Svar på revisionsrapport - Granskning av upphandling

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Svar på revisionsrapport - Granskning av upphandling"

Anita Samuelsson
för 8 år sedan
Visningar:

1 Tjänsteskrivelse Sida 1(2) Teknisk förvaltning Andreas Rudsvik, Datum Tn/2015: Revision Svar på revisionsrapport - Granskning av upphandling Sammanfattning Kommunrevisionen har genomfört en granskning av upphandling med biträde av sakkunniga från KPMG. En revisionsrapport har lämnats till kommunstyrelsen och tekniska nämnden daterad Kommunrevisionen önskar att tekniska nämnden inkommer med kommentarer till den genomförda granskningen senast den 6 mars 2015 mot bakgrund av tidpunkt för ansvarsprövningen. Beslutsunderlag Granskningsrapport Tekniska förvaltningens tjänsteskrivelse Ärendet Kommentarer till genomförda granskningen och kommunrevisionens rekommendationer: Fortsätta att prioritera arbetet med avtalsuppföljning. Tillse att avtal finns inlagda i avtalsdatabas med information om vad avtalet avser samt eventuell rangordning mellan leverantörerna inom avtalsområdet. Avtalsuppföljning och avtalsförvaltning är ett prioriterat område och förvaltningen försöker tillsammans med inköpsenheten underlätta detta. Dels har inköpsenheten sett över sin organisation och har idag en ½ tjänst som arbetar just med avtalsuppföljning och avtalsadministration. Förvaltningen har även infört en ny rutin där inköpschefen kommer till förvaltningsledningsgrupp tre gånger/år för genomgång av upphandlingar av ramavtal. Övrigt arbete som kan förenkla avtalsuppföljningen är att förbättra avtalsdatabasen med bättre information och sökord. Inköpsenheten tittar tillsammans med Landstinget Värmland och övriga kommuner i länet på möjligheter till att starta upp ett nätverk för avtalsuppföljning och metodutveckling inom området. Se över beställarorganisationen samt tillse att tillräcklig utbildning genomförs och information lämnas. KRISTINEHAMNS KOMMUN E-post tekniska@kristinehamn.se Postadress Tekniska förvaltningen Kristinehamn Besöksadress Uroxen Kungsgatan 30 Telefon vx Fax Bankgiro Organisationsnr

från KPMG. En revisionsrapport har lämnats till kommunstyrelsen och tekniska nämnden daterad 2015-01-27.

2 2 Översyn av beställarorganisationen pågår, där olika arbetsgrupper bildats för genomgång av varje förvaltning. Arbetsgrupperna består förutom tre tjänstemän från tekniska förvaltningen av en från inköpsenheten, en ekonom och personer från övriga förvaltningar. Kartläggning och förslag till vilken personal som ska ha rätt att beställa samt genomföra direktupphandlingar avses slutföras under våren Utbildning planeras genomföras under hösten Förbättra avtalsefterlevnaden genom systematiska kontroller, informera om felkonteringar samt genomföra upphandlingar där gränsvärdena överstigs. Det är dessutom viktigt att respektive förvaltning följer upp sin avtalsefterlevnad samt vidtar åtgärder. Det är viktigt att årliga kontroller genomförs inom upphandlingsområdet och gärna att dessa varierar mellan ramavtalsefterlevnad, direktupphandling, dokumenthantering, uppföljning av avtal m.m. Vi rekommenderar särskilt kontroller av förekomsten av direktupphandling. Förvaltningen arbetar tillsammans med inköpsenheten och ekonomiavdelningen med att förbättra arbetssättet och göra mer systematiska kontroller men även med att justera felkonteringar. Uppföljningsverktygen Qlikview och Hantera används för att kontrollera avtalsefterlevnaden. Inköpsenheten gör årligen en plan för avtalsuppföljning uppdelat på vår och höst. Förvaltningen är involverad i detta arbete och planen gås igenom regelbundet av inköpschefen med förvaltningens ledningsgrupp. Se över kontoplanen avseende kontoslag livsmedel och utöka denna till att inkludera en uppdelning mellan olika livsmedel, såsom mjölkprodukter, färskt bröd m.m Detta för att kunna följa upp avtalsefterlevnaden inom livsmedel på ett bättre sätt. Förvaltningen kommer att tillsammans med inköpsenheten och ekonomiavdelningen se över kontoplanen avseende kontoslag livsmedel. Det är dock tveksamt om ytterligare utökning och uppdelning av kontoplanen på fler detaljerade kontoslag för livsmedel löser problemet, då varugruppsindelningen och avtalen inom livsmedelsområdet inte följer samma struktur som kontoplanen. Ett bättre alternativ är att införa ett beställningssystem eller ett analysverktyg för avtalsuppföljning på artikelnivå. Ett projekt pågår redan beträffande detta tillsammans med övriga Värmlands kommuner. Säkerställa efterlevnaden av delegationsordningen för tekniska förvaltningen vad gäller att rätt delegat fattar beslut om tilldelning samt undertecknar avtal samt förtydliga kommunstyrelsens och tekniska nämndens delegationsordningar och förtydliga delegationsordningarna vad gäller beloppsgränserna för inköp. Förvaltningen kommer tillsammans med inköpsenheten att se över er delegationsordningen för tekniska nämnden. Förslag till beslut Tekniska nämnden antar ovanstående kommentarer som svar på granskningsrapporten. Skickas till Kommunrevisionen Andreas Rudsvik Förvaltningschef

Kartläggning och förslag till vilken personal som ska ha rätt att beställa samt genomföra direktupphandlingar avses slutföras under våren 2015. Utbildning planeras genomföras under hösten 2015.

Relevanta dokument

Svar till Kommunrevisionen på revisionsrapport angående upphandling

Sida 1(1) Kommunledningsförvaltningen Kristian Jeppsson Datum 2015-02-10 Dnr: 2015:32 Kommunstyrelsen Svar till Kommunrevisionen på revisionsrapport angående upphandling Sammanfattning Kommunrevisionen