Jämtlands Gymnasieförbund

Transkript

1 Jämtlands Gymnasieförbund Svar på revisionsrapport - Granskning av förbundets rutiner för att hålla god offentlighetsstruktur Dnr Ingela Carlsson

2 Innehållsförteckning 1. Allmänt Rutiner för god offentlighetsstruktur Årlig omprövning av styrdokument Tillsyn arkivvård Utbildning av arkivredogörare och registrator Upprättande av arkivbeskrivning Rutiner inklusive utbildning Utbildning av samtliga anställda (5)

3 1. Allmänt KPMG har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna för Jämtlands Gymnasieförbund genomfört en granskning av förbundets rutiner för att upprätthålla en god offentlighetsstruktur. Syftet med granskningen var att bedöma om arkivreglementet är känt och om det finns rutiner som säkerställer att mail diarieförs. Granskningen har resulterat i slutsatsen att Jämtland Gymnasieförbund behöver se över rutinerna för att upprätthålla en god offentlighetsstruktur. 2. Rutiner för god offentlighetsstruktur KPMG:s sammanfattning av iakttagelserna utmynnar i ett antal rekommendationer. Förbundet kommenterar i följande avsnitt respektive förslag Årlig omprövning av styrdokument Arkivreglementet är, precis som revisionen påpekar, i behov av uppdatering. Reglementet kommer tillsammans med dokumenthanteringsplan att revideras under 2014, samt kommuniceras ut till användarna i samband med ett utbildningstillfälle. Revisionen rekommenderar att förbundet upprättar en arkivbeskrivning, se under rubriken 2.4 Upprättande av arkivbeskrivning. Revisorerna menar även att arkivförteckningar för närarkiven ska upprättas. Förbundet anser dock inte att detta är nödvändigt utan menar att det är tillräckligt med den förteckning som sker i samband med slutarkivering. Fram till dess fungerar förbundets dokumenthanteringsplan som en förteckning över de handlingstyper som förvaras inom förbundet Tillsyn av arkivvård Revisionen noterar att förbundet inte har fullgjort sin skyldighet att utöva tillsyn över arkivvården i förbundet. Förbundet uppmanas att upprätta en plan för tillsyn, genomföra tillsyn, samt att dokumentera resultatet. 3 (5)

4 Förbundet ska genomföra en tillsyn som kommer att dokumenteras och återrapporteras till direktionen för förbundet under I samband med detta kommer även en plan för tillsyn att upprättas Utbildning av arkivredogörare och registrator Revisionen påpekar att postlistan på de olika enheterna används i en mycket begränsad omfattning och menar att kunskaperna gällande dokumenthanteringsplanen i vissa fall är bristfällig. Utbildning av arkivredogörare kommer att genomföras under 2014 och regelbunden information kommer sedan att ske i samband med återkommande administratörsträffar Upprättande av arkivbeskrivning Revisionen påpekar att förbundet behöver upprätta en arkivbeskrivning, som ger en översikt över vilken information som finns att hämta hos förbundet och som i stora drag beskriver hur arkivet är organiserat. I den nuvarande dokumenthanteringsplanen finns en arkivbeskrivning, även om den inte återfinns under någon specifik rubrik. Arkivbeskrivningen kommer att förtydligas och uppdateras i samband med revideringen av dokumenthanteringsplanen Rutiner inklusive utbildning Revisionen anser att de utifrån sin granskning inte kan bedöma om samtliga handlingar blir diarieförda och menar att förbundet bör se över rutinerna ute på enheterna och även se till att arkivredogörarna får utbildning. Förbundet anser att den tillsyn som kommer att genomföras och dokumenteras och att de rutiner som kommer att upprättas kommer att räcka för att upprätthålla en god offentlighetsstruktur Kontinuerlig information och utbildning i samband med ordinarie träffar för administratörerna och rektorer är ytterligare ett sätt att säkerställa att rutinerna efterföljs. 4 (5)

5 2.6. Utbildning av samtliga anställda Revisorerna menar att alla anställda i förbundet bör få regelbunden utbildning/information om vad som gäller beträffande allmänna handlingar. Detta kommer att ske genom att rektorerna informerar sina medarbetare på de regelbundna arbetsplatsträffarna. 5 (5)