Uppföljning av upphandlingsgranskning från 2011

Transkript

1

2 Revisionsrapport 10/2013 Genomförd på uppdrag av revisorerna Uppföljning av upphandlingsgranskning från 2011 Upplands Väsby kommun

3 Innehåll 1 Inledning Bakgrund Syfte Metod Revisionskriterier Interna styrdokument upphandlingspolicy Allmän information om registeranalysen Resultat av genomförd granskning Vår bedömning...5 1

4 1 Inledning 1.1 Bakgrund Revisionen uppdrog åt EY under 2011 att granska rutiner och kontroller kopplade till upphandling. Granskningen baserades på registeranalyser, det vill säga en inläsning av transaktioner i leverantörsreskontran i ett registeranalysverktyg. Utifrån inlästa transaktioner gjordes urval för substantiell granskning av fakturor, upphandling och avtal. Den sammanfattande bedömning som gjordes var att kommunen centralt hade tillräcklig kompetens vad gäller upphandling/inköp. Resursbrist inom avdelningen medförde dock att samtliga avtal i avtalsdatabasen inte var uppdaterade vilket bland annat resulterade i att upphandlingar inte alltid genomfördes i god tid innan avtal löpte ut. Ytterligare en brist som identifierades var att upphandling inte alltid genomförts i enlighet med lag om offentlig upphandling (LOU). Verksamhetens efterlevnad av kommunens policy och riktlinjer samt följsamheten till gällande ramavtal bedömdes vara relativt god. Det konstaterades dock att det fanns utrymme för kommunen att ytterligare förstärka rutinerna för att säkerställa att det finns gällande ramavtal för samtliga inköp av varor och tjänster. Det noterades även att den som godkänner en faktura inte alltid kontrollerar att priset överensstämde med giltigt avtal samt att leverans av vara eller tjänst kommit kommunen tillgodo. I granskningen kostaterades att det inte fanns tillräckliga verktyg för att mäta avtalstroheten på ett tillförlitligt sätt. Revisorerna har i sin risk- och väsentlighetsanalys bedömt att den granskning som genomfördes 2011 ska följas upp under EY har på uppdrag av revisorerna genomfört en sådan uppföljning. 1.2 Syfte Syftet är att följa upp den granskning som genomfördes Metod Granskningen baseras på en databaserad registeranalys över samtliga hanterade leverantörsfakturor i upplands Väsby kommun för perioden 1 januari 2013 till och med 30 september Utifrån dessa görs generella kontroller och analyser. Underlag till ett urval av poster har inhämtats. Vi har efterfrågat avtal, upphandlingsdokumentation samt fakturor för ett urval av de inlästa transaktionerna. Rapporten har faktagranskats av upphandlingschef och ekonomidirektör. 1.4 Revisionskriterier Lag (2007:1091) om offentlig upphandling Policy och riktlinjer för upphandling i Upplands Väsby kommun Åtgärder kopplat till de rekommendationer som lämnades i rapport Interna styrdokument upphandlingspolicy Av policyn för upphandling för Upplands Väsby kommun framgår bland annat att kommunen genom samordning internt och externt ska utnyttja sin storlek som köpare. All upphandling ska ske på affärsmässiga grunder. 2

5 Det är upphandlingsenheten som ansvarar för att de mest frekventa varorna och tjänsterna finns upphandlade på ramavtal. Finns ramavtal ska beställning/avrop ske från avtalspartner enligt avtal. Vid tecknande av ramavtal finns två alternativ, antingen rangordning där den leverantör som antagits som nummer ett ska anlitas tills denna inte längre kan leverera eller en andra konkurrensutsättning där samtliga antagna leverantörer får tävla om att få uppdraget. En otillåten direktupphandling är att köpa en vara eller tjänst överstigande 287 tkr utan att följa reglerna för upphandling enligt LOU. Om varan eller tjänsten kostar mindre men köps vid flera tillfällen så att det sammanlagda värdet överstiger 287 tkr räknas det också som en otillåten direktupphandling om LOUs regelverk inte följs. Ett avtal som ingåtts via en otillåten direktupphandling kan ogiltigförklaras. Bryter kommunen mot LOU kan det leda till viten. Vid upphandling under tröskelvärdet finns tre upphandlingsformer, direktupphandling, förenklad upphandling och urvalsupphandling. Tröskelvärdena för 2014 för kommuner och landsting uppgår till tkr och tkr för byggentreprenader 1. Upphandlingspolicyn överensstämmer enligt vår bedömning med LOU. 1.6 Allmän information om registeranalysen Granskad period omfattar 9 månader, 1 januari 2013 till 30 september Totalt finns leverantörer i leverantörsregistret. Det totala beloppet för dessa transaktioner uppgår till 865,5 mnkr. Antalet transaktioner, under perioden, i leverantörsreskontran uppgår till st. Genomsnittligt fakturabelopp uppgår till kr. Per 30 september 2013 uppgår antalet obetalda fakturor vilka är förfallna till sammanlagt 4,5 mnkr. Dessa är fördelade på 275 olika poster och antalet leverantörer är 154 stycken. De 25 största fakturorna under granskningsperioden uppgår till sammanlagt 169 mnkr och avser 14 olika leverantörer. 1 Enligt Konkurrenseverket , aspx 3

