortsättningen också skicka ut påminnelser för detsamma.

7 (10) Tekniska förvaltningen ser till att det finns körjournal och handbok i alla fordon vid tillfället för överlämnande av fordonet. Eventuell uppföljning av efterlevnaden och kontroll av körjournaler kommer att initieras via Stadsdirektören. Alla fordon levereras med körjournal och handbok vilka överensstämmer med varandra. Tekniska förvaltningen har aldrig följt upp att man fortsatt använda samma körjournal eller om ifyllnaden är korrekt, däremot finns körjournaler att tillgå hos Tekniska förvaltningen. Ändringar i handböcker och körjournaler till följd av revisorernas förslag och påpekanden kommer att göras och Tekniska förvaltningen kommer att se till att körjournal och handbok överensstämmer. Tekniska förvaltningen kommer i enlighet med Revisorernas förslag att uppdatera alla handböcker och införa ett exempel på hur man skall fylla i en körjournal. Beslutsunderlag Tekniska förvaltningens skrivelse daterad 24 februari Revisorernas skrivelse daterad 13 november Tekniska förvaltningens förslag till beslut Tekniska Nämnden beslutar anta tjänstemannaskrivelsen som sitt yttrande till stadens revisorer gällande granskning av stadens bilpool och användningen av egen bil i tjänsten. Tekniska nämndens beslut Enligt förvaltningens förslag. Kopia: Kommunrevisorerna Kommunstyrelsen

8 (10) Tn 6 Dnr Tn2014/ Plan för granskning av Intern kontroll inom Tekniska Förvaltningen 2014 Sammanfattning Kommunfullmäktige i Trollhättans Stad har den 5 mars antagit ett reglemente för intern kontroll. Av detta dokument framgår att nämnderna ska anta planer för utveckling och uppföljning av den interna kontrollen och årligen rapportera detta till kommunstyrelsen. Den interna kontrollens uppgift och syfte är att säkerställa att en god ekonomisk hushållning uppnås dvs. att verka för att en ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet bedrivs. Detta sker genom att med rimlig grad av kontrollinsats säkerställa: Rättvisande och tillförlitlig redovisning och information om verksamheten. Efterlevnad av lagar, policy, reglementen m.m. Skydd mot förluster eller förstörelse av kommunens tillgångar. Upptäckt av allvarliga fel och att dessa elimineras. Ändamålsenliga och väl dokumenterade system och rutiner. Nämnderna ansvarar för att regler och tillämpningsanvisningar följs. Varje nämnd utfärdar vid behov ytterligare tillämpningsanvisningar för sitt område. Förvaltningschefen ansvarar för att kontrollansvariga är informerade om reglerna och anvisningarnas innebörd. Förvaltningschefen ansvarar också för att vid behov ta fram förslag på tillämpningsanvisningar eller förändring av dem. Kontrollansvarigs uppgift är att tillämpa fastställda anvisningar och när brister upptäcks rapportera till närmast överordnad eller annan enligt fastställd rutin. Kontrollrutiner ska utformas så att den interna kontrollen inom respektive nämnd är tillräcklig. Följande ska beaktas: ansvarsfördelning, kompetens, integritet, jäv, dokumentation och kontrollordning (se attestbestämmelserna för ytterligare detaljer). I syfte att upprätta en kvalitativ intern kontrollplan genomförs en risk- och väsentlighetsanalys för processer, rutiner och arbetsuppgifter. Analysen identifierar sannolikheter och konsekvenser för olika presumtiva felaktigheter i den professionella yrkesutövningen.

9 (10) Beslutsunderlag Tekniska förvaltningens förslag till internkontroll daterad 4 februari Kontrollplan 2014 Tekniska förvaltningens förslag till beslut Tekniska förvaltningen har upprättat en plan för 2014 och föreslår tekniska nämnden att internkontrollplan 2014 skall gälla: kontroll av avtal servicedeklarationer körjournaler förvaltningens dokument Tekniska nämndens beslut Enligt förvaltningens förslag. Kopia: ekonomikontoret kommunstyrelsen

10 (10) Tn 7 Dnr Övriga frågor T f förvaltningschef Magnus Janzon informerar om att vid nästa nämndmöte 31 mars kommer Personalchef Per Johansson att informera om nämndens ansvar i arbetsmiljöfrågor. T f förvaltningschef Magnus Janzon informerar om att revisorerna önskar komma till nämndmöte 2 juni för att få information om aprilrapporten Avfall Sverige årsmöte äger rum maj 2014 i Borås. Tekniska nämnden anmäler 3 deltagare.