6 2 Resultat av genomförd granskning Vi har under hösten 2013, med stöd av registeranalyser, genomfört en uppföljning av 2011 års granskning av kommunens upphandlingsrutiner. Vi har systematiskt gjort ett urval av stickprov på leverantörsfakturor i syfte att bedöma följsamhet till lag LOU och kommunens upphandlingspolicy. Totalt har inköp från 19 leverantörer följts upp. Urvalet baseras på fakturerade belopp från leverantörer under granskningsperioden. Leverantör Tot belopp (tkr) Bjerking AB Resia AB Temporent AB E-Schakt Entreprenad AB ProEstate i Sverige AB Svefa Fastighetsutveckling AB Petter Johansson Art Dir & Design 805 Janne Sandahl Consulting AB 681 Structor Projektutveckling AB 496 Svalnäs ek för 491 Enera International AB 481 Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB 431 Kommunkonsult i Stockholm AB 420 Grontmij AB 359 Susanna Sandström, Psykolog 315 Ahlford Advokatbyrå 304 Heving & Hägglund AB Brunner & Brunner bygg AB SH Bygg sten o anläggning AB Granskningen visar att kommunen frångått LOU vid ett tillfälle gällande upphandling till ett belopp överstigande tröskelvärdet. Noteringen avser leverantören Proestate i Sverige AB. Inköp till ett värde av 2,3 mnkr har skett under perioden januari till september Avtalet med Proestate i Sverige AB har ingåtts utan beaktande av konkurrens då kommunen endast tillfrågade denna leverantör. För motsvarande typ av tjänster hade kommunen tidigare avtal med Structor. När behov av tjänster, främst beträffande brandåtgärder och då enligt uppgift av akut karaktär, uppkom noterades att avtalet med Structor löpt ut. En tjänsteman bedömde då självständigt att Proestate i Sverige AB var den som bäst var lämpad att leverera 4

7 efterfrågade tjänster och slöt sålunda avtal med bolaget. Samma tjänsteman har också attesterat fakturorna från bolaget. Bristerna avser dels att bevakning av avtal som löper ut inte har skett på ett tillräckligt sätt, dels att väsentliga belopp upphandlats utan följsamhet till LOU. Enligt uppgift från upphandlingsenheten pågår i dagsläget ramavtalsupphandling för denna typ av tjänst. Vidare har vi noterat att kommunen frångått fastställd upphandlingspolicy och LOUs regelverk för förenklad upphandling vid tre tillfällen. Kommunens kostnader för de tre leverantörerna Petter Johansson Art Direction & Design, Janne Sandahl Consulting AB och Ahlford Advokatbyrå AB överstiger vardera 287 tkr för perioden januari till september 2013, men understiger tröskelvärdet enligt LOU. Följaktligen borde inköp skett enligt LOUs regelverk för upphandlingar över 287 tkr men som är under tröskelvärdet. Av den dokumentation som presenterats för oss framgår att dessa inköp har skett utan beaktande av konkurrens då samtliga tre leverantörer är de enda som tillfrågats inom sina respektive områden. Vidare saknar kommunen skriftliga avtal med två av dessa leverantörer, Petter Johansson Art Direction & Design och Ahlford Adokatbyrå. Ett skriftligt avtal med Janne Sandahl Consulting AB, vilket är tidsbegränsat, har enligt kommunen förlängts. Emellertid är denna överenskommelse endast muntlig och det saknas dokumentation avseende avtalat pris gällande den tillkommande perioden. Granskningen har även föranlett notering om att slutattestant inte har kontrollerat att fakturerat pris är i enlighet med överenskommet pris enligt det skriftliga avtalet mellan kommunen och leverantören Janne Sandahl Consulting AB. 2.1 Vår bedömning I likhet med tidigare granskningar bedömer vi att det finns anledning för kommunen att ytterligare förstärka rutinerna för att säkerställa att LOU och kommunens upphandlingspolicy följs. Vidare bör kontinuerlig kompetensutveckling ske för alla som arbetar med inköp. Granskningen föranleder följande rekommendationer: kommunens styrelser och nämnder bör själva, inom ramen för de interna kontrollplanerna, följa upp följsamheten till LOU och upphandlingspolicyn. den centrala upphandlingsfunktionens roll bör förstärkas vad gäller uppföljning och kontroll av kommunens inköp. bevakningen av att upphandling sker i god tid innan avtal löper ut behöver förstärkas. Stockholm den 1 april 2014 Rebecka Hansson 5